Что такое офис менеджер и его обязанности: Профессия офис-менеджер (функции, как стать) | должностные обязанности офис-менеджера, требования к должности

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

• «Условия работы»,
• «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Должностная инструкция и обязанности офис-менеджера с функциями секретаря

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис — менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Содержание статьи

Основной регулятивный функционал

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии. Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
2. Изучение корреспонденции.
3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
4. Ведение протоколов на заседаниях.
5. Организация приема посетителей.
6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
7. Естественно, владение оргтехникой.
8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

• задачи и функции компании
• свои права и обязанности
• штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

1. Контроль за документооборотом
2. Печать документов
3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
8. Встреча посетителей.
9. Выполнение поручений руководителя.
10. Отправка почты.
11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

• Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
• Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
• Хорошее знание оргтехники;
• Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
• Грамотное ведение переговоров по телефону;
• Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

• Пунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

• Хозяйственность.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

• Коммуникабельность.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

• Позитивность.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

1. Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
2. При несоблюдении субординации в компании.
3. При использовании информации, которая является коммерческой.
4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности. Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Профессия на всю жизнь

Вас удивляет, что одной профессии можно посвятить многие годы жизни? Это действительно так, если речь идет о новой для нашей страны профессии – офис-менеджер.

Должностные обязанности этого сотрудника в компаниях сильно разнятся. Случается, он выполняет функции секретаря, завхоза, работает с клиентами, руководит персоналом офиса. Специалист-универсал, который в курсе всех дел. За что же на самом деле должен отвечать офис-менеджер?

Основная задача – организовать работу офиса. Универсальных должностных инструкций для офис-менеджера нет. Его обязанности зависят от величины компании, сферы деятельности. У каждой организации свои требования, и детально с ними знакомиться нужно при устройстве на работу, тогда удастся избежать «неразберихи».

Офис-менеджер – это лицо фирмы. Вот почему работодатели предъявляют к соискателям жесткие требования. В большинстве случаев обязательно хорошее образование. Оно является определенной гарантией того, что кандидат – грамотный специалист с широким кругозором.

Жестких возрастных ограничений в профессии нет. Чаще всего отдается предпочтение людям «ответственного» возраста – старше 25 лет. Ведь помимо навыков и умений надо обладать житейской мудростью, приобретаемой с годами. Значительным преимуществом является опыт секретарской работы. Обязанности секретаря имеют много общего с функциями офис-менеджера. Однако только секретарских навыков недостаточно, необходимы дополнительные умения, получить которые можно в ходе дополнительного образования.

Если у вас есть хотя бы минимальный опыт работы в должности секретаря, администратора офиса, помощника руководителя, Вы можете пройти подготовку в рамках «ПРАКТИКУМА для ОФИС-МЕНЕДЖЕРА» в Центре образования «ЭЛКОД» . В течение 36 часов под руководством опытных преподавателей-практиков, специализирующихся в сфере офис-менеджмента, сможете освоить многие тонкости этой интересной профессии, а также получить полезные рекомендации, как получить работу офис-менеджера вскоре после окончания обучения.

«Учебных заведений, где готовят офис-менеджеров, не так много, потому, выбирая курсы желательно собрать о каждом как можно больше информации, – советует директор Центра образования «Элкод» Леонид Лозовский. – Позвонить и выяснить, чему будут учить, кто преподаватели, более подробно познакомиться с программой. Уточнить, какими материалами обеспечивают слушателей, какие предлагают формы занятий. Одних только лекций явно недостаточно. Нужны тренинги, семинары, ролевые игры. Профессия очень многоплановая – всех тонкостей не усвоишь за 10-12 часов. Базовый курс должен составлять не менее 30 часов аудиторных занятий. Опытным преподавателям и тренерам этого достаточно, чтобы рассмотреть основные вопросы офис-менеджмента.

Для каждого слушателя важны и перспективы: какие преимущества они получат при приеме на работу по окончании курсов.

Главная задача нашего Центра – дать человеку необходимый инструментарий, действенные, работающие технологии, с помощью которых можно добиться профессиональных успехов. К нам нередко приходят «практики» с большим опытом секретарской работы. Им мы помогаем отшлифовать умения, демонстрируем новые горизонты знаний».

От офис-менеджера зависит атмосфера офиса. И задача профессионала сделать ее непринужденной, чтобы всем было комфортно: и коллегам, и клиентам. Зачастую офис-менеджер – первое лицо, с которым встречаются клиенты, приходя в компанию, и он должен постараться, чтобы оно не стало последним. Посетителя необходимо радушно встретить и поддержать. Сделать его пребывание в офисе максимально комфортным. Этому нужно учиться, поэтому при практической подготовке уделяют значительное внимание организации работы офиса. Необходимые теоретические установки слушатели получают в виде специального раздаточного материала, а преподаватели делятся многими секретами. Учащиеся приводят собственные примеры. Занятия зачастую превращаются в дискуссии.

У каждого офиса должна быть своя «изюминка». Создает ее офис-менеджер, поэтому профессию зачастую относят к творческим. От такого специалиста зависит, как сотрудники выглядят, держатся, позиционируют себя и фирму. В его обязанности входит поддержание ценностей компании, корпоративной культуры.

Без знания делопроизводства эффективная деятельность офис-менеджера крайне сомнительна. Он должен обеспечить руководителя необходимой информацией, на основе которой тот принимает управленческие решения. Сведения содержатся в документах, значит, те должны быть так оформлены, чтобы было удобно работать.

Профессионалу необходимо в совершенстве владеть деловым этикетом. Мелочей здесь нет. Надо уметь и чай гостям подать, и иностранную делегацию встретить, и организовать корпоративное мероприятие. Фраза «Але, че вы хотели» отпугнет любого клиента. На курсах слушатели изучают речевые стандарты, знакомятся с шаблонами, правилами деловой коммуникации, нормами протокольных мероприятий. Знание правил делового общения помогает на практике. На основе речевых стандартов можно построить фразы, применимые в различных ситуациях.

Вакансий офис-менеджеров на рынке труда достаточно много, но и претендентов на эту должность хватает, поэтому мы проводим специальные занятия «Как найти работу офис-менеджеру». Стремимся научить слушателей демонстрировать свои достоинства, навыки и умения, которые выгодно отличают их от других соискателей. Заработная плата у профессионалов высокая – от 800 долларов. В крупных компаниях офис-менеджеров зачастую воспринимают на уровне «топов». Они поддерживают множество деловых контактов, связей, без которых невозможно представить нормальную деятельность офиса. Есть у них и возможности роста. Офис-менеджер филиала вполне может стать руководителем офиса в центральном аппарате компании, а офис-менеджер из небольшой фирмы – со временем может «дорасти» до должности управляющего директора транснациональной корпорации, ибо в управлении главное – это опыт. Хочется отметить, что женщин в этой профессии значительно больше, но мужчины не менее успешно справляются с офис-менеджерской работой.

Итак, офис-менеджер – управленческая должность. Задачи, которые стоят перед офис-менеджером, весьма разнообразны.

Во-первых, нужно организовывать работу в офисе, заниматься снабжением, чтобы снять возникающие в связи с этим заботы с других сотрудников.
 

Во-вторых, офис-менеджеру приходится иметь дело с различными документами, поддерживать документооборот.

В-третьих, важно уметь применять на практике навыки личного и телефонного общения, разрешать конфликтные ситуации.

И, наконец, важно разбираться в сложных вопросах бизнес-этикета. А самое главное – уметь привнести «изюминку» в имидж офиса.

«Почему же это профессия на всю жизнь?» – спросите Вы. Всё очень просто: ведь какую должность Вы бы ни занимали, те знания и умения, которые освоили, работая офис-менеджером, Вам пригодятся вновь и вновь! И даже вне работы – дома, в быту. Присоединяйтесь!
 

Офис-менеджер компании | Семинары Moscow Business School

Должностные обязанности

• Управленческие функции: планировать работу офиса, руководить всем персоналом, обучать, дисциплинировать, распределять обязанности. От офис-менеджера зависят настроение коллектива, общий настрой на работу, культура общения. Одна из важнейших обязанностей офис-менеджера — это прием клиентов и обслуживание посетителей. На плечи толкового менеджера ляжет забота о «хлебе насущном» — кофе, булочках, конфетах
• Управление хозяйством офиса. Офис-менеджер следит, чтобы всегда было достаточное количество расходных и необходимые материалов (бумага, скрепки, ручки, карандаши). Вся техника офиса должна работать безупречно. В случаях форс-мажора — отключение электричества, воды, отопления — первым реагирует не руководитель, а его «правая рука»
• Регулярные проверки и инвентаризации — контроль за работой и расходованием всех расходных материалов. Причем эта функция тоже не подлежит обязательной указке «сверху»
• И самое важное — отчетность. Готовить отчеты о проделанной работе, запрашивать такие сведения регулярно с подчиненных, подшивать и систематизировать все полученные сведения

Личные качества

• Уравновешенный и спокойный характер
• Умение находить общий язык с коллегами в любом коллективе
• Грамотная устная и письменная речь
• Владение иностранным языком
• Психологическое или экономическое образование
• Свободное владение всей офисной техникой

В плане карьерного роста у офис-менеджера всегда есть перспектива — можно расширить свои полномочия и следить за работой бухгалтерии, транспортного хозяйства, расти вверх по карьерной лестнице, чтобы занять должность администратора.

