Профессия офис менеджер описание: Профессия офис-менеджер — Work.ua

Основные достижения

• Создал автоматизированные бухгалтерские отчеты, используя мои продвинутые навыки работы с Excel, чтобы сэкономить сотрудникам 5+ часов в месяц каждый.

Офис-менеджер

Dream Media, Милуоки, Висконсин

Март 2019 г. – февраль 2020 г. 

Основные требования и обязанности

• Увеличение денежного потока компании на 18 % за счет повышения эффективности процессов выставления счетов и сбора платежей.
• Управлял работой офиса, внедряя и контролируя соблюдение политик офиса.
• Мониторинг и обслуживание запасов канцелярских товаров посредством работы с внешними поставщиками и офисным персоналом.
• Получение и выставление счетов-фактур на административные расходы с использованием бухгалтерского программного обеспечения.

Ключевые достижения

• Найдены и исправлены ошибки в бухгалтерских таблицах, которые сэкономили компании более 4000 долларов на штрафах и сборах.

Как написать должностную инструкцию офис-менеджера для резюме

Одна сторона медали заключается в том, что ожидается быстрый рост числа рабочих мест для офисных и административных менеджеров. С другой стороны, офис-менеджеры играют настолько важную роль в работе офиса и удовлетворенности сотрудников работой, что менеджеры по найму будут разборчивы. Эти советы помогут вам получить любую работу офисного менеджера, которую вы хотите:

Используйте один из следующих вариантов, чтобы обозначить раздел должностной инструкции офис-менеджера: Опыт работы, Опыт работы, Трудовой стаж, Трудовой стаж . Сделайте его выдающимся с помощью полужирного шрифта или букв ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ БУКВ.

Поместите его под резюме, если у вас есть многолетний опыт работы в офисе, или после раздела «Образование», если вы пишете резюме без опыта.

3. Перечислите предыдущие должностные инструкции офис-менеджера в своем резюме в обратном хронологическом порядке.

Сначала перечислите текущую или самую последнюю работу, а затем действуйте в обратном порядке.

Укажите название своей должности, название и местонахождение компании, а также даты работы в верхней части каждой занимаемой вами должности.

Используйте маркеры, чтобы сосредоточиться на количественных достижениях и достижениях. Перечисление обязанностей, подобных тем, которые указаны в вашем трудовом договоре, — верный способ заставить менеджера по персоналу затуманиться. Примечание. Ваша последняя работа должна иметь самое подробное описание. В то время как старые позиции должны быть более сжатыми, с упоминанием только ваших самых больших выигрышей.

Подробнее: Как далеко назад должно идти резюме

6. Соотнесите описание должности офис-менеджера с конкретной вакансией.

Точно так же, как все офисы разные, у каждого офис-менеджера разные обязанности и ответственность. Менеджер медицинского офиса требует других навыков, чем менеджер строительного офиса. Настройте свои должностные инструкции в соответствии с обязанностями и навыками офис-менеджера, указанными в объявлении о вакансии.

Офис-менеджеры должны быть самостоятельными, поэтому используйте глаголы действия возобновления, такие как управление, контроль, создание и т. д.

Используйте ключевые достижения, чтобы убедить менеджера по персоналу в том, что найм вас будет лучшим решением, которое они когда-либо принимали. Если вы не знаете, как описать свои прошлые победы, вам поможет метод Проблема-Действие-Результат (PAR).

Подробнее: Опыт работы в резюме

Вот что еще нужно указать в резюме:

• Выберите идеальный формат для вашего резюме. Хронологический макет резюме поможет вам продемонстрировать свои навыки и достижения в области управления офисом.
• Правильно начните свое резюме с профессионального профиля. Используйте резюме, если у вас уже есть канцелярский опыт, или цель резюме, если вы недавно закончили бизнес-администрирование.
• Офис-менеджеры должны быть делателями, а не болтунами. Используйте глаголы действия возобновления, такие как управляемый , скоординированный и выполнили , чтобы продемонстрировать свои возможности и достижения.
• Предоставьте свои профессиональные сертификаты и лицензии, чтобы получить преимущество перед другими кандидатами.
• Найдите места, где можно применить все необходимые навыки управления офисом (коммуникативные навыки, профессиональные навыки и технические навыки), упомянутые в объявлении о вакансии офис-менеджера.
• Подумайте о том, чтобы добавить в свое резюме дополнительные разделы: знание языков, достижения и награды, волонтерский опыт, хобби и интересы.

