Делопроизводство специальность – Профессия делопроизводитель (чем занимается, функции, навыки) | должностные обязанности делопроизводителя, требования

Делопроизводитель это кто профессия чем занимается описание

В данной статье будет информация о профессии, без которой не обходится ни один крупный и средний офис. Делопроизводитель это кто такой и что за профессия это, читайте ниже. Так же дадим описание плюсов и минусов в данной профессиональной категории, расскажем, чем занимается специалист делопроизводитель.

Но для начала обратимся к википедии, что бы дать точное определение, профессии. Делопроизводитель – это человек, прошедший специальное обучение, который отвечает за весь процесс документооборота в компании.

Чем занимается делопроизводитель

Ни одна крупная компания не обходится без делопроизводителя.

Давайте разберемся, чем занимается данный специалист и что входит в его обязанности.

1. Профессиональное ведение оборота документов всей компании;
2. Ведение журналов-регистраторов;
3. Ведение телефонных переговоров с клиентами, входящие и исходящие звонки;
4. Разбор корреспонденции, как бумажных, так и электронных писем, регистрация их, распределение по категориям и перенаправление в соответствующие отделы;
5. Ведение базы данных по входящей и исходящей корреспонденции, а так же адресов и контактов клиентов;
6. Контроль и регистрационное закрепление документов за сотрудниками, которым они были выданы;
7. Создание и ведение архивации данных, перенос документов в архив, создание учетных журналов и реестров.

Как видите, работа очень ответственная, так как каждый документ имеет свою важность.

Как стать делопроизводителем

Для того, что бы стать специалистом по делопроизводству, необходимо пройти профессиональное обучение на курсах по переподготовке профессионалов, либо закончить колледж, где на экономических факультетах данной теме отводится семестр для изучения. Далее следует практика и специалист готов к самостоятельной работе.

Требования к личным качествам делопроизводителя

Изначально кажется, что профессия не такая уж и сложная. Но смеем заметить, что не каждому дано с ней ответственно справится, по причинам возможного профессионального несоответствия данному направлению.

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

И так, для того, что бы быть хорошим делопроизводителем, человек должен обладать следующими качествами:

• Иметь высокую степень личной ответственности за любое дело, которое предстоит выполнить;
• Обладать хорошей памятью;
• Уметь логически выстраивать задачи на день по степени их важности;
• Аналитический склад ума поможет группировать большой поток информации для дальнейшего его распределения;
• Иметь дисциплинированный характер;
• Уметь самостоятельно принимать важные решения, касающиеся личных полномочий, не прибегая к посторонней помощи;
• Быть коммуникабельным и уметь выполнять одновременно несколько задач.
• Быть воспитанным и порядочным человеком;
• Обладать стрессоустойчивостью;
• Обладать грамотной речью и уметь вести переговоры;
• Знать правила делового этикета;
• Не заострять внимание на критике со стороны.

Благодаря этим качествам, человеку легко будет адаптироваться в сфере делопроизводства, и показывать высокие результаты в своем мастерстве.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

Начнем с плюсов:

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

Подведем итоги

И так, мы раскрыли максимальное количество информации, которая будет полезна как для детей, так и для взрослых, желающих пройти профессиональную переподготовку.

Нам удалось выяснить, делопроизводитель это кто такой, как им стать и где пройти обучение. А так же мы выявили плюсы и минусы данной профессии, дав объективную информацию, которая может повлиять на выбор абитуриентов.

ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ БЕСПЛАТНО
ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

irg77.ru

Профессии в делопроизводстве — ОписанияПрофессий.рф

Делопроизводство

Офис-менеджер – оперативный помощник руководителя по работе в офисе.

Подробнее

Делопроизводство

Специалист, управляющий работой склада.

Подробнее

Делопроизводство

Специалист, выполняющий технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

Подробнее

Делопроизводство, Социальная сфера

Государственный служащий, специализирующийся на регистрации различных событий в жизни людей: рождения, смерти или брака.

Подробнее

Делопроизводство, Разное

Библиограф — специалист, отвечающий за классификацию и систематизацию справочно-информационных материалов.

Подробнее

Делопроизводство

Архивариус — это сотрудник архива, главная задача которого — правильная организация работы архива и документооборота в нём.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент, Финансы

Финансовый координатор проектов контролирует финансовые и правовые вопросы коммерческих и некоммерческих проектов.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент, Финансы

Специалист по МСФО — финансовый специалист, специализирующийся на подготовке отчётности предприятия в рамках международных стандартов.

Подробнее

Делопроизводство, Менеджмент

Специалист по бизнес-процессам — профессионал в сфере менеджмента, помогающий организовать или оптимизировать важнейшие процессы организации.

Подробнее

Делопроизводство

Кодификатор — специалист по хранению, систематизации и учёту законодательных или правовых актов и документов.