Профессиональные навыки

Хороший офис-менеджер уже за первую неделю работы в компании увидит недостатки или недочеты и начнет их систематизировать и исправлять. Например, наладить еженедельную отчетность, чтобы все подчиненные начинали утро понедельника с подачи заявок на материалы.

Все вопросы о неполадках решать мгновенно, не дожидаясь указания начальства. Лучше самому выступить с инициативой и предложениями по реорганизации того или иного процесса, предложить интересный выход из новой непривычной ситуации, а еще лучше — решить ее и доложить о результатах.

Все самые тихие «закоулки» любой компании должны быть понятны и знакомы, желательно познакомиться лично со всеми сотрудниками, чтобы появился эффект «личного участия» и заинтересованности в работе. Чтобы правильно управлять (а это тоже немаловажная характеристика деятельности хорошего офис-менеджера), нужно хорошо знать компанию. Только полностью вникнув в дела офиса, вы сможете представить себе все его нужды и проблемы.

обязанности, должностная инструкция, личные качества и навыки

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

• Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
• Отличная скорость печати для набора текстов для документов
  

  Проведение переговоров

• Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
• Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
• Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
• Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
• Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
• Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

• Позиционируется в компании как специалист
• Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказа
  

  Ответственность

• Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
• В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
• Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
• На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
• Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

• Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
• Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
• Выполнение копий ценной документации по поручению руководства
  

  Приглашение на собрание

• Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
• Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
• Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
• Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
• Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
• Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
• Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
• Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

• Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
• Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
• Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
• Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Офис-менеджер: описание работы | TARGETjobs

Работа может быть очень разнообразной.

Чем занимается офис-менеджер? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Офис-менеджеры по существу обеспечивают бесперебойную повседневную работу офиса и могут управлять командой административного или вспомогательного персонала. Обязанности обычно включают:

• организация встреч и управление базами данных
• бронирование транспорта и проживания
• организация корпоративных мероприятий или конференций
• заказ канцелярских товаров и мебели
• работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
• подготовка писем, презентаций и отчетов
• Контроль и контроль работы административного персонала
• Управление бюджетом офиса
• взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
• внедрение и поддержание процедур / офисных административных систем
• Передача задач младшим сотрудникам
• Организация вводных курсов для новых сотрудников
• Обеспечение актуальности политики в области охраны труда и техники безопасности
• с использованием ряда программных пакетов
• Посещение встреч с высшим руководством
• помогает кадровой службе организации, обновляя кадровый учет, организуя собеседования и т. Д.

Однако, в зависимости от размера и структуры организации, роль офис-менеджера также может сочетаться с другой офисной должностью, например:

Обязанности часто включают некоторые из традиционных обязанностей PA или администратора, но роль может быть более широкой.

Типичные работодатели офис-менеджеров

Любая организация с более чем несколькими сотрудниками может нанять офис-менеджера. Основные работодатели:

• больницы
• вузов
• финансовые организации
• органы местного самоуправления
• центральное правительство
• благотворительные организации
• малых предприятий
• производителей.

Объявления о вакансиях обычно размещаются на досках вакансий и в местных, региональных и национальных газетах (в Интернете и в печати), а также в специализированных кадровых агентствах.

Требуется квалификация и обучение

Степень иногда может быть полезной, и эта карьера открыта для выпускников всех специальностей. Однако многие работодатели не указывают академическую квалификацию в качестве требования, вместо этого подчеркивая важность:

• опыт работы на административной должности
• знание программных пакетов
• хорошие навыки межличностного общения и управления временем.

Важен предыдущий опыт работы в офисе, секретарше или с клиентами (некоторые работодатели могут рассчитывать на работу не менее двух лет). Некоторые работодатели также запрашивают предыдущий опыт работы в офисе в том же секторе. Соответствующий опыт можно получить за счет временной работы в агентстве, которая, в свою очередь, может привести к постоянной офисной работе.

Ключевые навыки для офис-менеджеров

• Надежность и конфиденциальность: вы часто узнаете о конфиденциальных вопросах
• Адаптивность
• Навыки общения, ведения переговоров и построения отношений
• Организационные навыки
• ИТ-навыки
• Навыки решения проблем
• Инициатива
• Лидерство и способность «делать вещи»
• Навыки составления бюджета
• Внимание к деталям.

Далее: поиск вакансий и стажировок для выпускников

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 63dbd2438f2b4a74.

Образец описания должности офис-менеджера (Free and Ready pdf)

Обязанности офис-менеджера:

• Назначение встреч и встреч в офисе
• Организация планировки офиса и заказ канцелярских товаров и оборудования
• Поддержание офисного состояния и проведение необходимого ремонта

Нанять офис-менеджера? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы опубликовать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

Краткое описание вакансии

Мы ищем офис-менеджера для организации и координации административных функций и офисных процедур. Ваша роль – создавать и поддерживать приятную рабочую среду, обеспечивая высокий уровень организационной эффективности, коммуникации и безопасности.

Чем занимается офис-менеджер?

Обязанности и ответственность офис-менеджера включают планирование встреч и встреч, организацию канцелярских принадлежностей, приветствие посетителей и оказание общей административной поддержки нашим сотрудникам.Предыдущий опыт работы в качестве менеджера фронт-офиса или администратора офиса будет преимуществом. Успешный офис-менеджер должен также иметь опыт работы с разнообразным офисным программным обеспечением (инструменты электронной почты, электронные таблицы и базы данных) и уметь точно выполнять административные обязанности.

В конечном итоге, офис-менеджер должен быть в состоянии обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь улучшить процедуры и повседневную работу компании.

Обязанности

• Выполнять обязанности руководителя офиса, в том числе:
  • Техническое обслуживание
  • Рассылка
  • Принадлежности
  • Оборудование
  • Купюры
  • Поручения
  • Покупки
• Расписание встреч и встреч
• Организовать планировку офиса и заказать канцелярские товары и оборудование
• Поддерживать состояние офиса и проводить необходимый ремонт
• Сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержки политики офиса по мере необходимости
• Организация офисных операций и процедур
• Согласование с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию
• Убедитесь, что все товары выставлены и оплачены вовремя
• Управление договорами и переговорами о ценах с поставщиками офисов, поставщиками услуг и арендой офисов
• Управлять бюджетом офиса G&A, обеспечивать точную и своевременную отчетность
• Обеспечить общую поддержку посетителей
• Помощь в процессе адаптации новых сотрудников
• Отвечать на вопросы сотрудников по вопросам управления офисом (e.грамм. канцелярские товары, скобяные изделия и транспортные средства)
• Поддерживать связь с поставщиками услуг по эксплуатации помещений, включая услуги по уборке, кейтерингу и безопасности
• Планируйте внутренние или внешние мероприятия, такие как вечеринки, праздники и конференции

Требования

• Подтвержденный опыт работы в качестве офис-менеджера, фронт-менеджера или помощника администратора
• Знание обязанностей, систем и процедур офисного администратора
• Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS Outlook)
• Практический опыт работы с офисной техникой (например,грамм. факсы и принтеры)
• Знакомство с инструментами планирования электронной почты, такими как Email Scheduler и Boomerang
• Отличные навыки управления временем и способность выполнять несколько задач и расставлять приоритеты в работе
• Внимание к деталям и умение решать проблемы
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
• Сильные организационные навыки и навыки планирования в быстро меняющейся среде
• Творческий ум, умеющий предлагать улучшения
• степень средней школы; дополнительная квалификация помощника администратора или секретаря будет плюс

День из жизни офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера

Управленческие обязанности

В первую очередь обязанность офис-менеджера, как вы уже догадались, состоит в том, чтобы управлять офисными служащими.Объем управленческих обязанностей офис-менеджеров зависит от отрасли, размера и структуры вашей организации. Как правило, офис-менеджеры несут ответственность за разработку процедур и внедрение, оценку, улучшение и общение с офисным персоналом по поводу этих процедур. Офис-менеджеры часто несут ответственность за руководство младшими администраторами, операциями и персоналом.

Административные обязанности

Снова объем административных обязанностей во многом зависит от типа бизнеса, в котором работает офис-менеджер.Большинство должностей связаны с разработкой и поддержанием систем хранения и ведения документации. Дополнительные обязанности включают заполнение секретарей, управление расходными материалами, а также определение и удовлетворение потребностей различных сотрудников. Составление графика, планирование встреч и поддержание чистой и безопасной рабочей среды часто входит в сферу ответственности офис-менеджера.

