Что значит секретарь референт: референт | это… Что такое Секретарь-референт?

референт | это… Что такое Секретарь-референт?

Секретарь-референт — офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Роуз Мэри Вудс, секретарь Ричарда Никсона

Содержание 1 Список обязанностей 2 История 3 Образ секретаря в коллективном сознании 4 Примечания 5 См. также

Список обязанностей

• Прием телефонных звонков, поступающих руководителю
• Работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация
• Планирование и подготовка приема посетителей
• Помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда — заказ гостиниц и авиабилетов
• Участие в подготовке деловых переговоров
• Заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда — обеспечение руководителя продуктами

По данным рекрутинговой компании MarksMan, секретарь — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности^[1].

История

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть^[2], что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ секретаря в коллективном сознании

Должностные обязанности секретаря часто ассоциируются с умением варить кофе и печатать на печатной машинке (персональном компьютере)^[3] или отвечать на телефонные звонки.

В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника

[4]^[5]. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своей секретарше («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.

Cекретарь в США

Отчасти это вызвано тем, что при приеме на работу одним из непременных ее качеств считается «приятная внешность»^[6]. Отсюда костюм секретарши иногда подразумевает миниюбку^[7]. Другим атрибутом секретаря считается блузка с воротником, переходящим в шарфик или бантик^[8].

Примечания

1. ↑ Больше всех от ненормированного рабочего дня страдают секретари, водители и бухгалтеры
2. ↑ Товарищ идеальный секретарь
3. ↑ Секретарь делопроизводитель (комплекс)
4. ↑ Секретарь, секретарша
5. ↑ Требуется секретарша. Интим предлагать!
6. ↑ Стоит ли жениться на секретарше?
7. ↑ Мини-юбка лета 2009
8. ↑ Как одеться на работу после отпуска

См. также

• День профессиональных административных работников (День секретаря).
• Офис-леди

Секретарь-референт №1 2023 :: Profiz.ru

ПРОФЕССИЯ

«Когда рушилась Римская империя, было хуже. Нам повезло, что мы не там, а тут»

Как работать в современных условиях? Где взять ресурсы? Что значит для ассистента генерального директора уход компании с рынка? Что такое UMOS? Почему сейчас – лучшее время для саморазвития? Обо всем этом и не только мы поговорили с постоянным автором журнала Кристиной Масловой.

Как заслужить доверие руководителя: полезные тактики

Мы спросили наших экспертов – психологов, руководителей, коучей – и ваших коллег – секретарей и ассистентов: что нужно делать, чтобы завоевать доверие босса? Можно ли стать тем самым незаменимым помощником, который иногда знает больше, чем супруга шефа? И надо ли это вообще секретарю и ассистенту?

Сипатова М. В.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Рабочий год в службе делопроизводства: календарь-памятка

Наш календарь поможет секретарям и делопроизводителям запланировать все необходимые мероприятия по документационному обеспечению управления в долгосрочной (годовой) перспективе. Он разделен по трем направлениям деятельности службы делопроизводства.

Кожанова Е.Н.

ШПАРГАЛКА

Как оформлять реквизит «Заголовок к тексту» в документах разных видов?

Узнаете, в каких НПА установлены требования к реквизиту «Заголовок к тексту», а также как оформить заголовок к тексту в приказе, письме, протоколе, акте и нормативном документе.

Буслаева Е.С.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Маршрутизация документов: основные потоки, маршруты и их особенности

Напомним, что такое потоки документов, группы документов в потоке и маршрут документа. Вы научитесь учитывать документы разных маршрутов, проводить анализ маршрутов и оптимизировать их.

Кожанова Е.Н.

Машиночитаемые доверенности в 2023 году: 10 вопросов

Когда машиночитаемые доверенности будут обязательными; что требуется, чтобы начать использовать МЧД; как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу с использованием такой доверенности; есть ли единый формат машиночитаемой доверенности; можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз и создавать ее в своих информационных системах и др.

Иванова Л.А.

Закончился журнал регистрации: как быть

Узнаете, что делать в ситуации, когда в конце года у вас закончился журнал регистрации поступающей документации.

Буслаева Е.С.

Ваши вопросы

Регламентируется ли оформление ЛНА какими-либо нормативными актами? Может ли положение быть утверждено приказом по административно-хозяйственной деятельности? К какому виду приказов относится приказ о подготовке предприятия к выходным и праздничным дням? Может ли приложение к приказу считаться отдельным документом? Обязательна ли на штампе «Копия верна» собственноручная подпись? Какой документ регулирует порядок работы с обращениями, которые поступили в военкоматы?

