Профессия офис менеджер: чем занимается и основные задачи офис-менеджера

Содержание

Профессия офис-менеджер | Дзержинск рф

Многие люди даже не имеют представления, какие обязанности стоят за профессией Офис-менеджер. Кто-то говорит, что это тот же самый секретарь, другой скажет, что такое название придумали сами секретари, чтобы как-то облагородить не совсем “доброе” имя “секретарь”. Тем не менее, за офис-менеджером лежит целая бездна обязанностей и это достаточно обособленная от секретаря фигура. Конечно, начало данной профессии положила профессия секретарь, когда-то, в советские времена считавшаяся очень престижной. Затем, с резким увеличением все возрастающего и охватывающего различные сферы деятельности бизнеса, возникла потребность еще в одной офисной единице, отличной от секретаря, в человеке, который бы координировал работу офиса, был центром активной жизни офиса, сердцем, так сказать. Не будет преувеличением дать офис-менеджеру определение “Сердце офиса”, и, думаем, многие с этим согласятся. Без сомнения, в каждой компании обязанности офис-менеджера несколько различны, но не существенны.

Во многих компаниях нет секретаря, но обязательно имеется офис-менеджер. Конечно, профессия офис-менеджера, наверное, не самая лучшая или самая интересная, есть куда более интересные профессии, и офис-менеджер это далеко не предел мечтаний, но чтобы занимать эту должность и верно выполнять все обязанности, недостаточно быть просто образованным. Обычно в офис-менеджеры берут красивых, статных девушек, которые бы с достоинством несли звание “лицо компании”, затем кандидат на эту должность должен обладать образованием, иногда желательно обладание иностранными языками. Офис-менеджер должен обладать способностью улаживать конфликтные ситуации, способностью общения с людьми разных социальных уровней и интересов, умением организовать встречи, переговоры, очень хорошей памятью. И это вовсе не полный список того, чем должен обладать каждый офис-менеджер, не говоря уже о разного о рода документации, с которой также приходится иметь дело офис-менеджеру. Порой офис-менеджер знает на зубок все расписания перелетов как за рубеж, так и в своем государстве, знает как даты рождения всех сотрудников офиса, так и даты рождения друзей, родственников и иных людей, тесно связанных с жизнью своего начальника.

Для каждой компании считается удачей найти хорошего, квалифицированного офис-менеджера, т.к. от его действий, организации его работы и подхода зависит практически вся работа компании. Более того, практически все офис-менеджеры, хоть немного , но разбираются в бухгалтерии, менеджменте и многих других специальностях, т.к. ему постоянно приходится работать со всеми сотрудниками в офисе.
У офис-менеджера всегда есть перспектива карьерного роста:

·          Во-первых, успешный офис-менеджер – это прекрасный администратор и в состоянии управлять довольно сложным многофакторным процессом. При желании он может, к примеру, стать администратором крупной гостиницы или магазина.

·          Во-вторых, он отличный коммуникатор и может найти свое самовыражение в качестве менеджера по персоналу (или даже директора). При соответственном дообучении, естественно.

·          В третьих, он может вырасти в референта руководителя, совмещающего в себе журналистские, аналитические и артистические способности.

· В четвертых, может стать крупным хозяйственным деятелем, например, руководителем отдела снабжения.

· И в пятых, что хочется особо подчеркнуть, он может стать и оставаться замечательным офис-менеджером, человеком, который «вдыхает жизнь» и вносит порядок в изменчивую офисную среду.

Освоить эту замечательную профессию могут практически все желающие. Например, пройти курсы офис-менеджеров в Институте экономического развития. Курсы станут для Вас отправной точкой в профессиональной деятельности и карьерном росте.

Узнать подробнее и записаться на курсы вы можете по телефонам: 25-49-57, 8-915-955-05-40.
Анастасия Черепанова.

16:02 Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Enter

Профессия Офис-менеджер – Описание, история. Где и как получить профессию. Особенности профессии.

Важность профессии. “Моя будущая профессия

История появления профессии Офис-менеджерКак возникла профессия? Как развивалась профессия?

Рынок труда ощутил потребность в специалистах этой профессии не так давно, в связи с бурным развитием бизнес-структур. На каком-то определенном этапе в любой организации возникает необходимость ввести в штат человека, который решал бы некоторые задачи, например, отвечал бы на письма и звонки, принимал гостей и т.д. Тем самым остальные сотрудники могли бы спокойно заниматься своим делом, решая глобальные задачи и не отвлекаясь по мелочам.

Значимость для обществаВажность, значение и социальный статус профессии

Офис-менеджер определяет лицо компании. С ним встречаются и общаются посетители, приходя или звоня в офис. От его поведения, манеры разговора, профессиональной компетентности во многом зависит отношение к компании потенциальных клиентов.

Особенности профессии Офис-менеджерУникальность и перспективность профессии

Главными качествами офис-менеджера являются доброжелательность, приветливость, терпеливость, высокая организация работы, профессиональная компетентность. Его обязанности охватывают организацию приема гостей, прием входящих звонков, обеспечение канцелярскими принадлежностями и расходными материалами сотрудников офиса, обеспечение бесперебойной работы офисной техники, регистрация, ведение и хранение документации.

“Подводные камни” профессии Офис-менеджерВсе за и против профессии. Сложности и особенности.

Должность офис-менеджера требует от человека выполнения больших объемов работы, хорошей памяти и внимательности. Многими она воспринимается несерьезно, считается непрестижной, не требующей особенных знаний. Но на самом деле это далеко не так. Это ответственная и сложная работа.

Где и как получить профессию Офис-менеджерГде обучают профессии?

От уровня компании зависит, высшее или среднее специальное образование должен иметь офис-менеджер. Часто этого вполне достаточно, чтобы получить эту должность. Для улучшения работы можно окончить курсы по работе на ПК, программам 1С, деловому этикету.

Офис-менеджер — Каталог профессий

Современный офис-менеджер – настоящий хозяин офиса. В его ведении все процессы, связанные с функционированием организации. В зависимости от величины компании и принятых там моделей управления и делопроизводства, обязанности офис-менеджера могут быть разными. В большинстве случаев именно офис-менеджер регистрирует корреспонденцию, распределяет документацию по отделам, ведет учет звонков и обращений, следит за снабжением работников офиса всем необходимым, встречает посетителей, организовывает совещания и брифинги.

Специфика профессии

Плюсы профессии

высокий спрос на рынке труда;
навыки административно-хозяйственной деятельности;
опыт работы с документами;
возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии

утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения;

отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей;
некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Место работы

Коммерческие и государственные организации всех типов.

Личные качества

исполнительность;
организованность;
ответственность;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость;
презентабельная внешность.

Карьера

Диапазон окладов велик и зависит от размеров компании и должностных обязанностей офис-менеджера.

Образование

Эта профессия не требует специальных знаний. Однако многие работодатели хотят видеть на этой должности девушку с высшим гуманитарным образованием.

Офис-менеджеру надо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта.

менеджер | Описание профессий на Jobs.ua

Специфика работы офис-менеджером:

Плюсы профессии:

Высокий спрос на рынке труда,

Навыки административно-хозяйственной деятельности,
Опыт работы с документами,
Возможность улучшить коммуникативные навыки.

Минусы профессии:

Утомительная работа в плане большого количества организационных вопросов, требующих мгновенного решения,
Отсутствие четко описанных должностных обязанностей, что приводит к совмещению нескольких должностей,
Некоторые сотрудники воспринимают офис-менеджера как своего личного секретаря, другие недооценивают важность выполняемой им работы.

Работа для офис-менеджера:

Коммерческие и государственные организации всех типов.

Личные качества:

исполнительность
организованность
ответственность
коммуникабельность
стрессоустойчивость
презентабельная внешность

Зарплата и перспективы профессии офис-менеджера:

Диапазон окладов велик и зависит от размеров компании и должностных обязанностей офис-менеджера: от $400 (начинающий работник небольшой компании) до $2000 (руководитель организационного отдела крупной фирмы).

