Администратор должность: АДМИНИСТРАТОР КонсультантПлюс

Содержание

Должностная инструкция администратора

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Администратор относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор отвечает за:

эффективное исполнение поручаемой ему работы;
соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Администратор должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
правила и методы организации обслуживания посетителей;
виды оказываемых услуг;
основы экономики, организации труда и управления;
основы маркетинга и организации рекламы;
планировку и порядок оформления помещений и витрин;
основы эстетики и социальной психологии;
законодательство о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Администратор обязан осуществлять следующие функции:

2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

В случае служебной необходимости администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию администратора.

3.5. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности администратора.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы администратора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Администратор предприятия торговли – 2 вариант

assets/images/Должностная инструкция администратора предприятия торговли – 2 вариантzip

Вы можете скачать должностную инструкцию администратора предприятия торговли бесплатно. Должностные обязанности администратора предприятия торговли

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м. п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АДМИНИСТРАТОРА ПРЕДПРИЯТИЯ ТОРГОВЛИ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности администратора предприятия торговли____________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Лицо, назначаемое на должность администратора предприятия торговли должно иметь высшее или среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3. Назначение на должность администратора предприятия торговли или освобождение от неё осуществляется на основании приказа Генерального директора в порядке, установленном законодательством.

1.4. Подчиняется администратор предприятия торговли непосредственно Генеральному директору.

1.5. Если администратор предприятия торговли отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.6. Администратор предприятия торговли должен уметь пользоваться уверенно компьютером, зная программы учета товаров.

1.7. Администратор предприятия торговли должен обладать следующими личными качествами: коммуникабельность, энергичность, позитивный настрой, организаторская способность.

1.8. Администратор предприятия торговли должен знать:

– организацию складского хозяйства, условия хранения и транспортировки товаров;

– структуру управления;

– права и обязанности работников и режим их работы;

– поставщиков, ассортимент и номенклатуру выпускаемой им продукции;

– порядок оформления помещений и витрин;

– основы маркетинга и организации рекламы;

– правила и методы организации обслуживания покупателей;

– основы экономики, организации труда и управления;

– правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда;

– правила техники безопасности, производственной санитарии и гигиены, противопожарной безопасности, гражданской обороны;

– товароведение, стандарты и технические условия на товары, основные их свойства, качественные характеристики;

– трудовое законодательство;

– основы социальной психологии и эстетики;

– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы,
касающиеся работы предприятия торговли.

II. Должностные обязанности

Администратор предприятия торговли исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает организацию постоянной и бесперебойной работы предприятия, включающую в себя эффективное и культурное обслуживание покупателей, комфортные условия для покупателей.

2.2. Консультирует покупателей по интересующим вопросам, которые касаются оказываемых услуг предприятием.

2.3. Придерживается и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.

2.4. Осуществляет контроль:

– за отсутствием нарушений правил торговли;

– за приемку – сдачу товаров на склад;

– за своевременной подачей товаров в торговые секции;

– за работой касс.

2.5. Осуществляет проверку качества, сроков годности товаров, наличие маркировок, легко читаемых ценников на товарах, наличие в доступных для покупателей местах книг жалоб и предложений.

2.6. Обеспечивает общий контроль за сохранностью товаров, торгового оборудования и
прочих материальных ценностей, за своевременным проведением инвентаризации товаров,
торгового оборудования, прочего имущества предприятия.

2.7. Проводит необходимые организационно – технические мероприятия.

2.8. Организует уборку в товарных секциях, торговом зале, на складе, на предприятии в целом и на прилегающей территории, под его контролем соответствующее оформление товарных секций, торгового зала и вообще всего предприятия.

2.9. Следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы.

2.10. Проводит рассмотрение претензий, связанных с неудовлетворительным обслуживанием покупателей, после чего доносит до руководства информацию об имеющихся недостатках в обслуживании покупателей, и о принимаемых мерах по их устранению.

2.11. Принимает меры, которые направлены на предотвращение и ликвидацию конфликтных ситуаций.

2. 12. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда

требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны, а так же контролирует, чтобы всё вышеизложенное соблюдали работники.