Организуем регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов

Расскажем, как организовать регистрацию документов при наличии в организации системы электронного документооборота, чтобы процесс был и методологически верным, и позволил избавиться от ведения бумажных журналов регистрации.

Храмцовская Н.А., Назарова Л.А.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Ошибки, допускаемые при подготовке годовой справки об объеме документооборота. Практикум

В контрольной работе рассмотрим вопросы, которые возникают при подготовке справки об объеме документооборота в компании за год.

ОТДЕЛ КАДРОВ

Уничтожение персональных данных работников: что изменится с 1 марта

Узнаете, что такое уничтожение персональных данных, когда и в какие сроки их следует уничтожать; каков порядок документального оформления факта уничтожения ПД; какие изменения ждут кадровиков и секретарей, занимающихся кадровыми вопросами, с 01.03.2023.

Рязанцева В.В.

Утверждены формы уведомлений по персональным данным: как их заполнять

Приказом от 28.10.2022 № 180 утверждены три формы уведомлений, по которым операторы персональных данных (предприятия и организации) обязаны уведомлять Роскомнадзор о намерении обрабатывать данные, внесении изменений в ранее представленные сведения и прекращении обработки данных. Воспользуйтесь нашими примерами заполнения уведомлений.

Рязанцева В.В.

ОТДЕЛ КАДРОВ АЗБУКА

Выходное пособие: кому, когда, сколько

Разберемся, когда выплачивается выходное пособие и кто имеет право на его получение; какие выплаты не являются выходным пособием и как его рассчитать; когда выплачивается выходное пособие и чем оно отличается от компенсации.

Славинская А.Н.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Уничтожение документов: три ситуации

Мы ответим на вопросы: нужно ли оригиналы служебных записок, обнаруженные среди копий приказов по основной деятельности, подшивать к оригиналам приказов? Куда деть приказ по основной деятельности после утраты его силы? Как отразить в протоколе экспертной комиссии просьбу бухгалтера оставить некоторые документы на хранение?

Ворушина А.П.

Номенклатура дел: четыре важных вопроса

Вы узнаете, как быть с делами, заголовки которых сформулированы без соответствия Перечню 2019, и их индексами при формировании номенклатуры дел на 2023 год; что и как нужно сделать с уже имеющимися делами, содержащими некорректные заголовки, в том числе с теми, которые могут стать переходящими из 2022 в 2023 год; надо ли вносить в номенклатуру дел журналы исходящих и входящих документов, приказов по административно-хозяйственной деятельности, если их регистрация осуществляется в системе электронного документооборота; можно ли утвердить новую номенклатуру дел с 01. 03.2023, включив в нее документы новых подразделений.

Ворушина А.П.

АРХИВНОЕ ДЕЛО АЗБУКА

Инструкция по хранению документов: учет документов архива

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. В очередном материале расскажем, какие документы обязательно должны быть в архиве и как учитывать их в хранилище. Этот раздел инструкции имеет отношение исключительно к архивисту.

Кожанова Е.Н.

АРХИВНОЕ ДЕЛО

Закрыть дела. Что это значит?

Закончился делопроизводственный год. Следует завершить в делопроизводстве документы и закрыть заведенные в течение 2022 года дела. Что надо, а что не нужно закрывать? Почему переходящие дела – это исключение из правил? Что значит систематизация дела по году и по виду? Какой алгоритм закрытия дела? В чем особенности закрытия дел разных видов? Разбираемся.

Ворушина А.П.

ВАШ КОМПЬЮТЕР

AlterOffice: семья отечественного ПО на замену MS Office

Разберем российский пакет AlterOffice, а именно – программы AText, ACell, AConcept. Узнаем, как работать в них: редактировать текст, считать данные в таблице и создавать слайды в презентации. И это окажется совсем несложно, ведь команды в AlterOffice практически идентичны соответствующим программным решениям MS Office.

Артонкина Н.В.

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Что помогает и мешает мозгу работать в режиме многозадачности

Что такое многозадачность? Можно ли научиться работать в таком режиме? Вредно ли это для мозга или, напротив, полезно? Узнаем мнение психологов и руководителей, а также тех, кто ежедневно выполняет одновременно несколько дел, конкретно – секретарей и помощников.

Сипатова М.В.

ОФИС

Lean в офисе: что, зачем, как

На примере своей компании автор объясняет, как внедрить инструменты бережливого производства. Вы узнаете, как благодаря Lean избавляться от всего ненужного, формировать личную и коллективную ответственность в команде, создавать комфортное и безопасное рабочее пространство, повышать производительность труда.

Малышева Н.А.