Профильное образование:

Эта профессия не требует специальных знаний. Однако многие работодатели хотят видеть на этой должности девушку с высшим гуманитарным образованием. Офис-менеджеру надо уметь обращаться с офисной техникой телефоном, факсом, ксероксом, знать основы делопроизводства, компьютер на уровне пользователя, обладать чувством такта.

Работа офис-менеджером в Украине:

А вы знаете, что профессия офис-менеджера не только интересная, но и достаточно сложная? Чтобы с вас получился отличный Офис-менеджер, нужно обладать теоретическим и практическими знаниями, а главное – уметь гармонично их объединять в процессе работы.

Также помните – успешный Офис-менеджер не может себе позволить допустить ошибку в работе. Тем более, если вы настроены на успешную карьеру. Ведь повышают только квалифицированных специалистов.

Если же вы уже решили, что Офис-менеджер – это ваша будущая профессия, но еще не знаете, как стать офис-менеджера, просмотрите предложения украинских вузов и учебных центров по подготовке специалистов этой сферы.

менеджер – это… Что такое офис-менеджер?

офис-менеджер

офис-менеджер: секретарша, профессия №1, секретутка

офис-менеджер: сущ., кол-во синонимов: 3

Синонимы:

Смотреть что такое “офис-менеджер” в других словарях:

офис-менеджер — офис менеджер, офиса менеджера … Орфографический словарь-справочник
Офис-менеджер — (англ. office manager) служащий, руководящий всем хозяйством офиса; решает вопросы материально технического обеспечения сотрудников, в общем случае заведующий хозяйством с расширенными полномочиями … Википедия
офис-менеджер — офис м енеджер, а … Русский орфографический словарь
Офис — У этого термина существуют и другие значения, см. Офис (значения). Главная контора Deutsche Bank (Ф … Википедия
Офис-леди — Типичная офис леди в Токийском метро. Офис леди (яп. オフィスレディー офису рэди … Википедия
Офис (сериал) — Офис The Office Жанр Комедия Псевдодокументальный фильм Сатира Автор идеи Рикки Гервэй Стефан Мерхант (Создатель Британской версии офиса) Режиссёр Кен Квапис и др. В главных ролях Стив Карелл Рэйн Уилсон Джон Красински Дженн … Википедия
Менеджер портфеля проектов — (англ. project portfolio manager) – это сотрудник офиса управления проектами, обладающий набором знаний в области управления портфелем и управления проектами и ответственный за анализ, ранжирование и координацию имеющихся проектов,… … Википедия
Офис (британский телесериал) — У этого термина существуют и другие значения, см. Офис (значения). Офис The Office Жанр Ситком Mockumentary Создатель Рики Джервейс Стивен Мёрчант В главных ролях … Википедия
Офис (телесериал) — У этого термина существуют и другие значения, см. Офис (значения). Офис The Office … Википедия
Менеджер проектов — В этой статье не хватает ссылок на источники информации. Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена. Вы можете … Википедия

Дистанционный курс “ОФИС-МЕНЕДЖЕР”

ОТПРАВЬТЕ ЗАЯВКУ И ПОЛУЧИТЕ ПЕРВЫЙ УРОК БЕСПЛАТНО

Лицензия на образовательную деятельность №038379

Предлагаем Вашему вниманию новейшую программу обучения офис-менеджеров.

Специалисты Нового Бизнес Университета разработали эффективную программу обучения Офис-менеджеров. Офис-менеджер – это важное звено компании, благодаря которому осуществляется множество процессов от документооборота до организационно-технического обеспечения деятельности предприятия. Кроме того, в обязанности офис-менеджера входит организация работы секретарей, курьеров, телефонных операторов. Именно поэтому очень важно, чтобы данную должность занимал профессионал! Курсы офис-менеджеров и секретарей в Новом Бизнес Университете позволят Вам обучиться данной специальности «с нуля» или повысить квалификацию.

Новый Бизнес Университет – это современные технологии в сфере образования. Для обучения Вам необходим будет только доступ в интернет. Обучаться самостоятельно можно из любой точки земного шара. Дистанционные курсы делопроизводства и документооборота для офис менеджера проходят увлекательно и эффективно благодаря тому, что уроки наполнены различными иллюстрациями, таблицами, схемами, видео материалами. Онлайн обучение делопроизводству и документообороту сопровождается постоянной связью со специалистами Университета, которые ответят на все возникающие вопросы и помогут Вам наиболее качественно и продуктивно освоить материал.Дистанционное обучение делопроизводству и документообороту для офис-менеджеров в Новом Бизнес Университете – это просто и результативно!

После прохождения дистанционного обучения Вы получите свидетельство государственного образца с международным приложением об окончании специализированного курса «Офис-менеджер».

1. Обеспечение функционирования офиса
1.1 Профессия «Офис-менеджер»
1.2 Обязанности офис-менеджера
1.3 Функции административно-хозяйственного отдела
1.4 Работа с клининговыми компаниями
1.5 Эксплуатация помещений
1.6 Система безопасности
1.7 Телефонная связь
1.8 Организация питания сотрудников

2. Организация командировок и корпоративных мероприятий
2.1 Бронирование гостиниц
2.2 Трансферы и покупка жд- и авиа- билетов
2.3 Планирование корпоративных мероприятий
2.4 Организация конференций
2.5 Корпоративные тренинги

3. Выбор и обслуживание офисной техники
3.1 Выявление потребностей
3.2 Виды офисной техники
3.3 Мобильная связь
3.4 Закупка расходных материалов
3.5 Сервисные контракты

4. Работа с поставщиками
4. 1 Выбор поставщиков
4.2 Телефонные переговоры
4.3 Заключение контрактов
4.4 Гарантии исполнения обязательств поставщиков
4.5 Претензии

5. Подбор офисного помещения
5.1 Классификация зданий и помещений
5.2 Системы вентиляции и кондиционирования
5.3 Заключение договоров аренды и субаренды
5.4 Планировка нового офиса
5.5 Закупка мебели и оборудования
5.6 Организация переезда в новый офис

6. Учет и контроль
6.1 Особенности финансирования административно-хозяйственного отдела
6.2 Планирование бюджета
6.3 Бухгалтерский учет
6.4 Материальная ответственность сотрудников

7. Автотранспорт компании
7.1 Работа с транспортом
7.2 Организация автопарка
7.3 Страхование корпоративного автотранспорта

8. Шаблоны договоров и документов
8. 1 Договор аренды помещения
8.2 Договор найма
8.3 Договор предоставления услуг по уборке
8.4 Договор аренды транспортного средства
8.5 Договор об организации перевозок
8.6 Договор о техобслуживании и ремонте техники
8.7 Инструкция по пожарной безопасности

9. Требования к составлению документов
9.1 Формуляр документа
9.2 Отметки на документе
9.3 Составление распорядительных документов
9.4 Оформление постановлений, решений, приказов, распоряжений
9.5 Составление информационно-справочных документов

10. Документооборот
10.1 Понятие документооборота
10.2 Прием и распределение поступивших документов
10.3 Регистрация поступивших документов
10.4 Контроль за исполнением документов
10.5 Организация хранения документов
10.6 Формирование и хранение дел
10.7 Составление описей
10. 8 Сдача дел в ведомственный архив
10.9 Работа с кадровыми документами
10.10 Бухгалтерские документы
10.11 Ведение протокола совещания

11. Деловая переписка
11.1 Современное деловое письмо
11.2 Правила оформления делового письма
11.3 Виды деловых писем
11.4 Международные письма

12. Составление служебных документов
12.1 Особенности официально-делового стиля
12.2 Оформление служебных записок
12.3 Допустимые сокращения и аббревиатуры
12.4 Оформление дат и чисел в документах

13. Этика делового общения
13.1 Повышение культуры делового общения
13.2 Деловой этикет

Новый Бизнес Университет предлагает Вам получить современные профессии в удобном дистанционном формате. Курсы офис-менеджеров в Новом Бизнес Университете объединили в своей программе обучения курсы помощника руководителя и курсы по документообороту. Подав заявку на обучение по курсу «Офис-менеджер», Вы получите возможность овладеть одной из самых востребованных профессий современного мегаполиса! Не упустите свой шанс!

