Документационное обеспечение управления и архивоведение кем работать: Документационное обеспечение управления

Документационное обеспечение управления

 

 Документационное обеспечение управления и архивоведение (квалификация – специалист по документационному обеспечению управления, архивист)

Область профессиональной деятельности выпускников: деятельность в секретариатах, службах документационного обеспечения, кадровых службах и архивах государственных органов и учреждений, в органах местного самоуправления, негосударственных организациях всех форм собственности, общественных организациях (учреждениях).

Объектами профессиональной деятельности выпускников являются:

• документы, созданные любым способом документирования;
• системы документационного обеспечения управления;
• системы электронного документооборота;
• архивные документы;
• первичные трудовые коллективы.

Специалист по документационному обеспечению управления, архивист готовится к следующим видам деятельности: организация документационного обеспечения управления и функционирования организации; организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации; выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих (приложение к ФГОС).

Срок обучения:

На базе 9 классов – 2 г. 10 мес.

Управление — это делать дела правильно; лидерство — это делать правильные дела. (Питер Драккер)

Любая управленческая деятельность связана с закреплением информации в документе. Каждую минуту в мире создаю не одну тысячу документов. Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами.

Делопроизводство – слово не очень выразительное, даже несколько скучноватое. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – звучит более солидно, современно и привлекательно. ДОУ – это направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Объектами профессиональной деятельности являются:

• документы, связанные любым способом документирования;
• системы документационного обеспечения управления;
• системы электронного документооборота;
• архивные документы и архивное хранение;

Чему научат:

В процессе обучения студенты получают практический опыт и глубокие профессиональные знания и навыки в следующих областях: документоведения, документационного обеспечения управления, организации  нормативно-правовых основ архивного дела, профессиональной этики и психологии делового общения, управления персоналом, менеджмента, экономики организации, правоведения и многих других.

Требования к личностным качествам специалиста:

– ответственный и инициативный;

– умеющий самообразовываться;

– коммуникабельный и целеустремленный;

– организованный и исполнительный;

– доброжелательный и умеющий слушать;

– эмоционально устойчивый, толерантный;

– брать на себя ответственность за принятие решений.

Именно таких специалистов ждут работодатели!

Ваши перспективы

Специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» открывает широкие горизонты в плане трудоустройства.

У этой профессии большое будущее. Вы можете работать инспектором отдела кадров, делопроизводителем, секретарем – руководителя, офис -менеджером, секретарем, можно руководить небольшой организацией.

Студенты, обучающиеся по данной специальности, имеют возможность пройти практику в лучших предприятиях города и области:

Базы практики для специальности

«Документационное обеспечение управления и архивоведения»

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по ЯО

                                                                                     

НОУ ДПО Центр делового образования Ярославская торгового-промышленная палата

 «Федеральная кадастровая палата Росреестра»  по ЯО (БТИ)

Северная дирекция по энергообеспечению структурное подразделение Трансэнерго Филиал ОАО «РЖД»,

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт» г. Ярославль

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №5 по Ярославской  Области

Управление Федеральной службы исполнения наказаний по Ярославкой области

Сделайте свой выбор! И Вы сможете успешно работать в любых сферах делопроизводства!

 

ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТИ

В настоящее время человечество вступило в информационную эпоху, где основным фактором производства является информация. Основным материальным носителем информации выступает документ, который возник в 6 – 4 тысячелетии до н.э. Первая пиктографическая письменность возникла  в Египте  и Междуречье в VIII – VI вв. до н.э.

На протяжении всего времени объемы информации, необходимые для решения социально-экономических, технических и научных задач, постоянно росли. Это вело, с одной стороны, к изменению знаковой системы, несущей информацию, с другой стороны, к качественным изменениям, которые претерпели сами материальные носители информации. Глиняные дощечки, береста, пергамент и только с середины ХVI века стали писать на бумаге. Тяжелым быль и стиль документов: «таковой», «честь имею покорнейше просить», «вышепоименованный»

Носители информации

 

Носители информации ХХI века

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в нашей стране появились первые приказы – центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно сформировался слой профессиональных  чиновников-знатоков своего дела. Человек, занимавший должность в «приказе», обязан был хорошо знать «законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей».

 Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа- «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

  В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы ленты бумаги шириной 15 – 17 см и различной длины,  документы наматывались на палочки и свитки. Например, Соборное Уложение 1649 года, содержащее основные законы России, имело общую длину столбца 309 метров. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, делопроизводители,  конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня: введение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Русская классическая литература широко рассматривает персонажи секретарей в произведениях А. С.Пушкина, «Станционный смотритель»,  А.С.Грибоедова «Горе от ума», Н.В.Гоголя «Шинель», «Записки сумасшедшего» и другие.

На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. Многие руководители того времени  понимали, что именно с секретарем в первую очередь сталкиваются граждане, они готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений и решают многие другие вопросы.

Профессия секретарь, имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь (офис-менеджер), секретарь-машинистка, секретарь – переводчик.

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста,  помощника руководителя, человека, владеющего различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей – женщины, хотя встречаются секретари-мужчины, особенно в органах власти.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность, а для этого нужны знания.

В настоящее время специальность «Документационное обеспечение управления и архивоведение» приобретает большую популярность, как у девушек, так и у юношей.

У этой профессии большое будущее, и те, кто полюбят свою профессию и будут стремиться к совершенству, согласятся – лучшие страницы истории в России профессий: секретаря, делопроизводителя, архивариуса еще будут написаны. 

 

 

Документационное обеспечение управления и архивоведение (46.02.01) среднее профессиональное образование

 

8 800 302-36-20 Приемная комиссия Edunetwork

org/ItemList”>
• Профиль
• Панель колледжа
• Выйти

• search
• brightness_1Вузы
• brightness_1Колледжи
• personВойти
• personПрофиль
• exit_to_appВыход

Укрупненная группа: История и археология

Квалификация выпускника: Специалист по документационному обеспечению управления. Архивист.

Описание

Во время обучения студенты полностью погружаются в науку делопроизводства и офисного администрирования, которая включает в себя умения координировать работу целой организации, назначать и проводить встречи, работать с электронным документооборотом, обрабатывать входящую и исходящую документацию. Кроме того, серьезным навыком, который развивается в процессе обучения, является умение работать с архивами документов, упорядочивать и оптимизировать документацию. Отдельно необходимо отметить навык работы с конфиденциальной документацией и знание всех необходимых нормативных актов, а также создание внутренних нормативных актов организации.

Кем работать

Получив образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение, базовый уровень», выпускник может рассчитывать на успешную трудовую деятельность по следующим направлениям: делопроизводство, документооборот, секретариат. Специалист сможет организовывать архивную и справочно-информационную работу с документацией компании. Серьезная правовая подготовка позволит выпускникам проводить первичный юридический анализ документов организации в случае возникновения каких-либо трудовых споров. Доля организаторских навыков, привитых студентам во время обучения, позволит им организовывать разного рода встречи, собрания и презентации.

Где обучаться:

Показать все

Продолжить обучение в вузе

Подобрать программу обучения

К предыдущему вопросу

К каким профессиям вы больше склонны?

Гуманитарным Техническим Творческим Медицинским

Какое у Вас законченное образование?

9 классов (учусь/закончил) 11 классов (учусь/закончил) Среднее профессиональное/техническое Высшее образование Магистратура

Куда Вы планируете поступать?

Колледж (Техникум) Высшее образование (Университет/Институт/Академия) Второе высшее Магистратура Аспирантура

Какой формат обучения вам подходит?

Очно Заочно Вечернее обучение Выходного дня Дистанционно

Какие варианты поступления Вы рассматриваете?

Бюджет Бюджет и платно Платно Целевое обучение

Специалист «Единой приёмной комиссии» подобрал программу обучения

Даю согласие на обработку персональных данных, согласен на получение информационных сообщений и соглашаюсь с Политикой конфиденциальности

Спасибо, что доверился команде EduNetwork!

Подпишись на наш телеграм-канал, где самая новая и полезная информация о вузах, колледжах и не только 😉

👉🏼 ПОДПИСАТЬСЯ 👈🏼

За подписку каждому ДАРИМ ЧЕК-ЛИСТ по подбору вуза или колледжа 😇

Архивирование, управление документами и записями | Стэн Гарфилд

Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.

