Сочинение на тему «Моя – профессия секретарь»
Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю.
Секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
В настоящее время, профессия секретарь востребована и популярна. Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах.
В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают – просто нет такой необходимости, секретарь ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых.
И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Общение с начальником – неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники. Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять на настроение начальника на целый рабочий день. Помните, что это вы делаете не только для начальника, но и для себя. Довольный руководитель не будет дергать вас по мелочам, будет ценить вас и легче идти навстречу вашим интересам.
Настроение начальника во многом зависит от мелочей.
Вообще, работать в должности секретаря — это большая ответственность, ведь он является не только правой рукой руководителя, незаменимым помощником, самое главное – квалифицированный секретарь – это лицо компании.
Человек с такой должностью проводит прием клиентов компании, занимается ведением делопроизводства, принимает телефонные звонки, организовывает приемы, совещания.
Зачастую, в его обязанности входит планирование рабочего дня непосредственного руководителя.
Нужна помощь в написании сочинение?
Мы – биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.
Цена сочинения
Секретарь может отвечать за заказ и доставку канцтоваров и прочих необходимых вещей для работников офиса, и другие.
Я выбрала профессию секретаря, потому что в ней есть масса плюсов. Например, то, что ты находишься в постоянном контакте с людьми, заводишь новые знакомства, в процессе своей деятельности, приобретаешь навыки общения и работы со специалистами различных сфер деятельности, приобретаешь опят организаторской деятельности.
Эта работа является стабильной, без особых физических нагрузок.
Еще плюсом является то, что работая в этой сфере ты самосовершенствуешься. Ведь секретарь должен быть доброжелательным, коммуникабельным, культурным, вежливым, тактичным, деликатным. Еще секретарь должен обладать профессионализмом, ответственостью, дипломатичностью и отличной памятью.
Я не жалею о том, что выбрала эту специальность.
Моя профессия – секретарь-референт | Образовательная социальная сеть
Муниципальное общеобразовательное учреждение
средняя общеобразовательная школа
с углубленным изучением отдельных предметов № 6
Творческий проект
Моя профессия –
секретарь-референт
Автор: ученик 11 класса
Халифаев Вадим
Руководитель: учитель технологии
высшей квалификационной категории
Мостакова Наталья Владимировна
г.
Ставрополь, 2007
2
Оглавление
Введение………………………………………………………………………………………………….. Цель проекта…………………………………………………………………………………………. Задачи…………………………………………………………………………………………………. История и традиции………………………………………………………………………………… | 3 3 3 3 |
Глава 1. Рабочие функции и обязанности секретаря……………………………………………
| 5 5 6 6 9 10 10 11 11 |
Глава 2. 2.1. Основные этические требования, предъявляемые к секретарю…………………….. 2.2. Деловое общение секретаря с коллегами……………………………………………….. | 12 12 13 |
Глава 3. Охрана труда………………………………………………………………………………… 3.1. Организация труда………………………………………………………………………….. 3.2. Рабочее место………………………………………………………………………………….. 3.3. Безопасность труда…………………………………………………………………………… Глава 4. Мое отношение к профессии секретарь-референт…………………………………… 4.1. Секреты успеха………………………………………………………………………………… 4.2. «Одежда делает мужчину»…………………………………………………………………. | 14 14 15 16 17 17 18 |
Вывод……………………………………………………………………………………………………… Самооценка…………………………………………………………………………………………. | 21 21 |
Библиографический список………………………………………………………………………….. | 22 |
Приложение……………………………………………………………………………………………… | 23 |
Графическая часть…………………………………………………………………………..
.
3
«Давайте людям почувствовать
их значимость делайте это искренне»
ДЕЙЛ КАРНЕГИ
ВВЕДЕНИЕ
Цель проекта:
- Информировать своих сверстников о современной, престижной, интересной профессии секретаря-референта, которую можно получить в нашей школе.
- Доказать, что эта профессия может стать важной ступенькой в карьерной лестнице не только для девушек,
но и для юношей.
Задачи:
- Создать презентацию моего творческого проекта для размещения на сайте школы.
- В качестве изделия оформить и представить различные виды документов.
История и традиции:
- Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretaries» и первоначально обозначало доверенное лицо.
- В России должность секретаря появилась в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора
4
Секретарь-референт – одна из серьезных и сложных профессий сегодня. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда сделали эту профессию престижной и привлекательной. Спрос на хороших секретарей держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.
Международный Профессиональный Клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решение в пределах своей компетенции и при необходимости берущий решение на себя».
Успешность деятельности фирмы, ее престиж и имидж во многом зависит от секретаря. Сегодня всем стало понятно, что хорошим секретарем может стать далеко не каждый.
Этике деловых отношений уделяется в последнее время все большее внимание.
При этом необходимо подчеркнуть, что понятие «профессиональная роль» включает в себя не только способности к выполнению должностных обязанностей, но и навыки взаимоотношений с внешним окружением (коллегами, руководством, подчиненными, клиентами, партнерами и т.д.) в процессе реализации зафиксированных для конкретной должности профессиональных задач или функций. Соблюдение этики деловых отношений является одним из главных критериев оценки профессионализма, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.