ОТПРАВЬТЕ ЗАЯВКУ И ПОЛУЧИТЕ ПЕРВЫЙ УРОК БЕСПЛАТНО

Профессия офис-менеджер | Информационно познавательный

Соискатели на должность офис-менеджера часто недооценивают профессию, предлагая свою кандидатуру, не владеющую необходимыми навыками. Они полагают, что офис-менеджер – это вроде как секретарь и в этой профессии нет ничего сложного: сиди весь день, отвечай на телефон, вари кофе и печатай что-нибудь.

Офис-менеджер

На самом деле, профессия офис-менеджера предполагает широкий пласт ответственности, владение массой навыков, а также незаурядные личные качества, помогающие в сложной, многозадачной, разноплановой и не лишенной стрессовых ситуаций работе.

Особенности работы офис-менеджера

Офис-менеджеры работают по всем направлениям в государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, они работают в любой организации, которая имеет офис, от малых предприятий до государственных органов и транснациональных корпораций.

Это местные и центральные органы власти, благотворительные и общественные группы, финансовые организации, юридические фирмы, организации социальной работы, индустрия развлечений, творчества, медиа и досуга, инженерные фирмы, транспортные компании, розничные торговцы, оптовики и дистрибьюторы, производители по всем отраслям промышленности, научные организации и многие другие.

Некоторые работодатели предлагают свое обучение, но, как правило, требуется уже опытный офис-менеджер, на обучение которого не нужно тратить деньги и время, и который смог бы преступить к выполнению своих обязанностей эффективно с первого трудового дня.

Обязанности офис-менеджера

Основная обязанность офис-менеджера заключается в том, чтобы контролировать административную деятельность, которая способствует бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов.

Он следит за тем, чтобы офисное оборудование поддерживалось в надлежащем качестве и количестве, соответствующие записи были обновлены, а все административные процессы работали эффективно.

В небольшой организации офис-менеджер выполняет большинство задач самостоятельно, тогда как в более крупных организациях он может руководить работой целой команды.

Профессию офис-менеджера называют также управляющим делами, административным менеджером или операционным менеджером.

В перечень обязанностей офис-менеджера входит:

использование широкого спектр программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных в целях обеспечения эффективной работы офиса;
управление движением документов;
разработка и внедрение новых административных систем, таких как управление записями;
учет расходов и управление бюджетом офиса;
организация планировки офиса;
организация поставок таких товаров, как канцелярия и офисное оборудование;
поддержание состояния офиса и организация планового ремонта;
организация и ведение встреч с персоналом;
подготовка отчетов для высшего руководства и проведение презентаций;
ответы на запросы клиентов и жалобы;
пересмотр и обновление правил техники безопасности и охраны здоровья;
организация регулярных испытаний электрооборудования и защитных устройств;
посещение конференций и тренингов;
управление социальными сетями организации.

Требуемые умения, навыки и личные качества

Для эффективного выполнения своих обязанностей офис – менеджер должен иметь определенные навыки:

знание Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) и других широко используемых офисных пакетов;
умения в области информационных технологий и печати;
навыки управления проектами;
отличные навыки межличностного, устного и письменного общения;
знакомство с трудовым законодательством, юридическими аспектами работы, налоговым законодательством, административным законодательством;
знание правил трудовой инспекции, пожарной инспекции, Роспотребнадзора, отдела по Защите прав потребителей.

Но данный перечень навыков не является основополагающим при приеме на работу.

Самыми важными являются определенные личностные качества, к которым относят:

стрессоустойчивость;
хорошие навыки командной работы и уверенность в руководстве и мотивации команды;
отличные организаторские и управленческие навыки;
системный подход к работе;
умение расставлять приоритеты по задачам и работать под давлением;
способность управлять своей рабочей нагрузкой и контролировать других одновременно;
внимание к детали;
гибкость и приспособляемость к изменяющимся рабочим нагрузкам.

Карьерный рост

Должность офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня. Человек, занимающий эту должность, как правило, уже имеет опыт административный или управленческий, часто в смежном секторе.

Тем не менее, профессия и не является высшей точкой карьерного роста. Опытный офис-менеджер может взять на себя дополнительные обязанности, такие как управление большим количеством персонала или принятие на себя более высоких обязанностей руководства.

В качестве альтернативы, он может управлять другим офисом в организации, который имеет больший штат или является головным офисом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера, могут появиться возможности перейти в высшее руководство и перейти к руководителю департамента.

Друзья! Ставьте палец вверх! Комментируйте статью и подписывайтесь на канал!

Офис-менеджер Описание работы | TopResume

Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание должности офис-менеджера, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.

Изучив примеры должностных инструкций, офис-менеджеры смогут определить, какие технические и социальные навыки, квалификация и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.

Офис-менеджер будет организовывать и координировать офисное администрирование и процедуры для обеспечения организационной эффективности, действенности и безопасности.Офис-менеджер отвечает за разработку протоколов внутриофисной связи, оптимизацию административных процедур, инвентарный контроль, надзор за офисным персоналом и делегирование задач.

Успешный офис-менеджер – энергичный профессионал, который не прочь носить несколько шляп. Имеет опыт выполнения широкого круга административных обязанностей и задач, связанных с административной поддержкой, и может работать независимо, практически без присмотра или без присмотра. Хорошо организованный, гибкий и решающий административные задачи по поддержке офиса, в котором работают разные люди.

Ответственный за техническое обслуживание, пересылку по почте, отгрузку, расходные материалы, оборудование, счета и поручения

Организация и планирование встреч и встреч

Станьте партнером отдела кадров для поддержки политики офиса по мере необходимости

Организация офисных операций и процедур

Координировать работу с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию

Управляйте отношениями с поставщиками, поставщиками услуг и арендодателем, обеспечивая своевременное выставление счетов и оплату по всем позициям

Управление договорами и переговорами о ценах с поставщиками офисов, поставщиками услуг и договорами аренды офисов

Обеспечить общую поддержку посетителей

Отвечает за создание слайдов PowerPoint и презентаций

Управляйте расписаниями, календарями и встречами руководителей

Отвечает за управление офисными услугами, обеспечивая организацию офисных операций и процедур, контроль корреспонденции, проектирование систем хранения, рассмотрение и утверждение заявок на поставки, а также надлежащее распределение и мониторинг канцелярских функций

Создайте историческую справку для офиса, описав процедуры защиты, хранения, удаления записей, поиска и перевода персонала

Обеспечение эффективности офиса за счет планирования и выполнения закупок оборудования, макетов и офисных систем

Отвечает за разработку и внедрение политики офиса, устанавливая процедуры и стандарты для управления работой офиса

Обеспечение соответствия результатов стандартам и внесение необходимых изменений в процессе

Распределять задачи и поручения подчиненным и контролировать их выполнение

Распределять и контролировать канцелярские, административные и секретарские обязанности и задачи среди сотрудников офиса

Осуществлять проверку и анализ специальных проектов и надлежащим образом информировать руководство

Определите текущие тенденции и предоставьте руководству обзор для принятия мер по

Отвечает за набор персонала для офиса, ориентацию и обучение новых сотрудников

Обеспечение максимальной производительности сотрудников офиса путем предоставления им соответствующего наставничества и руководства

Будьте в курсе технических и профессиональных знаний, посещая образовательные семинары, вступая в профессиональные ассоциации, создавая связи с коллегами-профессионалами и просматривая отраслевые публикации

Отвечает за выполнение финансовых задач офиса, составляя годовой бюджет офиса, планируя расходы, анализируя отклонения и выполняя необходимые исправления, которые могут возникнуть.