СЕКРЕТАРЬ-ПЛЮС

Байки из приемной. Есть ли у вас план, мистер Фикс?

Светлана Лебедева продолжает делиться секретами выживания с абсолютно полярными типажами руководителей. Строгое планирование или чистая импровизация? Читайте и решайте, какой из стилей вам ближе и комфортнее.

Лебедева С.М.

Что делает офис-секретарь: обязанности и ответственность

Офис-секретарь отвечает за выполнение административных и канцелярских обязанностей, чтобы обеспечить бесперебойную работу и предотвратить задержки с результатами проекта. Офисные секретари также приветствуют гостей, отвечают на их запросы и проблемы и направляют их в соответствующий отдел или персонал для их встречи. Они планируют встречи, сортируют документы, обрабатывают входящую и исходящую почту, а также управляют запасами канцелярских товаров. Офис-секретарь должен обладать отличными навыками тайм-менеджмента и многозадачности, чтобы выполнять задачи в строго установленные сроки и с минимальным контролем.

Потратьте несколько минут, чтобы создать или обновить свое резюме. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офис-секретаря.

Обязанности офисного секретаря

Вот примеры обязанностей из резюме реального офисного секретаря, представляющие типичные задачи, которые они могут выполнять в своих ролях.

• Ведущая группа министерства обороны, которая помогает Пакистану получить военный потенциал для проведения контртеррористических операций против талибов.
• Исследуйте и будьте в курсе информации о льготах Medicare и Medicaid, квалификационных требованиях, а также юридических и финансовых последствиях вариантов.
• Определение права клиента на транспорт по программе Medicaid.
• Обработка и отправка информации о заработной плате и счетов-фактур.
• Ведение инвентарного учета в отделе, документация по закупкам/командировкам и расчет заработной платы.
• Отвечать на телефонные звонки клиентов-Записывать ежедневные бизнес-транзакции-Управлять QuickBooks и банковскими счетами-Вводить счета-фактуры на запчасти и проводить инвентаризацию
• Помощь пациентам в процессе госпитализации, проверка страхового покрытия и предоставление информации о медицинских процедурах.
• Разработка учебных программ для платформ социальных сетей и Microsoft PowerPoint и проведение занятий для сотрудников правоохранительных органов.
• Помощь в разработке законодательных презентационных материалов для руководителя и помощь преподавателям программы в подготовке креативных обучающих презентаций PowerPoint.
• Инициирование и отслеживание заявок через PeopleSoft на канцелярские и лабораторные принадлежности, включая покупку лабораторных животных для исследований и возмещение командировочных расходов.

Нужно идеальное резюме офисного секретаря?

Наш конструктор резюме на основе искусственного интеллекта поможет вам составить привлекательное и релевантное резюме для работы, которую вы хотите.

Офис-секретарь Должностная инструкция

Когда дело доходит до понимания того, чем занимается офис-секретарь, у вас может возникнуть вопрос: «Должен ли я стать офисным секретарем?» Данные, включенные в этот раздел, могут помочь вам принять решение. По данным Бюро статистики труда, по сравнению с другими должностями офисные секретари имеют темпы роста, описываемые как «снижение» на уровне -7% в период с 2018 по 2028 год. Фактически, количество вакансий офисных секретарей, которые, по прогнозам, откроются к 2028 году, составляет -276 700 человек.

Офисные секретари в среднем составляют около 15,92 доллара в час, что составляет годовой оклад офисного секретаря 33 118 долларов. Кроме того, известно, что офисные секретари зарабатывают от 25 000 до 42 000 долларов в год. Это означает, что офисные секретари с самым высоким доходом зарабатывают на 19 000 долларов больше, чем самые низкооплачиваемые.

Когда вы станете офисным секретарем, вам может быть любопытно узнать, какие еще есть возможности. Карьера не подходит всем. По этой причине мы нашли несколько других вакансий, которые могут вам понравиться. Некоторые вакансии, которые могут вас заинтересовать, включают студента-офисного работника, офисного сотрудника, главного офисного клерка и офисного администратора.

Узнайте больше об офисном секретаре Описание вакансий

Найдите лучших специалистов за меньшее время

Разместите вакансию на Zippia и выберите лучших из более чем 7 миллионов соискателей ежемесячно.

Вакансии офисного секретаря, которые могут вам понравиться

Создайте резюме профессионального офисного секретаря за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме. Затем выберите один из 12+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офисного секретаря.