5
ГЛАВА 1. РАБОЧИЕ ФУНКЦИИ И ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ
- Этикет секретаря
В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее руководителя организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.
Нужно ли посетителю стучаться в кабинет руководителя? Это вопрос не возникает, если секретарь на месте: именно он либо докладывает руководителю, либо сам дает разрешение войти в кабинет.
При отсутствии секретаря в рабочее время в дверь стучать не принято. Предполагается, что хозяин кабинета не занимается ничем, что бы могло скомпрометировать его.
Главное правило деловой этики – создать удобство партнеру.
Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную.
Своего руководителя и руководителей высшего ранга секретарь приветствует стоя, если видит их в этот день впервые. Секретарю не следует первому подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука не должна быть при этом вялой и безжизненной.
Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме вышестоящего начальства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, то следует поинтересоваться, что они предпочитают. Подавая заказанное гостям, необходимо улыбнуться им.
6
- Средства создания привлекательного имиджа
Для создания имиджа секретарю важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса.
Производит, например, хорошее впечатление, когда секретарь-референт имеет сою собственную визитную карточку. Это подчеркивает его значимость в фирме. Предпочтительнее обращение к нему по имени-отчеству.
Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, его одежда должна быть красивой и удобной. Одежда играет огромную роль в жизни любого человека. На одежду мы тратим много времени и средств, и это себя оправдывает, прежде всего, потому, что только хорошо одетый человек чувствует себя уверенно и комфортно.
Работая над формированием своего имиджа целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности и учесть нижеследующие рекомендации. Ориентиром здесь должна быт такая установка. Мужчины ценят в женщинах женственность, женщины в мужчинах – мужественность.
В деловой одежде секретаря предпочтение стоит отдавать костюмам. Костюм дает много возможностей для комбинирования. Он предполагает замену рубашек, галстуков, жилетов.
1. 3. Техника общения по телефону
Снимайте трубку не позже телефонного звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. В вашем голосе должна звучать заинтересованность. Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за
7
пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.
- Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.
- Добейтесь того, чтобы в вашем голосе «звучала» улыбка, улыбнитесь самому себе, ваш голос должен звучать дружелюбно.
- Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.
- Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: «Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?»
Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка..
Обязательно надо записать:
- Дату и время звонка.
- Фамилию, имя, отчество и должность звонившего.
- Суть сообщения.
- По какому номеру перезвонить и когда.
Типичные ошибки при телефонном общении:
- Неготовность вест диалог.
- Недружелюбие, сухость в общении.
- Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью
- Нетерпение.
8
- Желание быстрее закончить разговор и положить трубку.
- Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству.
- Недостаточное участие в проблемах собеседника.
- Долгие паузы, связанные с поиском документов.
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.
- «Я не знаю…»
- «Мы не сможем этого сделать»
- «Вы должны»
- «Подождите, я скоро вернусь»
- «Нет»
10 телефонных грехов:
- Конкретная цель разговора не ясна самому звонящему;
- неудобное для собеседника время звонка;
- Долгий поиск номера абонента;
- звонок без предварительной подготовки необходимых материалов;
- предварительно не записан план разговора и ключевые слова;
- собеседнику не сообщается суть разговора;
- импровизация вместо того, чтобы действовать по плану;
- длинные монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться;
9
- не ведется запись основных результатов делового разговора;
- неконкретные договоренности.
1.4. Организация совещаний
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов. Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее, чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важной является процедура размещения участников.
В подготовительный этап также входит и забота о транспортном обеспечении участников. Заканчивается этот этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее.
При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание.
Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. При регистрации участников выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные на них документы. Также могут выдаваться канцелярские принадлежности, что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.
В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагается чай, кофе и т. Д., а также выставка-продажа литературы.
10
1.5. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
1.5.1. Прием сотрудников
Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.
Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников своего предприятия, которые имеют доступ к руководителю в любое время.
Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.
Во время проведения приемов всех видов секретарь сам отвечает на все телефонные звонки и переадресует их заместителям руководителя. Телефон руководителя во время приема должен быть подключен только в чрезвычайных обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так, как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободиться и сможет их принять.
По окончании беседы и принятия решения руководитель сам записывает или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.
11
1.5.2. Прием посетителей их других организаций
Прием посетителей из других организаций должен быть заранее подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал. Образец журнала представлен в приложении.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, секретарь сам вправе решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другими компетентными работниками предприятия.
Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если все же прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, таким, как болезнь руководителя, срочная его командировка и т.п., то секретарь обязан заранее известить посетителя об этом, и договориться о времени, на которое прием переносится.
Секретарь должен также назвать посетителю свое имя, фамилию, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.
Секретарь не имеет право переносить на людей отношение к ним руководителя – со всеми посетителями нужно быть одинаково радушным.
