Профессия офис менеджер – Профессия Офис-менеджер – Описание, история. Где и как получить профессию. Особенности профессии. Важность профессии. “Моя будущая профессия

необходимые навыки и обязанности :: SYL.ru

В современном обществе появилось много новых профессий, о которых еще несколько десятков лет назад даже и не слышали. Но новшества постепенно и верно входят в нашу жизнь, и вчерашние школьники задумываются о вечном вопросе «кем быть». Девушек особо привлекает профессия «офис-менеджер». Что собой представляет эта работа, и какие навыки необходимо иметь, рассмотрим в данной статье.

Что за менеджер такой

Из названия понятно, что должность «офис-менеджер» связана с нахождением в кабинете и управление текущими делами предприятия. Сотрудник имеет дело с документацией, различной информацией и посетителями.

В основном обязанности офис-менеджера связаны с документами. Всем понятно, что приказы, справки и другие бумаги должны быть правильно оформлены, зарегистрированы и соответствующе храниться.

К тому же любое предприятие всегда посещают клиенты, заказчики или партнеры, и их необходимо грамотно распределить, чтобы люди попали к нужному им человеку. Всю поступающую извне информацию также принимает офис-менеджер, обязанности которого – правильно распределить данные по подразделениям.

С приходящими в организацию людьми первым общается также работник данной профессии. И порой именно этого контакта бывает достаточно, и не нужно отвлекать вышестоящих по должности людей. Офис-менеджер может дать нужную посетителю информацию или какой-либо документ. Если же нужен контакт с другими людьми, определяет удобное для всех время приема.

Непосредственные обязанности

Итак, мы разобрались, кто такой офис-менеджер. Обязанности:

1. Работа с входящей и исходящей документацией. Систематизируя все поступающие письма (как электронные, так обычные), может давать необходимые ответы. Если это компетенция других лиц, передает в соответствующие службы.
2. Является связующим звеном между посетителями и начальством. Регистрирует посетителей, записывает на прием, помогает с решением первичных вопросов.
3. Все телефонные звонки и факсы также поступают сперва к офис-менеджеру.
4. Подготавливает необходимые документы, такие, как приказы, постановления, выписки.
5. Собирает нужную информацию и составляет по ней отчеты, готовит аналитические сводки.
6. Подготовка к совещаниям и конференциям также входит в круг его обязанностей.
7. Ответственен за оснащенность офиса всеми необходимыми принадлежностями. Соответственно, ведет плановый учет наличия и потребностей в материальных ценностях. Участвует в закупке и принятии материальных ценностей.

Офис-менеджер, обязанности которого очень разносторонние, является, по сути, «хозяином» офиса. Много дел лежит на его плечах, и вся работа учреждения может сорваться без правильного и грамотного руководства.

Как занять вакантное место?

Чтобы устроиться на работу, первым делом нужно рассказать и показать работодателю, кто вы такой. Для этого используются всевозможные анкеты и резюме.

Резюме офис-менеджера, как и другого офисного сотрудника, должно содержать базовые пункты, на которые обращают внимание.

Основные пункты резюме

1. Ф.И.О.
2. Контактные данные.
3. Образование.
4. Опыт работы и достижения.
5. Личностные качества.

К основным пунктам желательно добавить что-то от себя. Следует постараться заинтересовать потенциального работодателя с тем, чтобы из общей массы он выбрал именно вас.

Хотя сама по себе может показаться скучной такая работа, офис-менеджер не погрязнет в рутине. От человека на данной должности ждут креатива и самодостаточности, поэтому и на соответствующее резюме сразу обратят внимание.

Оригинально представляем себя

• Резюме офис-менеджера, конечно, должно содержать основные, привычные всем пункты. Но и однообразные анкеты тоже всем уже надоели. Особенно опасно использовать клише, которые набили оскомину.
• Резюме – это не что иное, как самореклама. А офис-менеджер представляет собой всю организацию. Для этого, прежде всего, нужно суметь представить себя.
• Составляют анкеты, как правило, на компьютере, и поэтому следует ее красиво оформить. Желательно делать подзаголовки, каждую мысль выделять в отдельный абзац. Этим вы покажете свое умение четко и логически мыслить.
• Не следует увлекаться длинными предложениями, как правило, их не прочитывают до конца и переключаются на другое.
• Не бойтесь писать о своих увлечениях, но не растягивайте их на полстраницы.
• Все же главное для офис-менеджера – наличие грамотности, четкости и логичности, поэтому, составляя резюме, пишите без ошибок, кратко и по существу.
• Описывая свои личностные качества, помните, что офис-менеджер должен быть общителен, уметь находить контакт с любым человеком и быть при этом доброжелательным.