Финансовые и кадровые обязанности
Небольшим компаниям часто требуется, чтобы офисные менеджеры носили много головных уборов.Это часто может означать, что офис-менеджеры должны управлять расходами, бюджетами, мелкими денежными средствами, начислением заработной платы и обрабатывать счета. Если используется система учета рабочего времени, менеджеры офиса часто будут нести ответственность за ее обслуживание. Если организация достаточно мала, вероятно, не будет отдела кадров. В этой ситуации офис-менеджер может нести ответственность за обработку документов о новом найме и распространение политики.

Требуемые навыки и опыт

Из-за разнообразного характера работы, которую выполняет офис-менеджер, навыки, необходимые для достижения успеха, также весьма разнообразны.Вы часто будете видеть объявления о вакансиях для офис-менеджеров с необходимыми навыками, которые читаются как список сверхчеловеческих характеристик. Важны хорошие коммуникативные навыки.

Навыки, которые вам понадобятся, чтобы преуспеть в качестве офис-менеджера:

• Хорошее общение
• Хорошее суждение
• Решение проблем
• Быстрое принятие решений
• Управление временем
• Внимание к деталям
• Планирование и организация
• Хорошо делегирует
• Лидерские и коучинговые способности
• Сильная инициатива
• Компас безупречной морали и порядочность
• Высокая степень адаптации
• хорошо работает с командами
• Свободно владеет MS Office и другими системами
• Возможности управления бюджетами
• Знание принципов бизнеса и управления

Опыт работы, требуемый работодателем:

• Опыт приема на работу
• Руководящий персонал
• Опыт разработки стандартов
• Управление расходными материалами и инвентаризацией
• Улучшение процесса
• Бухгалтерский учет
• Административный опыт
• Опыт управления
• Канцелярский опыт
• Знание управления персоналом

С кем вы будете работать

Существует так много компаний с таким разнообразием сотрудников, что невозможно точно узнать, с кем вы будете работать в должности офис-менеджера.Справедливо предположить, что вы будете работать в тесном контакте с людьми, занимающими административные, операционные и кадровые роли. Вы также можете тесно сотрудничать с сотрудниками отдела продаж и обслуживания клиентов.

• Помощник по персоналу
• HR Универсальный
• Координатор по персоналу
• Регистратор
• Офисный помощник
• Административный помощник
• Офисный координатор
• Сотрудник по вводу данных
• Управляющий производством
• Ассистент по маркетингу
• Помощник по операциям
• Торговый представитель

Распространенные ошибки

1. Микроменеджмент – может быть трудно отказаться от контроля.Избегайте микроменеджмента вашей команды, чтобы сэкономить себе и им много времени и головных болей. Хороший способ исправить это – оставить отзыв.
2. Отсутствие обратной связи и отсутствие реакции на нее – регулярное предоставление конструктивных отзывов помогает сотрудникам понять, что они могут улучшить. Создание процесса предоставления и получения обратной связи поможет ослабить напряжение, которое в противном случае можно было бы рассматривать как «жалобу».
3. Сосредоточение внимания на негативе – Когда дела идут хорошо, мы иногда можем слишком много сосредотачиваться на негативе.Не забывайте отдавать должное, когда это необходимо, и выделяйте время, чтобы сосредоточиться на достижениях.
4. Быстрый набор персонала – Вы, как офис-менеджер, можете испытывать сильное давление, заставляя вас нанять сотрудников. Не поддавайтесь этому давлению. Убедитесь, что вы нанимаете лучших, кого можете найти.
5. Отдавать приказы вместо руководства – Быть начальником – это совсем не то, что быть лидером. Подавайте пример и ведите свою команду через карьерный ландшафт.
6. Not Listening – Многие ошибки могут произойти просто из-за того, что вы просто не слушаете.Для лидера еще важнее быть хорошим слушателем.
7. Неспособность определить цели – Вашей команде нужна мотивация. Без целей вашей команде может не хватать мотивации.
8. Непонимание мотивации – Непонимание того, что мотивирует вашу команду, также может вызвать проблемы. Помимо целей, которые вы ставите, у людей есть свои собственные мотивы. Понимание личных, профессиональных и организационных целей и мотивации вашего персонала поможет вам принимать более правильные управленческие решения.
9. Слишком дружелюбие / отсутствие границ – легко захотеть подружиться с людьми, с которыми вы работаете. Как офис-менеджеру, вы должны быть осторожны с личными границами. «Счастливый час» с командой сильно отличается от тусовок по выходным. Лучше быть слишком профессиональным, чем слишком личным.
10. Не уделяйте времени своей команде – Убедитесь, что вы относитесь к своей команде, когда она добивается успеха. Чтобы сделать весь офис счастливым, необходимо признание со стороны руководства.
11. Политика открытых дверей – это может работать на некоторых рабочих местах, но по большей части вызывает снижение производительности.Лучшая политика – запланировать время открытых дверей или
12. Not Delegating – В сутках не так много часов. Делегирование повседневных задач поможет вам сосредоточиться на управлении всем офисом.

Самые полезные аспекты

Как офис-менеджер, вы станете свидетелем индивидуального развития каждого члена команды. По мере того, как эти сотрудники учатся и растут, вы будете их частью. По мере того, как команда развивает новые навыки и достигает целей, вы разделяете эти достижения.Если вы сможете овладеть навыками, необходимыми для того, чтобы стать великим лидером, ваша карьера офис-менеджера может оказаться весьма полезной.

Образец дня

• Доберитесь до офиса раньше всех.
• Откройте дверь офиса.
• Сделайте кофе или чай для офиса. Убедитесь, что есть запасы кухонных принадлежностей.
• Приведите в порядок офис, если после предыдущего рабочего дня остались беспорядки.
• Проверьте свою голосовую почту и электронную почту.
• Планируйте и готовьтесь к своему дню.
• Проверить посещаемость. Обратите внимание, кто опоздал.
• Коротко встретитесь с менеджером по эксплуатации, чтобы обсудить неотложные нужды.
• Встретьтесь с помощниками, администраторами и другим административным персоналом, чтобы обсудить дневные задачи.
• Полевые входящие телефонные звонки и запросы.
• Управление системами учета рабочего времени и посещаемости
• Заказ расходных материалов и управление запасами
• Разослать почту
• Убедитесь, что в принтерах есть бумага и тонер / чернила.
• Устранение проблем с принтерами, копировальными аппаратами, телефонами и т. Д.
• Запланируйте собеседование для новых сотрудников.
• Знак для пакетов.
• Создание отчетов для существующих клиентов / клиентов. Составьте новые контракты.
• Создание презентаций и отчетов на уровне управления
• Обучение с новыми сотрудниками
• Просканируйте офис на предмет беспорядка. Убирайте и устраивайте любые беспорядки.
• Планируйте задачи на завтра / на следующую неделю заранее.
• Принимайте больше телефонных звонков.Проверьте электронную почту еще раз.
• Заказать обед для команды.
• Приобрести расходные материалы, визитные карточки и маркетинговые материалы.
• Согласование маршрута поездки, включая аренду автомобилей и авиабилеты.
• Вынести мусор и переработать.
• Проверьте голосовую почту и электронную почту в последний раз.
• Выключите кондиционер / обогрев, заприте перед тем, как уйти последним.

Офис-менеджеры жизненно важны для повседневной работы бизнеса. Если вы ищете новую должность офис-менеджера или хотите нанять нового офис-менеджера, который сможет справиться со всем этим и даже больше, свяжитесь с нами.

Описание работы офис-менеджера (зарплата, навыки, обязанности, сертификация и многое другое)

У каждой компании на планете есть одна общая черта; им приходится выполнять административные задачи. По сути, никуда не денешься от бумажной работы, составления расписания и подобных обязанностей. В какой-то степени каждый бизнес имеет дело с этим. Но офис-менеджеры – те, кто справляется с этим, превращая эту разношерстную группу обязанностей в хорошо разработанные системы.

Организация, координация, эффективность… вот основные принципы офис-менеджеров. Их цель – разработать эффективные административные процедуры, управляющие офисами с помощью протоколов и процедур. Может показаться, что жесткость – это главное, но это не так. На самом деле речь идет о достижении успеха.

По бессмертным словам Бенджамина Франклина, «легче предотвратить вредные привычки, чем избавиться от них». И это часть того, что делают офис-менеджеры; они предотвращают вредные привычки, создавая основу для хороших.

Но это лишь малая часть того, что значит быть офис-менеджером. Готовы узнать больше об этой удивительной профессии?

Отлично! Давайте идти.

Что такое офис-менеджер?

Итак, что такое офис-менеджер? Проще говоря, они обеспечивают бесперебойную работу офиса каждый день.

Их основная цель – упростить административные процедуры, установить стандарты и набросать протоколы.Они являются источником согласованности, собирая всех сотрудников офиса на одной странице.