1.5.3. Прием командированных
Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить
12
командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.
Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.
ГЛАВА 2. ГРАФИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1. Основные этические требования, предъявляемы секретарю.
13
2.3. Деловое общение секретаря с коллегами
14
ГЛАВА 3. ОХРАНА ТРУДА
3.1. Организация труда
Продуктивность любого труда во многом зависит от правильной его организации, которая включает в себя организацию рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимым средствами организационной техники, а также технологическую планировку и совершенствование условий труда.
Правильная организация рабочего места экономит физическую нагрузку и умственную энергию, способствует повышению эффективности труда.
Правильная организация рабочего места предполагает:
- Соблюдение санитарно-гигиенических норм, включая поддержание постоянной оптимальной температуры в служебном помещении, отсутствие шума и правильную освещенность рабочего места.
- Цветовую композицию рабочего помещения.
- Правильную планировку, укомплектование мебелью, различными вспомогательными устройствами и канцелярскими принадлежностями.
- Оснащение техническими средствами.
Соблюдение санитарно-гигиенических норм способствует росту производительности труда. Подтверждение чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность. Улучшает настроение, снижает утомляемость. Медики подсчитали, что при сидячей работе необходим приток воздуха около 30 кубических метров в час. Отсутствие свежего воздуха приводит к преждевременному утомлению. Благоприятные климатические условия ан рабочем месте могут быть обеспечены путем применения вентиляционной установки и кондиционеров.
15
Благоприятно влияет на состав воздуха озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняя декоративную функцию. При выборе растений нужно учитывать размеры помещений, освещенность, влажность и температуру воздуха. Не рекомендуется размещать растения на подоконниках, так как это уменьшает естественную освещенность. В целях сохранения здоровья не следует курить на рабочих местах.
Температура в помещении должна находиться в пределах
18-20˚С, относительная влажность воздуха – 45 – 55%.
Оптимальные климатические условия на рабочем месте являются предпосылкой для эффективной работы.
Освещение рабочего места может быть общим (светильники, установленные на потолке) или местным (настольная лампа). При ярком дневном свете следует применять жалюзи. Правильная освещенность повышает производительность труда.
3.2. Рабочее место
Рабочее место пользователя компьютера должно быть организовано в соответствии с санитарными правилами и нормами (СанПиН 2.2.2. 542-96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»).
Использование мониторов без информации об оптимальных и допустимых визуальных эргономических параметрах не допускается. Средства организационной техники и специальное оборудование должны быть сертифицированы.
16
3.3. Безопасность труда
Работая на компьютере, соблюдайте следующие правила:
- Расстояние о глаз до экрана монитора должно быть не менее 50 см (оптимально 60-70 см).
- Уровень глаз должен приходиться на центр или 2/3 высоты экрана.
- В помещении с электронной техникой должна каждый день проводиться влажная уборка.
При работе на компьютерах следует:
- Не работать на клавиатуре более 30 минут непрерывно.
- Периодически менять характер своей работы.
- Устраивать разминку перед продолжительной работой на клавиатуре и выполнять специальные упражнения для пальцев и глаз.
17
ГЛАВА 4. МОЕ ОТНОШЕНИЕ К ПРОФЕСИИ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
4.1. Секреты успеха.
Формула успеха в работе секретаря выглядит следующим образом:
У = Р + И + М
Успех Работа Игра Молчание
Успех приходит к тому, кто может кропотливо работать (Р), относится к работе как к игре (И), то есть с увлечением и азартом, и умеет быть молчаливым (М), немногословным и умеет хранить секреты.
«Секрет успеха в том, чтобы научиться любить то, что делаешь».
Секретарь, подобно актеру на сцене, все время на виду. Опытный секретарь с началом рабочего дня «входит в образ». Лучше всего создать в своем воображении идеального секретаря: красивого, элегантного, уверенного в своих силах. Все должно быть на уровне – легкая походка, приятный голос, приветливая улыбка.
По мнению руководителей ведущих российских фирм и специалистов по менеджменту, современному секретарю необходимо:
- Иметь высокий уровень базового образования;
- знать основы организации труда и управления, делопроизводства и машинописи;
- уметь работать на компьютере и общаться с оргтехникой;
- хорошо знать русский и иностранный языки;
- обладать организаторскими способностями и быть инициативным;
- быть ответственным и надежным;
- знать деловой этикет и уметь общаться;
- быть преданным фирме и уметь хранить конфиденциальную информацию.
18
Для того чтобы состояться в качестве профессионала высочайшей категории, недостаточно обладать только перечисленными знаниями и навыками, следует еще иметь определенный склад характера. Помимо таких личных качеств, как коммуникабельность (умение устанавливать контакты с разными людьми), аккуратность, пунктуальность, доброжелательность, любезность, эмоциональная уравновешенность, необходимо еще уметь подчиняться, не теряя при этом собственного достоинства.