Маргарет Дженкинс Офис-секретарь Контактная информация Атланта, Джорджия 9 0003 (500) 555-2191 mjenkins@example. com Навыки Проверка биографических данных Интернет Административные проблемы Quickbooks Планирование встреч Текстовый процессор Фронт-офис Ввод данных Usps Расходные материалы для копий Трудовой стаж Офис-секретарь 2018 г. – настоящее время State Farm Atlanta, GA 9 0012 Обеспечение исключительного качества обслуживания клиентов. Участие во время катастрофических погодных явлений (CAT) в других штатах для обеспечения исключительного обслуживания клиентов. Координация деятельности в рамках нашего пула запросов, между пулами запросов и с другими отделами, такими как административные службы и отдел кадров. Помощник по офисным услугам 2014–2018 State Farm Атланта, Джорджия Принимал телефонные звонки и отвечал на запросы клиентов о правилах; устный перевод для испаноязычных клиентов; совершены ежедневные звонки с напоминанием об оплате. Обработка текстов, архивирование, бухгалтерское и банковское обслуживание по мере необходимости. Обеспечение исключительного качества обслуживания клиентов. Канцелярский/административный помощник 2007 – 2014 Robert Half International Philadelphia, PA Поддерживал отдел продаж в анализе будущего потенциала и составлении отчетов с использованием разработанной компанией базы данных Procom. Координация и участие в специальных проектах. Редактирование презентаций PowerPoint, чтобы информация была точной, понятной и краткой. Образование Степень младшего специалиста Секретарские и административные науки 2005–2007 Пенсильванский университет Филадельфия, Пенсильвания
9006 2

Карл Симпсон Офис-секретарь Контакт Info Chicago, IL (580) 555-8482 csimpson@example. com Skills Организация поездок Специальные мероприятияФедеральные агентстваРазработка коллекцииMarcNew BooksTeenMarket Research Финансовые отчетыОфисные процедуры Трудовой стаж Офис-секретарь 2017 – настоящее время Университет Иллинойса в Чикаго Чикаго, Иллинойс Управлял широким спектром обслуживания клиентов и административными задачами для быстрого и эффективного решения проблем клиентов. Отвечал на звонки и переадресовывал звонки соответствующим сотрудникам. Организация командировок менеджера и техников. Личный помощник/офисный помощник 2016–2017 Публичная библиотека Чикаго Чикаго, Иллинойс Точное хранение информации о сотрудниках в информационной системе управления персоналом (HRIS). Управлял табелями учета рабочего времени, платежными ведомостями и еженедельными закрытиями платежных ведомостей. Поддерживает активное участие крупных страховых компаний и Medicare. Погрузка/разгрузка грузовиков, организация склада, ввод данных (Word, Excell, журналы водителей и т. д.), телефоны. Библиотекарь 2013–2016 Публичная библиотека Чикаго Чикаго, Иллинойс Предоставляются индивидуальные инструкции по информационной грамотности и справочные услуги для студентов и преподавателей. Предоставляются профессиональные справочные услуги для взрослых: электронные, онлайновые и печатные ресурсы. Посещал множество тренингов и семинаров по программированию, системам, обслуживанию клиентов и инновациям. Участие в формировании коллекции путем заказа материалов по заданным предметным областям для основных фондов, справочной и периодической коллекции. Образование Степень магистра биологии 2012–2013 Университет Висконсина – Стивенс-Пойнт Стивенс-Пойнт, Висконсин Степень бакалавра биологии 9 0003 2009–2012 Университет Висконсина – Стивенс-Пойнт Стивенс-Пойнт , Висконсин

Гэри Найт Офис-секретарь Маскегон, Мичиган (390) 555-1233 gknight@example. com Опыт работы Офис-секретарь 2017 – настоящее время 9 0003 ManpowerGroup•Muskegon, MI Ответили и положили телефон звонки в соответствии со стандартами IBM Telephone Excellent. Защищенная информация путем создания резервных копий базы данных. Создание корреспонденции и материалов для встреч с использованием Microsoft Word и Excel. Планируйте встречи с маркетинговыми материалами и обновленным списком потенциальных клиентов для отдела с помощью PowerPoint. Секретарь стойки регистрации2015–2017 Медицинский центр Восточного Бостона • Бостон, Массачусетс Ответ на входящие телефонные звонки и запись на прием. Прием и проверка входящих телефонных звонков; диктант; готовить и вести компьютеризированные записи; назначать прием пациентов. Сбор документов по уходу за пациентом и завершение работы с клиентом обеспокоенность. Зарегистрированные и сохраненные данные пациентов и медицинские записи. Ассистент редактора2013–2015 TechTarget•Boston, MA Размещал статьи на веб-сайтах с помощью системы управления контентом. Реализация усилий по поисковой оптимизации, которые увеличили посещаемость сайта на 66 процентов за 3 месяца. Работал непосредственно с внештатными авторами и руководил ими в колонках, обзорах и тематических статьях. Размещение на веб-сайте Автор общих новостей, анонсов шоу и тематических статей Skills General PublicСовещания персоналаQuickbooksВеб-контентСтатистические данныеПерсональные компьютерыУход за пациентамиПресс-релизыОнлайнТелефонные звонки Образование Степень младшего специалиста в области журналистики2011–2013 Бостонский университет•Бостон, Массачусетс

Создать мое резюме

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты с помощью этого шаблона.