Какое необходимо образование

Для того чтобы получить работу офис-менеджера, лучше всего иметь высшее экономическое образование. Но даже если у вас за плечами не экономический вуз, а должность привлекает, можно пройти обучение на специальных курсах. В любом случае высшее образование всегда ценится работодателем больше, чем среднее, пусть и не экономическое.

Также многие компании предъявляют требования к знаниям языков. При этом важно как свободное общение, так и чтение бумаг, их перевод.

Естественно, офис-менеджер обязан разбираться в оргтехнике и прекрасно владеть компьютерными программами, необходимыми в работе.

Вследствие того, что должностная офис-менеджера требует подготовки и составления различной документации, необходимы начальные знания юриспруденции.

А если у вас за плечами курсы по психологии, то это только прибавит шансов в трудоустройстве. Ведь сотрудник на данной должности очень много общается и призван решать многие спорные ситуации и конфликты.

Секретарь или офис-менеджер: в чем разница

После работы в должности «секретарь» офис-менеджер может стать продолжением карьеры. В чем разница и каковы отличия работы этих двух людей? Давайте разберемся.

Вы секретарь, если:

• Отвечаете на телефонные звонки.
• Ведете учет дел, встреч и планов руководителя организации.
• Занимаетесь заказом и выдачей пропусков.
• В вашем ведении билеты на самолет, бронирование гостиницы и т. д.
• Готовите чай и кофе руководителю и посетителям.
• Получаете входящую документацию и занимаетесь ее перераспределением.

Зачем тогда нужен офис-менеджер?

Это своего рода шаг на ступеньку выше по карьерной лестнице. Как правило, в больших организациях несколько руководителей и, соответственно, секретарей. Предполагается обширная работа. Офис-менеджер является главным над ними и координирует их действия.

Помимо того, он занимается координацией работы младшего обслуживающего персонала, такого, как разнорабочие, уборщицы. Если в компании всего несколько автомобилей, то и водители находятся в его подчинении.

На плечах офис-менеджера офисное оборудование: закупка, списание, заключение договоров на поставку.

www.syl.ru

>> Офис-менеджер — кому он нужен?

Если вы задумывались о карьерном росте секретаря, одним из вариантов профессионального развития становится должность офис-менеджера. В этой статье мы разберемся с тем, кто такой офис-менеджер и как им стать.

 

Если вы откроете сайт по поиску работы и наберете в строке поиска: «офис-менеджер», то в результате вы увидите некую кашу из должностных обязанностей, в результате которой вы и сами запутаетесь.

 

Главным образом, возникла путаница по двум причинам: 1) в нашей стране любят громкие имена и должности и 2) в нашей нет четко сформированной структуры должностей в компаниях.

 

Поэтому, в какой-то момент, примерно лет десять назад, офис-менеджером стали называть….секретаря. Сегодня профессия секретаря является престижной профессией, работодатель стал понимать, что от секретаря в компании много зависит. Но еще лет десять назад престиж профессии был невелик, и в то же время рынок труда сильно благоволил к соискателям, и вероятно, многим работодателям казалось, что хорошего кандидата найти будет проще, если секретарю дать звучное название: офис-менеджер.

 

Но в данной ситуации главное – понимать, что для вас важно не название должности, а то, чем именно на ней вы занимаетесь.

 

Поэтому в данной статье я проведу четкую линию между обязанностями секретаря и офис-менеджера, объясню разницу и покажу, как стать офис-менеджером в процессе карьерного роста.

 

Итак, если в список ваших должностных обязанностей входит: ответы на телефонные звонки,  скрининг телефонных звонков руководителя, ведение календаря руководителя, приготовление чая-кофе, заказ пропусков в офис, ксерокопирование и брошюровка материалов, заказ виз и билетов и так далее, то вы – секретарь, даже если среди ваших обязанностей присутствует заказ канцелярских товаров.

 

Чем же занимается офис-менеджер? Зачем он нужен в офисе? Офис-менеджер – это одна из наиболее высоких ступеней административной карьеры, после которой находится разве что административный директор. Кстати, по той же причине, по которой секретаря часто называют офис-менеджером, настоящего офис-менеджера часто называют административным директором, что также неверно.