Активно участвовать в планировании и проведении мероприятий компании

Отвечает за разработку стандартов и продвижение деятельности, улучшающей рабочие процедуры

Распределение доступных ресурсов для успешного выполнения задачи

Координировать деятельность сотрудников офиса для обеспечения максимальной эффективности

Оценка и управление работой персонала

Набор и подбор офисного персонала

Организовать ориентацию и обучение новых сотрудников

Тренер, наставник и сотрудники отдела дисциплины

Разработать и внедрить файловые системы

Обеспечить поддержание и актуальность систем хранения

Установление и контроль процедур ведения документации

Обеспечение безопасности, целостности и конфиденциальности данных

Разработка и внедрение офисных политик и процедур

Наблюдать за соблюдением офисных политик и процедур

Анализировать и контролировать внутренние процессы

Внести изменения в процедуры и политику для повышения операционной эффективности

Подготовка операционных отчетов и графиков для обеспечения эффективности

Координаты расписаний, встреч и бронирований

Контроль и ведение инвентаря канцелярских товаров

Рассмотрение и одобрение приобретения канцелярских товаров

Обработка запросов и жалоб клиентов

Управление внутренними отношениями с персоналом

Поддерживать безопасную, надежную и приятную рабочую среду

Хорошо продуманный раздел навыков резюме, подчеркивающий ваши соответствующие навыки для должности офис-менеджера, поможет вашему резюме превзойти систему отслеживания кандидатов (ATS), что является первым шагом к тому, чтобы ваше заявление заметили. Используйте приведенные ниже лучшие навыки и знания офис-менеджера, чтобы помочь вам эффективно написать свое резюме.

Профессия Офис-менеджер

Офис-менеджеры выполняют задачи по поддержанию связи, координации и организационные задачи в поддержку руководителей и специалистов и / или готовят корреспонденцию, отчеты и протоколы судебных заседаний и другую специализированную документацию.

Хотите знать, какая профессия и профессия вам больше всего подходят? Пройдите наш бесплатный тест на карьерный код Голландии и узнайте.

Управляющий персоналом

Управляйте сотрудниками и подчиненными, работая в команде или индивидуально, чтобы максимизировать их производительность и вклад. Составьте график их работы и мероприятий, дайте инструкции, мотивируйте и направьте работников на достижение целей компании. Отслеживайте и измеряйте, как сотрудник выполняет свои обязанности и насколько хорошо эти действия выполняются. Определите области для улучшения и внесите предложения по их достижению. Возглавьте группу людей, чтобы помочь им достичь целей и поддерживать эффективные рабочие отношения между сотрудниками.

Делегатская деятельность

Делегировать деятельность и задачи другим лицам в соответствии со способностями, уровнем подготовки, компетенцией и юридической сферой практики. Убедитесь, что люди понимают, что им следует делать и когда им следует это делать.

Создавать рабочую атмосферу постоянного совершенствования

Работа с такими методами управления, как постоянное улучшение, профилактическое обслуживание.Обратите внимание на решение проблем и принципы работы в команде.

Управление потребностями в канцелярских принадлежностях

Наблюдайте, анализируйте и предоставляйте достаточное количество необходимых канцелярских принадлежностей бизнес-объектам для бесперебойной работы.

Внести улучшения в рабочую деятельность

Давать рекомендации по улучшению работы

Составление рабочих отчетов

Создавайте отчеты о работе, которые поддерживают эффективное управление взаимоотношениями и высокие стандарты ведения документации и учета.Напишите и представьте результаты и выводы в ясной и понятной форме, чтобы они были понятны для неспециализированной аудитории.

Управление административными системами

Убедитесь, что административные системы, процессы и базы данных эффективны и хорошо управляются и дают прочную основу для совместной работы с административным сотрудником / персоналом / специалистом.

Управление требованиями к офисной технике

Наблюдайте, анализируйте и предоставляйте оборудование, необходимое в офисах и бизнес-центрах для бесперебойной работы.Подготовьте такие устройства, как устройства связи, компьютеры, факсы и копировальные аппараты.

Выполнять канцелярские обязанности

Выполняет административные задачи, такие как хранение, набор отчетов и ведение почтовой корреспонденции.

Осуществление корпоративного управления

Применять набор принципов и механизмов, с помощью которых организация управляется и направляется, устанавливать процедуры информации, контроля и принятия решений, распределять права и обязанности между отделами и отдельными лицами, устанавливать корпоративные цели, а также контролировать и оценивать действия и результаты.

Управление системами офисных помещений

Сохраняйте управление и работоспособность различных офисных систем, необходимых для бесперебойной и повседневной работы офисных помещений, таких как системы внутренней связи, программное обеспечение общего пользования внутри компании и офисные сети.

Проанализировать штат сотрудников

Оценить и выявить нехватку персонала по количеству, навыкам, доходам от производительности и излишкам.

Дать инструкции персоналу

Дайте инструкции подчиненным, используя различные способы связи. Отрегулируйте стиль общения с целевой аудиторией, чтобы передавать инструкции, как задумано.

Использовать разные каналы связи

Используйте различные типы каналов связи, такие как устное, рукописное, цифровое и телефонное общение, с целью создания и обмена информацией и идеями.

Использовать офисные системы

Правильно и своевременно используйте офисные системы, используемые в бизнес-центрах, в зависимости от цели, будь то сбор сообщений, хранение информации о клиентах или составление расписания. Он включает в себя администрирование таких систем, как управление взаимоотношениями с клиентами, управление поставщиками, хранилище и системы голосовой почты.

Узнайте, как стать офис-менеджером

Чем занимается офис-менеджер?

Офис-менеджер использует организационные и управленческие навыки для облегчения и поддержки работы бизнес-офиса. Они выполняют необходимые административные задачи, чтобы офис работал эффективно. Офисные менеджеры также несут следующие обязанности:

Ведение офисных процедур, включая расчет заработной платы, планирование и обработку документов
Организация систем учета, включая регистрацию, защиту, доступ и уничтожение документов сотрудников
Создание и управление бюджетами офиса и бухгалтерскую деятельность
Наем, обучение и контроль других административных сотрудников
Планирование и координация встреч сотрудников и связанных с работой мероприятий

Типичная заработная плата

Заработная плата может варьироваться в зависимости от местоположения, компании и стажа работы офис-менеджера, но вот некоторые типичные зарплаты :

Обычная заработная плата в США.S .: 41 886 долларов в год
Типичная заработная плата составляет от 29 971 доллар до 60 611 долларов в год .

Требования к офис-менеджеру

Вы можете стать офис-менеджером, получив образование и опыт, необходимые для достижения успеха на этой должности.

Образование

Для работы офис-менеджером требуется как минимум диплом о среднем образовании или его эквивалент. Однако многие работодатели предпочитают степень бакалавра. Связанные степени включают бизнес-администрирование, управление человеческими ресурсами или управление информацией.

Обучение

Обычно для того, чтобы стать офис-менеджером, не требуется формального обучения, но эти специалисты, как правило, имеют предыдущий офисный и канцелярский опыт. Поскольку за эффективное управление офисом отвечают офис-менеджеры, кандидату в этой роли могут помочь навыки работы с компьютером от среднего до продвинутого, а также опыт руководства или управления. Многие офис-менеджеры имеют предыдущий опыт ведения делопроизводства или управления офисом. Офис-менеджеры могут работать во многих отраслях, включая юриспруденцию, недвижимость или финансы.

Некоторые работодатели также могут предпочесть кандидатов, имеющих опыт работы в конкретной отрасли. Например, офис-менеджер на строительной должности извлечет пользу из предыдущих знаний строительной отрасли. Предыдущий опыт в сфере недвижимости и продаж может быть полезен менеджеру офиса по недвижимости. Начинающие офис-менеджеры могут получить отраслевую подготовку на общих административных и офисных должностях в той отрасли, в которой они хотят работать.

Сертификаты

Сертификация, хотя и не является обязательной, может помочь кандидату продемонстрировать свои сильные лидерские или административные навыки.Вот несколько полезных сертификатов для начинающих офис-менеджеров:

Специалист по управлению объектами и сертифицированный менеджер по объектам

Эти сертификаты присуждает Международная ассоциация по управлению объектами. После выполнения требований к образованию и экзаменам требуется постоянное образование и профессиональное развитие, и заявитель должен продлеваться каждые три года.

Сертифицированный менеджер по документации

Институт сертифицированных менеджеров по документации предлагает этот сертификат, который кандидаты получают после прохождения теста, состоящего из шести частей.Каждая из первых пяти частей содержит 100 вопросов с несколькими вариантами ответов, а шестая часть – это вопрос для сочинения. Наличие этого сертификата демонстрирует вашу способность создавать, управлять, хранить и передавать записи.