Навыки и личные качества офис-секретаря

Мы подсчитали, что 12% офисных секретарей умеют вводить данные, телефонные звонки и телефонные звонки. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, навыки письма и организационные навыки.

Мы разбили процент офисных секретарей, у которых эти навыки указаны в их резюме здесь:

• Ввод данных, 12%

  Обязанности генерального секретаря/регистратора, которые включали; работа коммутатора, ввод данных, приветствие и ввод данных, регистрация и ответственность кассира.

• Телефонные звонки, 11%

  Реагирование на индивидуальные жалобы потребителей/телефонные звонки, включая точную запись и ввод информации в записи системы управления делами.

• Телефонные звонки, 8%

  Ответы на телефонные звонки клиентов и звонящих, нуждающихся в информации и услугах.

• Назначение встреч, 7%

  Должностные обязанности: Это включает в себя все функции медицинского кабинета, ответы на телефонные звонки и планирование встреч с использованием программного обеспечения Perfect Care.

• Офисные процедуры, 7%

  Интерпретация административных правил и офисных процедур для старших сотрудников.

• Заработная плата, 6%

  Обработаны и представлены данные о заработной плате и счета-фактуры.

Выберите из более чем 10 настраиваемых шаблонов резюме офисного секретаря

Создайте профессиональное

офисного секретаря

резюме за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме.

Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме офис-секретаря.

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме офисного секретаря, включали «ввод данных», «телефонные звонки» и «телефонные звонки». Ниже мы подробно описали наиболее важные обязанности офисного секретаря.

Наиболее важными навыками офисного секретаря на этой должности являются навыки межличностного общения. В этом отрывке, который мы взяли из резюме офисного секретаря, вы поймете, почему: «секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом». Согласно найденным нами резюме, навыки межличностного общения могут использоваться офисным секретарем для того, чтобы «вел файлы сотрудников и систему учета кадров, а также устанавливал и поддерживал межличностные отношения».

Другим часто встречающимся навыком для выполнения обязанностей офисного секретаря является следующее: навыки письма. Согласно резюме офисного секретаря, «секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Посмотрите на этот пример того, как офисные секретари используют навыки письма: «управление офисными машинами, такими как компьютерный терминал, а также счетные, счетные, бухгалтерские и чековые машины».

Офисные секретари также известны своими организаторскими способностями, которые могут иметь решающее значение когда дело доходит до выполнения своих обязанностей. Пример того, почему этот навык важен, демонстрирует этот фрагмент, который мы нашли в резюме офисного секретаря: «Секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Мы также нашли этот пример резюме, в котором подробно описывается, как этот навык подвергается проверке: «организованные и скоординированные офисные операции и процедуры для обеспечения организационной эффективности и результативности» 9.0014

См. полный список навыков офисного секретаря.

Прежде чем стать офисным секретарем, 41,9% получили степень бакалавра. Что касается получения степени магистра, то 6,3% офисных секретарей пошли на дополнительное образование. Если вы хотите продолжить эту карьеру, вы можете добиться успеха со степенью средней школы. На самом деле, некоторые офисные секретари имеют высшее образование. Но примерно каждый пятый офисный секретарь вообще не учился в колледже.

Те офисные секретари, которые учатся в колледже, обычно получают дипломы в области бизнеса или общего образования. Менее распространенные степени для офисных секретарей включают бухгалтерские степени или степени по психологии.

Когда вы будете готовы стать офисным секретарем, вам может быть интересно, какие компании нанимают офисных секретарей. Согласно нашему исследованию с помощью резюме офисных секретарей, офисных секретарей в основном нанимают в Детскую больницу Акрон, Систему здравоохранения Genesis и среднюю школу Addison Trail. Сейчас самое время подать заявку, так как в детской больнице Акрон есть 22 вакансии офисных секретарей, 4 в системе здравоохранения Genesis и 2 в средней школе Addison Trail.