Без офис-менеджера наступает хаос. Подумайте об этом таким образом; Если вы спросите десять случайных людей, как поставить полку, не давая им инструкций, вы, вероятно, получите десять разных ответов. Конечно, все они будут сосредоточены на одном и том же результате, но не будут подходить к нему одинаково.

Некоторые могут быть скрупулезными, измеряя, чтобы найти идеальную высоту, проверять, задевают ли они гвоздь или просто гипсокартон, выясняя, используют ли они лучшие для этой задачи шурупы, и многое другое.Другие будут смотреть на это, используя только то, что находится прямо перед ними, и надеются на лучшее. В конце концов, все они справляются с задачей (вероятно), но качество результатов разное.

Отсутствие контролируемого подхода оставляет место для ошибок. Люди могут упустить из виду критические требования, существующие между точками A и B, если у них нет указаний. Офис-менеджеры предоставляют такие рекомендации.

Каковы обязанности и обязанности офис-менеджера?

Хорошо, мы уже немного коснулись этого.Но теперь пришло время по-настоящему взглянуть на описание должности офис-менеджера.

Во-первых, офис-менеджер – это не секретарь или помощник администратора. Конечно, обязанности могут частично совпадать, но офис-менеджеры также являются лидерами. Они обычно контролируют команду, в то время как большинство секретарей или административных помощников нет.

Plus, офис-менеджеры обычно обладают определенными полномочиями по принятию решений, особенно когда дело доходит до разработки протоколов. Вот что их отличает.

Также важно понимать, что обязанности офис-менеджера варьируются от компании к компании. У каждого рабочего места разные потребности, для одного. Во-вторых, офис-менеджеров обычно должны носить смехотворное количество шляп. Если задача носит административный характер, она может стать частью их рабочей нагрузки, если возникнет необходимость.

Несмотря на то, что каждая компания отличается от других, описания должностей офис-менеджеров обычно имеют много общего.Вот что может понадобиться офис-менеджеру:

• • Контролировать работу офиса
  • Разработка и обновление офисных процедур
  • Работа с другими отделами по разработке политики
  • Координация обслуживания офисных помещений и оборудования
  • Ведение инвентаря канцелярских товаров
  • Организовывать встречи и назначать встречи
  • Управление отношениями с поставщиками
  • Связь с поставщиками услуг
  • Получение и рассылка почты
  • Управлять входящими счетами поставщиков услуг и производить платежи
  • Вести переговоры с продавцами и поставщиками услуг
  • Встреча и помощь посетителям
  • Создание и показ презентаций
  • Внедрение систем хранения и стандартов ведения документации
  • Утверждение заявок на поставку
  • Наблюдать за членами административной группы
  • Делегировать делопроизводство членам офисной команды
  • Набор и проверка кандидатов в административные органы
  • Тренеры, гиды и сотрудники дисциплины
  • Проведение проверки эффективности
  • План корпоративных мероприятий
  • Подготовить операционные отчеты

Сказать, что большинство офис-менеджеров заняты, – ничего не сказать.Офисы могут быть удивительно быстро меняющейся средой, особенно для тех, кто ими руководит.

Какие навыки нужны офис-менеджерам?

Если вы хотите проявить себя как офис-менеджер, вам понадобится надежный и разнообразный набор навыков. В конце концов, ваши обязанности могут быть повсюду, поэтому вам нужны способности, чтобы с ними справиться.

Это правда, что описание должностей каждого офис-менеджера немного отличается. Почему это имеет значение? Потому что навыки, необходимые для достижения успеха на должности, могут варьироваться от одной возможности к другой.

Но у многих должностей офис-менеджеров есть приличное количество общего. Это означает, что даже если вы не можете найти четкий список требований к работе, у вас есть к чему прибегнуть. Вот список наиболее часто запрашиваемых профессиональных навыков у офис-менеджеров (не забудьте подробно ознакомиться с описанием вашей должности!):

• • Офисные операции и административная практика
  • Файловые системы и управление данными
  • Планирование
  • Принципы управления бизнесом, человеческими ресурсами и бухгалтерским учетом
  • Компьютеры и комплекты офисного программного обеспечения
  • Управление запасами и закупки
  • Контроль, наставничество и руководство офисным персоналом
  • Составление бюджета

Хорошо, теперь вы получили представление о необходимых технических возможностях, но это лишь верхушка айсберга.Мягкие навыки также жизненно важны для вашего успеха, особенно потому, что вы будете нести ответственность за руководство командой и координацию с другими отделами. Вот список мягких навыков, которые вы хотите продемонстрировать в своем резюме и во время собеседования:

Какое образование, обучение, сертификация требуется?

Технически стать офис-менеджером можно только на основе опыта. Если вы проработаете на административной должности от пяти до десяти лет (иногда и больше) и у вас есть шансы улучшить свои лидерские способности, вы, возможно, сможете совершить рывок.

Однако это не самый быстрый маршрут.

Если вы хотите быстрее занять должность офис-менеджера, подумайте о получении степени бакалавра. Сосредоточьтесь на бизнесе, человеческих ресурсах, управлении и бухгалтерском учете. Не стесняйтесь посещать соответствующие курсы по технологиям, так как это поможет вам развить ценные навыки.

Вы также можете улучшить свое резюме с помощью сертификации. Сертифицированный бизнес-менеджер (CBOM) может быть хорошим выбором.Вы также можете рассмотреть вариант Certified Administrative Professional (CAP), так как он демонстрирует ваши административные возможности. Однако технически это тоже не является необходимостью, поэтому вам не обязательно идти по этому пути.

Заработная плата офис-менеджера

Время ответить на вопрос, который почти гарантированно будет у вас в голове; как выглядит зарплата офис-менеджера? Что ж, как и в случае с любой другой работой на планете, ответ зависит от обстоятельств.

На компенсацию влияет множество факторов. Например, количество людей, которыми руководит офис-менеджер, точные обязанности, размер компании и даже местонахождение бизнеса имеют значение.

Например, если вы возглавляете команду из десяти человек, вы, вероятно, будете зарабатывать больше, чем кто-то, кто наблюдает за двумя сотрудниками. Точно так же, если вы работаете в Нью-Йорке, у вас, вероятно, будет более высокая зарплата, чем у офис-менеджера в Мобиле, штат Алабама.

Но это не значит, что у вас нет приблизительной цифры. В США средняя зарплата офис-менеджера составляет 79 027 долларов в год.Довольно мило, правда?

Кроме того, многие штатные офис-менеджеры получают за свои усилия больше, чем деньги. В большинстве случаев также доступен комплексный пакет льгот, увеличивающий размер вашей общей компенсации.

Что нужно знать перед собеседованием

Готовы ли вы устроиться на должность офис-менеджера? Большой! Давайте поговорим о том, как этого добиться.

Во-первых, изучите описание должности офис-менеджера, как будто от этого зависит ваш успех, потому что он так и есть.Вы узнаете много интересного о том, что нужно обязательно иметь, и получите представление о том, что вам нужно обсудить во время собеседования.

После этого совершите поездку на сайт компании. Просмотрите заявления о миссии и ценностях. Так вы сможете больше узнать о культуре и приоритетах организации.

СОВЕТ ДЖЕФФА: Хотите воспользоваться тем, что вы узнали из заявлений о миссии и ценностях компании? Ты можешь. Подумайте, как вы можете применить свои навыки, чтобы помочь организации достичь своей миссии.Таким образом, вы можете поговорить с ним прямо во время собеседования, создав очень актуальное и очень заманчивое ценностное предложение. Кроме того, это шаг, на который не пойдет большинство кандидатов, так что вы выделитесь из толпы.

Затем будет разумно потратить немного времени на то, чтобы проанализировать самые популярные вопросы для руководителей на собеседовании. Многие из них подходят для различных руководящих ролей, включая офис-менеджеров.

Наконец, когда вам нужно ответить на вопросы поведенческого интервью, используйте как метод STAR, так и метод адаптации.Вместе они могут помочь вам создать мощный ответ.

Собираем все вместе

Офисные менеджеры действительно являются основой любой административной операции. Если вы находите описание должности офис-менеджера интригующим и хотите развивать свою карьеру в этом направлении, прекрасно! Это отличный вариант, поэтому воспользуйтесь приведенными выше советами в своих интересах, и вы на пути к воплощению своей мечты.

Пожалуйста, будьте любезны и оцените этот пост 🙂

–

Ознакомьтесь с другими нашими «статьями с описанием вакансий» , если вы изучаете варианты карьеры:

–

Соучредитель и Технический директор TheInterviewGuys.com. Джефф – известный участник, предоставляющий советы по поиску работы, собеседованиям и продвижению по службе, он опубликовал более 50 единиц уникального контента на сайте , а его работы представлены в ведущих публикациях, таких как INC , ZDnet , MSN и другие.

Узнайте больше о The Interview Guys на нашей странице «О нас» .

