Секретарь это должность или профессия – Профессия секретарь-референт (чем занимается, функции, навыки, как стать) | должностные обязанности секретаря, требования к должности

Содержание

Профессия секретарь | Про профессии.ру

В настоящее время, профессия секретарь востребована и популярна. Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах. По мнению некоторых, в должности секретаря можно представить только женский пол, но это не так, мужчина тоже может овладеть этой профессией.

Вообще работать в должности секретаря – это большая ответственность, ведь он является не только правой рукой руководителя, незаменимым помощником, самое главное – квалифицированный секретарь – это лицо компании.

Профессия секретарь и должностные обязанности

Человек с такой должностью проводит прием клиентов компании, занимается ведением делопроизводства, принимает телефонные звонки, организовывает приемы, совещания.

Зачастую, в его обязанности входит планирование рабочего дня непосредственного руководителя.

Секретарь может отвечать за заказ и доставку канцтоваров и прочих необходимых вещей для работников офиса, и другие.

Профессия секретарь референт, по своей сути, мало чем отличается от должности обыкновенного секретаря, может только более солидным названием.

Должностная инструкция секретаря референта во многом схожа на «секретарскую». Но вместе с этим, секретарю референту могут выдвигаться более высокие квалификационные требования: обязательное наличие высшего образования, отличное знание делопроизводства, владение несколькими языками – в совершенстве русским или украинским, иностранным – английским языком. В должностной инструкции секретаря референта описаны такие требования.

Плюсы и минусы профессии секретарь

Профессия секретарь референт плюсы и минусы этой должности.

Явные плюсы профессии, и их немного больше чем минусов:

находится в постоянном контакте с людьми, заводит новые знакомства
владеет полной и достоверной информацией о делах компании
в процессе своей деятельности, приобретает навыки общения и работы со специалистами различных сфер деятельности
приобретение опыта организаторской деятельности
работа является стабильной, без физических нагрузок

возможность совмещать работу с учебой
секретарь – референт является лицом компании

Теперь рассмотрим минусы этой профессии:

рабочий день будет ненормированным
не часто появляется возможность реализоваться
с учетом не слишком крупной фирмы, может стать скучно, из – за небольшого объема работы
секретарь референт должен всегда отлично выглядеть, вне зависимости от различных ситуаций и обстоятельств.

Профессия секретарь референт, почему работодатель обязательно оговаривает возраст претендента. Обычно существует ограничения в возрастной категории, и предпочтение, на собеседовании, отдают соответствующим кандидатам.

Считается, что человек после 30 лет способен к худшему восприятию новой информации, его намного тяжелее обучить или переучить. Наверное – это является бесспорным фактом, но в тоже время, не является веской причиной, для отказа в работе человеку, который в этом деле профессионал со стажем.

Возможно Вас заинтересуют:

www.proprof.ru

Секретарь: кто это? – учебный центр Формула успеха

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Для работы секретарем не нужно обладать особыми знаниями, способностями, им может работать любой человек. Не совсем так. Для работы секретарем не нужно оканчивать вуз, достаточно окончить специализированные курсы. Курсы секретарей охватывают не так уж и мало: изучение делового общения, этики, скорочтения, практической психологии, делопроизводства, курсы машинописи, стенографии, обретение умения обращаться с оргтехникой, мини-АТС, навыков работы в 1С. Кроме того, психологи указывают на важность таких качеств, таких как: умение человека тонко чувствовать других и адекватно реагировать на поведение окружающих, устойчивость к стрессам. Психологи называют данную совокупность качеств “эмоциональным интеллектом”. Удается это далеко не каждому, этому не учат в вузе, это не зависит от умственного интеллекта человека.