Одним из главных условий эффективной работы секретаря является порядок на рабочем месте. Мне, например, нравится «политика чистых столов», принятая во многих офисах стран Западной Европы. На рабочем столе могут находиться только те, документы, с которыми секретарь работает в данный момент.
Важным моментом для секретаря является планирование рабочего дня. Мне нравится планирование методом приоритетов АБВ, где А – важнейшие дела, Б – важные, В – текущие вопросы. А также полезно для секретаря пользоваться принципом корзины, т. е. время то времени задавать себе следующие вопросы:
- – Зачем вообще это делать? (Исключить!)
- – Почему именно я? (Поручить!)
- – Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)
- – Почему именно так? (Рационализировать!)
4.2. «Одежда делает мужчину»
Немаловажную роль в работе секретаря-референта играет его облик. Ведь первый человек, которого видят посетители, придя в офис – это секретарь-референт. Прежде всего, нужно одеваться сообразно случаю. Одежда должна быть хорошего качества и в хорошем вкусе. Еще важнее быть опрятным и хорошо ухоженным. Главным является отношение человека к себе, к окружающим, к своей работе. Рассмотрим основные аксессуары, которые должны присутствовать в гардеробе делового человека.
19
Элегантность мужчины всегда выражалась в умении изящно и нетривиально повязывать галстук. Современная конструкция галстука появляется в конце 60-х годов XX века. Авторство принадлежит английским портным. Как показывает анализ истории мужского гардероба, галстук – самая устойчивая и наиболее консервативная деталь в мужском туалете. И сегодня специалисты выделяют почти те же группы рисунков для деловых галстуков.
Однотонные галстуки используются в сочетании с рисунчатыми рубашками и костюмами. Наиболее элегантно смотрятся темные галстуки. Репсовые – в полоску считаются классическими. Их лучше носить с рубашками и костюмами приглушенных тонов, а контрастные яркие галстуки – с темными костюмами и светлыми рубашками. Предпочтительнее рисунок с черными полосками, а не плавно перетекающими одна в другую. Мелкий горошек элегантен и официален. Причем, чем мельче и светлее горох, а фон темнее, тем, тем авторитетнее смотрится галстук. Это рисунок широко используется с консервативными костюмами для деловых ситуаций.
Выбирая галстук, необходимо имеет четкий ориентир – пиджак., с которым он будет лучше всего смотреться. Наиболее эффективный метод соединить покупку пиджака и галстука.
Следующим идет выбор рубашки. Рубашки в мелкую тонкую клетку идеально смотрятся с галстуками, цвет которых гораздо насыщеннее и темнее тона клетки модные и практичные рубашки с воротником – «стойкой» и рубашки Polo вовсе не требуют галстука.
Полезно помнить, что деловые рубашки сейчас простые, спокойные, глубоких тонов, с очень деликатным рисунком. Подбираются в тон костюму. Акцент на консервативность и строгую изысканность позволит без ошибки следовать тенденциям современной деловой моды, которая возвращает к тщательно выстроенной элегантности и тяготеет к изысканной
20
консервативности. Мешковатая, неструктурная одежда уступает место простоте, сдержанности, мужественным, классическим, авангардным формам. Сочетание темно-синего костюма, светлой сорочки и галстука типа «бордо» воспринимается окружающими беспроигрышно, помогая завоевать симпатии аудитории, свидетельствуя об энергии и напоре.
Для делового костюма наиболее приемлемы спокойные, нейтральные, глубокие тона, цвета от светло-серого до угольного, от бежевого до цвета жареного кофе, все оттенки синего, оливкового, приглушенного изумрудного, черный, темный бордо.
Мужчинам в офисе следует надевать обувь различных тонов квадратной, зауженной и закрытой формы, с закругленной линией на кожаной подошве. Для вечера – ботинки с удлиненной линией и цветом темной ночи.
Запах (Parfum) – такой же неотъемлемый элемент мужского костюма, как пиджак, как пиджак, галстук или туфли. Без них образ делового человека неполон, лишен индивидуальности. Ведь выбор запаха лучше всего выражает наше второе «я». Поэтому запах должен гармонично дополнять имидж. С утра уместнее пользоваться легкими ненавязчивыми запахами. Туалетная вода уместна в любое время. Мужские духи слабой концентрации – в ресторане или на свидании.
Перенасыщение парфюмерией есть признак дурного вкуса.
Если вы предпочитаете старый, добрый классический стиль и считаете себя джентльменом, вам стоит использовать традиционные мужские ароматы с доминирующими цитрусовыми нотами..
Носки лучше выбирать с натуральными компонентами или смесями (шерсть и хлопок, шелк и хлопок и т. д.. Волокна дышат, такие носки хорошо сохраняют размер. Носки должны повторять
21
общий тон брюк и ботинок и сочетаться с ними по цвету. Яркие носки неприемлемы для деловых будней.
Солидное впечатление может произвести только деловой человек, одетый с иголочки с головы до ног.
Секретарь не только отвечает на телефонные звонки, сортирует поступившую почту, ведет дневник текущих дел, отвечает за личную переписку руководителя, следит за ходом переговоров, но и является первым помощником руководителя.