Если вас интересуют компании, в которых офисные секретари зарабатывают больше всего, вам следует подать заявку на вакансию в Guidehouse, школах города Санта-Роза и Университете штата Вашингтон. Мы обнаружили, что в Guidehouse средняя зарплата офисного секретаря составляет 42 276 долларов. Принимая во внимание, что в школах города Санта-Роза офисные секретари зарабатывают примерно 40 618 долларов. А в Университете штата Вашингтон средняя зарплата составляет 40 430 долларов.

Подробнее о зарплатах офисных секретарей в США.

Некоторые другие компании, которые могут вас заинтересовать в качестве офисного секретаря, включают Бостонский университет, Университет штата Огайо и Университет Коннектикута. Было обнаружено, что эти три компании наняли больше всего офисных секретарей из 100 лучших учебных заведений США.

Три компании, которые нанимают самых престижных офисных секретарей:

• Детская больница Акрон22 Офисные секретари Работа
• Genesis Health System4 Офисные секретари Работа
• Arnot Health3 Офисные секретари Вакансии

Чем занимаются студенты-офисные работники

Офисные сотрудники имеют различные обязанности и ответственность в организации. Они отвечают за операции по управлению денежными средствами, функции обслуживания клиентов и административные услуги. Другие обязанности включают организацию и ведение файлов и документов, администрирование всей бухгалтерской деятельности и управление всем офисом. Офисные сотрудники также контролируют общую деятельность по управлению персоналом в организации, например, обработку форм о приеме на работу и управление медицинским страхованием. Навыки, необходимые для этой должности, включают коммуникативные навыки, организаторские способности и навыки активного слушания.

Мы посмотрели на среднюю годовую зарплату офисного секретаря и сравнили ее со средней зарплатой офисного работника-студента. Вообще говоря, студенты-офисные работники получают на 6 463 доллара меньше, чем офисные секретари в год.

Несмотря на то, что зарплаты в этих двух профессиях могут быть разными, у них есть некоторые общие обязанности. Сотрудники как офисных секретарей, так и студентов офисных работников имеют навыки ввода данных, телефонных звонков и телефонных звонков.

Что касается сходства, то на этом оно заканчивается, поскольку обязанности офисного секретаря требуют таких навыков, как «офисные процедуры», «начисление заработной платы», «управление базой данных» и «финансовые отчеты». В то время как студент-офисный работник имеет опыт в «административных задачах», «Facebook», «финансовой помощи» и «обслуживании клиентов». Так что, если вы ищете, что действительно разделяет эти две профессии, вы это нашли.

В среднем студенты-канцелярские работники достигают того же уровня образования, что и офисные секретари. Студенты-офисные работники имеют на 1,1% меньше шансов получить степень магистра и на 0,3% меньше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности сотрудника офиса?

Главный канцелярский клерк отвечает за выполнение различных канцелярских обязанностей для поддержки бизнес-функций и обеспечения бесперебойной повседневной работы. Общие офисные служащие отвечают на запросы и проблемы клиентов, приветствуя гостей и помогая распространять информацию в организации. Они поддерживают адекватность запасов, составляют отчеты о деловых и финансовых операциях, а также выполняют основные бухгалтерские задачи и банковские операции. Главный офисный клерк должен быть высокоорганизованным и аналитическим, особенно при кодировании выписок по счетам в базе данных и обработке бизнес-отчетов, требуемых руководством.

Далее нам нужно просмотреть профессию офисного сотрудника. Эта карьера приносит более низкую среднюю зарплату по сравнению с годовой зарплатой офисного секретаря. На самом деле, разница в зарплате офисных сотрудников на 1842 доллара ниже, чем годовая зарплата офисных секретарей.

Сходство между двумя карьерами офисных секретарей и офисных сотрудников заключается в некоторых навыках, связанных с обеими ролями. Мы использовали резюме представителей обеих профессий и обнаружили, что обе используют такие навыки, как «ввод данных», «телефонные звонки» и «телефонные звонки».0003

Но в обеих профессиях также используются разные навыки, согласно резюме реального офисного секретаря. В то время как в обязанностях офисного секретаря могут использоваться такие навыки, как «планирование встреч», «управление базой данных», «перевод звонков» и «секретарская поддержка», некоторые офисные сотрудники используют такие навыки, как «обслуживание клиентов», «пациенты», «назначения пациентов» и т. д. “сильное обслуживание клиентов”.

Офисные сотрудники могут получать более низкую заработную плату, чем офисные секретари, но офисные сотрудники получают наибольшую заработную плату в финансовой отрасли со средней заработной платой в размере 36,9 долларов США.23. С другой стороны, офисные секретари получают более высокую зарплату в телекоммуникационной отрасли, где они зарабатывают в среднем 39 786 долларов.