Секретарь должна быть высокой, длинноногой красоткой. Ее задача – украшать офис. Не совсем так. Достаточно приятной внешности. Так как секретарь – деловое лицо фирмы. Потому должен обязательно обладать чувством стиля, наличием хорошо вкуса. Именно умение красиво одеваться, грамотно говорить, вести себя в обществе в соответствии с элементарными правилами делового этикета формирует первое впечатление у клиентов о компании. Деловые партнеры, вначале общаясь с секретарем, на интуитивном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело или нет. Глава бизнес-структуры, которой заботится, прежде всего, о престиже своей компании, никогда не посадит в приемную красивую, но некомпетентную девушку. Целесообразно организовать работу шефа и офиса – одна из многочисленных обязанностей секретаря.

Работать секретарем легко. Нужно всего лишь отвечать на звонки, варить кофе, подавать документы на подпись. Нет, это не так. Представители этой профессии часто сталкиваться с переработками, постоянной реорганизацией своего графика в соответствии с расписанием шефа. Работа секретарем часто эмоционально выматывает. Когда дел бывает не много, что случается крайне редко, часто подгружают дополнительной работой, например, функциями офис-менеджера и т.п. А если у босса плохое настроение, первый кто попадает под горячую руку, это секретарь. К тому же хороший секретарь является миротворцем компании, она способна предотвратить возможный “шторм”. Этого, конечно же, нет в служебной инструкции. Но от умения “держать удар” зависит степень взаимосвязи секретаря с руководителем. Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык с коллективом, поддерживать со всеми сотрудниками ровные, деловые отношения, никого не выделяя. Помимо этой искусной психологической работы, в обязанности секретаря входит ведение деловой переписки, планирование рабочего дня шефа, ответы на всевозможные звонки, приём деловых партнеров, контроль работы приемной, а иногда и всего офиса.

Секретарь “девочка на побегушках” для исполнения “желаний” фирмы, решающего значения фигура секретаря в компании не имеет. Не совсем так. Секретарь, который успел завоевать авторитет у коллектива и шефа, становиться неким “серым кардиналом”, незримо, но существенно может оказывать влияние на работу фирмы в целом. Часто руководитель обращается за советом к секретарю, и именно от референта зависит принятие окончательного решения шефа. Он часто лучше осведомлен о делах фирмы, чем шеф и его заместители, и может дать вовремя верный, взвешенный совет. Секретарь задает тон каждого рабочего дня, косвенно влияет на руководителя. Например, хорошо организованное рабочее место, вовремя донесенная нужная информация облегчает работу шефа.

У секретаря нет возможности карьерного роста. Профессия не предполагает повышения в должности. Отчасти так. Хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя. Босс всячески будет игнорировать просьбы референта о повышении по службе, если уверен в своем работнике и знает, что на него можно положиться в любых обстоятельствах. Так что профессионализм и преданность могут сыграть с работником “злую шутку”. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного роста. Секретарю по долгу службы приходится участвовать во всех процессах в фирме, а это очень важный приобретенный жизненный опыт и прекрасный старт в будущем. Известно много примеров, когда после работы секретарем люди становились бизнесменами, высокопоставленными чиновниками, топ-менеджерами. Кроме того, квалифицированный секретарь в наше время может зарабатывать довольно неплохо, на уровне крупного топ-менеджера.

Секретарь – женская профессия. Мужчины не работают на подобных должностях. В основном секретарями работают женщины. Это объясняется тем, что в эмоциональном плане женщины более гибкие, им легче подстроится под настроение, привычки, характер босса, урегулировать конфликты и т.д. Однако мужчины тоже способны справиться с обязанностями секретаря. Многие крупные фирмы отдают предпочтение, представителям сильного пола, переименовав должность из “секретаря” в “помощника руководителя”.

Профессия секретаря одна из наиболее востребованных на рынке труда. Да это так. Любой фирме просто жизненно необходим человек, который следил бы за всей документацией, встречал клиентов, подавал кофе, защищал кабинет шефа от нежелательных визитеров. К тому же был “визитной карточкой” фирмы.

Любая секретарша – любовница руководителя, у которого она работает. Это устоявшийся миф. В нем уверены все окружающие, кроме босса и секретарши. Профессионала отличает то, что если он упомянутого вида отношений не захочет, то этого не случится. Хотя служебные романы – не такая уж и редкость. Так сложилось, что начальник и секретарь проводят вместе много времени на работе, проходят все сложности бизнеса, поэтому между ними часто возникают неофициальные отношения. Но существующее расстояние между шефом и секретарем в интересах фирмы лучше не сокращать.