2.13. Контролирует, чтобы работники выходили на работу в установленное для них время и присутствовали на рабочем месте в течение рабочего дня. Контролирует ношение работниками рабочей форменной одежды, следит, чтобы работники имели опрятный вид, сам выглядит достойно и опрятно.

2.14. Контролирует, чтобы были закрыты все внутренние помещения предприятия вовремя и сам закрывает предприятие в установленное время, после чего сдает помещение под охрану.

2.15. На протяжении всего рабочего дня содействует поддержанию на рабочем месте атмосферы доброжелательности, подает личный пример, как необходимо обслуживать покупателей.

III. Права

Администратор предприятия торговли имеет право:

3. 1. Обращаться к администрации предприятия с предложениями по улучшению работы, которая относится к его должностным обязанностям и всего предприятия в целом.

3.2. Давать распоряжения, указания, а так же самостоятельно предпринимать необходимые действия, чтобы устранить причины, повлекшие конфликтную ситуацию.

IV. Ответственность

Администратор предприятия торговли несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

4.4. В случае, разглашения коммерческой тайны, невыполнения приказов и распоряжений Генерального директора.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

10 типов административных должностей и описания

На каждом рабочем месте есть специализированные сотрудники, сосредоточенные на выполнении своей индивидуальной работы. И эти рабочие места, очевидно, важны для бизнеса. Но организация не может функционировать или достигать своих целей, если все работники сосредоточены только на очень узких задачах. Тут на помощь приходят администраторы.

Какая работа для тебя самая лучшая?

Используйте Muse, чтобы найти работу в компании с культурой, которую вы любите. Выберите карьерный путь, который вам подходит:

Маркетинг

Продажи

Данные

Человеческие ресурсы

Служба поддержки клиентов

Разработка программного обеспечения

Управление продуктами

Образование

UX Администрирование

2 Дизайн и 0 309003 2
Сколько у вас лет опыта?
0–1 год
1–5 лет
5–10+ лет
Какие преимущества компании для вас наиболее важны?
Медицинское страхование
Оплачиваемый отпуск
Возможности удаленной работы
Стоматологическое страхование
401k с соответствием
Страхование зрения
Продвижение изнутри
Гибкий график работы
9 Персональные 0020 Sicks 9 Days 020 Sicks
Бонус за производительность
Расчет соответствия вашей работы. .
«Административные должности — это двигатель офиса», — говорит Шанна Хокинг, директор Hocking Leadership и помощник вице-президента, которая управляет командой из 45 человек и наняла много администраторов за свою карьеру. «Они поддерживают работу и помогают компании двигаться вперед».
Независимо от организации, существуют определенные вспомогательные — также известные как административные — задачи, которые необходимо выполнять, чтобы поддерживать бизнес на плаву. Почти каждая работа потребует некоторого элемента административной работы, такой как ответы на телефонные звонки, отправка электронных писем, планирование встреч или обновление файлов. Но люди, чье внимание сосредоточено на выполнении таких задач, являются административными работниками.
Если вы хотите работать в администрации, вы можете работать практически где угодно. «Почти каждой отрасли и компании нужны эффективные администраторы, — говорит Кайл Эллиотт, карьерный коуч компании Caffeinated Kyle и бывший менеджер по найму на административные должности. Например, технологический стартап может нанять офисного помощника, который будет координировать конференц-залы, встречать посетителей и интервьюируемых и делать заметки на встречах. Или кабинет врача может нанять администратора для планирования встреч, регистрации пациентов и обработки запросов пациентов на направления, формы, письма и медицинские записи.
«Административная роль — отличный способ узнать больше о компании и внести свой вклад во все аспекты работы компании, — говорит Хокинг. Итак, являетесь ли вы тем, кому нравится участвовать в работе нескольких отделов или бизнес-функций, или вы все еще пытаетесь понять, чем бы вы хотели заниматься в своей карьере в долгосрочной перспективе, административная роль может быть отлично подходит.
Ознакомьтесь с некоторыми распространенными типами административных должностей, а также с конкретными должностями и должностями, которые вы можете искать в этих категориях ниже. Но сначала взгляните на некоторые из ключевых административных навыков, которые вам понадобятся для достижения успеха.
Навыки, которые вам понадобятся для данной административной работы, будут зависеть от должности, команды и компании, в которой вы работаете, но вот несколько наиболее распространенных навыков, которые помогут вам во всех сферах.
Внимание к деталям: Как администратор, вы должны сосредоточиться на мелких деталях, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании, команды или отдельного лица; ловить ошибки; и вести точные записи. Когда другие в вашей организации заняты рисованием «общей картины», внимательное отношение к деталям может оказаться неоценимым для обнаружения ошибок до того, как они произойдут, и обеспечения поддержки, необходимой для реализации более крупных планов.
Сотрудничество: Административные специалисты поддерживают работу от одного сотрудника до всей организации. Поэтому работодатели ищут кандидатов, которые могут хорошо работать с другими и давать, получать и запрашивать информацию и поддержку.
Коммуникация : Очень мало работы администратора может быть выполнено без сильных коммуникативных навыков, в первую очередь навыков устной и письменной речи. Вам нужно знать, как эффективно передавать информацию и идеи и понимать, что другие хотят, чтобы вы знали, независимо от того, общаетесь ли вы лично или по телефону, электронной почте или в чате.
Организация : Администратору необходимо организовать свое физическое и цифровое рабочее пространство таким образом, чтобы выполнять свою работу точно и эффективно. Вы также можете нести ответственность за организацию физического офиса и бумажных и / или цифровых файлов для своего работодателя, а также за отслеживание инвентаризации и обновление записей. Сильные организационные навыки также помогут вам хорошо планировать и координировать графики или работу разных сотрудников, отделов и даже компаний или клиентов.
Тайм-менеджмент : Поскольку административные сотрудники часто выполняют несколько задач для разных команд или отделов, вам необходимо расставить приоритеты в своей работе и спланировать свое расписание — как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе — чтобы убедиться, что вы получаете все сделано вовремя. Возможно, вам также придется напомнить другим о соблюдении определенных сроков.
Техническая грамотность: Администраторы все чаще полагаются на компьютер и технические навыки для выполнения задач. Возможно, вы захотите убедиться, что знаете некоторые основы, например, как использовать инструменты электронной почты и чата; как читать, обновлять и создавать простую электронную таблицу; и как использовать офисный пакет программного обеспечения. Но у каждой должности, скорее всего, будет свое собственное программное обеспечение, базы данных, оборудование (например, принтер или копировальный аппарат) или другие технологии, которыми вам нужно научиться пользоваться, а техническая грамотность поможет вам быстрее освоиться.
Желание учиться: Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником начального уровня или опытным администратором, вам необходимо узнавать что-то новое о любой компании, в которой вы работаете, или о любых новых сотрудниках или командах, с которыми вы работаете, чтобы выяснить, как добиться наилучшего результата. пусть все идет гладко. «Лучшие администраторы, с которыми мне доводилось работать, знают о бизнесе достаточно, чтобы предвидеть потребности тех, кого они поддерживают», — говорит Диана Галло, специалист по персоналу, которую нанимали на многие административные должности. «Это включает в себя такие мелочи, как распечатка документов для встречи или расстановка приоритетов в расписании на основе их знаний о работе».