 

Офис-менеджер – это, младшая руководящая должность. Его работа складывается из двух функций: руководящей и исполнительной. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров, но в общем, будут похожи. Итак, офис-менеджер часто руководит секретариатом, т.е. выполняет функции руководителя секретариата, он также руководит вспомогательным персоналом, если они есть в штате: уборщицы, разнорабочие. Офис-менеджер чаще всего также руководит водителями, за исключением очень крупных компаний с развитым транспортным отделом, в котором имеется отдельный начальник.

 

Во-первых, на плечах офис-менеджера лежит ответственность за работу водителей и секретариата, а также, если заказом виз и билетов занимается отдельный отдел (travel department), то он часто руководит и этими сотрудниками тоже.

 

В некоторых, особенно небольших компаниях, офис-менеджер иногда занимается оформлением виз и билетов самостоятельно. В иностранных компаниях офис-менеджер может заниматься оформлением разрешений на работу для экспатов, а также оформлять медицинские страховки для сотрудников.

 

Во-вторых, офис-менеджер выполняет функции руководителя АХО, то есть, отвечает за обеспечение офиса: закупает мебель, канцелярские товары и расходные материалы (картриджи, бумагу для факса и принтера), офисную технику (ксерокс, факс и т.д.). Часто офис-менеджер организует питание в офисе, которое в зависимости от бюджета компании, выделенного для этих целей, может варьироваться от получения талонов и скидок на питание в ближайшем кафе до найма собственного повара в компанию и руководства им. Сюда также относится организация и проведение инвентаризации в офисе, бюджетирование расходов на обеспечение офиса и отчетность перед финансовым отделом по данным статьям.

 

Также офис-менеджер часто занимается закупкой подарков партнерам, клиентам, сотрудникам – в зависимости от того, что определено политикой компании.

 

В-третьих, офис-менеджер отвечает за облик офиса. Данный аспект может быть не слишком важен в молодой развивающейся компании, однако играет фундаментальную роль в банке, иностранной компании, известной российской компании и т.д. Сюда относится и переезд офиса в новое здание. В зависимости от бюджета компании переезд может быть организован как с помощью найма компании по переезду, либо, если бюджет ограничен, переезд придется осуществлять своими силами.

 

Офис-менеджер занимается планированием рабочего пространства для сотрудников: мебель расставляется так, чтобы людям было максимально удобно работать, в то же время задача офис-менеджера — соблюдать бюджет, выделенный эти цели.

 

Офис-менеджер отвечает за чистоту и порядок: в офисе и на прилегающей к нему территории. Закупает климатическую технику (кондиционеры, вентиляторы, обогреватели) и следит за исправностью и пожарной безопасностью данных предметов. Организует ремонтные работы в офисе, установку различных элементов (дверей, считывателей магнитных карточек и т.п.).

 

В четвертых, в небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Также офис-менеджер может заниматься организацией конференций и выездных мероприятий офиса, включая корпоративные мероприятия. В некоторых компаниях офис-менеджер отвечает за пожарную безопасность в офисе.

 

Уровень ответственности офис-менеджера выше, чем у секретаря. Приходится быть готовым к различным внештатным ситуациям. К примеру, в здании могут отключить свет по причине короткого замыкания где-то там и нужно будет срочно искать электрика. В офисе один из потолочных кондиционеров может потечь и, увидев в коридоре Ниагарский водопад, нужно правильно среагировать. Нужно не бояться общения с людьми, занимающими высокие должности, даже если нужно позвонить им на мобильный в выходной день, если того срочно требует ситуация. Иногда офис-менеджеру приходится много работать сверхурочно, к примеру, если организуется переезд офиса. Иногда приходится увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, хотя это может быть очень тяжело морально.  Причем все вышеперечисленное приходится делать без лишней драматизации и с улыбкой на лице.

 

Если вы являетесь секретарем и после прочтения данного материала решили, что именно этим вы хотели бы заниматься в перспективе карьерного роста, то уже сейчас необходимо предпринимать шаги к достижению цели, независимо от того, есть ли в вашей компании возможность стать офис-менеджером или нет.