Профессиональная сертификация по управлению информацией

Эта сертификация, доступная через ARMA International, может быть полезна офисным менеджерам, которые занимаются регулированием и управлением данными. Эта сертификация гарантирует, что начинающие офисные менеджеры знакомы с проблемами, связанными с управлением информацией и технологиями, кибербезопасностью, архивированием и т. Д.

Навыки

Офисные менеджеры отвечают за повседневные офисные процессы. Они могут контролировать других административных сотрудников, отслеживать важные документы и составлять необходимые планы на предстоящее мероприятие для сотрудников. Поскольку офис-менеджер участвует во всех аспектах работы офиса, часто требуется широкий спектр навыков. Полезные навыки в качестве офис-менеджера включают:

Организация

Офис-менеджер отвечает за координацию нескольких аспектов рабочего места.В этой роли вы можете организовать персонал для выполнения определенной задачи или для компиляции клиентских файлов и управления ими.

Коммуникация

Поскольку офис-менеджеры работают с сотрудниками на всех уровнях, необходимы сильные устные и письменные коммуникативные навыки. Например, офис-менеджеру может потребоваться передать важную информацию между отделами, чтобы обеспечить соблюдение компанией важных сроков.

Аналитический

Ожидается, что менеджеры офиса будут не только поддерживать порядок в офисе, но и оценивать существующие системы и вносить в них улучшения для повышения общей эффективности.Аналитика может включать оценку технологического оборудования, чтобы убедиться, что оно соответствует потребностям компании.

Руководство

Офис-менеджеры часто несут ответственность за других административных специалистов. Сильные лидерские качества могут помочь офис-менеджеру мотивировать команду и управлять ею. Офис-менеджер мог руководить несколькими командами, включая службу поддержки клиентов и информационные технологии.

Составление бюджета

Руководители офиса несут ответственность за бюджет офиса.Навыки составления бюджета могут помочь вам прогнозировать финансовые потребности и анализировать доходы и расходы. Как офис-менеджер, вы можете просматривать отчеты о продажах или счета-фактуры от поставщиков.

Рабочая среда офис-менеджера

Типичный рабочий день и рабочая среда офис-менеджера будут меняться день ото дня в зависимости от потребностей офиса. Однажды вы можете просмотреть резюме, чтобы нанять нового административного помощника. В другой день вы можете провести инвентаризацию имеющихся канцелярских принадлежностей и разместить заказ на необходимые материалы.

Офис-менеджер будет тесно сотрудничать как с административным персоналом, так и с членами исполнительной команды. Они могут помогать директору, вице-президенту или другим руководителям в выполнении служебных задач.

Как стать офис-менеджером

Офис-менеджер часто начинается с административной поддержки. Они могут работать помощником по административным вопросам, развивая необходимые офисные навыки. Чтобы стать офис-менеджером, выполните следующие действия:

1. Завершите образовательную программу

Хотя степень бакалавра не является обязательным требованием, это может быть полезно для улучшения вашего резюме при подаче заявления на должность офис-менеджера.Если вы хотите получить ученую степень, выберите отрасль, которая соответствует вашим целям. Связанные образовательные программы включают управление объектами и бизнес-администрирование.

2. Завершите программу сертификации

Некоторые работодатели могут предпочесть сертификацию административных услуг. Вы можете выбрать программу сертификации вместо степени бакалавра или получить и то, и другое, еще больше укрепив свое резюме. Вы можете получить сертификат через Международную ассоциацию управления объектами или Институт сертифицированных менеджеров документации.Сначала проверьте требования к сертификации, а затем приступайте к сертификации.

3. Подайте заявку на занятие административной должности

Работа в качестве помощника по административным вопросам дает вам опыт, необходимый для того, чтобы стать офис-менеджером. Обычно выгодно работать на начальном уровне в той же отрасли, в которой вы хотите работать офис-менеджером.

4. Развивайте и демонстрируйте свои лидерские качества

Используйте свое административное положение, чтобы отточить лидерские и управленческие навыки.Возьмите на себя дополнительные обязанности по запросу и используйте эту возможность, чтобы подчеркнуть свои организационные навыки.

5. Подайте заявку на вакансию офис-менеджера

После того, как вы закончите свое образование и сертификацию и приобретете достаточный опыт, начните подавать заявление на должности офис-менеджера. Обязательно выделите навыки, демонстрирующие ваши управленческие способности, в сопроводительном письме и резюме.

Пример описания должности офис-менеджера

Мы ищем офис-менеджера, который будет контролировать и координировать наши административные задачи.Идеальный кандидат будет иметь опыт работы с системами данных, расчетом заработной платы и управления запасами. Ожидается, что офис-менеджер возглавит небольшую команду не только для координации офисных задач, но и для определения способов их эффективного улучшения. Предпочтительна степень бакалавра.

Смежные вакансии

Карьера офис-менеджера | Обзор Princeton

День из жизни офис-менеджера

«Офис-менеджер отвечает за бесперебойную повседневную работу компании», – написал нам один менеджер, добавив оговорку: «Никакие оправдания не принимаются.«Хороший офис-менеджер позволяет другим людям эффективно работать. Офис-менеджеры работают в тесном сотрудничестве с партнерами, владельцем или президентом компании, чтобы удовлетворить потребности своей компании в персонале, оборудовании и организации. Обязанности могут включать ценообразование продуктов от поставщиков, собеседование с кандидатами на работу, управление платежной ведомостью и возмещение членам фирмы личных коммерческих расходов. Офис-менеджер должен изо дня в день выносить здравый смысл, и любой промах может привести к увольнению.Это может быть причиной того, что офис-менеджеры так серьезно относятся к своей работе. Давление может быть значительным, особенно для тех, кто отвечает за большие офисы. Успешные офисные менеджеры обладают уверенностью, здравым смыслом, лояльностью и способностью мотивировать других. Респонденты, которые были офисными менеджерами неполный рабочий день, добавили важность возможности работать с другими в команде или в парах для координации бесперебойной работы. Хотя принято считать, что офис-менеджер должен быть ангелом такта и осмотрительности, существующим на основе положительного отзыва своего начальства, люди в этой профессии с этим не согласились.Многие офис-менеджеры заявили, что их работа требует от них большей твердости, чем мягкости, когда проекты должны быть завершены, оборудование нуждается в обслуживании или возникают трудности с укомплектованием персоналом. «Вы должны отстаивать то, что, как вы знаете, является правильным для компании, даже если начальник с этим не согласен. Вы живете своей репутацией, и когда вам приходится выполнять свою работу по чьей-то команде, вы должны высказать свое мнение », – сказал один пятнадцатилетний менеджер. Его поддержал ряд других.«Жесткий», «точный» и «энергичный» – также слова, которые много раз появлялись в наших опросах. Наибольшее удовлетворение, о котором говорили офис-менеджеры, касалось их производительности. Офис-менеджеры могут видеть немедленные результаты своих решений; они могут контролировать свое окружение (в пределах, установленных их работодателем). Однако способность определять свою судьбу имеет двусторонний характер. У офис-менеджеров очень высокая текучесть кадров из-за увольнений, мобильности и выхода на пенсию. Часто они первыми уходят, когда возникают конфликты между производителями и менеджерами, и их часто обвиняют в офисных проблемах, которые не являются их собственными руками.Офисное управление обеспечивает очень структурированную среду с четко определенными обязанностями для тех, кто обладает финансовыми, организационными навыками и навыками межличностного общения. Нужно иметь высокую терпимость к риску и не слишком беспокоиться о сохранности работы.

Pay Your Dues

Офис-менеджеры не обязаны иметь какую-либо специальную степень, но большинство работодателей ценят высшее образование, а также организационные, плановые и коммуникативные навыки. Предлагаемые курсы включают организационное поведение, психологию, социологию, финансы и английский язык.Работодатели небольших фирм также рекомендуют исследования в области бухгалтерского учета, поскольку вопросы расчета заработной платы и некоторый финансовый контроль могут быть частью работы.

Настоящее и будущее

Должность офис-менеджера развивалась вместе с развитием современной фирмы. По мере расширения и диверсификации компаний от работников требуется выполнять все более специализированные задачи. Офисная координация потребностей и производительности сотрудников имеет решающее значение для продуктивной работы компании. Офис-менеджер помогает стандартизировать информацию, облегчает общение и следит за тем, чтобы сотрудники могли выполнять свою работу.Будущее офис-менеджеров выглядит светлым. Многие экономисты прогнозируют, что экономика продолжит расти и предоставит больше возможностей для работы в офисе в течение следующих шести лет.