Работодатели будут искать некоторые или все эти навыки и качества при приеме на работу в администрацию — независимо от того, какую должность вы ищете. Вот некоторые из наиболее распространенных категорий вакансий для администраторов, а также конкретные названия и ссылки для поиска вакансий в The Muse.
Административные и виртуальные помощники и клерки выполняют вспомогательные задачи в компаниях почти во всех отраслях. Их конкретные обязанности будут различаться, но у этих специалистов часто есть обязанности, такие как планирование встреч и конференц-залов, печать, рассылка по почте, хранение и выполнение ряда других задач. Клерки часто имеют более низкий уровень ответственности, чем помощники, но и те, и другие могут быть должностями начального уровня. Виртуальные помощники, административные помощники, работающие полностью онлайн, становятся все более популярными. Небольшие предприятия часто нанимают сотрудников на эти должности, что позволяет другим сотрудникам «тратить меньше времени на административные задачи и больше энергии на стратегию, развитие бизнеса и рост доходов», — говорит Эллиотт. В зависимости от вашей доступности вы часто можете найти как полную, так и неполную занятость.
В прошлом термин «секретарь» был обычным термином для этих ролей, и вы все еще иногда будете его видеть, но многие компании и профессионалы теперь считают его устаревшим. По словам Галло, секретарша представлялась женщиной, которая была на побегушках у стереотипного начальника-мужчины (например, приносила кофе) и, скорее всего, ничего не делала без соответствующих указаний, говорит Галло, а помощник по административным вопросам и подобные термины подтверждают, что работа является жизненно важной вспомогательной ролью. Кроме того, изменение помогает избавиться от гендерно-специфического оттенка «секретарь», который со временем возник.
Вот несколько названий должностей, которые все еще распространены (нажмите на каждое название, чтобы найти открытые вакансии на The Muse):
Административный помощник
Административный клерк
Административный специалист 081 Помощник по административной поддержке
Помощник по административным вопросам
Помощник по административным вопросам
Помощник по кадрам
Виртуальный помощник
Руководители административных служб, объектов и офисов контролируют вспомогательную деятельность, которая помогает эффективно работать на физическом рабочем месте. Они могут отвечать за техническое обслуживание и ремонт расходных материалов, оборудования, офиса, здания и любых открытых пространств, а также за координацию и закупку ресурсов для организации. В более крупных компаниях они могут управлять помощниками по административным вопросам или другим вспомогательным персоналом.
Обычно вам потребуется предыдущий профессиональный опыт, чтобы получить одну из этих ролей, но какой именно, зависит от типа работы и компании, в которой вы хотите работать. Например, если вы ищете должности офис-менеджера, может быть полезен опыт работы в качестве помощника по административным вопросам, в то время как управляющий объектами может иметь опыт работы в области обслуживания зданий или аналогичного.
Некоторые из должностей, которые вы можете найти:
Администратор
Административный координатор
Административный директор
3 Административный менеджер Административный сотрудник
Менеджер административных служб
Бизнес-администратор
Бизнес-менеджер
Бизнес-менеджер
Управляющий объектами
Администратор офиса
Управляющий офисом
Бухгалтеры и бухгалтеры создают и ведут финансовые отчеты для компании. Они могут нести ответственность за запись транзакций, обновление финансовых отчетов, управление платежной ведомостью, подготовку счетов, оплату счетов, отслеживание финансовых записей, проверку их точности и оповещение других, таких как бухгалтеры или аудиторы, о расхождениях и ошибках. Люди в этих ролях могут работать в более крупном финансовом или бухгалтерском отделе или в небольшом бизнесе без одного из этих отделов.
Если вы хотите занять одну из этих должностей, у вас должны быть некоторые математические и бухгалтерские навыки, а также некоторый опыт работы с бухгалтерским программным обеспечением, таким как QuickBooks. Многим организациям требуется некоторое послесреднее образование, предпочтительно с курсовой работой по бухгалтерскому учету. Если вы хотите стать бухгалтером или аудитором, обратите внимание, что это не административные роли, требующие специального и более обширного обучения и часто сертификации.
Общие названия включают:
Бухгалтер
Помощник бухгалтера
Младший бухгалтер
Бухгалтер
8 Специалист по бухгалтерскому учету
Техник-бухгалтер
Служащий по работе с кредиторами
Специалист по работе с кредиторами
Специалист по работе с дебиторской задолженностью
Специалист по работе с дебиторской задолженностью
Аудитор
Бухгалтер
Клерк по расчету заработной платы
Финансовые служащие ведут финансовые отчеты, помогают клиентам и осуществляют операции, связанные с деньгами. В то время как бухгалтеры и бухгалтеры могут работать практически в любой организации, финансовые служащие в основном работают в финансовых учреждениях, страховых компаниях, поставщиках медицинских услуг и предприятиях, которые работают с наличными деньгами. Они также могут рассчитывать расходы и создавать счета и счета-фактуры. Многие должности можно получить с дипломом о среднем образовании, но существует ряд типов финансовых служащих, определенных BLS, и некоторым, например брокерским служащим, может потребоваться дополнительное образование, лицензирование или сертификация.
Некоторые должности:
Кассир банка
Брокерский клерк
Клерк по выставлению счетов
2 Кредитор2 , кассир или клерк
Работники игорных заведений
Страхование Претензии или Полис Клерк по обработке
Служащий по расчету заработной платы и учета рабочего времени
Служащий по снабжению
Служащие по вводу данных берут информацию из одного документа и передают ее в другой источник, обычно на компьютер. Например, они могут обновлять информацию о клиенте или клиенте в базе данных или вводить суммы счетов в бухгалтерское программное обеспечение. Работники по вводу данных также могут собирать, сортировать и проверять данные. Эти рабочие места часто являются удаленными и могут быть заняты полный или неполный рабочий день, и вы обычно можете получить должность ввода данных с дипломом средней школы или эквивалентом.
Некоторые распространенные названия должностей:
Специалист по сбору данных
Клерк по вводу данных
Оператор по вводу данных