Секретарша должна постоянно улыбаться. Да, это так. Ведь никто не хочет видеть печального, агрессивного или стеснительного работника. Должность секретаря обязывает относиться ко всем, появляющимся на пороге начальника, доброжелательно, с улыбкой, вежливо выпроваживать не желательных начальнику посетителей. Существуют даже специальные тренинги, на которых учат улыбаться тогда, когда это нужно.

Все о профессии секретаря

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

24 апреля отмечается международный день секретаря. Впервые этот праздник начали отмечать в США в 1952 году благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса. В более широком варианте это праздник всех административных работников – офис-менеджеров, стенографистов, ассистентов руководителя и пр. По данным статистики секретари входят в пятерку самых востребованных и популярных профессий в мире.

В народе секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы. Классические обязанности секретаря – это прием звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай/кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).

Виды секретарей

Секретарь – это всегда придаточное звено к офису, отделу или начальнику. Поэтому существует масса различных видов секретарей в зависимости от сферы их деятельности. Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит. Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное – лишь производные от них.

Секретарь на ресепшн (reception) – это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн – этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях на ресепшиониста могут ложиться еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт является секретарем руководителя. В последнее время на рынке вакансий эта должность чаще называется «помощник руководителя» или «ассистент руководителя». Если секретарь-ресепшионист выполняет административную работу для всего офиса, то секретарь-референт ассистирует только своему руководителю. В его обязанности входит встречать посетителей в приемной начальника, готовить чай/кофе, работать с корреспонденцией, отвечать на звонки. Секретарь-референт владеет расписанием шефа. В зависимости от размера и структуры организации обязанности секретаря могут варьироваться от просто фильтрующего звена на входе в приемную до личного помощника руководителя. В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста. Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.

Специфика профессии СекретарьСпецифика профессии

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми. К тому же, работа секретаря – это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин. Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю. Однако, все чаще в роли личных ассистентов руководители хотят видеть именно мужчин, которые могут стать отличными бизнес-партнерами и надежными коллегами.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст – важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе. Также для данной работы необходимы такие качества, как общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает все, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации. Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте. Но диплом ВУЗа даст вам хорошее преимущество при устройстве на работу. Также хорошо, если вы разбираетесь в области, в которой работает компания.

Секретарь должен уверенно владеть ПК и оргтехникой, уметь работать с документами, вести протоколы заседаний. Также среди необходимых характеристик можно отметить грамотность, хорошую устную и письменную речь, знание этикета и высокий общекультурный уровень.

Где работать СекретаремГде работать

Секретарь в том или ином виде есть в любой компании. Рынок вакансий в этом направлении изобилует предложениями. Будьте готовы к тому, что в небольших фирмах функции секретаря будут перемешаны с какой-то еще работой, и вам придется совмещать все эти деятельности. В крупных организациях, как правило, обязанности секретаря прописаны довольно четко.

centr56.ru

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря :: BusinessMan.ru

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
Подготовка совещаний и ведение их протокола.
Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
Организация приема сотрудников и других посетителей.
Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

Основы трудового и административного законодательства.
Общие нормы этики и делового этикета.
Основы делопроизводства.
Техника безопасности.
Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
Охрана труда.
Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
организацией телефонных и личных переговоров;
составлением деловых писем;
созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
Проверка корректности оформления внутренней документации.
Регистрация, учет, хранение документов.

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

businessman.ru

Профессия – секретарь

Интервью с экспертом Андреевой Валентиной Ивановной

Предлагаем вашему вниманию интервью с экспертом Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров, профессором кафедры трудового права Российской академии правосудия, известнейшим специалистом в области документоведения Андреевой Валентиной Ивановной.

Каков статус профессии секретаря сегодня?