Подробнее:  Как составить резюме

Не забудьте приложить к своему резюме сопроводительное письмо офис-менеджера. Для более полного руководства ознакомьтесь с тем, как написать сопроводительное письмо.

Кроме того, отличное сопроводительное письмо, соответствующее вашему резюме, даст вам преимущество перед другими кандидатами. Вы можете написать его в нашем конструкторе сопроводительных писем здесь.  Вот как это может выглядеть:

Создать сопроводительное письмо сейчас

Посмотрите больше шаблонов сопроводительных писем и начните писать.

Надеемся, что ответили на все Ваши вопросы! Есть ли что-нибудь еще, что вы хотели бы узнать о написании описания работы офис-менеджера для резюме? Оставляйте свои вопросы или комментарии ниже, и мы обязательно свяжемся с вами!

Чем занимается офис-менеджер: обязанности и ответственность

Офис-менеджеры контролируют все рабочие места. Они поддерживают офисные процессы и услуги, чтобы гарантировать, что все работает хорошо. Они управляют канцелярскими товарами, управляя инвентаризацией и процедурами закупок. Они также создают системы хранения документов, создают необходимые и актуальные офисные политики и обеспечивают соблюдение всех политик. Чтобы убедиться, что офис находится в отличном состоянии, офис-менеджеры контролируют большинство логистических аспектов внутри офиса. Они также оказывают поддержку как управленческим командам, так и остальным сотрудникам. Они часто действуют как мост между ними и иногда даже помогают в обучении новых сотрудников.

Потратьте несколько минут, чтобы создать или обновить свое резюме. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать свое резюме офис-менеджера.

Обязанности офис-менеджера

Вот примеры обязанностей из резюме реальных офис-менеджеров, представляющие типичные задачи, которые они могут выполнять в своих ролях.

• Управление разработкой международной командой RFP для новых услуг глобальной сети MPLS.
• Подготовка продаж / счетов на сумму около 100 000 долларов США в месяц, документов AIA и управление счетами клиентов.
• Мониторинг и управление климатической средой, а также производительность ночной уборки офиса для максимального комфорта, внешнего вида и функциональности.
• Управление функциями офиса PMO, включая создание стратегического плана, маркетинг услуг, а также планирование ресурсов и проектов.
• Управляйте подготовкой RFP для получения программного обеспечения и услуг на сумму 60 млн долларов и управляйте подмножеством последующей реализации.
• Управляйте повседневными функциями и системами, чтобы обеспечить пациентам соответствующие условия в соответствии с рекомендациями HIPAA.
• Координация и руководство вспомогательным персоналом в области управления помещениями, операций с почтовыми ящиками и планирования/развития помещений.
• Отправьте документацию AIA для выставления счетов и закрытия руководств.
• Составление подробных чертежей в AutoCAD, выполнение полевых замеров и составление оценок.
• Создать руководство по ЭМИ для всех 5 практик и провести обучение всего персонала и врачей.
• Требуется изучить науку о системах HVAC, чтобы помочь техническим специалистам в устранении неполадок и поиске деталей.
• Обеспечение бесперебойной работы общих административных обязанностей компании с финансовым надзором за бизнесом.
• Играйте важную роль в содействии внедрению нового программного обеспечения для электронных медицинских карт (EMR).
• Проект коммерческих и жилых зданий в AutoCad.
• Проведите собеседование и наймите административный персонал, включая администраторов и почтовых работников.

Нужно идеальное резюме офис-менеджера?

Наш конструктор резюме на основе искусственного интеллекта поможет вам составить привлекательное и релевантное резюме для работы, которую вы хотите.

Офис-менеджер Должностная инструкция

Когда дело доходит до понимания того, чем занимается офис-менеджер, у вас может возникнуть вопрос: «Должен ли я стать офис-менеджером?» Данные, включенные в этот раздел, могут помочь вам принять решение. По данным Бюро статистики труда, по сравнению с другими должностями офис-менеджеры имеют темпы роста, описываемые как «снижение» на уровне -7% в период с 2018 по 2028 год. Фактически, количество вакансий офис-менеджеров, которые, по прогнозам, откроются к 2028 году, составляет -276 700 человек.