Специалист по вводу данных 81 Регистратор данных
Делопроизводитель
Помощники руководителя поддерживают отдельных руководителей или группы руководителей или специалистов высшего звена в организации, выполняя административные задачи, на выполнение которых у них может не хватать времени или возможностей. Обязанности помощника руководителя могут включать в себя ведение графиков своих руководителей, общение с другими от их имени, ведение заметок о встречах, бронирование поездок, обработку документов или выполнение любых других задач, которые могут потребоваться их руководителям. Как и административных помощников, исполнительных помощников в прошлом обычно называли секретарями, но это название вышло из моды.
Некоторые распространенные звания и должности в этой карьере в настоящее время:
Помощник руководителя по административным вопросам
Помощник руководителя
Личный помощник руководителя
Личный помощник
115
Многие отделы организации могут нанимать административные специалисты, чтобы помочь поддержать их конкретные цели и работу. Например, помощник по маркетингу или связям с общественностью может отслеживать контактную информацию СМИ, составлять маркетинговые материалы или координировать действия в социальных сетях, говорит Эллиотт. А помощник отдела кадров может просмотреть резюме, чтобы убедиться, что кандидаты соответствуют минимальным требованиям, прежде чем их вызовут на собеседование. Хотя основная часть этой работы носит административный характер, одна из этих должностей может послужить хорошей ступенькой к должности, в которой вы надеетесь работать. Часто бывает полезно иметь или стремиться к получению степени в области, связанной с отдел, который вы поддерживаете.
Вот некоторые из этих должностей:
Помощник по связям с общественностью
Помощник редактора
Помощник по кадрам
Помощник по маркетингу 81 Ассистент технолога
Ассистент производства
Помощник по связям с общественностью (PR)
Помощник по работе с социальными сетями
Помощник по персоналу
Помощник по поиску талантов
Помощник ветеринара
Служащие по учету материалов часто работают в производственной, транспортной или распределительной отраслях, чтобы отслеживать заказы и продукты, чтобы поддерживать цепочки поставок и поставки. Они могут нести ответственность за создание и ведение записей об отгруженных, полученных или переданных продуктах и/или расходных материалах; координация действий, необходимых для соблюдения графиков производства и/или поставок; подготовка материалов к отправке; и/или обеспечение качества входящих и исходящих грузов. Для этих вакансий часто требуется аттестат о среднем образовании или его эквивалент, но некоторые компании могут искать кандидатов с высшим образованием.
Вот некоторые из должностей в этой области:
Клерк по экспедиции
Клерк по инвентаризации
Специалист по инвентаризации 1
42 Специалист по инвентаризации
Координатор материалов
Планировщик материалов
Специалист по выполнению заказов
Сотрудник по планированию
Сотрудник по снабжению
Производственный служащий
Производственный контролер
Планировщик производства
Планировщик производства
Агент по закупкам
Менеджер по приему
Приемщик
Приемщик
Прием координатор
Клерк по отгрузке
Координатор по отгрузке
Служащий по снабжению
Медицинские транскрипционисты составляют записи о визитах к врачу и пациентах. Они могут делать заметки во время общения врача с пациентами; взять истории болезни пациентов; и записывать отчеты из карт пациентов, медицинских карт и под диктовку медицинских работников. Медицинские транскрипционисты обычно работают в больницах, медицинских лабораториях или других медицинских учреждениях.
Медицинские транскрипционисты должны быть знакомы с медицинской терминологией, сокращениями, а иногда и с кодами счетов, а также с анатомией и физиологией. Медицинские транскрипционисты часто имеют некоторое послесреднее образование, обычно в форме младшего специалиста или сертификата, специально предназначенного для этой области, хотя студенты, планирующие стать врачами или медсестрами, часто могут найти работу в качестве медицинских писцов с завершенным или в процессе получения степени бакалавра. степень. Медицинские транскрипционисты также могут пройти сертификацию Ассоциации целостности медицинской документации (AHDI), хотя это требуется не для всех должностей.
Некоторые общие рабочие места в этой области:
Клинический медицинский стенографист