Одним из наиболее острых вопросов развития секретарского дела в настоящее время является вопрос о статусе профессии. Это объясняется тем, что на профессиональный выбор молодого поколения всегда влияет престижность профессии и ее высокий статус в общественном сознании. Если статус профессии невысок, вряд ли можно ожидать притока в ее ряды специалистов с хорошими деловыми и личностными характеристиками.

С удовлетворением можно отметить, что в сегодняшний период развития экономики искусственно поднимать статус профессии секретаря не требуется. Сама жизнь коренным образом изменила традиционное, стереотипное представление о секретаре как о техническом исполнителе при руководстве. На смену отжившему образу “секретарши”, сидящей за пишущей машинкой и отвечающей на телефонные звонки, пришел совершенно иной тип секретаря. Это специалист с профессиональным образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Современные секретари хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранным языком. Развитие рыночных отношений, появление принципиально новых (негосударственных) организаций вызвали резкое увеличение спроса на настоящих профессионалов в области секретарского дела. Это, в свою очередь, привело к росту статуса секретаря и повышению престижности и перспективности этой профессии.

Профессия ли это на сегодняшний момент, ведь многие секретарские должности отсутствуют в квалификационных документах?

Позиционирование работы секретаря как особого вида профессиональной деятельности сомнений не вызывает. Особенность состоит в том, что в этой деятельности немало принципиально разных видов работ, например документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов. Функциональные различия в деятельности секретарей, безусловно, должны найти свое отражение и закрепление в наименованиях должностей и их квалификационных характеристиках. В связи с этим срочного пересмотра требует содержание Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, где отсутствуют такие современные, востребованные практикой и уже существующие в реальной жизни должности, как: секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-ассистент, секретарь-переводчик и др.

Правильно ли относить должность секретаря–референта к техническим служащим?

Долгие годы должность секретаря (в т. ч. в Квалификационном справочнике должностей) относилась к разряду технических исполнителей. Это влияло на все остальные характеристики: уровень образования (начальный профессиональный), социальный статус (непрестижность профессии), материальное стимулирование (низкая зарплата), карьерный рост (в большинстве случаев отсутствие перспектив профессионального роста).

Изменение статуса профессии секретаря в настоящее время позволяет говорить о необходимости отнесения таких должностей, как секретарь-референт или офис-менеджер, к разряду специалистов, а в ряде случаев (в зависимости от масштабов организации и решаемых задач) и к разряду руководителей среднего или низшего звена. Хотелось бы обратить внимание представителей соответствующих ведомств на острую практическую потребность решения этой проблемы. Отсутствие четких рамок функциональной специализации секретарей и должностных характеристик приводит к снижению эффективности их труда, потерям рабочего времени, служебным конфликтам. Немало проблем с определением и совмещением профессиональных обязанностей возникает у секретарей небольших организаций, где секретарь “параллельно” работает и кадровиком, и архивариусом, и помощником бухгалтера и т. п.

Нужно ли секретарю профессионально знать делопроизводство? Какие проблемы в области делопроизводства испытывают секретари в данный момент?

Делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, и профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому секретарю. Нельзя ориентироваться только на бездокументное обслуживание управленческого аппарата. Секретарь обязательно должен быть компетентен в таких делопроизводственных проблемах, как:

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.
Однако по многим из этих вопросов секретари ощущают острую нехватку как нормативных актов, так и методических указаний и рекомендаций. Отсутствие достаточной нормативно-методической базы, пожалуй, в наибольшей степени мешает секретарям в настоящее время.
С одной стороны, излишняя регламентация в области обработки документов неизбежно приводит к бюрократизации управленческих процедур. Но в то же время слабая нормативная база не позволяет оперативно и качественно решать многие насущные вопросы в делопроизводстве.

Секретарей волнуют прежде всего следующие проблемы. Каким обязательным требованиям должны отвечать служебные документы, чтобы у организации не возникало проблем с партнерами по бизнесу? Как организовать документооборот и правильно учитывать его объем? Как сократить затраты рабочего времени при регистрации многочисленных документов? Как разработать номенклатуру дел и определить сроки хранения документов в современных негосударственных организациях, где немало разновидностей документов, не являющихся типовыми и не входящими в соответствующий Перечень управленческих документов с указанием сроков хранения?
Большинство секретарей-практиков хотели бы иметь у себя на рабочем столе полный набор необходимых регламентирующих документов, позволяющих избегать ошибок как при оформлении документов, так и при организации работы с ними.