Поэтому секретарь должен обладать подтянутой внешностью, безукоризненными манерами, умением четко и связно говорить, держать себя в обществе, вести эффективно телефонный разговор, знать делопроизводство.
Секретарь должен четко представлять себе рабочий график начальника и ориентироваться в приоритетах различных вопросов.
Работа секретаря не только техническая, но и творческая, ответственная, например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.
ВЫВОД
Самооценка
- Я мечтаю изучать в университете банковское дело.
- А профессия секретаря-референта станет первой ступенькой в моей карьере.
- Я думаю, что знание делопроизводства и культуры делового общения помогут мне в жизни и в будущей профессии.
Стремительное развитие современных бизнес-технологий предъявляет все более высокие требования к профессиональной компетентности секретарей всех уровней. Молодой, элегантный, доброжелательный профессионал – вот идеальный образ современного секретаря-референта.
Этика секретарского труда
Культура телефонного общения
Формирование внешнего образа
Организация совещаний конференций, прием иностранных делегаций
Культура делового общения
Организация приема посетителей
Деловое общение секретаря с коллегами
Стремление поддерживать ровные, исключительно деловые взаимоотношения
Проявление профессионализма секретаря, основанного на прочных знаниях и навыках работы, подкрепленного соответствующим практическим опытом
Избегание фамильярности и панибратства
Проявление к старшим коллегам знаков внимания
Проявление предупредительности и сдержанности
Взвешивание своих высказываний в процессе общения
Шаблон должностной инструкции секретаря | Кадровые решения LinkedIn
Образец должностной инструкции секретаря В [Компании X] секретари помогают поддерживать эффективность наших деловых операций, и в настоящее время нам нужен кто-то, кто возьмет на себя эту сложную роль. Мы ищем исключительно внимательного к деталям и представительного секретаря, который будет работать полный рабочий день в нашем динамично развивающемся офисе. Идеальный кандидат привнесет в эту роль находчивость, организованность и превосходные коммуникативные навыки. Этот человек должен иметь опыт работы в офисе, поддержки коллег и клиентов в различных административных задачах. Обладая умением сохранять хладнокровие под давлением и жонглировать сложными графиками и проектами, на секретаря можно положиться в развитии нашего бизнеса.
- Оптимизация бизнес-операций и надзор за канцелярскими принадлежностями, оборудованием и процессами
- Обеспечение успешных рабочих процессов, графиков, коммуникаций и офисной среды на ежедневной основе
- Управление внешними поставщиками и ресурсами, развитие клиента отношения и обеспечение соблюдения передового опыта
- Выполнение различных канцелярских обязанностей, таких как ответы на звонки, электронные письма и запросы
- Определение проблем, требующих немедленного внимания, и информирование руководства о любых отклонениях от стандартных рабочих процедур
- Открытие офиса ежедневно, приветствие посетителей, ответ на телефонные звонки и их переадресация, а также управление электронной почтой, обычной почтой, отправлениями, фотокопированием и факсимильной корреспонденцией
- Подготовка писем, отчетов, меморандумов, таблиц, финансовых данных , протоколы собраний, формы и аналогичные материалы, основанные на диктовке, черновике, простой или исправленной копии; проверять материалы на точность и форматирование; инициировать соглашения о неразглашении (NDA)
- Помощь сотрудникам в согласовании графиков, назначений, ежедневных оперативных задач и организации командировок
- Создание и ведение системы учета файлов, контактов и каталога сотрудников
- Надзор за офисным оборудованием и расходными материалами, а также инициирование заявок на пополнение запасов
- Помощь младшим сотрудникам в адаптации
- Подтвержденный успех на секретарской должности
- Исключительные письменные и устные навыки общения
- Способность к многозадачности и управлению временем мудро
- Диплом средней школы или эквивалент
- Bachelor’s Dexature или Equivalent
- Bachelor’s Dexature или Equivalent
- . эффективно управлять бюджетом и расходами
- Опыт в совершенствовании и развитии процессов
Интеллектуальное сопоставление открытых вакансий с квалифицированными кандидатами с помощью LinkedIn Jobs
Узнать больше
Продукты
Решения
Ресурсы
Клиенты
Что такое секретарь? Обзор секретарей
Секретари делают больше, чем просто берут трубку. Фактически, они выполняют большую часть канцелярских и административных обязанностей в офисе. Поскольку такая работа пользуется большим спросом, секретари могут найти работу практически в любой отрасли.
Подумайте обо всех возможностях, которые у вас будут как у секретаря. Кроме того, у вас будет свобода выбора отрасли, в которой вы хотите работать. Привет, летние школьные каникулы.
Многие секретари работают только полный рабочий день, около 40 часов, но это также зависит от того, в какой отрасли вы работаете.
Некоторые секретари соблюдают только школьные часы, которые, очевидно, включают школьные каникулы и выходные. Звучит как милая сделка для меня.Что делает секретарь
Секретари и помощники по административным вопросам выполняют обычные канцелярские и административные обязанности. Они систематизируют файлы, готовят документы, назначают встречи и поддерживают других сотрудников.