Специалист по документации
Специалист по медицинскому языку
8
2 Медицинский писец 0081 Медицинский расшифровщик
Медицинский расшифровщик
Специалист по транскрипции патологии
Специалист по транскрипции радиологии
Писец
Транскрипционист
Регистраторы часто являются первыми сотрудниками, с которыми клиент, посетитель или клиент взаимодействует на рабочем месте лично, по телефону или по электронной почте. В зависимости от того, где они работают, они могут отвечать на телефонные звонки; приветствие посетителей, новых сотрудников и интервьюируемых; сбор информации о посетителях; контроль доступа в офис или здание; предоставление информации о своем работодателе; назначение встреч; обработка входящей и исходящей корреспонденции; и выполнение других административных задач. Регистраторы часто имеют диплом средней школы или его эквивалент. Позиции могут быть как полными, так и неполными, а некоторым организациям могут потребоваться секретари по ночам или в выходные дни.
Некоторые названия, которые вы можете увидеть для регистраторов:
Агент стойки регистрации
Сотрудник стойки регистрации
Клерк стойки регистрации
1 Greeter 90 4
Секретарь
работа администратора? Вот несколько советов:
Проведите исследование
Прежде чем приступить к новой административной роли, узнайте, что влечет за собой эта работа. Существуют бесплатные онлайн-ресурсы, такие как веб-сайт Бюро трудовой статистики, которые научат вас основным должностным обязанностям и необходимым навыкам, образованию и опыту для любой данной должности. Вы также можете найти интересующую вас отрасль или компанию и связаться с людьми, которые там работают, для информационных интервью, говорит Хокинг. «Может быть особенно полезно узнать точку зрения инсайдера, прежде чем вы сделаете шаг самостоятельно, и это также может помочь вам получить работу».
Внимательно прочитайте описание вакансии
Для любой вакансии, на которую вы хотите подать заявку, вы можете узнать, что они ищут в кандидате, внимательно прочитав описание вакансии. Обратите внимание на любые навыки, опыт или квалификацию, которые у вас есть, а также любые должностные обязанности для должности, которую вы уже занимали на прошлой работе или в другом месте. Подчеркните эти моменты в материалах заявки. Вы также должны использовать тот же язык, что и описание работы, когда это возможно. Так, например, если в объявлении о вакансии говорится, что им нужен человек с опытом работы в Excel, не говорите просто, что вы использовали электронные таблицы. Помимо того, что это поможет вам попасть на собеседование, возможность выделить наиболее важные части описания работы может показать потенциальным работодателям ваше внимание к деталям.
Составьте индивидуальное резюме и рассмотрите сопроводительное письмо (даже если это необязательно)
Прочитав описание вакансии, выделите свои наиболее важные навыки, опыт и квалификацию в хорошо составленном резюме. Под своим прошлым опытом напишите важные пункты, которые подчеркивают ваши достижения, а не только ваши рабочие обязанности, и добавляйте цифры, чтобы количественно оценить ваш опыт, где это возможно. Подчеркните, что отличает вас от других кандидатов, говорит Эллиотт. Вы много работали с программным обеспечением, которое будете использовать каждый день на этой работе? Вы являетесь носителем испанского языка и претендуете на роль администратора в районе со значительным латиноамериканским населением? «Если вы сформулируете свое уникальное ценностное предложение, работодателям будет проще выбрать вас среди других кандидатов», — говорит Эллиотт.
Вы можете более подробно рассказать о любом из этих атрибутов в хорошо написанном сопроводительном письме. (Да, работодатели по-прежнему их читают!) Даже если сопроводительное письмо не является обязательным, вы можете использовать его, чтобы показать больше индивидуальности, чем позволяет ваше резюме, и дать потенциальным работодателям почувствовать ваши писательские навыки — и то, и другое может показать, насколько вы d общаться и взаимодействовать с другими в качестве административного служащего.
И не забудьте адаптировать материалы заявления для каждой вакансии, на которую вы претендуете. Другими словами, убедитесь, что вы редактируете свое резюме и сопроводительное письмо, чтобы выделить то, что о вас будет наиболее важно для человека, читающего его. Административные роли могут сильно различаться в каждой компании, поэтому убедитесь, что вы показываете работодателям, насколько вы подходите для этой конкретной роли.