Описание работы офис-менеджера: роль и обязанности

Офис-менеджеры – это большой актив для любой компании.Они следят за тем, чтобы в бизнесе все было гладко, и контролируют административную поддержку. Очевидно, что квалифицированный офис-менеджер может стать жизненно важной позицией в любой компании. Поэтому хорошее описание должности является ключом к поиску подходящего таланта. Ниже мы собрали все, что вам нужно знать при составлении описания должности офис-менеджера.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о должности, а также о том, как создать описание, соответствующее потребностям вашей компании!

Полное руководство по должностной инструкции офис-менеджера

Краткое описание вакансии

Первое, что должно быть в описании должности, – это краткое изложение должности.Резюме должно быть кратким параграфом или двумя, которые предоставляют обзор компании с полным объяснением позиции. Обозначьте свои ожидания от кандидата, чтобы они могли определить, подходят ли они для вашей должности офис-менеджера. Однако не давайте слишком много информации. В противном случае вы будете казаться лишним, поскольку вы также предоставите подробный список обязанностей в описании должности вашего офис-менеджера.

Обязанности

У офис-менеджеров много обязанностей, которые могут различаться в зависимости от компании, в которой они работают.Вот список обязанностей, обычно требуемых от офис-менеджера. Однако не забудьте добавить в список любые обязанности, относящиеся к вашему бизнесу.

• Контролировать и контролировать административный персонал
• Организация встреч, конференций и корпоративных мероприятий
• Подготовка отчетов и презентаций
• Управляйте бюджетом офиса
• Выполнять и делегировать задачи и процедуры
• Организовать прием на работу нового сотрудника
• Обеспечение актуальности политик
• Содействовать отделу кадров
• Управление расписанием сотрудников
• Заказать канцелярские товары
• Подготовить платежную ведомость
• Поддерживать связь с продавцами, поставщиками услуг и арендодателями.
• Обеспечение эффективности офиса
• Будьте в курсе технической и профессиональной информации

Квалификация

Одним из наиболее важных аспектов любой должностной инструкции является квалификация, необходимая кандидату. Это включает в себя тип степени, опыт и другие образовательные обязанности, необходимые для работы в вашей компании. Хотя роль офис-менеджера – одна из многих должностей, требующих минимального опыта на начальном уровне или совсем не требующих его, определенные квалификации все же желательны.

Вот список необходимых квалификаций для офис-менеджера:

• Уровень Градус зависит от компании. Некоторые работодатели предпочитают, чтобы кандидаты имели степень бакалавра, другие – степень младшего специалиста, а третьи вообще не требуют степени. Большинство работодателей потребуют сертификат или степень младшего специалиста, предпочитая степень бакалавра.
  • Чтобы определить, какие образовательные требования вы хотите, чтобы ваш кандидат имел, оцените типы обязанностей, которые он будет выполнять в вашей компании.Будут ли они выполнять простые задания, или для выполнения такой работы требуется более высокий уровень образования? Хотя у большинства офис-менеджеров, вероятно, есть какая-то степень, важно точно определить, что вы хотите от кандидата, при написании описания должности офис-менеджера.
• Как и степень, , опыт тоже разнится. Чтобы получить право на должность офис-менеджера, большинство работодателей хотят, чтобы кандидат имел опыт работы в смежной области. Однако важно определить, сколько лет опыта вы хотите иметь у своего офис-менеджера.В большинстве описаний указано, как минимум, пять лет. Однако он может варьироваться в зависимости от вашей компании и того, какие задачи будет выполнять ваш офис-менеджер.
• Кандидат должен иметь компьютерных навыков .

Навыки

Помимо образования и опыта, каждый кандидат должен владеть определенными навыками. Хотя конкретные навыки могут различаться в зависимости от компании, мы предоставили список некоторых основных навыков, которые могут понадобиться офис-менеджерам.Если ему или ей не хватает какой-либо из этих сфер, они, вероятно, не подходят для вашей компании.

• Может работать в быстро меняющейся среде
• Отличные коммуникативные навыки (устные и письменные)
• Свободно владеет пакетом Microsoft Office
• Организовано
• Адаптируемый
• Решение проблем
• Обладает отличными лидерскими качествами
• Детально
• Критический мыслитель
• Управленческий
• Мастер тайм-менеджмента
• Командный игрок
• Хороший слушатель
• Хороший делегат

Начните процесс найма офис-менеджера прямо сейчас!

В то время как вы настраиваете и оптимизируете описание должности офис-менеджера для вашей вступительной должности, вы, несомненно, захотите найти кандидатов для найма.Следующим шагом, конечно же, будет создание вопросов для собеседования с офис-менеджером, а затем найм кандидата, который идеально подходит для вашей компании.

Один из способов найти квалифицированных офис-менеджеров, соответствующих потребностям вашей компании, – это работать с кадровой фирмой. Corporate Job Bank – одно из ведущих кадровых агентств, которое может помочь вам найти идеального офис-менеджера для вашей компании. Свяжитесь с ними сегодня, чтобы получить дополнительную информацию о решениях по подбору административного персонала.

Описание работы офис-менеджера | Всего вакансий

Чем занимается офис-менеджер?

Роль и функции офис-менеджера сильно изменились за последние несколько десятилетий.

«Офис-менеджер лежит в основе любой организации и имеет решающее значение для бесперебойной работы любого бизнеса любого размера», – говорит Дженель Клиффорд, директор по маркетингу ведущего специализированного кадрового агентства Love Success. «За последние 30 лет должностные обязанности изменились: вместо степлеров быть правой рукой генерального директора корпорации. Изменился и объем навыков, необходимых для работы – это разумный выбор профессии.

«Офис-менеджеры должны знать все о бизнесе и, в свою очередь, работать с полной честностью, потому что у них так много знаний – от основных данных до найма и увольнения.”

То, что определяет работу офис-менеджера, – это высокая степень организации, способность работать структурированным образом и способность решать множество различных задач и обязанностей, часто выполняя несколько задач одновременно.

Офис-менеджеры будут работать, как следует из названия роли, в офисной среде. Несмотря на растущую тенденцию к найму в некоторых компаниях менеджеров и помощников виртуальных офисов, это все еще нишевая область, и подавляющее большинство должностей офис-менеджеров будут работать внутри компании.

Повседневные обязанности конкретного офис-менеджера будут варьироваться в зависимости от размера компании, в которой они работают. «Обязанности офис-менеджера могут быть очень широкими в зависимости от размера организации, в которой вы работаете», – объясняет Рози Кейли, старший менеджер по маркетингу компании Secs по подбору персонала в городе. «Как офис-менеджер в малом бизнесе от вас могут ожидать большего, чем в более корпоративной среде, где будет команда офисных администраторов.”

Типичные обязанности офис-менеджера могут варьироваться от планирования встреч и мероприятий до ведения учета офисных расходов и поддержки офисных политик и систем администрирования.

Карьерные перспективы у офис-менеджеров прекрасны, а управление людьми и командой – очевидный шаг вперед с точки зрения потенциального продвижения по службе. Другие кандидаты также могут перейти в более крупную компанию в качестве офис-менеджера.

«Сейчас все больше людей выбирают офисное управление в качестве выбора профессии», – говорит Эндрю Джардин, генеральный директор Института административного управления (IAM).«Мы обнаруживаем, что кандидаты ищут работу в интересных компаниях, и это может быть очень привлекательно».

Роли и обязанности офис-менеджера

будут зависеть от типа бизнеса, в котором вы в конечном итоге работаете, а также от стажа работы.

Однако основная роль офис-менеджера заключается в том, чтобы быть центральным контактным лицом для всех в организации, иметь обзор многих различных вещей, безупречное рабочее знание бизнеса и его целей, а также участвовать в любом месте. необходимо для обеспечения бесперебойной работы компании.

В небольшой компании офис-менеджер вполне может иметь обязанности по расчету заработной платы, ИТ, кадрам и маркетингу, потому что, вероятно, будет меньше людей, работающих именно в этих областях. Такая широкая рабочая нагрузка будет хорошим кандидатом для дальнейшего карьерного роста благодаря развитию различных навыков трудоустройства, а также возможности потенциально специализироваться в определенной области в дальнейшем.

В любой должности офис-менеджера вам потребуются хорошие секретарские навыки, опыт ведения дневников, базовые навыки в области ИТ, отличные письменные и коммуникативные навыки, способность работать в тесном контакте с другими отделами и уметь выполнять проектную работу.Некоторый базовый финансовый или бухгалтерский опыт также потенциально может быть преимуществом.

На более высоких должностях офис-менеджера вы должны будете управлять другими людьми с соответствующими оценками, обучением и развитием персонала. Вам потребуется организовывать собрания и мероприятия, возможно, даже председательствовать на собраниях, вы должны содержать офисы и помещения и проводить политику, такую ​​как охрана труда и защита данных, и, возможно, проводить исследования и управлять проектами.

Опыт управления мероприятиями и персоналом, в частности, даст кандидатам явное преимущество при обдумывании своего следующего карьерного роста.

Просмотрите вакансии офис-менеджеров на Totaljobs, чтобы получить представление о диапазоне предлагаемых ролей.