Среднегодовая зарплата офис-менеджера составляет 43 395 долларов, что составляет 20,86 долларов в час. Однако офис-менеджеры могут зарабатывать от 30 000 до 62 000 долларов в год. Это означает, что самые высокооплачиваемые офис-менеджеры зарабатывают на 38 000 долларов больше, чем самые низкооплачиваемые.

Стать офис-менеджером непросто, но даже самые преданные своему делу сотрудники время от времени задумываются о смене карьеры. Если вы заинтересованы в более сложной должности или просто хотите начать новую жизнь, мы собрали обширную информацию о том, как стать менеджером по работе с клиентами и менеджером по обслуживанию клиентов, координатором / менеджером, помощником бизнес-менеджера и административным менеджером.

Узнайте больше о должностных инструкциях офис-менеджера

Найдите лучших специалистов за меньшее время

Разместите вакансию на Zippia и выберите лучших из более чем 7 миллионов соискателей ежемесячно.

Вакансии офис-менеджера, которые могут вам понравиться

Создайте резюме профессионального офис-менеджера за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 12+ шаблонов резюме, чтобы составить резюме офис-менеджера.

Create My Resume

Build a professional resume in минут, используя этот шаблон.

Навыки и личные качества офис-менеджера

Мы подсчитали, что 19% офис-менеджеров хорошо разбираются в обслуживании клиентов, пациентах и ​​финансовых отчетах. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, организационные навыки и навыки письма.

Мы разбили процент офис-менеджеров, которые имеют эти навыки, указанные в их резюме, здесь:

• Обслуживание клиентов, 19%

  Разработал и внедрил обучение новых супервайзеров, включая процессы управления, деловой этикет, навыки обслуживания клиентов и конфликтов разрешение.

• Пациенты, 13%

  Периодически звонил пациентам для поддержки и установления отношений с открытым общением в это личное время.

• Финансовые отчеты, 6%

  Еженедельное управление запасами, подготовка финансовых отчетов, управление маркетингом и управление внутренними бизнес-операциями с непосредственным контролем и без него.

• Офисные операции, 4%

  Управлял всеми ежедневными офисными операциями, включая дебиторскую/кредиторскую задолженность, выставление счетов, оформление страховки, конфиденциальные файлы пациентов и запланированные встречи.

• Офисное оборудование, 4%

  Содействие в заполнении регистрационных документов, приобретении офисного оборудования и составлении финансовых счетов, страховых полисов и расчете заработной платы.

• Планирование встреч, 4%

  Выполнение повседневных деловых операций, включая общий бухгалтерский учет, заказ оборудования и расходных материалов, планирование встреч и надзор за сотрудниками.

Выберите один из 10+ настраиваемых шаблонов резюме офис-менеджера

Создайте профессиональный

Офис-менеджер

Резюме за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме.

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме офис-менеджера, включали «обслуживание клиентов», «пациенты» и «финансовые отчеты». Ниже мы подробно описали наиболее важные обязанности офис-менеджера.

Еще одна черта, важная для выполнения обязанностей офис-менеджера, — организаторские способности. Согласно резюме офис-менеджера, «секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Вот пример того, как офис-менеджеры могут использовать организационные навыки: «подготовленный организационный бюджет и ежемесячные финансовые отчеты». Этот навык очень важен для выполнения повседневных обязанностей, как показано в этом примере из резюме офис-менеджера: «Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Этот пример из резюме показывает, как этот навык используется: «помощь президенту компании ежедневно с планированием встреч/совещаний, составлением контрактов и выполнением общих офисных задач».0030

См. полный список навыков офис-менеджера.

Обнаружив самые полезные навыки, мы перешли к вопросу о том, какое образование может быть полезным для того, чтобы стать офис-менеджером. Мы обнаружили, что 44,3% офис-менеджеров имеют диплом бакалавра, а 4,9% лиц, занимающих эту должность, имеют степень магистра. В то время как некоторые офис-менеджеры имеют высшее образование, вы также можете обнаружить, что, как правило, добиться успеха в этой карьере можно, имея только диплом средней школы. Фактически, наше исследование показывает, что каждый пятый офис-менеджер не имеет высшего образования.

Те офис-менеджеры, которые учатся в колледже, обычно получают дипломы в области бизнеса или бухгалтерского учета. Менее распространенные степени для офис-менеджеров включают степени психологии или степени администрации здравоохранения.