Вы можете ознакомиться с этими статьями для более конкретных советов по резюме для определенных вакансий и ситуаций:
Резюме помощника администратора
Резюме смены карьеры
Резюме начального уровня
Резюме помощника руководителя
Резюме первой работы
Офис-менеджер резюме
Советы по составлению резюме для пожилых людей, ищущих работу
Подготовьте истории и ответы для вашего интервью
Независимо от того, проходите ли вы личное, телефонное или видео-собеседование, вы должны прийти подготовленным. Потратьте некоторое время на чтение о том, как отвечать на распространенные вопросы интервью. Подготовьте несколько историй, демонстрирующих ваши лучшие качества, чтобы вы могли адаптировать их для ответов на различные поведенческие вопросы. «Другими словами, вам нужно определить, что делает вас потрясающими. Затем подкрепите это наглядными примерами», — говорит Эллиотт. Вы когда-нибудь создавали новый процесс, который помогал вашему рабочему месту экономить деньги или время? Вы когда-нибудь ловили ошибку, которая в противном случае имела бы большие последствия?
И, прежде всего, помните: интервью — это возможность установить связь с кем-то, с кем вы работаете или на кого вы работаете. Они должны быть похожи на разговоры — поэтому не просто повторяйте отрепетированные ответы, позвольте себе поболтать с человеком, сидящим напротив вас, и приготовьтесь задавать свои собственные вопросы. Эти вещи покажут вашему интервьюеру, с чем вы хотели бы взаимодействовать как сотрудник или как быстро вы могли бы, например, связаться с посетителями вашей организации.
Подробнее: Пройдите собеседование с помощником по административным вопросам, изучив ответы на эти 10 вопросов
Будьте профессионалом на протяжении всего процесса по всей компании, но вы также будете представлять компанию другим. Поэтому во всех своих коммуникациях на протяжении всего собеседования и процесса найма убедитесь, что ваш телефон, электронная почта и видео-этикет находятся в порядке и показывают, что вы будете отличным лицом для организации.
Регина Борселлино — редактор The Muse из Нью-Йорка, который занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовыми методами резюме, собеседованиями, удаленной работой, а также личным и профессиональным развитием. До прихода в The Muse Регина была редактором InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестиции и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Мэрилендского университета и степень магистра искусств Американского университета в области писательского мастерства. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.
Больше от Регины Борселлино
Помощник по административным вопросам Описание работы | TopResume
Чтобы ваше профессиональное резюме соответствовало вашим целям, используйте это описание должности помощника по административным вопросам, чтобы сообщить, что вы должны выделить в своем резюме.
Изучив примеры описаний вакансий, соискатели смогут определить, какие технические и межличностные навыки, полномочия и опыт работы наиболее важны для работодателя в вашей целевой области.
Помощник по административным вопросам Должностная инструкция:
Обязанности помощника по административным вопросам включают предоставление административной поддержки для обеспечения эффективной работы офиса. Поддерживает менеджеров и сотрудников в решении различных задач, связанных с организацией и коммуникацией. Помощники по административным вопросам несут ответственность за конфиденциальный и срочный материал. Знаком с различными концепциями, практиками и процедурами в этой области.
Способность эффективно общаться по телефону и электронной почте, гарантируя, что все обязанности помощника по административным вопросам выполняются точно и выполняются качественно и своевременно. Может направлять и руководить работой других. Полагайтесь на опыт и суждение, чтобы планировать и достигать целей, и ожидается широкая степень творчества и свободы действий. Обычно подчиняется менеджеру или руководителю подразделения/отдела.
Обязанности помощника по административным вопросам:
Ответ и прямые телефонные звонки
Организация и планирование встреч и совещаний
Ведение списков контактов
Изготовление и распространение корреспонденции, писем, факсов и форм
Помощь в подготовке регулярных отчетов
Разработка и поддержка файловой системы