Узнайте больше о том, чем занимается секретарьКак стать секретарем
Выпускники средней школы, имеющие опыт работы с компьютерными приложениями, такими как обработка текстов и электронные таблицы, обычно подходят для должностей начального уровня. Хотя большинство секретарей изучают свою работу за несколько недель, многим юридическим и медицинским секретарям требуется дополнительная подготовка для изучения отраслевой терминологии. Исполнительным секретарям обычно требуется несколько лет соответствующего опыта работы.
Узнайте больше о том, как стать секретаремВакансии главного секретаря рядом с вами
Пути развития карьеры секретаря
В дополнение к поиску работы может оказаться полезным посмотреть на карьерный путь для вашей конкретной работы.
Теперь, какова карьера, которую вы спрашиваете? Ну, это практически карта, показывающая, как вы можете продвигаться от одной должности к другой. Наши карьерные пути особенно подробно описаны с изменением заработной платы. Так, например, если вы начали с роли офисного помощника, вы можете в конечном итоге перейти к такой роли, как помощник руководителя. Позже в вашей карьере вы могли бы стать офис-менеджером.Secretary
Office AssistantExecutive AssistantOffice Manager
5 Years
Office AssistantAccounts Payable ClerkAccountantController
9 Years
Office AssistantLegal AssistantExecutive AssistantSenior Administrative Assistant
7 Years
Legal SecretaryOffice ManagerOwnerCo-Owner
6 Years
ЮрисконсультОфис-менеджерБизнес-менеджер
6 лет
Юридический помощникЮридический секретарьОфис-менеджерМенеджер по бухгалтерскому учету
7 лет
Покажите больше
Top Careers перед секретарем
Кассир (456 11 Работа)
15,7 %
Административный помощник (65,769 рабочих мест)
11,6 %
99,5151515.
5151515.515151515151515.515151515151519,515151515 года5,51515151,51515151,5151515.651515151519,6,6 %(65 769 рабочи
Лучшие карьеры после секретаря
Помощник по административным вопросам (65 769 вакансий)
17,3 %
Кассир (456 110 вакансий)
11,9 %
Представитель по обслуживанию клиентов (209,515 Jobs)
Recent Job Searches
President/Chief Executive Officer Jobs
ResumeLocationOttawa
Program Director Jobs
ResumeLocationBonney Lake
Regional Director Jobs
ResumeLocationLincolnton
Sales Assistant Jobs
ResumeLocationEl Paso de Robles
Вакансии координатора по продажам
ResumeLocationParma Heights
Вакансии координатора службы
ResumeLocationRosemead
Средняя зарплата секретарей в Америке составляет 36 442 доллара в год или 18 долларов в час.
Верхние 10 процентов зарабатывают более 51 000 долларов в год, а нижние 10 процентов – менее 26 000 долларов в год.Средняя зарплата секретаря
36 442 долл. США Годовая
17,52 долларов США в час
26 00010 %
36 000 долл.0007
Чего я стою?
Роли и типы секретарей
Роль секретаря включает широкий круг обязанностей. Эти обязанности могут различаться в зависимости от конкретной работы, компании или отрасли. Вот некоторые обязанности генерального секретаря:
- Определяются центром и могут включать, но не ограничиваться следующим: приветствие
- Использование компьютеров для различных приложений, таких как управление базами данных или обработка текстов. Отвечать на звонки
- Обязанности Подготовка, ведение и обработка всех счетов
Существует несколько типов секретарей, в том числе:
Юридический секретарь
Роль:
Юридический секретарь помогает юристам в подготовке и оформлении юридических документов.
Они обучены и хорошо разбираются в юридических процессах и документации судебных дел, и они играют важную роль в повседневной жизни адвокатской конторы.У них широкий круг обязанностей: от ответов на телефонные звонки, назначения встреч и приема сообщений до подготовки презентаций, проверки просьб и сводок и подготовки черновиков для корреспонденции. Они также управляют документацией по судебным делам. Они работают в тесном контакте с адвокатами, клиентами, свидетелями и персоналом зала суда.
Чтобы стать успешным секретарем по правовым вопросам, вам нужно быть организованным и постоянно быть в тонусе. Вы должны уметь работать в режиме многозадачности и работать под давлением, координируя выполнение различных задач одновременно. Необходимо быть напористым и энергичным, но, поскольку вы будете взаимодействовать с самыми разными людьми, терпение и понимание также являются для вас важными качествами.
- Средняя заработная плата: $41,725
- Степень: Степень бакалавра
Секретарь отдела
Роль:
В качестве секретаря отдела вы будете первым лицом, которое увидят клиенты и посетители, заходя в ваш бизнес.