Подробнее

Делопроизводство, Младший персонал

Завхоз — специалист в организации или на предприятии, ответственный за хозяйственное обеспечение и обслуживание.

Подробнее

Делопроизводство

Архивист — сотрудник архива, хранитель доверенных ему документов, ответственный за их учёт и систематизацию.

Подробнее

Профессии в делопроизводстве

Данное направление представляет собой большое количество профессий, основная цель которых — ведение документооборота компании. В зависимости от квалификации (юриспруденция, экономика, общие хозяйственные вопросы) специалисты в области делопроизводства могут решать вопросы с подрядчиками, контролировать выполнение договорных обязательств, ведать правовыми вопросами фирмы или держать все документы компании в строгом порядке.

Делопроизводитель, координатор проектов, кодификатор, архивист — эти и многие другие профессии представлены на нашем сайте.

opis.pro

что за профессия, чем занимается, плюсы и минусы, обучение, требования, описание,для детей, википедия, такой

Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.

Особенности профессии

 

Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.

Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.

И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

Основные обязанности специалиста

В число основных обязанностей входит:

1.  грамотное ведение всего документооборота предприятия;
2.  ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
3.  регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
4.  проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
5.  заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
6.  ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
7.  ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Кто может работать делопроизводителем?

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

•  иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
•  уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
•  обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
•  умение выполнять несколько дел одновременно;
•  обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
•  быть порядочным человеком;
•  быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
•  иметь высокую стрессоустойчивость;
•  уметь управлять своими эмоциями;
•  уметь общаться с различными людьми;
•  спокойно принимать критику в свой адрес;
•  уметь вести различные виды переговоров;
•  знать основные правила общения и культуры общения;
•  обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Медицинские противопоказания

Стоит знать, что есть определенные заболевания, которые не позволят полноценно выполнять поставленную задачу. К ним относятся:

•  заболевания, связанные с органами дыхания. К ним относят: туберкулез и астму;
•  болезни сердца. Такие как: гипертония, аритмия и порок;
•  различные расстройства нервной системы.

Если таких заболеваний не выявлено, то можно смело выбирать профессию делопроизводитель кто это, мы рассмотрели в этой статье.

ПОЗВОНИ ЮРИСТУ
ОН РЕШИТ ТВОИ ВОПРОСЫ БЕСПЛАТНО
Москва, обл 8 (499) 653-60-72 доб. 605
Санкт-Петербург, обл 8 (812) 426-14-07 доб. 197
Федеральный номер 8 (800) 500-27-29 доб. 856

oksait.ru



 

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности – архивное дело. Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

 

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

 

Делопроизводитель –

специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

 

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

 

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

 

Делопроизводитель должен знать: 

• нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

• структуру предприятия и его подразделений;
  
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

 

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности 

«Делопроизводитель».

 

ПРИГЛАШАЕМ

всех желающих 

 пройти обучение на курсах 

 «Делопроизводитель»

в нашем Учебном центре!

Курс обучения ориентирован на:

• выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
• начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
• и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

 

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро. Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства. Большинство занятий на курсах – практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию. Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер). Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

 

Форма обучения – групповая.

 

Время занятий групп на курсах***:

• утренние — с 9-00 до 12-00;
• дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
• вечерние — с 18-00 до 21-00;
• группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

 

Продолжительность обучения:

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

 

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

 

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее…)

 

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:

1. Делопроизводство

 

• Документоведение. Понятие о документе.
• Виды документов и их оформление:

        организационные;
        распорядительные;
        справочно-информационные.

• Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
• Организация документооборота.
• Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
• Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
• Работа с конфиденциальной информацией.

 

2. Кадровое делопроизводство

• Документы по личному составу.
• Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
• Оформление трудовых книжек.
• Формирование личного дела.

 

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

 

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту,

 не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

 

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

 Качественные профессиональные знания

по специальности «Делопроизводитель»,

 полученные в нашем Учебном центре –

гарантия Вашего трудоустройства!

 

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

 

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления – это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

 

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском. Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

 

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

 

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

 

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 

 (8443)27-04-43
 (8443)27-48-91
 8-904-770-00-83

 

 Отправить заявку на обучение

 

 

 

 

 

center.volzhsky.ru

Специальность делопроизводитель

В данном обзоре мы хотели бы коротко рассказать об одной из непопулярных специальностей начального профессионального образования – «Делопроизводитель». Несмотря на то, что мы уже давно живем в век электронных носителей и цифровой информации, оформление бумаг и документов остается не менее важным процессом, чем и 20-30 лет назад. Именно специалисты данного профиля знают, как заполнить соответствующие формы, где проставить соответствующие пометки на официальных документах и как пройти все бюрократические процедуры максимально быстро.

Помимо процедур оформления, делопроизводитель также должен хорошо знать способы сортировки и хранения документов. Кроме того, его могут назначить ответственным за их выдачу из архива, что потребует дополнительных знаний и внимательности в работе.