Что касается образования, офисные сотрудники получают такой же уровень образования, как офисные секретари. В целом у них на 1,3% меньше шансов получить степень магистра и на 0,3% меньше шансов получить докторскую степень.

Чем отличается главный офисный клерк

Администраторы офиса — это сотрудники, которые следят за тем, чтобы офис работал в отличной форме. Они управляют административными потребностями офиса. Они отвечают на звонки, направленные на официальный телефон компании, управляют инвентаризацией расходных материалов, берут на себя ответственность или закупают заявки на необходимые расходные материалы и обеспечивают уход за офисным оборудованием и приспособлениями. Администраторы офиса также управляют перепиской, официальными меморандумами и другими официальными документами компании. Они также отслеживают файлы и записи, чтобы обеспечить их правильную организацию. Иногда администраторы офиса также берут на себя ответственность за прием гостей и сопровождение их на соответствующие встречи.

Третья профессия, которую мы рассмотрим, — офисный клерк. В среднем эти работники получают более низкую заработную плату, чем офисные секретари. Фактически, они получают меньшую зарплату на 3084 доллара в год.

Просмотрев несколько резюме офисных секретарей и главных офисных клерков, мы обнаружили, что обе роли используют схожие навыки, такие как «ввод данных», «телефонные звонки» и «назначение встреч». Но помимо этого карьеры выглядят очень по-разному.

Как уже упоминалось, эти две профессии различаются между собой другими навыками, которые необходимы для выполнения работы чрезвычайно хорошо. Например, собирая резюме офисных секретарей, они, скорее всего, обладают такими навыками, как «телефонные звонки», «управление базой данных», «финансовые отчеты» и «секретарская поддержка». Но обычный офисный клерк может обладать такими навыками, как «обслуживание клиентов», «копирование», «работа с жалобами клиентов» и «офисная поддержка».

Любопытно, что самые высокие зарплаты у офисных клерков в сфере здравоохранения, где их средняя зарплата составляет 30 604 доллара. Как упоминалось ранее, самая высокая годовая зарплата офисных секретарей приходится на телекоммуникационную отрасль со средней зарплатой 39 786 долларов.

Известно, что офисные клерки имеют одинаковый уровень образования по сравнению с офисными секретарями. Кроме того, у них на 4,3% меньше шансов получить степень магистра и на 0,7% меньше шансов получить степень доктора наук.

Описание офисного администратора

Четвертая профессия, которую мы рассматриваем, обычно приносит более высокую оплату, чем офисные секретари. В среднем офисные администраторы зарабатывают на 4305 долларов больше в год.

Согласно резюме офисных секретарей и офисных администраторов, некоторые навыки, необходимые для выполнения обязанностей каждой должности, схожи. Эти навыки включают «ввод данных», «телефонные звонки» и «планирование встреч». в резюме секретаря офиса. В то время как офисный администратор может включать такие навыки, как «обслуживание клиентов», «пациенты», «человеческие ресурсы» и «административные задачи».

Теперь давайте подробнее рассмотрим финансовые показатели каждой профессии. Государственная отрасль, как правило, платит больше офисным администраторам, в среднем 39 681 доллар. В то время как самая высокая годовая зарплата офисного секретаря приходится на телекоммуникационную отрасль.

В целом, офисные администраторы достигают такого же уровня образования, что и офисные секретари. Офисные администраторы на 1,2% реже получают степень магистра и на 0,7% реже получают степень доктора наук.

Секретарь | Encyclopedia.com

gale

просмотров обновлено 14 мая 2018

Образование и обучение: Варьируется — см. профиль

Зарплата: Варьируется — см. профиль

Перспективы занятости: Удовлетворительно

Определение и Характер работы

Секретари выполняют несколько офисных задач в рамках одной работы. Они занимаются обработкой текста и вводом данных. Они могут использовать стенографию. Секретари также подшивают документы, отвечают на телефонные звонки, назначают встречи и обрабатывают почту для своих работодателей. Секретари работают в деловых, профессиональных, государственных и некоммерческих организациях.

Точный характер работы сильно различается от работы к работе. Секретари в небольших фирмах могут проводить большую часть своего времени, разбираясь с почтой и отвечая на телефонные звонки. В очень маленькой организации один секретарь может нести ответственность за все офисные функции.

В прошлом на каждого менеджера среднего звена в крупной корпорации работал секретарь. Автоматизация офиса устранила многие секретарские рабочие места. Теперь менеджеры используют электронную почту для отправки и получения корреспонденции, а телефонные сообщения они получают через голосовую почту. Бумаги для файлов требуется меньше, потому что на компьютерах хранится очень много информации.