Насколько отличается профессиональный уровень секретарей, работающих в регионах, и их коллег в Москве?

Секретари крупных и средних московских компаний отличаются высоким профессионализмом – большинство сотрудников с высшим образованием, серьезным опытом работы, со знанием иностранного языка, высоким интеллектуальным уровнем. Большинство секретарей преданы своей профессии, любят свою работу, не собираются менять ее на другую, стремятся к профессиональному совершенству. Однако все вышесказанное относится не только к московским секретарям. Высококлассные специалисты, творчески решающие повседневные задачи документационного обеспечения, есть не только в крупных городах, но и во многих отдаленных от центра регионах.

При этом нельзя не отметить, что многим из них (как в центре, так и на периферии) не хватало профессиональных знаний, особенно в начале трудовой деятельности. Курсы для секретарей есть во всех, даже небольших, городах, однако уровень обучения на них (это относится и к Москве) часто оставляет желать лучшего. Стоимость обучения достаточно высокая, приемлемая не для всех желающих, а состав изучаемых дисциплин, количество учебных часов и уровень преподавания далеки от совершенства. И если в крупных городах можно найти учебные центры для секретарей, дающие по-настоящему хорошую подготовку, то в районных центрах и поселках это возможно далеко не всегда.

Каковы, по вашему мнению, дальнейшие пути развития профессии?

Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.

Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.

Что вы думаете о развитии секретарского дела на региональном уровне и объединяющей роли в этом процессе “Национальной ассоциации профессиональных секретарей и офисменеджеров”?

Говоря о состоянии развития секретарского дела в Центре и регионах, приходится с сожалением отмечать, что возможностей для профессионального обучения и роста у секретарей в небольших городах и поселках, а тем более в сельской местности значительно меньше, чем в столице или крупных областных центрах. Материальное положение и условия труда секретарей во многих регионах также не отвечают современным требованиям и стандартам. Специалисты секретарского дела нередко испытывают трудности со своевременным получением новых нормативно-методических материалов в области организации делопроизводства.

В то же время в Санкт-Петербурге, в крупных поволжских, уральских и сибирских городах (в Нижнем Новгороде, Самаре, Ярославле, Екатеринбурге, Перми, Красноярске, Новосибирске и др.) во многих местных государственных, муниципальных и коммерческих структурах можно найти интересный и ценный для изучения опыт организации документационного обеспечения управления, который может быть успешно применен не только в других регионах страны, но и в столице.

Таким образом, взаимодействие Центра с регионами по проблемам развития секретарского дела должно идти в двух основных направлениях: оказание необходимой помощи (прежде всего в обучении, в методическом обеспечении работы с документами и т. п.) и освоение и распространение накопленного в регионах опыта работы, его широкое освещение в периодической печати и на научно-практических конференциях и семинарах.

Для осуществления и успешного развития такого взаимодействия необходимы соответствующие организационные формы, и они уже созданы: это ставший популярным у многих секретарей-практиков нашей страны журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” и начавшая свою деятельность в 2003 году не имеющая аналогов в истории России “Национальная ассоциация профессиональных секретарей и офис-менеджеров”.

Чем реально может помочь Ассоциация нашим коллегам в регионах, что даст сотрудничество с ней? Деятельность Ассоциации направлена прежде всего на выявление и изучение насущных проблем секретарей и офис-менеджеров, в т. ч. с учетом региональной специфики условий их труда. Главной же своей задачей Ассоциация считает поиск путей решения этих проблем, в том числе за счет привлечения внимания к этим проблемам специалистов федеральных органов исполнительной власти, а также ведущих научных и учебных центров нашей страны: Министерства экономического развития и торговли РФ, Министерства труда и социального развития РФ, Министерства образования РФ, Федеральной архивной службы России, ВНИИДАД, Государственного университета управления и многих других.