Каковы обязанности офис-менеджера?

Как мы упоминали ранее, список обязанностей офис-менеджера будет варьироваться в зависимости от размера компании, в которой вы работаете, и того, насколько высока ваша должность. Тем не менее, функции и обязанности работы, которые часто возникают, могут включать:

• Дневник и управление поездками для генерального директора компании или управленческой команды.
• Приемные – ответы на звонки, электронные письма и письма.
• Все секретарские обязанности.
• Быть контактным лицом для поставщиков и обеспечивать пополнение запасов канцелярских товаров и ресурсов.
• Поддержание офисных политик и управление процедурами охраны труда и техники безопасности.
• Ведение учета офисных расходов.
• Обязанности по обработке данных, включая GDPR.
• Организация встреч, конференций и мероприятий.
• Изучение и написание отчетов и проектная работа.
• Помощь в оценке и обучении персонала и связанного с ним персонала.
• Управление персоналом.
• Возможность накопить все необходимое для бесперебойной работы офиса!

Почему я должен стать офис-менеджером?

Нет сомнений в том, что быть офис-менеджером означает думать не покладая рук, иногда работать в очень сжатые сроки и одновременно выполнять множество важных задач, но разнообразие предлагаемых вакансий является частью его привлекательности.Кроме того, вы получаете огромное удовлетворение от работы, зная, что компания буквально не может работать без вашего набора навыков.

Офис-менеджер Андреа Хикс Морган, которая сейчас работает виртуальным помощником руководителя, работала в различных престижных компаниях, включая Harrods и Shepperton Film Studios. «Быть ​​офис-менеджером означает брать на себя ответственность за управление офисом и все, что с ним связано», – говорит она. «Вы гарантируете, что в офисе есть все необходимое для повседневного эффективного выполнения своих обязанностей.Вы всегда будете «к лицу» по любым вопросам и при общении.

«Если вам нравится помогать и поддерживать людей, а также эффективно выполнять задачи, тогда вам понравится эта роль. Раньше мне нравилось общение с людьми и тот факт, что каждый день индивидуален. Люди используют вас как «центральную точку», поэтому вы должны быть очень представительными и способны быстро выполнять работу.

«Быть ​​офис-менеджером может быть хорошей ступенькой к другим должностям, поскольку вы являетесь центральным контактным лицом для многих сотрудников и по характеру работы можете видеть и слышать многое из того, что происходит в бизнесе.”

Офисным менеджерам часто приходится брать на себя ответственность за такие области, как HR, начисление заработной платы и даже маркетинг и социальные сети, особенно если они работают в небольшой компании. Это отличный способ улучшить свой набор навыков с точки зрения перспектив развития карьеры.

В более крупных корпорациях менеджеры офисов почти наверняка будут руководить другими людьми или даже другими командами, а также потенциально нести ответственность за развитие и обучение персонала.Этот управленческий опыт может оказаться бесценным, когда речь идет о вашем собственном профессиональном развитии.

Что касается заработной платы, то оплата за должности офис-менеджера может быть весьма конкурентоспособной, особенно в Лондоне. Что касается стартовой заработной платы, вы ожидаете получить от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов, а для должностей, требующих большего опыта, она возрастет до 50 000 фунтов стерлингов.

Подробнее читайте в разделе Какие роли я могу получить после того, как буду офис-менеджером?

Что самое лучшее в работе офис-менеджера?

Быть офис-менеджером может означать разные вещи для разных людей, особенно с учетом разнообразия обязанностей и ответственности, требуемых работой, но спрос на эти роли растет.«Как офис-менеджеру вам необходимо выполнять множество различных обязанностей, но тесное сотрудничество с генеральным директором компании может быть гламурным», – говорит Дженель Клиффорд из Love Success.

«Роль офис-менеджера может дать фантастический опыт организации мероприятий и международных поездок, а оплата и условия также могут быть отличными. В Love Success мы имеем дело со множеством состоятельных людей, и с точки зрения заработной платы должности могут действительно повыситься, если вы говорите о более высоком уровне помощи генеральному директору.Недавно мы наняли офис-менеджера с зарплатой в 80 000 фунтов стерлингов ».

Опытный офис-менеджер Андреа Хикс Морган говорит, что это очень полезная работа. «Это вознаграждающая роль, когда у вас есть напряженные дни, и вы помогаете окружающим эффективно выполнять свои обязанности. Во многом речь идет о том, чтобы отнять задачи у других, чтобы они могли выйти и продвинуть бизнес вперед.

«Приходится вести дневник и управлять поездками, и вы всегда должны быть на шаг впереди».

Джой Бантинг работает офис-менеджером в небольшой семейной издательской компании в течение последних 20 лет.«Мне нравится разнообразие в работе», – объясняет она. «Я получаю огромное удовлетворение в конце рабочего дня, когда выполняю задачи, которые ставил перед собой. Мне также нравится вникать в проблему и решать ее, например, находить платеж, который был потерян где-то в системе. Люди часто звонят мне домой, когда я не на работе, но это часть работы в небольшой компании, и я совершенно не против ».

Заработная плата офис-менеджера

Заработная плата офис-менеджера будет во многом зависеть от размера компании, в которой вы работаете, от уровня стажа и опыта, необходимого для этой должности, и, возможно, от места работы – например, зарплаты в Лондоне могут быть особенно конкурентоспособными.По этой причине также трудно оценить потенциальную среднюю заработную плату офис-менеджера.

«Любой организации может потребоваться офис-менеджер – я недавно разговаривал с одним из сотрудников зоопарка Честера», – говорит Эндрю Джардин из IAM. «Начальная зарплата, как правило, составляет от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов, а для более опытных офис-менеджеров она повышается в среднем до 50 000 фунтов стерлингов».

Специализированное кадровое агентство Love Success в настоящее время насчитывает 15 000 кандидатов в офис-менеджеры и регулярно размещает должности, охватывающие широкий спектр отраслей – от мировых модных брендов до финансов и банковского дела, до рабочих мест в государственном секторе и образования.

Дженель Клиффорд из Love Success: «Многие офис-менеджеры в Love Success имеют зарплату от 35 000 до 45 000 фунтов стерлингов, при этом у многих есть около 40 000 фунтов стерлингов».

Рози Кейли из Secs in the City добавляет: «Кандидатов могут сильно шокировать некоторые зарплаты. Нельзя недооценивать важность такой административной роли управления ».

Просмотрите доску вакансий Totaljobs, чтобы лучше понять диапазон возможностей и заработной платы.Кроме того, вы также можете воспользоваться инструментом totaljobs Salary Checker, чтобы узнать среднюю зарплату офис-менеджера в Великобритании.

Где работают офис-менеджеры?

«В любой отрасли, когда ваш бизнес достигает определенного размера, имеет смысл нанять офис-менеджера», – говорит Эндрю Джардин из IAM. «Но различия в работе связаны с размером компании, а не с отраслью, в которой вы работаете».

Проще говоря, любой бизнес, организация, учреждение или благотворительная организация наймет офис-менеджера – и спрос на эти должности в любой отрасли определенно растет.«Мы проводим премию PA of the Year в течение последних восьми лет и теперь запускаем категорию офис-менеджеров исключительно благодаря этому спросу», – говорит Рози Кейли из Secs in the City. «Офис-менеджеры работают в огромном количестве отраслей, хотя ролей будет больше в Лондоне и других городах.

«В настоящее время на нашем сайте более 100 должностей офис-менеджеров, и они распределены между производством, модой, медициной и здравоохранением, университетами, издательским делом, недвижимостью, технологиями, СМИ, продажами, банковским делом и финансами.И это ни в коем случае не исчерпывающий список отраслей “.

Роль офис-менеджера по своей природе будет полностью или преимущественно офисной, а рабочие места могут быть временными или постоянными. Организации часто набирают через специализированное агентство офис-менеджеров или набирают внутри компании, особенно если это крупный корпоративный бизнес. Небольшая компания может с большей вероятностью рекламировать роль на местном уровне.

Вакансии офис-менеджера

Офисных менеджеров можно найти практически в каждой британской отрасли, как в сельских, так и в городских районах, хотя их гораздо больше в городах, особенно в Лондоне.

Как указывалось ранее, обязанности и ответственность конкретной роли офис-менеджера будут варьироваться от компании к компании из-за размера и масштабов бизнеса, необходимого уровня опыта и размера группы поддержки офисного менеджмента, которой вы управляете. Что общего у всех ролей офис-менеджеров, так это то, что их должен выполнять высокоорганизованный человек с отличными коммуникативными и межличностными навыками, а также готовность делать все, что требуется для выполнения работы.

«Офис-менеджеры должны быть высокоорганизованными изо дня в день», – говорит Дженель Клиффорд из Love Success. «Они должны выполнять задачи подряд в короткие сроки. Кроме того, в этой роли есть важный личный элемент: вы потенциально перейдете от организации химчистки для генерального директора к обсуждению финансовых прогнозов.