Вы будете выполнять множество административных обязанностей, таких как ответы на телефонные звонки, приветствие гостей и планирование встреч. Хотя это не кажется утомительной работой, важно отметить, что секретари управляют офисом.Ни для кого не секрет(а), что офис будет шататься без секретаря. Они такие незаменимые работники, что без них общая картина была бы невозможна. У них есть рука во всем. Они следят за тем, чтобы общение было четким, а бухгалтерия была актуальной. Без них вся компания была бы ка-положена.
Еще один забавный факт о секретарях подразделений — это то, что они являются вторыми по известности персонажами в большинстве фильмов о Джеймсе Бонде. Неважно, какой сериал вам нравится больше всего или какой Бонд сыграл его лучше всего, его/ее секретарша всегда в приоритете после самого секретного агента. Кажется, сейчас это довольно важная работа, верно?
- Средняя заработная плата: $32,153
- Степень: Степень бакалавра
Секретарь на ресепшн
Роль:
Секретарь на стойке регистрации отвечает за обеспечение наилучшего обслуживания клиентов, а также за удовлетворение потребностей существующих и потенциальных клиентов.
В обязанности секретаря на ресепшн входит управление запросами клиентов и переадресация важных звонков в соответствующий отдел, выполнение административных и канцелярских задач, передача высокого уровня проблем клиента руководству, поддержание чистоты в приемной, контроль канцелярских принадлежностей и запрос запасов по мере необходимости, и ведение организованной записи совещаний и мероприятий. Секретарь на стойке регистрации должен обладать сильными коммуникативными навыками и навыками многозадачности, чтобы справляться с нагрузкой повседневных операций.- Средняя заработная плата: $29,343
- Степень: Диплом средней школы
Посмотреть больше
Государства с самым большим секретарем Вакансии в состоянии увидеть число секретных более
- 5 9000 состояния мыши. Более темные области на карте показывают, где секретари получают самые высокие зарплаты во всех 50 штатах.
- Обслуживание клиентов, 14,8%
- Телефонные звонки, 11,5%
- заработная плата, 8,6%
- Написание. Шаблоны резюме секретаря
Zippia позволяет вам выбирать из различных простых в использовании шаблонов секретаря, а также дает советы экспертов. Используя шаблоны, вы можете быть уверены, что структура и формат вашего резюме секретаря на высшем уровне.
Выберите шаблон с цветами, шрифтами и размерами текста, которые подходят для вашей отрасли.Секретарь Демография
Секретарь Гендерное распределение
Женщина
После обширных исследований и анализа команда Zippia по обработке данных обнаружила, что:
- Среди секретарей 89,9% составляют женщины, а 10,1% — мужчины.
- Самая распространенная раса/этническая принадлежность среди секретарей — белые, что составляет 65,7% всех секретарей.
- Самым распространенным иностранным языком среди секретарей является испанский (62,8%).
Онлайн-курсы для секретарей, которые могут вам понравиться
Раскрытие информации о рекламе Перечисленные ниже курсы являются партнерскими ссылками. Это означает, что если вы нажмете на ссылку и купите курс, мы можем получить комиссию.
1. Финансовый учет – корректирующие записи и финансовый отчет
(
619
)
Корректировка создания проводки, размещение корректирующих проводок на листе, создание финансовой отчетности на основе пробного баланса.
..См. подробнее на Udemy
2. Финансовый учет Заработная плата
(
1,253
)
Расчет заработной платы – федеральный подоходный налог, социальное обеспечение, Medicare – Записи журнала заработной платы, размещенные на бухгалтерских счетах…
7 90 Подробнее на Udemy
3. Ultimate Microsoft Office; Excel, Word, PowerPoint и Access
(
8,501
)
Изучите базовые и продвинутые навыки Microsoft Office в этом комплекте из 9 курсов для Office 365 или Office 2019…
Подробнее на Udemy
Показать больше Секретарские курсыТип работы, который вы хотите
Полный рабочий день
Неполный рабочий день
Стажировка
Временная
Как секретарь оценивает свою работу?
Вы работаете секретарем?
Оцените, как вам нравится работать секретарем.
Это анонимно и займет всего минуту.Старший секретарь Работодатели
Наиболее распространенные работодатели для секретаря
Ранг Company Average Salary Hourly Rate Job Openings 1 IBM $73,464 $35.32 94 2 USDA $50,233 $24.15 54 3 Nationwide $44,753 $21.52 66 4 AT&T $42,556 $20.46 62 5 State Farm $42,391 $20.38 99 6 H&R Block $40,411 $19.43 200 7 State Farm Insurance Agency $39,984 $19. 22229 8 Allstate $39,871 $19.17 212 9 USAF Police Alumni Association $39,333 $18.91 56 10 Farmers Insurance $39,147 $18.82 158 Show More
Becoming a Secretary Часто задаваемые вопросы
Сколько времени нужно, чтобы стать секретарем?
Чтобы стать секретарем, требуется 2 года профессионального опыта. Это время, необходимое для изучения определенных секретарских навыков, но не учитывает время, затрачиваемое на формальное образование. Если вы включите обычные требования к образованию для получения степени бакалавра, то потребуется от 5 до 7 лет, чтобы стать секретарем.