После того, как вы получите уровень образования, который вам подходит, вы можете начать подавать заявки в компании, чтобы стать офис-менеджером. Мы обнаружили, что большинство резюме офис-менеджеров включают опыт работы в Aspen Dental, Robert Half и Metropolitan State University of Denver. Недавно в Aspen Dental было открыто 175 вакансий офис-менеджеров. При этом есть 98 вакансий в Robert Half и 65 в Metropolitan State University of Denver.

Но если вас интересуют компании, в которых вы можете получать высокую зарплату, офис-менеджеры, как правило, получают самые большие зарплаты в Moody’s, PitchBook Data и Meta. Возьмем, к примеру, Moody’s. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 91 388 долларов. В PitchBook Data офис-менеджеры зарабатывают в среднем 90 366 долларов, а в Meta — 89 100 долларов. Вы должны принять во внимание, насколько сложно может быть найти работу в одной из этих компаний.

Подробнее о зарплатах офис-менеджеров в США.

Некоторые другие компании, которые могут вас заинтересовать в качестве офис-менеджера, включают H&R; Блок, Совхоз и Джексон Хьюитт. Было обнаружено, что эти три компании наняли больше всего офисных менеджеров из 100 лучших учебных заведений США.

Три компании, которые нанимают самых престижных офис-менеджеров:

• Aspen Dental175 Office Managers Jobs
• Robert Half98 Должности офис-менеджеров
• Столичный государственный университет Денвера65 Должности офис-менеджеров

Чем занимаются менеджеры по работе с клиентами и менеджеры по работе с клиентами

Координатор/менеджер — это профессионал, который отвечает за надзор за повседневной деятельностью предприятия путем следуя ряду политик и руководящих принципов. Координаторы/менеджеры сотрудничают с членами правления, чтобы обеспечить общее качество объекта и поддерживать уровень запасов всех компонентов и деталей. Они договариваются с поставщиками о контрактах и ​​сборах, а также обеспечивают общий бюджет проектов объектов. Координаторы/менеджеры также должны обучать персонал и служащих процедурам предприятия и правилам техники безопасности.

В этом разделе мы рассмотрим ежегодные зарплаты представителей других профессий. Возьмем, к примеру, менеджера по работе с клиентами и менеджера по работе с клиентами. В среднем годовая зарплата менеджера по работе с клиентами и менеджеров по обслуживанию клиентов на 8 719 долларов ниже, чем в среднем за год офис-менеджеры.

Несмотря на то, что зарплаты в этих двух профессиях могут быть разными, у них есть некоторые общие обязанности. Сотрудники как офис-менеджеров, так и менеджеров по работе с клиентами и менеджеров по обслуживанию клиентов имеют опыт работы с дебиторской задолженностью, банковскими депозитами и кредиторской задолженностью.

На этих наборах навыков заканчивается общее. Обязанности офис-менеджера, скорее всего, потребуют таких навыков, как «обслуживание клиентов», «пациенты», «финансовые отчеты» и «офисные операции». В то время как менеджеру по работе с клиентами и менеджеру по работе с клиентами требуются такие навыки, как «управление учетными записями», «заказы на покупку», «счета поставщиков» и «начисление заработной платы». Просто поняв эти различные навыки, вы можете увидеть, насколько различны эти профессии.

Уровень образования, который получают менеджеры по работе с клиентами и менеджеры по работе с клиентами, немного отличается от уровня образования офис-менеджеров. В частности, менеджеры по работе с клиентами и менеджеры по обслуживанию клиентов имеют на 0,2% меньше шансов получить степень магистра, чем офис-менеджеры. Кроме того, у них на 0,2% меньше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности координатора/менеджера?

Помощники бизнес-менеджеров осуществляют связь с клиентами. Менеджеры готовят презентации, ведут календари, обновляют записи компании и пишут отчеты. Они находят решения проблем, поднятых их клиентами, и выполняют другие поставленные перед ними задачи. В их обязанности входит надзор за вспомогательными службами организаций. Они контролируют офисный персонал и помощников по административным вопросам. Кроме того, они устанавливают сроки для корпоративных целей, кроме бюджета и графиков работы. Для этой работы необходимы навыки лидерства, коммуникации и управления бизнесом.

Следующая роль, которую мы собираемся рассмотреть, — это профессия координатора/менеджера. Как правило, эта должность приносит более высокую заработную плату. Фактически, они зарабатывают на 6 354 доллара больше, чем офисные менеджеры в год.