 

Уже сейчас старайтесь получать необходимые знания. Читайте литературу, записывайтесь на курсы, изучайте Excel, старайтесь помогать офис-менеджеру в вашей компании. К примеру, являясь секретарем, вы можете попросить передать вам что-то из обязанностей офис-менеджера – закупку канцелярских товаров и расходных материалов, организацию обслуживания и ремонта оргтехники, закупку мебели, организацию мероприятий, шефство над клининговым отделом, координацию работы водителей, размещение вакансий в интернет-источниках по поиску работы и т.д. В дальнейшем, когда вы почувствуете, что уже легко справляетесь с обязанностями офис-менеджера, вы можете попробовать получить эту должность в вашей компании если такая возможность есть, либо начать подыскивать себе эту должность в новой компании, если такой возможности нет.

 

При поиске новой работы акцент как в резюме, так и на интервью нужно сделать на том, что несмотря на то, что официально вы не занимали должность офис-менеджера, но вы выполняли такую-то работу неофициально, помогали офис-менеджеру и поэтому ваша квалификация выросла настолько, что вы уверены, что можете делать эту работу самостоятельно. Ваши достижения состоят в том-то и в том-то. У вас есть серьезная мотивация и большой потенциал.

 

Каковы перспективы профессионального развития у офис-менеджера? К сожалению, их не слишком много, но они есть. Офис-менеджер может стать менеджером по персоналу, особенно, если он уже частично выполняет эти обязанности. Офис-менеджер может стать бухгалтером. Данная должность хотя не предполагает наличие руководящих функций, и возможно, может рассматриваться как некоторое понижение в должности, но зато,  став бухгалтером,  бывший офис-менеджер может получить еще целую ветвь для профессионального развития с перспективой стать главным бухгалтером или финансовым директором (при получении дополнительно соответствующего высшего образования).

 

Можно перейти в отдел рекламы и маркетинга и развиваться дальше в этом направлении.

 

Офис-менеджер может продолжать развиваться по административной ветви и стать административным директором. В этом случае в его обязанности могут войти руководство отделами: транспортный, информационных технологий, логистики. Количество дополнительных обязанностей, безусловно, будет сильно зависеть от размера компании.

 

В любом случае я рекомендую не останавливаться в своем профессиональном развитии, даже если вы «выросли» из секретаря в офис-менеджера. По тем же причинам, что обсуждались выше, в некоторых компаниях ввиду непонимания специфики работы офис-менеджера, в момент каких-то трудностей в компании могут счесть данную работу не такой уж значительной, и сократить должность. И хотя вы знаете, что от этой должности фактически зависит нормальная работоспособность в офисе, ваше профессиональное развитие на должно останавливаться. Научились отлично справляться с обязанностями офис-менеджера – усложняйте свой функционал дальше и продолжайте учиться.

 

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

 

secretarissa.ru

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

– планирование работы офиса;

– руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

– разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

– разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

delovoymir.biz

Профессия Офис-менеджер – Описание, история. Где и как получить профессию. Особенности профессии. Важность профессии. “Моя будущая профессия

  История появления профессии Офис-менеджерКак возникла профессия? Как развивалась профессия?

Рынок труда ощутил потребность в специалистах этой профессии не так давно, в связи с бурным развитием бизнес-структур. На каком-то определенном этапе в любой организации возникает необходимость ввести в штат человека, который решал бы некоторые задачи, например, отвечал бы на письма и звонки, принимал гостей и т.д. Тем самым остальные сотрудники могли бы спокойно заниматься своим делом, решая глобальные задачи и не отвлекаясь по мелочам.

  Значимость для обществаВажность, значение и социальный статус профессии

Офис-менеджер определяет лицо компании. С ним встречаются и общаются посетители, приходя или звоня в офис. От его поведения, манеры разговора, профессиональной компетентности во многом зависит отношение к компании потенциальных клиентов.

  Особенности профессии Офис-менеджерУникальность и перспективность профессии

Главными качествами офис-менеджера являются доброжелательность, приветливость, терпеливость, высокая организация работы, профессиональная компетентность. Его обязанности охватывают организацию приема гостей, прием входящих звонков, обеспечение канцелярскими принадлежностями и расходными материалами сотрудников офиса, обеспечение бесперебойной работы офисной техники, регистрация, ведение и хранение документации.

  “Подводные камни” профессии Офис-менеджерВсе за и против профессии. Сложности и особенности.

Должность офис-менеджера требует от человека выполнения больших объемов работы, хорошей памяти и внимательности. Многими она воспринимается несерьезно, считается непрестижной, не требующей особенных знаний. Но на самом деле это далеко не так. Это ответственная и сложная работа.