Качество жизни

НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ

Многие офис-менеджеры руководят небольшими фирмами. Они получают ценный опыт в закупках, заключении сделок, решении кадровых проблем и прогнозировании будущих потребностей своей фирмы.Этот последний опыт, научиться предвидеть проблемы и требования, является самым трудным и самым важным для нового менеджера. Офис-менеджеры устанавливают контакты с кадровыми агентствами и оттачивают навыки проведения собеседований. Часы длинные; зарплаты средние.

ПЯТЬ ЛЕТ

Пятилетние ветераны хорошо понимают, что влечет за собой эта работа.Некоторые из них начинают сталкиваться с потолком заработной платы в своей нынешней фирме, и начинается гонка за поиском новых рабочих мест. Многие работают в трех, четырех или даже пяти фирмах за пять лет. Некоторые переходят на работу с более высокими требованиями к персоналу, чем они привыкли, и должны обладать сильными организаторскими навыками, чтобы справиться с этой задачей. Часы длинные; зарплаты конкурентоспособные; надежность работы снижается по мере увеличения ставок.

ДЕСЯТЬ ЛЕТ

Контакты с партнерами и управляющими директорами фирм расширяются, и многие офис-менеджеры переходят в очень крупные фирмы.Некоторым дается определенная зона ответственности, например, офис-менеджер, отвечающий за кадровые потребности, или офис-менеджер, отвечающий за поставки и оборудование. Это ценные позиции, и многие из них внезапно отказываются от больших рисков и проводят большую часть своего времени, защищая свою позицию. Часы работы и удовлетворение остаются неизменными; заработная плата остается примерно такой же с этого момента, за исключением поправок на стоимость жизни.

12 советов, как стать отличным офис-менеджером

Роль офис-менеджера меняется.В этом нет никаких сомнений. Роль начала меняться еще до начала пандемии коронавируса. Однако по возвращении в физический или виртуальный офис роль офис-менеджера меняется.

Офисных менеджеров больше не нужно следить за тем, чтобы люди мыли посуду после обеда, чтобы купить канцелярские товары или починить сломанный принтер. Теперь они необходимы для счастья, безопасности, удержания сотрудников и многого другого.

В этой статье будут рассмотрены качества, навыки и инструменты, которые необходимы отличному офис-менеджеру, чтобы преуспеть в своей должности в этом году и в последующий период.

Как стать отличным офис-менеджером

Часто называемые офисными администраторами, офисными координаторами или руководителями офисных операций, эти специалисты часто являются первой точкой контакта для любого сотрудника компании или за ее пределами. Их обязанности сильно различаются: от создания отличной рабочей среды до помощи новым сотрудникам и исполнительных помощников.

Вот почему нагрузка на офис-менеджера быстро увеличивается. Помимо поддержания функциональности и динамичности офисных помещений, им также необходимо управлять перемещениями персонала, поездками, ожиданиями, список можно продолжить.На роль офис-менеджера возлагается куча ожиданий, и многие сотрудники имеют разные представления о том, что на самом деле должен делать офис-менеджер.

Стать офис-менеджером – это очень полезно, не только потому, что оправдывает ожидания людей от вас, но и превосходит их. Вы можете считать себя ответственным за успех бизнеса и его сотрудников и внести в него ключевой вклад.

Установление четких ожиданий, чтобы стать хорошим офис-менеджером

1.Будь самым организованным человеком в компании

Организационные навыки и навыки управления временем находятся наверху списка и не зря. Речь идет уже не только о создании новой файловой системы. Офис-менеджер должен знать расписание каждого, а также свое собственное. Эта роль требует манипулирования коллегами, сторонними поставщиками, долгосрочными бизнес-планами, а также повседневными операциями. Если организационных навыков нет, работа будет быстро накапливаться.

2. Будьте отличным коммуникатором

Чтобы преуспеть в должности офис-менеджера, вам нужны сильные коммуникативные навыки.Это помогает избежать ошибок, разрешить конфликты и дать четкие указания. Офис-менеджер – одна из немногих ролей в компании, которая общается абсолютно со всеми, от новых сотрудников до руководителей высшего звена. Убедитесь, что вы отличный коммуникатор, и это значительно упростит вам задачу.

3. Будьте новаторски в решении проблем

Знания компании, которые офис-менеджер накапливает с годами, не имеют себе равных. Они помогают бизнесу в самые трудные времена, и все сводится к отличному умению решать проблемы.Чем дольше вы занимаетесь этим постом, тем чаще вас обращают на всех уровнях стажа за советом по сложным ситуациям с сотрудниками.

Однако решение проблем не заканчивается. Офис-менеджеру часто поручают сделать что-то с небольшим бюджетом или без него. Эта роль требует, чтобы вы проявляли новаторский подход к имеющимся у вас ресурсам и добивались успеха независимо от проблем, с которыми вы можете столкнуться.

4. Будьте чуткими

Каждый офис-менеджер должен уметь понимать всех членов команды и сопереживать им.Как основная часть команды с хорошим обзором рабочих ситуаций каждого, офис-менеджер часто является голосом подавляющего большинства сотрудников. Вам нужно будет уметь сопереживать и харизматично, чтобы все были услышаны и поняты.

Офис-менеджер часто попадает в комитеты по оздоровлению или позитивной инициативе. Им нужно будет уметь управлять чуткими проектами, применять деловой ум с добрым сердцем и управлять ожиданиями наряду с реальностью.

Продолжайте учиться, чтобы стать лучшим офис-менеджером

5. Развивайте навыки ведения переговоров

Должность офисного менеджера требует определенного количества переговоров. Вы будете нести ответственность за бюджет, чтобы поддерживать повседневную работу офиса; а также более крупные бюджеты на корпоративные мероприятия, конференции и многое другое в повседневной жизни. Офис-менеджер должен максимально использовать бюджет и максимально использовать то, что бизнес может получить за те деньги, которые у него есть.

Навыки ведения переговоров также придут в форме поддержания мира. Разнообразный бизнес связан с разными личностями, и люди нередко время от времени сталкиваются друг с другом. Эти конфликты часто ложатся на плечи сотрудников и офис-менеджера, чтобы разрешить и найти мирное решение, подходящее всем.

6. Всегда работайте над своими бизнес-знаниями

Будь то навыки составления бюджета, финансового планирования, стратегии найма или теории управления, эти навыки позволят вам быстро продвинуться вперед.Современный офис-менеджер может поддерживать тесные контакты с высшим руководством, наличие финансовых или деловых ноу-хау в вашем заднем кармане поможет вам реализовать ваши идеи и повысить вашу общую эффективность.

7. Немного юридических знаний имеет большое значение

Офисные менеджеры часто несут ответственность за работу с внешними поставщиками или офисными контрактами исключительно самостоятельно. Удобно иметь дело с этими контрактами, имея некоторые юридические знания. Вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы понять, что написано мелким шрифтом, когда и как может закончиться контракт, и как компания может добиться максимальных результатов с затратами.

8. Понимание эмоционального интеллекта

Наличие отличных навыков межличностного общения имеет решающее значение для умения управлять командой и ею управлять. Его использование в значительной степени способствует развитию навыков работы с людьми и гарантирует, что ваша команда или команды имеют наилучшие шансы на успех. Это также помогает иметь позитивный настрой, позволяющий людям чувствовать себя комфортно, говоря с вами о чем угодно.

Было обнаружено, что компании, использующие эмоциональный интеллект, как правило, имеют более высокую лояльность клиентов и более высокий уровень вовлеченности сотрудников, что ведет к большему успеху для бизнеса.Пройдя курс эмоционального интеллекта, вы лучше подготовитесь к общению с сотрудниками и использованию эмоций для повышения производительности.

9. Станьте мастером Excel

Офисные менеджеры отвечают за ввод и хранение данных, административную и управленческую поддержку, бухгалтерский учет, составление бюджета, анализ данных, исследования, отчетность и прогнозирование. Список обширен и на этом не заканчивается.