Какие возможны профессии

Ни для кого не секрет, что по окончании училища, колледжа или техникума по специальности делопроизводитель, большинство учеников устраиваются секретарями, личными помощниками или работниками архивов. Также специалисты данного профиля востребованы в компаниях с большими объемами переписки. В основном это министерства и ведомства, а также государственные компании, работа в которых связана с бюрократией.

Как вариант дальнейшего трудоустройства также можно рассмотреть и посольства. Там также имеются крупные архивы, а обработка документов является одной из необходимых сторон их деятельности.

Также существует возможность работы в нотариальных конторах, структурах Рос реестра и других органах власти и юридических структурах.

Краткое описание специальности

В общероссийском классификаторе специальностей делопроизводитель идет под кодом 034700.03 и относиться к группе гуманитарных наук, поэтому выпускники могут продолжить свое обучение в гуманитарных вузах Москвы и других регионов Российской Федерации.  Обычно это специальность «Документоведение и архивоведение».

Обучение по специальности длится всего 10 месяцев, а срок 2 года и 5 месяцев для учеников, поступивших с среднее специальное учебное заведение после девяти классов обусловлен лишь необходимостью изучения общеобразовательных предметов.

Несомненным плюсом является тот факт, что на эту специальность колледжи и техникумы принимают без вступительных экзаменов.

www.collegenews.ru

Что это за специальность “делопроизводитель”?

I. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр. )
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
– нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
– уставом предприятия;
– правилами трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
– настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
– основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
– структуру предприятия и его подразделений;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
– порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
– основы организации труда;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основные вопросы законодательства о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

II. Функции

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.

III. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
(ну примерно вот так)

otvet.mail.ru

Делопроизводитель: обязанности и характеристика профессии

Делопроизводство – это характерное направление деятельности большинства предприятий, организаций и частных компаний, которое предполагает сбор, оформление и хранение всей документации. От правильности и грамотности составления бумаг зависит оперативность получения и обработки информации, а это приводит к своевременному принятию эффективных решений. Соответственно в штате любого хозяйствующего субъекта есть делопроизводитель, обязанности которого и распространяются на ведение документооборота. Что входит в обязанности делопроизводителя?

Характеристика профессии

Делопроизводитель, обязанности которого могут варьироваться от оформления бумаг до принятия оперативных решений, востребован на рынке трудовых ресурсов всегда. Он может работать в любой компании, где есть документооборот. На сегодня по законодательству каждое предприятие, независимо от сферы и формы собственности, обязано иметь правильно оформленные подтверждающие документы о деятельности и финансах, а их ведение входит в обязанности делопроизводителя. Приходят в эту профессию из родственных должностей: диспетчер-оператор, секретарь-референт, офис-менеджер или сотрудник справочной службы. Хороший канцелярский сотрудник – незаменимый специалист и надежный помощник руководителя. Делопроизводитель, обязанности которого давно уже переросли банальное оформление документации, может стать личным помощником руководителя. Специалист данной профессии – это в первую очередь служащий, который ответственен за организацию и хранение документации компании. Чаще всего он трудится в канцелярии и руководствуется налоговым, гражданским, судебным законодательством. В малых фирмах делопроизводитель, обязанности которого распространяются лишь на заполнение бумаг, выполняет свои обязанности в одиночку. Возможно, что он и секретарь – это одно лицо. В крупных компаниях и корпорациях в штате имеется несколько сотрудников данной направленности, которые обрабатывают бумаги по конкретному кругу вопросов.

Функциональные обязанности делопроизводителя

Основная его обязанность – ведение документооборота компании, он:

• принимает, корреспондирует, сортирует, отправляет все деловые бумаги и письма;
• ведет деловую переписку;
• ведет их учет в специальных журналах и осуществляет контроль за неразглашением особо важной информации, а также контролирует своевременное и правильное исполнение документов;
• подготавливает все необходимые материалы для руководителя и бизнес-встреч;
• организует работу архива.

Предъявляемые требования

Делопроизводитель должен иметь диплом о высшем образовании (экономическом, юридическом), бывают случаи, когда достаточно и среднего образования. Кандидат должен грамотно владеть языком, знать ключевые правила ведения деловых бумаг. Данная профессия требует от специалиста не только профессионализма и интеллектуальных способностей, но и таких персональных особенностей, как аккуратность, организованность, пунктуальность, доброжелательность. Человеку, желающему работать на должности делопроизводителя, должны быть свойственны способность к длительной концентрации внимания, отличная память, психологическая устойчивость, коммуникативные навыки и конструктивное восприятие критики. Чаще всего помимо личных качеств и диплома об образовании к кандидату предъявляют и другие требования, например знание иностранных языков. Сегодня многие компании сотрудничают с зарубежными предприятиями, и во избежание недоразумений делопроизводитель должен владеть иностранным языком, чаще всего это английский.

fb.ru