В большинстве современных автоматизированных офисов один секретарь обслуживает нескольких менеджеров. На тех, кто работает только на одного или двух менеджеров, обычно возлагаются дополнительные обязанности. Им могут быть даны задачи, которые раньше выполнялись администраторы. Задачи варьируются в зависимости от типа офиса и специальных навыков секретаря. Секретарь директора по персоналу может администрировать и оценивать тесты или проверять рекомендации соискателей. Секретарь менеджера по рекламе может проверить копию на предмет опечаток и верстки. В некоторых офисах на опытных секретарей возлагаются те же обязанности, что и на помощников по административным вопросам.

В крупных организациях может быть пять или более уровней секретарей. Те, кто находится на высшем уровне, обычно называются исполнительными секретарями. Те, кто находится на среднем уровне, могут называться старшими секретарями или административными секретарями, но эти титулы варьируются от одной организации к другой. Секретарь иногда является титулом начального уровня. Неопытные секретари могут начать с работы в группе. Секретари среднего и старшего звена часто учат новичков пользоваться компьютерным оборудованием и программами компании. Если оборудование изменится, они могут помочь переобучить других офисных работников.

В любом офисе на опытных секретарей может быть возложена большая ответственность. Они могут заказывать товары, назначать встречи, распоряжаться мелкими денежными средствами и организовывать поездки. Некоторые секретари выполняют надзорные функции или действуют как офис-менеджеры.

Многие секретари специализируются на одном виде офисной работы. Например, юридические секретари знакомы с терминами и процедурами, используемыми юристами. Медицинские секретари работают в кабинетах врачей, больницах и других местах, где необходимо знание медицинских терминов. Двуязычные секретари работают в правительстве и других организациях, которые поддерживают контакты и обмениваются письмами с офисами за границей.

Требования к образованию и обучению

Секретари, как правило, должны иметь среднее образование. Многие работодатели предпочитают брать на работу выпускников школ административной поддержки. Руководители предприятий могут предпочесть кандидатов со степенью гуманитарных наук и секретарским образованием. Навыки набора текста или обработки текстов со скоростью не менее шестидесяти пяти слов в минуту часто требуются для работы в больших городах. Навыки стенографии больше не нужны для многих секретарских должностей. Все чаще требуются базовые знания компьютеров. Работодатели обычно проводят обучение для своего конкретного оборудования и программ. Коммуникативные навыки также ценны в работе.

Получение работы

Отдел трудоустройства средней школы или бизнес-школы может помочь выпускнику найти работу секретаря. Заинтересованные лица могут связаться с компаниями напрямую или просмотреть объявления в своих местных газетах. Они также могут найти работу в Интернете. Если кандидаты заинтересованы в государственной службе, они должны договориться о сдаче необходимого экзамена на государственную службу. Государственные и частные агентства по трудоустройству могут найти подходящие вакансии для будущих секретарей.

Другой подход — зарегистрироваться в агентстве, предоставляющем временных секретарей местным компаниям. Человек может получить опыт, который может привести к постоянной работе.

Возможности продвижения по службе и перспективы трудоустройства

Секретарь в небольшой фирме может подняться до офис-менеджера или перейти на более ответственную работу в более крупную организацию. В крупных фирмах хорошие секретари могут быть повышена административная ответственность. Они могут стать административными помощниками. Некоторые проходят курсы администрирования в колледже и переходят на руководящие должности начального уровня. Секретари, работающие в правительстве, могут пройти обучение, чтобы претендовать на более высокие должности государственной службы.

По данным Бюро статистики труда США, в 2004 г. в Соединенных Штатах работало 2,6 миллиона секретарей. Ожидалось, что в 2014 г. число работающих секретарей будет расти медленнее, чем в среднем по всем профессиям. Ожидалось, что медицинские секретари будут намного лучше, чем генеральные секретари. Многие должности генеральных секретарей будут потеряны, поскольку офисы продолжают обновлять свои технологии, а все больше и больше секретарских обязанностей становятся автоматизированными.

Условия работы

Секретари работают во многих типах офисов. Ответственный секретарь может работать в просторном кабинете в большом офисном здании. Секретари начального уровня могут работать в большой комнате в составе группы. Медицинские секретари могут работать в загруженных врачебных кабинетах. Большинство секретарей встречаются и работают с самыми разными людьми. Все секретари хотя бы иногда подвергаются давлению. Большинство секретарей работают от тридцати пяти до сорока часов в неделю.