Excel станет лучшим другом офис-менеджера, но вам необходимо использовать его в полной мере.Нет смысла иметь базовые знания об Excel. Узнайте, как форматировать и максимально использовать инструмент, а также упростить выполнение роли (и ваш рабочий день). Быть мастером Excel обязательно должно стать частью вашего набора навыков.

10. Изучите бухгалтерское программное обеспечение

Офис-менеджеры часто имеют бюджет, за которым нужно следить, и им может быть поручено поддерживать другие отделы в том, чтобы следить за их численностью. Роль также может нести ответственность за настройку общекорпоративных процессов, чтобы отделы отслеживали свои бюджеты в понятной для всех форме.

Хорошая новость в том, что существует множество программ для бухгалтерского учета. Офис-менеджер должен будет найти и внедрить программное обеспечение, которое лучше всего подходит для компании.

11. Используйте программное обеспечение для управления проектами

То же самое можно сказать и о программном обеспечении для управления проектами. Будь то дни тимбилдинга, ратуши, интеграция нового программного обеспечения, всегда будут проекты, которыми нужно управлять при ведении бизнеса. Эти проекты часто попадают в руки офис-менеджера.

Мастер программного обеспечения для управления проектами, с которым вы можете познакомиться с ролью. Следите за задачами, людьми и убедитесь, что любой назначенный проект выполняется с максимальной эффективностью.

12. Станьте гуру организации путешествий

Обзвонить корпоративного туристического агента – это уже немного старая школа и дорогое удовольствие для компании. Кроме того, использование Skyscanner или Kayak не дает сотрудникам необходимой поддержки в пути. Научитесь пользоваться программным обеспечением для управления поездками и поразите высшее руководство своим контролем над бюджетом и экономией времени.Большинство программного обеспечения для путешествий позволяет оцифровать свою политику в отношении поездок, чтобы автоматизировать правила вашей компании в отношении расходов и поездок.

10 самых популярных типов офисной работы

Если вы ищете стабильную рабочую среду и традиционные часы работы, то офисная работа, вероятно, вам подойдет. Многие штатные должности в офисе не требуют ученой степени. Канцелярские и административные должности – хорошее начало для людей с небольшим опытом работы или без него.Посмотрите на эти лучшие офисные вакансии!

Исполнительный помощник

Помощники руководителей предоставляют административную поддержку руководству высшего звена и помогают в выполнении их повседневных обязанностей. Это включает в себя основные канцелярские обязанности, такие как ответ на телефонные звонки, прием сообщений, приветствие посетителей, планирование встреч и организация поездок. Предпочтительна степень младшего специалиста или бакалавра. Внимание к деталям и эффективность – обязательны.

Менеджер по работе с клиентами

Менеджеры по работе с клиентами поддерживают стратегию и деловые отношения с клиентами своей компании. Они несут ответственность за понимание долгосрочных и краткосрочных потребностей своих клиентов и направляют ресурсы и продукты компании для достижения этих целей. Они служат в качестве основного контактного лица для клиента и часто предоставляют рекомендации или «допродажи» для повышения успеха своего клиента.

Офис-менеджер

Офис-менеджер наблюдает за повседневной работой офиса, часто в корпоративном или медицинском учреждении. Офис-менеджеры высокоорганизованы и основательны, а также хорошо осведомлены обо всех аспектах работы офиса. Они поддерживают связь с руководством и сотрудниками, чтобы помочь удовлетворить канцелярские потребности и снабжение. Они также могут регулярно иметь дело с клиентами и должны обладать хорошими навыками работы с людьми.

Счетовод по счетам к оплате

Клерк по счетам к оплате обрабатывает платежи и транзакции в соответствии с финансовой политикой. В обычный день клерки будут обрабатывать ежедневные транзакции, классифицируя, вычисляя и публикуя данные о дебиторской задолженности; служащие также готовят счета и фактуры для банковских целей. Обычно требуется степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или делового администрирования.

Помощник по административным вопросам

Помощники по административным вопросам выполняют канцелярские обязанности, помогая организации работать бесперебойно. В их обязанности как сотрудников компании могут входить подача документов, планирование встреч, ответ на телефонные звонки, приветствие посетителей и оказание общей поддержки другим офисным работникам. Они должны быть организованными и дружелюбными, так как часто являются первым впечатлением от компании для клиентов.

Клерк по вводу данных

Специалисты по вводу данных вводят и обновляют информацию в компьютерных базах данных компаний. Это включает в себя цифровое сканирование и систематизацию документов, а также ручной ввод информации. Базовые знания офисной техники, а также хорошие навыки набора текста и высокая компьютерная грамотность являются обязательными. Специалисты по вводу данных должны быть знакомы с программами обработки текстов (Excel, Word и т. Д.).), высокоорганизованный и ориентированный на детали.

Офисный помощник

Офисный помощник обеспечивает общую административную поддержку офиса. Они работают напрямую на администратора или руководителя. Офисные помощники выполняют организационные и канцелярские задачи поддержки. Эти задачи могут включать в себя регистрацию, планирование встреч, написание копии, корректуру, получение почты и обслуживание клиентов.Требуется аттестат средней школы или его эквивалент, но желательно иметь степень бакалавра.

Офисный служащий

Офисный служащий играет важную роль в бесперебойной работе любого офиса. Они постоянно заняты множеством задач, включая ответ на телефонные звонки, копирование, ввод данных, управление коммуникациями и любые другие общие канцелярские задачи, которые необходимо выполнить. Офисные клерки должны иметь отличные организационные навыки, навыки набора текста и многозадачности, а также иметь диплом или степень об окончании средней школы.

Почтальон

Почтовый служащий – это человек, который работает в почтовом отделении офисного здания. Они хорошо организованы и отлично справляются с делопроизводством. Почтовые служащие несут ответственность за сортировку почты и следят за тем, чтобы она попадала в нужный отдел, а также за сортировку нежелательной почты и обработку исходящей почты для сотрудников компании. Они также следят за тем, чтобы офисы компании были должным образом укомплектованы материалами для рассылки.

Регистратор

Ресепшн выполняет административную роль в офисе или другом бизнесе. Они приветствуют клиентов, пациентов, продавцов или всех, кто входит в офис или учреждение компании. Администратор обычно является первым человеком, которого вы видите, представляющим компанию, поэтому часть их работы – произвести хорошее впечатление на всех, кого они встречают. Они также отвечают на телефонные звонки и выполняют другие административные задачи.Конкретные должностные обязанности зависят от отрасли, в которой они работают.

Профиль работы офис-менеджера | Prospects.ac.uk

Ваша ответственность как офис-менеджера заключается в надзоре за административными действиями, которые способствуют бесперебойной работе офиса, организации людей, информации и других ресурсов

Вы обеспечите поддержание надлежащего качества офисного оборудования. и количество, соответствующие записи обновлены, и все административные процессы работают эффективно.

В небольшой организации вы можете выполнять большинство задач самостоятельно, в то время как в более крупных организациях вы можете контролировать работу группы. Должности различаются, и альтернативы включают:

бизнес-менеджер
административный менеджер
операционный менеджер.

Обязанности

В качестве офис-менеджера вам необходимо:

использовать ряд программного обеспечения, включая электронную почту, электронные таблицы и базы данных, чтобы обеспечить эффективную работу офиса
управлять онлайн-системами и системами хранения бумажных документов
разрабатывать и внедрять новые административные системы, такие как управление записями
вести учет расходов офиса и управлять бюджетом
организовывать планировку офиса и поддерживать поставки канцелярских принадлежностей и оборудования
поддерживать состояние офиса и проводить необходимый ремонт
организовывать и председательствовать на встречах с персоналом – на низкооплачиваемых должностях это может включать напечатание повестки дня и ведение протокола, но у старших менеджеров обычно есть помощник по административным вопросам для этого
наблюдает за набором нового персонала, иногда включая обучение и вводный инструктаж
количество сотрудников для покрытия пропусков и пиковых нагрузок, часто с помощью агентства ping
проводят аттестацию персонала, управляют производительностью и дисциплинированностью персонала
делегируют работу сотрудникам и управляют их рабочей нагрузкой и результатами
содействуют развитию и обучению персонала
внедряют и продвигают политику равенства и разнообразия
пишут отчеты для высшего руководства и доставлять презентации
отвечать на запросы и жалобы клиентов
проверять и обновлять политики в области охраны труда и техники безопасности и обеспечивать их соблюдение
проверять соблюдение законов о защите данных в отношении хранения данных, а также проверять и обновлять политики
организует регулярные испытания электрического оборудования и устройств безопасности
посещает конференции и тренинги
управляет социальными сетями в вашей организации.