  Где и как получить профессию Офис-менеджерГде обучают профессии?

От уровня компании зависит, высшее или среднее специальное образование должен иметь офис-менеджер. Часто этого вполне достаточно, чтобы получить эту должность. Для улучшения работы можно окончить курсы по работе на ПК, программам 1С, деловому этикету.

1001expert.ru

Профессия Офис-менеджер — Учёба.ру

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Институт гуманитарного образования и информационных технологий

ИГУМО — современный вуз

Российский технологический университет

Потенциал 3 университетов! Все программы, условия и главные факты.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Закодированный мир

Зачем учить детей программированию и как это влияет на развитие?

Классная экипировка

Полезные и забавные предметы для школьников.

Московский социально-экономический институт

Профессии для общества

Кузница кадров

Самые перспективные профессии в колледжах.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Новая педагогика

Как меняется главный педагогический вуз страны, и что такое универсальный бакалавриат.

Онлайн-образование

Можно ли получить качественное образование, не выходя из дома.

Федеральные университеты

О том, как получить образование мирового уровня в регионах России.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

www.ucheba.ru

описание, необходимые навыки и качества

09 июль 2017

Подробности

Обновлено: 28.09.2017 13:12

Автор: Сергей Краковский

Поделитесь в сети:

 

Офис-менеджер – это сотрудник, задача которого обеспечивать полноценную работу офиса компании или фирмы.

Особенности профессии:

В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит управление персоналом. Он руководит секретарями, секретарями-референтами, водителями, курьерами, дает им определенные задания и контролируя их выполнение. Помимо этого офис-менеджер обеспечивает хозяйственные нужды компании. А именно: проводит закупки необходимого офисного оборудования, заключает контракты или договора на его обслуживание, вызывает специалистов для технического обслуживания офисной техники, обеспечивает и следит за эргономикой рабочих мест в офисе.

Также в обязанности офис-менеджера входит и управление документацией. В зависимости от требований компании, может заниматься ведением первичной бухгалтерии: выписка счетов и накладных, проводит банковские операции и др.

Бывают случаи, что в малых организациях нет отдела кадров и уж тем более HR-менеджера. Поэтому офис-менеджер берет на себя выполнении их задач на себя: составляет приказы и распоряжения, трудовые и/или коллективные договора, ведет трудовой учет и др . В некоторых мелких фирмах ему приходиться брать на себя функции менеджера по персоналу и проводить собеседования с кандидатами на определенные должности. В некоторых коммерческих фирмах может выполнять часть функционала менеджера продаж.

Обучение офис-менеджера можно пройти на специальных курсах. Но как правило это не обязательно!

Необходимые знания и навыки:

Должен обладать хорошими управленческими навыками и коммуникабельностью. Умение работать с офисной техникой, и иметь минимальные знания Microsoft office.

Поделитесь в сети:

Добавить комментарий

profitworks.com.ua

Офис-менеджер

Описание профессии: По сути своей деятельности офис-менеджер — это администратор, секретарь и делопроизводитель одновременно. На его плечи возложены функции перечисленных работников. Чаще всего подбные «загруженные» офис-менеджеры встречаются в небольших организациях. Крупные конторы, в целях эффективности работы, наряду с наймом офис-менеджера открывают позиции секретаря и начальника АХО. Виды деятельности: выполнение собственно администраторских функций(организация, контроль и др.) заведование хозяйственной частью, АХО секретарские функции(работа с телефоном, почтой, документацией, курьерами) встреча клиентов информирование о деятельности и услугах компании составление отчетности о выполненной работе своевременное предоставление необходимых заявлений, чеков, бланков в бухгалтерию, отдел по работе с персоналом и т.д. Места работы: государственные и коммерческие офисные организации разнообразного рода деятельности Профессиональные навыки: навыки ведения административно-хозяйственной деятельности опыт секретарской работы умение работать с оргтехникой знание пакета стандартных офисных программ(каких-либо специальных — как преимущество) хороший уровень владения иностранным языком приятная презентабельная внешность Дополнительные особенности: Профессия офис-менеджера не требует наличия определенного образования. Однако особо избирательные работодатели порой выставляют в требованиях к вакансии пункт об обязательном наличии у кандидата высшего образования, желательно — гуманитарного. Это гарантирует наличие речевой и письменной грамотности потенциального работника. Также на должность офис-менеджера предпочитают брать представительниц женского пола.

rastudent.ru