Нужна ли какая-либо квалификация для работы секретарем?
Да, чтобы стать секретарем, вам нужна квалификация.
Средняя заработная плата: Вакансии:
Количество вакансий секретаря по штатам
Rank State Number of Jobs Average Salary 1 California 2,645 $46,054 2 New York 2,022 $39,836 3 Florida 1,930 $29,514 4 Texas 1,827 $31,680 5 Pennsylvania 1,370 $31,001 6 Massachusetts 1,160 $43,694 7 Ohio 1,128 $29,643 8 Illinois 952 33 454 9 Грузия 873 31 165 10 Нью-Джерси 0313 $38,948 11 Virginia 846 $33,077 12 Michigan 824 $32,769 13 North Carolina 799 $30,581 14 Washington 765 $42,318 15 Maryland 652 $36,194 16 Minnesota 647 $36,274 17 Arizona 570 $33,549 18 Indiana 558 $25,204 19 Wisconsin 544 $30,644 20 Colorado 540 $32,271 21 Tennessee 512 $31,378 22 Missouri 495 $28,618 23 Oregon 457 $39,206 24 South Carolina 379 $27,579 25 Connecticut 355 $43,775 26 Utah 321 $32,228 27 Iowa 311 $29,992 28 Kentucky 290 $30,984 29 Alabama 277 $32,574 30 Oklahoma 234 $29,556 31 Kansas 215 $28,526 32 Nebraska 209 $27,624 33 Idaho 198 $32,000 34 Louisiana 190 $31,545 35 Maine 187 $31,517 36 Nevada 185 $37,494 37 New Hampshire 183 $36,248 38 Arkansas 161 $26,447 39 New Mexico 150 $34,967 40 Montana 145 $30,026 41 Alaska 143 $38,418 42 Mississippi 140 $30,300 43 West Virginia 120 $30,395 44 Rhode Island 113 $38,704 45 Delaware 103 $28,446 46 Hawaii 99 $42,499 47 South Dakota 86 $24,640 48 North Dakota 78 $29,843 49 Vermont 68 $39,804 50 Wyoming 65 $33,237 Secretary Education
Secretary Majors
Business
26.
4 %Accounting
Psychology
Secretary Degrees
Bachelors
38,2 %
Ассоциированный специалист
23,5 %
Диплом средней школы
23,1 %
Лучшие колледжи для секретарей
1. Университет Пенсильвании
Филадельфия, Пенсильвания • Частный
в штате. Политология
2. Университет Западной Каролины
Каллоухи, Северная Каролина • Частный
Обучение в штате
$3,926
Регистрация
9,835
Admissions
Most Popular Majors
Education
Nursing
Business
Biology
Elementary Education
3. Ball State University
Muncie, IN • Private
In-State Tuition
$9,896
Зачисление
15 529
Прием
Самые популярные специальности
Образование
Гуманитарные науки
Начальное образование
Biology
Nursing
4.
University of Southern CaliforniaLos Angeles, CA • Private
In-State Tuition
$56,225
Enrollment
19,548
Admissions
Most Popular Majors
Business
Информатика
Образование
Связь
Биология
5. Калифорнийский государственный университет – Бейкерсфилд
Бейкерсфилд, Калифорния • Частный
In-State Tuition
$7,309
Enrollment
9,142
Admissions
Most Popular Majors
Liberal Arts
Business
Education
Biology
Psychology
6. Bowling Green State University
Bowling Грин, Огайо • Частный
Обучение в штате
$11 105
Зачисление
13 729
Поступление
Самые популярные специальности
Образование
Биология
Общее образование, специфические области
Либеральные искусства
Business
7.
SUNY в BinghamtonVestal, NY • Private
.
Поступление
Самые популярные специальности
Биология
Бухгалтерский учет
Психология
Сестринское дело
Информатика
8. Колледж Сидар Крест
Allentown, PA • Private
в государственном плате
$ 39 216
Зачисление
1 303
ADMISSION
САМЕТСЯ
Сестринка
7
7
. Университет ВиллановаВилланова, Пенсильвания • Частный
Обучение в штате
$53,308
Зачисление
6,819
Поступление
Наиболее популярные майоры
Сестринское уход
Бизнес
Биология
Коммуникация
Учет
10. Бостон Колледж
Каштановый холм, MA • Private
.
ПриемСамые популярные специальности
Биология
Образование
Бизнес
Коммуникации
Политология
Раздел навыков в вашем резюме может быть почти таким же важным, как раздел опыта, поэтому вы хотите, чтобы он был точным изображением что ты можешь сделать. К счастью, мы нашли все навыки, которые вам понадобятся, поэтому, даже если у вас их еще нет, вы знаете, над чем вам нужно поработать. Из всех резюме, которые мы просмотрели, 14,8% секретарей указали в своем резюме обслуживание клиентов, но также важны такие социальные навыки, как навыки межличностного общения и организаторские способности.
- .