Заработная плата

Заработная плата офис-менеджеров зависит от отрасли, работодателя и уровня ответственности. Типичная начальная зарплата может варьироваться от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов.
При наличии опыта зарплата может возрасти от 30 000 до 50 000 фунтов стерлингов.

Должности офис-менеджеров в таких областях, как NHS и высшее образование, обычно соответствуют структуре оценок.

Данные о доходах предназначены только для справки.

Рабочее время

Обычно вы будете работать 35 часов в неделю, хотя вам, возможно, придется начинать раньше или задерживаться допоздна в периоды занятости.Могут быть возможности для работы неполный рабочий день или разделения работы.

Чего ожидать

Работа обычно в офисе. Размер и стиль офиса будут зависеть от организации, в которой вы работаете. Например, у вас может быть отдельный офис или вы делитесь с командой в офисе открытой планировки. Из-за последствий COVID-19, вероятно, произойдет некоторый переход к работе на дому, но в большинстве случаев роль будет сохранять некоторые аспекты присутствия в офисе.
Работа доступна в городах по всей Великобритании.Также могут быть возможности для малых предприятий в сельской местности.
В большинстве постов ожидается элегантная профессиональная одежда, особенно при работе с клиентами.
Работа может быть сложной, так как вы часто отвечаете за соблюдение целей и сроков, а также за дисциплину персонала.
Вы можете путешествовать между офисами, если вы работаете в разных офисах, а иногда и в других местах для обучения и конференций, или работая в других филиалах.

Квалификация

Вы можете стать офис-менеджером с любой степенью или HND, но следующие предметы могут быть особенно полезны:

бизнес-администрирование / управление бизнесом
вычислительные и информационные технологии
управление человеческими ресурсами
управление
государственное управление.

Поступление без степени, HND или базовой степени возможно, если у вас есть соответствующий офисный опыт и навыки. Многие офис-менеджеры поступают на уровень офисных администраторов и продвигаются вверх, приобретая опыт. Некоторые работодатели запрашивают квалификацию менеджера на уровне офис-менеджера.

Если вам 16 лет или больше и вы не получаете дневное образование, есть возможность пройти стажировку в области бизнеса и администрирования на среднем, продвинутом и более высоком уровнях.На более высоком уровне вы можете подготовиться к роли офис-менеджера. Узнайте больше о бизнес-ученичестве.

NVQ / SVQ также доступны для бизнеса и администрирования.

Чтобы стать офис-менеджером, как правило, не требуется аспирантура, но некоторые выпускники предпочитают продолжить обучение в сфере, связанной с бизнесом.

Навыки

Вам понадобятся:

отличные организационные навыки и навыки управления временем
Знание Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) и других часто используемых офисных пакетов
сильных ИТ и навыки набора текста
умение расставлять приоритеты и работать под давлением
хорошие навыки командной работы и уверенность в том, чтобы вести и мотивировать команду
способность управлять своей рабочей нагрузкой и одновременно контролировать других
отличные навыки межличностного, устного и письменного общения, со способностью общаться на уровне высшего руководства и совета директоров
навыки ведения переговоров и построения отношений
внимание к деталям
гибкость и адаптируемость к изменяющимся рабочим нагрузкам
подход к решению проблем в работе
навыки управления проектами
знакомство с законодательством в области занятости, равенства и разнообразия, d защита данных – это полезно, но не обязательно.

Опыт работы

Конкуренция варьируется в зависимости от сферы занятости, но должности офис-менеджера обычно привлекают много заявок. Соответствующий офисный опыт жизненно важен. Возможности доступны через кадровые агентства или младшие административные должности.

Также полезно получить опыт, демонстрирующий хорошие навыки командной работы и управления. Участие в внешкольном проекте или управление командой волонтеров – хороший способ развить эти навыки, особенно если у вас не было возможности применить их в рабочей среде.

Узнайте больше о различных видах опыта работы и стажировок, которые доступны.

Работодатели

Офисные менеджеры работают в любом государственном, частном и благотворительном секторах. Короче говоря, вы можете работать в любой организации, у которой есть офис, от малого бизнеса до государственных органов и транснациональных корпораций.

Типичные работодатели:

строительные компании
NHS и частные медицинские организации
образовательные учреждения, в том числе школы и высшие учебные заведения
местные и центральные государственные органы
благотворительные организации и общественные группы
финансовые услуги организаций
юридических фирм
организаций социальной работы
индустрии развлечений, творчества, средств массовой информации и досуга
инженерных фирм
транспортных компаний
розничных, оптовых и дистрибьюторов
производителей во всех отраслях промышленности
научных организаций
безопасности услуги
Коммунальные услуги – поставщики газа, электричества, воды и телекоммуникаций.

Ищите вакансии по телефону:

Кадровые агентства также занимаются вакансиями. Объявления о вакансиях также размещаются в LinkedIn и на сайтах крупных организаций.

Профессиональное развитие

Возможности обучения во многом зависят от вашего работодателя, хотя большинство работодателей предлагают, по крайней мере, базовое обучение, например, по своим собственным базам данных и системам управления контентом. Неформальное обучение на рабочем месте также широко распространено.

Обучение проводится внутри компании (обычно в более крупных организациях) или через сторонние компании, предлагающие курсы в таких областях, как:

менеджмент и руководство командами
аттестация
набор и отбор
законодательство о равенстве и разнообразии
здоровье и безопасность
маркетинг
управление стрессом
управление временем
напористость.

В небольших компаниях вам, скорее всего, придется проявить инициативу и разработать собственные потребности в непрерывном профессиональном развитии (НПР). Курсы часто оплачиваются вашим работодателем, но бюджеты на обучение могут быть ограничены.

Членство в Институте административного управления (IAM) полезно и обеспечивает доступ к последним новостям, событиям и скидкам на обучение, а также возможность пообщаться с офис-менеджерами и другим персоналом.

IAM также предоставляет ряд квалификаций, в том числе сертификат IQ IAM уровня 4 в области офисного и административного управления, который разработан специально для офисных и административных менеджеров, а также тех, кто стремится к руководящей роли в офисном управлении.

Если у вас еще нет квалификации администратора, вы можете выбрать обучение для получения диплома, NVQ, HND или степени в области бизнеса, администрирования или смежной области, такой как HR.

Есть также возможности изучить офисное управление или бизнес на уровне аспирантуры, например, получив степень магистра делового администрирования (MBA). Поиск программ магистратуры MBA.

Перспективы карьерного роста

Роль офис-менеджера обычно не является должностью начального уровня, и у вас, как правило, есть предыдущий административный или управленческий опыт, часто в смежном секторе, прежде чем приступить к работе.

После того, как вы займете должность и приобретете некоторый опыт, вы можете взять на себя дополнительные обязанности, например, управлять большим количеством сотрудников или взять на себя больше обязанностей старшего руководства.

В качестве альтернативы вы можете управлять другим офисом в организации, у которого больше сотрудников или больше ответственности. Например, вы можете перейти от управления небольшой командой в финансовом отделе к управлению всем финансовым отделом.

После получения большего опыта работы в качестве офис-менеджера могут появиться возможности перейти в высшее руководство и продвинуться дальше до главы отдела.Узкие места могут возникать на руководящих должностях, особенно когда в организации несколько офис-менеджеров. Может помочь развитие специальной области, такой как финансы, человеческие ресурсы или стратегическое развитие.

Роль офис-менеджера также может быть хорошей ступенькой к роли руководителя аппарата. На этой должности вы, как правило, обеспечиваете эффективное руководство и лидерство во всех областях администрирования, укомплектования персоналом и персоналом, отвечающего за управление проектом и его завершение.