Благодаря активной организационной, просветительской и научной деятельности Ассоциации секретари и офис-менеджеры в регионах постоянно будут иметь информационную поддержку по всем вопросам передового отечественного и зарубежного опыта в области делопроизводства и архивного дела, смогут систематически повышать свою квалификацию без отрыва от работы, получат возможность через периодический печатный орган Ассоциации – журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – участвовать в решении насущных вопросов своей практической деятельности, а также в формировании профессионального стандарта секретаря и офис-менеджера.

Для самой же Ассоциации тесная связь с регионами – абсолютно обязательное условие ее существования и дальнейшего развития деятельности. Только изучая и распространяя положительный опыт регионов, объединяя усилия всех государственных структур в деле совершенствования документационного обеспечения управления, неуклонно повышая статус профессий секретаря и офис-менеджера в современном обществе, Ассоциация действительно сможет стать по-настоящему национальной общественной организацией, приносящей реальную пользу широкому кругу специалистов и практиков.

Источник: www.ippnou.ru

proforientator.ru

Профессия – секретарь – Mojazarplata.com.ua/ru

Секретарь – практически единственная абсолютно женская профессия. Мужчин на этой должности почти не встретишь. И сложно найти другую такую работу, которая собирала бы вокруг себя столько мифов и разночтений.

На современном рынке труда секретари востребованы всегда, ведь именно они – лицо компании. При этом степень их участия в делах компании и ответственности может сильно варьироваться в зависимости от выполняемых обязанностей.

Что нужно уметь?

Секретарские должности разделяются на несколько типов: большинство вакансий предлагает позицию «секретаря», «секретаря-офис-менеджера», «секретаря на ресепшн», реже ищут секретаря-референта или секретаря-помощника.

Что входит в обязанности каждой из этих специальностей?

Обычный секретарь просматривает почту, отвечает на стандартные запросы, отбирает необходимые письма, проводит телефонные переговоры и следит за своевременным исполнением рабочих заданий.

Чтобы работать секретарем, достаточно как минимум секретарских курсов или курсов делопроизводства. Высшее образование будет плюсом, но редко указывается в числе необходимых требований.

Секретарь-офис-менеджер обычно организует деятельность всего офиса. От зависит, насколько скоординирована будет работа курьеров и диспетчеров и сможет ли офис бесперебойно функционировать. Также в его обязанности входит обработка всей входящей корреспонденции. При поступлении на эту должность преимущество отдается кандидатам, которые знакомы с профилем деятельности компании или проходили стажировку за рубежом.

Наименьшие требования предъявляются к секретарям в приемной, поскольку их круг обязанностей не требует никаких специальных навыков. Они принимают и распределяют входящие звонки, встречают и провожают посетителей. Как правило, компании хотят видеть на этой позиции симпатичную девушку с хорошей дикцией.

Естественно, по мере работы в компании, обязанности могут изменяться соответственно уровню сотрудников, поэтому даже на нижней ступеньке профессии можно многому научиться и хорошо себя зарекомендовать.

Часто традиционные функциональные обязанности будут объединяться с дополнительными – в зависимости от специфики работы фирмы и подхода начальства.

Среди основных требований, которые предъявляют работодатели – хорошее знание ПК и офисной техники. Самые распространенные программы – Word, Excel, Outlook, 1С и Internet.

Главные личные качества — ответственность и внимательность. Часто упоминают исполнительность, трудолюбие и умение работать в команде.

Плюсы и минусы

Поскольку в основной массе секретарские обязанности не являются сложными, многие компании готовы принять на эту должность человека без опыта работы. Те же, кто ищет опытного сотрудника, обычно вносят в требования опыт от полугода до двух лет.

Хотя профессия секретаря многим доступна, считается «непыльной» и часто неплохо оплачивается, далеко не все хотят идти на эту должность. Среди минусов профессии – регулярные стрессовые ситуации. Находясь на нижней ступеньке офисного персонала, секретари чаще других сталкиваются с плохим настроением начальника и клиентов. К собственным делам прибавляется необходимость сглаживать и предупреждать конфликты, что удается не всегда.