«Офис-менеджер часто оказывается первым в офисе, ожидает кофе и оказывает полную поддержку всем остальным».

Прочтите, чтобы узнать больше о наиболее распространенных вакансиях в сфере управления офисом.

Офис-менеджер школы

Чем занимается школьный офис-менеджер?

Офис-менеджер школы обычно работает в составе небольшой группы людей и оказывает комплексную поддержку руководителю, преподавательскому составу и вспомогательному персоналу.

Обязанности и ответственность, которые могут быть специфическими для этой роли, будут включать взаимодействие с родителями и опекунами, тесное сотрудничество с детьми всех возрастов, а также с теми, кто может иметь дополнительные потребности и нуждаться в дополнительной поддержке. Эта роль, безусловно, потребует отличных секретарских навыков, ответа на звонки, электронные письма и письма, ведения дневника для команды руководства школы, и вам также может потребоваться вести учет офисных и школьных расходов, управлять процедурами охраны здоровья и безопасности, включая организацию пожарных учений и писать отчеты. .

Работа в качестве школьного офис-менеджера также потребует от вас выполнения своей роли с большим вниманием к деталям, а также надежности и осмотрительности, особенно когда вы можете обращаться с конфиденциальной и конфиденциальной информацией о детях.

Чтобы получить лучшее представление о том, что ищут работодатели в этой области, ознакомьтесь с текущими объявлениями о вакансиях школьного офисного менеджера на Totaljobs.

Заработная плата офис-менеджера школы

Начальная зарплата школьного офис-менеджера может варьироваться от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов, но, вероятно, будет находиться в нижней части шкалы.

Менеджер фронт-офиса

Чем занимается менеджер фронт-офиса?

Менеджер фронт-офиса – это «лицо» бизнеса, независимо от размера или типа компании. Таким образом, эта роль может во многом совпадать с ролью администратора, и вы почти наверняка будете отвечать на звонки, электронные письма и письма.

Вам потребуются хорошие секретарские и компьютерные навыки, отличные коммуникативные навыки и навыки межличностного общения, способность работать в тесном контакте с широким кругом людей и из разных отделов, а также способность одновременно выполнять множество задач, часто работая в сжатые сроки.Важно быть высокоорганизованным и работать структурированно – вам нужно быть невозмутимым!

«В корпоративной среде подобная роль будет больше ориентирована на клиента, и кандидат должен будет одеваться соответствующим образом», – говорит Рози Кейли из городского отдела Secs.

Чтобы лучше понять, что ищут работодатели в этой области, ознакомьтесь с текущими объявлениями о вакансиях менеджера фронт-офиса на Totaljobs.

Заработная плата менеджера фронт-офиса

Начальная зарплата менеджера фронт-офиса будет соответствовать другим должностям офис-менеджера, от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов, но вполне может быть больше, если эта должность находится в Лондоне или других городах и если для этого требуется более высокий уровень стажа работы. и опыт.

Офис-менеджер участка

Чем занимается офис-менеджер сайта?

Роль офис-менеджера на объекте будет иметь много общего и пересекаться с другими ролями офис-менеджера, поскольку почти наверняка потребуются хорошие секретарские и ИТ-навыки, отличные организационные и межличностные навыки, а также способность выполнять многозадачность и работать в сжатые сроки.

Вероятно, будет большая потребность в этом типе роли для управления объектами и поддержания доступа к офисам, зданиям, площадкам и т. Д.Возможно, вам потребуется провести больше финансовой или бюджетной работы, и вам нужно будет вести списки контактов, к которым людям нужен доступ, иногда в любой момент. Для этой роли крайне важно быть центральным контактным лицом для всех, кто участвует в проекте.

«Вы должны быть жесткими и стойкими, чтобы выполнять такую ​​роль», – говорит Рози Кейли из городского отдела безопасности. «Вы не возражаете. Часто обязанности офис-менеджера не гламурны, и вы должны быть высокоорганизованным, умным человеком, способным расставлять приоритеты и добиваться результатов, и, что немаловажно, решать проблемы с улыбкой на лице!»

Чтобы получить лучшее представление о том, что ищут работодатели в этой области, просмотрите текущие объявления о вакансиях офис-менеджера на сайте Totaljobs.

Заработная плата офис-менеджера сайта

Начальная зарплата офис-менеджера на объекте, вероятно, будет соответствовать зарплате офис-менеджеров в различных сферах, от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов, но будет расти с увеличением размера и местоположения компании, а также старшинства должности.

Менеджер отдела продаж

Чем занимается менеджер отдела продаж?

У менеджера офиса продаж будет много обязанностей и обязанностей, общих с другими должностями офис-менеджера. Хорошие секретарские и компьютерные навыки, отличные коммуникативные навыки и навыки межличностного общения, способность работать с людьми из всех отделов компании, позитивный взгляд на вещи, способность хорошо работать в условиях стресса и с ограничениями по времени, и это лишь некоторые из них.

Как менеджер отдела продаж вы, скорее всего, больше перекликаетесь с финансовой стороной дела, поэтому базовый опыт ведения бухгалтерского учета или управления бюджетом может дать вам преимущество.

Чтобы лучше понять, что ищут работодатели в этой области, ознакомьтесь с текущими объявлениями о вакансиях менеджера отдела продаж на Totaljobs.

Заработная плата менеджера отдела продаж

Начальная зарплата для должности менеджера офиса продаж, скорее всего, будет соответствовать зарплате офис-менеджеров в целом – от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов и возрастает, если эта роль требует определенного уровня опыта или стажа и в некоторой степени зависит от размера компании. и где он находится.

Чтобы узнать больше о средней зарплате менеджера отдела продаж в Великобритании, воспользуйтесь программой Totaljobs Salary Checker.

Кадровый менеджер

Чем занимается менеджер отдела кадров?

У менеджера отдела кадров снова будет много сфер, совпадающих с другими ролями офис-менеджера. Они были перечислены ранее, но включают: отличные секретарские и ИТ-навыки, способность объединять рабочие роли из разных подразделений компании, способность выполнять многозадачность и работать высокоорганизованно, а также невозмутимое и позитивное отношение.

В небольших компаниях офис-менеджер часто помогает с HR-обязанностями, такими как продвижение персонала, организация аттестации и обучение персонала. Это требует, чтобы вы могли работать осмотрительно и с полной честностью, потому что вы будете обрабатывать конфиденциальную информацию о сотрудниках и заниматься административной стороной найма и увольнения.

Эта роль имеет решающее значение с точки зрения улучшения отношений между сотрудниками и производительности бизнеса. Представитель Chartered Institute of Personnel and Development заявил: «Хорошие и эффективные навыки управления людьми являются ключом к повышению качества работы как вас самих, так и окружающих, а также продуктивности бизнеса, в котором вы работаете.Кадровая стратегия «более широкой картины» может поддержать рост и производительность бизнеса ».

Чтобы получить лучшее представление о том, что ищут работодатели в этой области, ознакомьтесь с текущими объявлениями о вакансиях менеджера отдела кадров на Totaljobs.

Заработная плата менеджера отдела кадров

Начальная зарплата менеджера отдела кадров будет соответствовать другим должностям офис-менеджера, от 18 000 до 30 000 фунтов стерлингов. Он будет расти в зависимости от объема и стажа работы на конкретной должности.

Карьерный рост офис-менеджера может быть широким и действительно захватывающим, так как в роли офис-менеджера ваше центральное положение в компании означает, что вы развиваете широкий спектр ценных и передаваемых навыков, а также важную деловую хватку.

Опытный офис-менеджер Андреа Хикс Морган говорит: «Работа офис-менеджером может быть отличным способом перейти на другую должность. Вы ежедневно взаимодействуете с множеством разных людей, и часто другие сотрудники видят в вас своего рода опору для событий, происходящих в компании. Выполняя свои обязанности, у меня всегда было много полезных контактов как внутри компании, так и за ее пределами ».

Обычный карьерный рост и продвижение по службе с должности офис-менеджера может включать управление командой или роль в более крупной компании.«Мы часто видим, как клиенты продолжают учиться, а затем берут на себя более сложные роли с более высокими зарплатами», – говорит Дженель Клиффорд из Love Success.

«Кандидаты, как правило, делают карьеру за счет управления людьми», – добавляет Рози Кейли из городского отдела безопасности. «Скорее всего, для этого будет больше возможностей в городских ролях, где будет больше возможностей для управления командами».

Для получения дополнительной информации прочтите следующий за этим раздел «Пути карьерного роста офис-менеджера».

Карьера офис-менеджера

Как стать офис-менеджером?

Не существует такого понятия, как «стандартный процесс» при подаче заявления на должность офис-менеджера, поскольку разные потенциальные работодатели могут иметь разные требования к собеседованию – например, некоторым нужно, чтобы вы выполнили пробное задание, например, составление гипотетического бизнес-плана или задача мозгового штурма.