Заказ канцелярских товаров
Забронировать поездку
Подача и сверка отчетов о расходах
Оказывать общую поддержку посетителям
Предоставлять информацию, отвечая на вопросы и запросы
Пройти диктовку
Исследования и создание презентаций
Создание отчетов
Работа с несколькими проектами
Подготовка и контроль счетов
Развивайте административный персонал, предоставляя информацию, образовательные возможности и возможности для профессионального роста
Обеспечить работу оборудования, выполнив требования по профилактическому обслуживанию; вызов на ремонт; ведение складского учета оборудования; оценка нового оборудования и методов
Ведение запасов расходных материалов путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверка получения расходных материалов

Поддерживать профессиональные и технические знания, посещая образовательные семинары; обзор профессиональных публикаций; создание личных сетей; участие в профессиональных сообществах
Вносить вклад в работу команды, достигая связанных результатов по мере необходимости
Выполнение административных обязанностей, таких как хранение, набор текста, копирование, переплет, сканирование и т. д.
Организация командировок для старших менеджеров
Писать письма и электронные письма от имени других сотрудников офиса
Заказ конференц-связи, номеров, такси, курьеров, отелей и т. д.
Накройте стойку регистрации, когда это необходимо
Обслуживание компьютерной и ручной файловой системы
Конфиденциально обращаться с конфиденциальной информацией
Вести точные протоколы совещаний
Координация офисных процедур
Ответ на электронную почту, телефон или личную встречу
Разработка и обновление административных систем для повышения их эффективности
Решение административных проблем
Получать, сортировать и распространять почту
Отвечать на телефонные звонки и передавать их на
Управление назначениями персонала
Надзор и контроль за работой младшего персонала
Ведение учета отпусков сотрудников в актуальном состоянии
Координация ремонта оргтехники
Приветствовать и помогать посетителям офиса
Ксерокопирование и распечатка документов от имени других коллег
Обеспечивать вежливое и профессиональное общение
Выполнение канцелярских обязанностей и административных процессов
Провести ввод данных
Подтверждение бронирования столиков в ресторане для старших сотрудников
Хорошо составленный раздел навыков резюме, в котором подчеркиваются ваши навыки, необходимые для должности помощника по административным вопросам, поможет вашему резюме превзойти систему отслеживания кандидатов (ATS), что является первым шагом к тому, чтобы ваше заявление было замечено. Используйте приведенные ниже лучшие навыки и умения помощника по административным вопросам, чтобы помочь вам эффективно написать свое резюме.
Требования к административному помощнику:
Подтвержденный опыт администратора или помощника
Знание систем и процедур делопроизводства
Отличные навыки тайм-менеджмента и способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в работе
Внимание к деталям и навыки решения проблем
Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
Сильные организаторские способности и навыки планирования
Владение MS Office
Не менее 7 лет опыта работы в данной области или в смежной области
Аттестат о среднем образовании или его эквивалент; желательно высшее образование
Навыки и навыки помощника по административным вопросам:
Навыки отчетности
Навыки административного письма
Знание Microsoft Office
Анализ
Профессионализм
Решение проблем
Управление поставками
Управление запасами
Вербальное общение
Процедуры администрирования офиса
Ввод
Внимание к деталям
Точность
Многозадачность
Телефонные навыки
Работа в команде
Усмотрение и суждение
Терпение
Находчивость
Предвосхищает потребности
Эмоциональный интеллект
Гибкость
Редактирование и корректура
Навыки Microsoft Office
Навыки печати
Не знаете, как включить все это в свое резюме? Посмотрите, как мы помогли этому помощнику руководителя обновить ее резюме.