Портрет специалиста

Почти сто процентов женщин для этой должности – не случайность. Женщины эмоционально более гибкие и легче подстраиваются под настроение окружающих. Именно от женщин часто зависит атмосфера в коллективе и комфортные условия в офисе, что немаловажно для эффективной работы и производит хорошее впечатление на посетителей.

Хотя обязанности секретаря и невелики, их загруженность в течении дня может быть очень высокой. Юлия рассказывает, что, проработав два года в издательстве, она изменила мнение о легкости и доступности этой профессии: «В мои обязанности младшего секретаря входило отвечать на телефонные звонки. Думала, что это очень легко, и недоумевала, честно говоря, за что мне будут платить приличную на то время зарплату. Через несколько дней поняла, за что. Звонков было очень много, телефон разрывался буквально каждые пять минут. Иногда звонили люди, скажем так, не совсем адекватные, но я должна была быть со всеми предельно вежливой и корректной и свято блюсти репутацию и престиж фирмы. Однако самым непростым оказалось составление графика работы руководителя. Моей задачей было организовать весь его рабочий процесс.»

Уровень зарплат

Сейчас в Украине зарплаты секретарей составляют от 100 у.е. для выпускников вузов или окончивших школу без специальной подготовки до 700 у.е. для офис-менеджеров с опытом работы и знанием иностранного языка. При этом уровень предлагаемых окладов зависит большем от финансового благополучия работодателя, а не от навыков и опыта соискателя. Нередко в небольших фирмах требования к секретарям значительно выше, чем в крупных концернах. Дело в том, что в большой компании обычно разделены функции, и секретарю в приемной не нужно проявлять навыки офис-менеджера. А вот в маленьких конторах один человек выполняет весь спектр обязанностей.
По данным портала rabota.ua, средняя зарплата секретарей и офис-менеджеров по Украине равна приблизительно 467 у.е. на май 2009 г., при этом средняя зарплата офисного персонала в Киеве приблизительно в полтора раза выше среднего уровня по Украине и составляет 675 у.е. Большинство вакансий предлагают зарплату в диапазоне от 200 до 600 у.е.

21.10.2009

Профессия секретарь-референт. Описание | Мамина карьера

Как-то после декрета мне пришлось срочно выйти на работу. У меня высшее образование, но уже совсем было некогда долго искать должность по той специальности, что в дипломе. И я решила найти себе место в офисе. У меня имелось несколько вариантов резюме на различные вакансии. Кто такой секретарь-референт, я узнала, обозревая профильные сайты.

В поиске работы

Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря. Потому что профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда. Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы – например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.

И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности “секретарь-референт”. Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало. И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).

Вот эти обязанности:

● распределение входящих звонков;

● встреча посетителей, выдача пропусков;

● отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;

● взаимодействие с курьерскими службами;

● постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;

● чай-кофе руководителю;

● заказ воды и канцтоваров;

● сканирование, копирование документов.

В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.

Моя работа

на фото Татьяна Иглина на рабочем месте

Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра. На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет. Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.

Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.

Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики. Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто – список внутренних номеров сотрудников висит на стене. Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.

Также я работаю и с курьерами. В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы) заказчикам и в различные инстанции.

Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.

Наш дружный коллектив

Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия. Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре. Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен. Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.

Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!

Автор – Татьяна Иглина

Рассказы о других профессиях читайте здесь:

Профессия работник банка. Один день из жизни

Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика

Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь

Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни

Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца

***************************

Если вы хотите найти работу, которая будет нравиться и приносить желаемый доход, тогда пройдите аудио-курс «Как маме найти любимую работу: 5 простых шагов». Чтобы получить бесплатный доступ к курсу введите свое имя и е-майл в форму ниже.

Статьи, которые могут быть Вам интересны:

mamina-kariera.ru

Понятие профессии секретаря-референта | Читать онлайн, без регистрации

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

velib.com