Что касается поиска работы, вы можете увидеть одну рекламируемую на местном уровне, если это, возможно, роль офис-менеджера в малом бизнесе, тогда как другие более крупные или более корпоративные компании, вероятно, воспользуются услугами специализированного кадрового агентства.

Как обсуждалось ранее, вам необходим широкий набор навыков, чтобы иметь возможность эффективно работать в качестве офис-менеджера, и работодатели, вероятно, будут искать, по крайней мере, пару лет опыта работы в этой области или, возможно, до пяти лет для большего старшая роль.Как таковых нет установленных требований к образованию, хотя степень может быть преимуществом, но соответствующий офисный и административный опыт, а также возможность продемонстрировать, что у вас есть личные качества, желаемые в этой роли, очень важны. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с разделом Как получить опыт управления офисом? раздел.

«Подбирая свое резюме для каждой должности, оно будет выделяться», – советует Эндрю Джардин из IAM. «Внимательно прочтите объявление о вакансии, а затем укажите язык и ключевые слова, которые они использовали, в своем личном заявлении.

«Выделите свой набор навыков – сделайте его более заметным в своем резюме. На сегодняшнем рынке труда навыки очень важны. Добавьте также личные качества и, возможно, включите это в содержательное личное заявление ».

«Вы также должны быть в состоянии привести примеры реагирования – как вы решили проблему и думали на ногах, чтобы исправить ситуацию», – добавляет Секса в Сити Рози Кейли. «Как вы руководили спереди, руководили командой, проявляли инициативу. Уметь продемонстрировать любой опыт планирования мероприятий, навыки межличностного общения и хорошие навыки управления людьми.Вам нужно показать, что вы эффективный коммуникатор ».

Дженель Клиффорд из Love Success говорит: «Убедитесь, что в вашем резюме есть индивидуальность – независимо от того, добавлено ли это визуально, с точки зрения того, как оно написано, или с точки зрения ваших интересов.

«Убедитесь, что вы составили резюме для каждой конкретной роли офис-менеджера – как если бы вы не тратили это время, это очевидно для потенциального работодателя. Вы не будете просто вырезать и вставить название должности – показать, что вы прилагаете усилия для своей карьеры ».

Какие навыки необходимы, чтобы быть офис-менеджером?

Навыки управления офисом очень разнообразны – так как на работе вы будете решать огромное количество разных задач, возможно, в один и тот же день! Эксперты в этой области говорят, что список навыков офис-менеджера начинается с того, что он должен быть высокоорганизованным человеком, который счастлив работать структурированным образом.

Один офис-менеджер, нашедший позиции через специализированное кадровое агентство Love Success, говорит: «Что выделяет вас в этой работе, так это то, что вы опережаете игру и предугадываете потребности. Вы должны быть на шаг впереди босса, уметь предугадывать их болевые точки и сглаживать путь. Чтобы оставаться впереди всех, вы должны быть супергероем в организации! »

Другие навыки, которые ищут рекрутеры и потенциальные работодатели, включают:

• Хорошие секретарские навыки.
• Опыт ведения дневника.
• Отличные коммуникативные навыки.
• Возможность многозадачности и хорошей работы в напряженных условиях, а также возможность устанавливать собственные дедлайны.
• Базовый опыт работы в области бюджета / финансов.
• Базовый опыт работы в социальных сетях / маркетинге.
• Опыт управления людьми – способность руководить другими важна для высших руководящих должностей в офисе.
• Жесткое и стойкое отношение к делу.
• Хорошие навыки письма.
• Навыки организации мероприятий.

Какие навыки офис-менеджера наиболее востребованы?

Навыки, которые большинство специалистов по подбору персонала ищут в кандидатах в офис-менеджеры, включают большинство из вышеперечисленных, но наиболее востребованными являются:

• Организационные навыки.
• Отличные коммуникативные и межличностные навыки.
• Проактивное отношение – кандидат, который просто «откладывает», чтобы выполнить работу.
• Опыт ведения дневника.
• Хорошее чувство юмора и дипломатичность – вы будете работать с самыми разными людьми!

Какая квалификация мне нужна, чтобы стать офис-менеджером?

Не существует такого понятия, как набор конкретных требований, когда дело доходит до квалификации офицеров-менеджеров, и нет ни одного курса для офис-менеджеров, который должны посещать все кандидаты, хотя Институт административного управления предлагает обучение.

Специалисты по подбору персонала обычно ищут около двух лет опыта работы в офисе, но им может потребоваться и больше, если они хотят занять должность старшего или специализированного офис-менеджера.Высшее образование может быть желательным, но это не является обязательным условием для получения работы в этой сфере.

Дженель Клиффорд из Love Success: «С точки зрения квалификации, запросы довольно широки. Требование степени не является типичным, но вам нужны хорошие GCSES и A-level или квалификация NVQ. Однако опыт работы в офисе просто необходим ».

«Диплом может помочь», – добавляет Рози Кейли из городского департамента. «Особенно, если речь идет о таком предмете, как управление бизнесом. Но работа и временный опыт могут принести вам пользу, особенно если у вас нет ученой степени.Кроме того, волонтерский опыт и опыт работы в команде могут помочь вам встать на ноги – и получить опыт в планировании общественных или благотворительных мероприятий ».

«Я думаю, что моя бизнес-степень помогла мне в некоторой степени дать мне общие знания о бизнесе и его элементах», – говорит опытный офис-менеджер Андреа Хикс Морган. «Также могут быть очень полезны навыки и подготовка генерального секретаря».

Что делает хорошего офис-менеджера?

Чтобы быть хорошим офис-менеджером, особенно если вы являетесь центральным контактным лицом в малом бизнесе или старшим офис-менеджером в большой корпорации, вам необходимо иметь страсть к работе и искреннюю приверженность ей.«Я ставлю свою работу превыше всего – даже читаю электронную почту по выходным, – говорит офис-менеджер Джой Бантинг. «Я даже планирую свой отпуск по зарплате! Это такая работа, с которой нельзя просто уйти только потому, что вы больны или в отпуске. Никто не получает зарплату, если меня нет рядом, а продавцы часто нуждаются в моей информации. Мои начальники часто звонят мне, когда я не на работе, но я бываю офис-менеджером, и я совсем не против ».

Качества хорошего и эффективного офис-менеджера включают многие, которые уже подробно описаны, но вы должны быть высокоорганизованными, уметь работать структурированно, уметь определять приоритеты задач, работать как часть команды и по собственной инициативе. .Вам нужен устойчивый и позитивный настрой, и вы должны быть в состоянии справиться с ситуацией под давлением, чтобы выполнить свою работу.

«По моему опыту, дни работы офис-менеджером могут сильно отличаться», – говорит опытный офис-менеджер Андреа Хикс Морган. «В некоторые дни вы можете организовывать собрание совета директоров, а в другие дни руководители уезжают из офиса, путешествуют, и вы выполняете более практические офисные задачи.

«В мои обязанности входило много мероприятий по планированию – от небольших обедов до крупных конференций.Когда ты офис-менеджер, ты должен любить вызовы, потому что тебе будут бросать вещи, и от тебя просто ждут, что ты их сделаешь! ”

Характеристика офис-менеджера

Должен быть офис-менеджер;

• гибкий подход к работе,
• доступный,
• невозмутимы в кризис,
• инициативный и решительный,
• решатель проблем,
• хороший коммуникатор,
• образный,
• шарнирный,
• посвященный,
• дипломатический,
• заслуживает доверия,
• хороший слушатель,
• краткое,
• представительный,
• проницательный,
• и высокоорганизованный.

Как получить опыт управления офисом?

Обучение офис-менеджеров и опыт офис-менеджмента могут быть очень полезны, когда дело доходит до подачи заявления на должность офис-менеджера. Потенциальные работодатели часто ищут у кандидатов минимум двухлетний опыт работы в офисе.

Temp может быть очень ценным, как и опыт работы в офисе, для получения которой вам обычно необходимо обращаться непосредственно в компанию. При подаче заявки на трудоустройство волонтерство и работа в команде могут дать вам преимущество.«Это может помочь вам встать на ноги – как и опыт планирования общественных или благотворительных мероприятий», – говорит Рози Кейли.

«Опыт работы был бы чрезвычайно полезен, так как вам нужно знать, годен ли вы для должности офис-менеджера!» говорит Андреа Хикс Морган.

«Вам приходится иметь дело с множеством разных персонажей и стилей, и некоторых это может немного шокировать. Вам нужно приспосабливаться к различным стилям управления – я работал в компаниях, где каждые шесть месяцев у меня появлялся новый начальник, и вам нужно быть очень интуитивным, чтобы добиться успеха в качестве офис-менеджера.”

Сводка должностных инструкций офис-менеджера

1. При подаче заявления на должность офис-менеджера убедитесь, что ключевые навыки, такие как организационные способности и коммуникативные навыки, выделены в вашем резюме или заявлении.