Сходство между двумя карьерами офис-менеджеров и координаторов/менеджеров заключается в некоторых навыках, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме представителей обеих профессий и обнаружили, что обе используют такие навыки, как «пациенты», «банковские депозиты» и «стойка регистрации». Например, несколько резюме показали нам, что обязанности офис-менеджера требуют таких навыков, как «обслуживание клиентов», «финансовые отчеты», «офисные операции» и «офисное оборудование». Но координатор/менеджер может использовать такие навыки, как «социальная работа», «надзор», «планирование выписки» и «общественные ресурсы».

Как правило, координаторы/менеджеры имеют более высокий уровень образования, чем офис-менеджеры. У них на 7,8% больше шансов получить степень магистра, а на 0,2% больше шансов получить докторскую степень.

Чем отличается помощник бизнес-менеджера

Административный менеджер — это сотрудник, ответственный за надзор за стандартными канцелярскими и административными процессами организации, такими как отправка факсов, фотокопирование и поддержание связи между сотрудниками и руководством. Исполнительные менеджеры будут помогать специалистам по кадрам (HR) в наборе и обучении новых административных сотрудников и сообщать о прогрессе своего правительства. Они помогают организовать расписание встреч различных отделов и помогают с различными мероприятиями. Они также отвечают на входящие сообщения и создают письменные и машинописные отчеты, такие как служебные записки и деловые письма.

Давайте теперь посмотрим на профессию помощника управляющего делами. В среднем эти работники получают более высокую заработную плату, чем офисные менеджеры, с разницей в 30 905 долларов в год.

Просмотрев резюме нескольких офис-менеджеров и помощников бизнес-менеджеров, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «обслуживание клиентов», «человеческие ресурсы» и «счета с клиентами». Но помимо этого карьеры выглядят очень по-разному.

Между этими двумя карьерами есть много ключевых различий, о чем свидетельствуют резюме представителей каждой профессии. Некоторые из этих различий включают навыки, необходимые для выполнения обязанностей в рамках каждой роли. В качестве примера можно привести офис-менеджера, который, скорее всего, будет иметь опыт работы с «пациентами», «финансовыми отчетами», «офисными операциями» и «офисным оборудованием», в то время как типичный помощник бизнес-менеджера имеет навыки в «ярди», «рынке». исследования», «торговые партнеры» и «постоянные функции».

Интересно, что помощники бизнес-менеджеров зарабатывают больше всего в розничной торговле, где их средняя зарплата составляет 71 853 доллара. Как упоминалось ранее, офис-менеджеры получают самую высокую годовую зарплату в строительной отрасли со средней зарплатой 53 450 долларов.

Помощники бизнес-менеджера, как известно, имеют более высокий уровень образования по сравнению с офис-менеджерами. Кроме того, у них на 5,6% больше шансов получить степень магистра и на 0,1% больше шансов получить докторскую степень.

Описание административного менеджера

Теперь мы рассмотрим административных менеджеров, которые обычно получают более высокую заработную плату по сравнению с годовой зарплатой офисных менеджеров. На самом деле разница составляет около 26 999 долларов в год.

Несмотря на то, что их заработная плата может различаться, офис-менеджеры и административные менеджеры используют одинаковые навыки для выполнения своей работы. Резюме представителей обеих профессий включают такие навыки, как «обслуживание клиентов», «пациенты» и «финансовые отчеты».

Каждая работа требует различных навыков, таких как «назначение встреч», «стойка регистрации», «политика офиса» и «уход за пациентами», которые могут отображаться в резюме офис-менеджера. В то время как административный менеджер может включать такие навыки, как «надзор», «управление проектами», «административные операции» и «недвижимость».

В целом административные менеджеры получают более высокую заработную плату в финансовой сфере, в среднем 78 635 долларов США. Самая высокая годовая заработная плата офис-менеджера связана со строительной отраслью.

Как правило, административные менеджеры достигают более высокого уровня образования по сравнению с резюме офис-менеджеров. Административные менеджеры на 6,1% чаще получают степень магистра и на 0,1% чаще получают степень доктора наук.

Что делает офис-менеджер Часто задаваемые вопросы

Администратор офиса против. Офис-менеджер

Офис-менеджер, как правило, входит в юридическую и административную часть компании и отвечает за определение основных политик и целей организации, а офис-менеджер — это лицо, ответственное за внедрение политик и целей в упражняться.

Хорошая ли работа офис-менеджера?

Да, быть офис-менеджером — хорошая работа.