38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49, 102 и 103 в KM 102) исторических целях с использованием кассет, компакт-дисков или других долговременных носителей. Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут понадобиться для дальнейшего использования или должны быть сохранены для соблюдения нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко найти и получить.

Как часть жизненного цикла информации архивирование является важным заключительным этапом. Хранение слишком большого количества старой информации в сети занимает ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и реклассификации контента.

Есть веские причины архивировать содержимое, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенного периода времени. Внутренние и внешние аудиты могут потребовать сохранения документов. Сохранение информации как части истории – еще одна достойная цель. И бывают случаи, когда информация, которая считалась уже бесполезной, позже оказывается необходимой. Архивирование информации отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости. Система управления документами (DMS) — это технология, обеспечивающая комплексное решение для управления созданием, сбором, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Ведение документации : ведение документации организации с момента ее создания до ее возможного уничтожения; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Ведение документации — это знание того, что у вас есть, где это находится и как долго вы должны это хранить и насколько это безопасно.

Примеры процессов, политик и процедур

1. Процесс управления документами. Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ проверки содержимого, при этом повторно используемое содержимое сохраняется, а другое содержимое архивируется на подходящем носителе. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве проектной группы, пользователь устанавливает флажки для тех, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате многократно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все остальные документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации

3. Процедура архивирования: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями

a. Пример: HP

б. Пример: Deloitte

Insights

1. Руководство по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями. Знания, информация и записи образуют континуум, которым необходимо управлять целостно, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.

2. Управление знаниями и управление документами/ECM Ника Милтона

Управление документами является частью управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть систематизированы в документах. Между ними есть пересечение, а также отдельные отдельные области.

4. Назовите меня циничным, но… Юан Семпл

Системы управления документами — где знания умирают изящно.

5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден

Проблема с вики всегда заключалась в крахе двух принципиально разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что происходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности убедиться, что он согласуется с изменениями процесса, внесенными в другом месте, по сравнению с нормативно-правовыми актами или правилами управления, чтобы получить одобрение заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение. Как правило, в вики-сайтах отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, а поскольку они не имеют дело с одобренными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются уже много десятилетий. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные документы не являются архивами, потому что архивы не могут с ними работать. (Он говорит, что у архивариусов и делопроизводителей всегда были разногласия, потому что RM касается графиков хранения, т. е. удаления записей.) Со временем архивариусы пришли в норму. К 2000 году некоторые из них имели дело с электронными записями. В 2010 многие делают, а многие нет. Продолжаются дебаты.

Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые способы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные представления об оценке.

7. Обсуждения сообщества лидеров SIKM

a. Архивирование контента

Вопрос. Коллега из ИТ предлагает архивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Должны ли мы это сделать?

Ответы:

1. От Хоуи Коэна: Я предлагаю вам работать со своей командой по соблюдению требований. Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли. У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
2. От Чака Джорджо: Стремление к архивированию обусловлено ограничениями пространства для хранения или внутренними политиками хранения? Первое можно решить, помогая приобрести дополнительное хранилище, второе будет сложно, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент после определенного периода времени. Вы также можете попробовать отфильтровать содержимое, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
3. От Пола Макдауэлла: Архивирование имеет большое значение для меняющейся и растущей области, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров по документации и ИТ-менеджеров и часто не очень хороши для практиков. Правила должны быть понятны в первую очередь практикам, при условии, конечно, что для правил архивирования нет явных правовых оснований.
4. От Тэмми Берден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, потребность в наглядности? Если вы не можете заставить ИТ-специалистов сдвинуться с места, а ценность сохранения/повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования контента с истекающим сроком действия в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в наборе рабочих продуктов.

б. CoP — Политика архивирования и хранения

Вопрос. Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в доступный для поиска архив через 12 месяцев, а затем удаление содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?

Ответ от Ли Ромеро: Упразднение сообщества и сохранение его знаний

c. Должна ли группа УЗ отвечать за управление записями?

д. Ответ от Мюррея Дженнекса: политики хранения электронной почты и лучшие практики архивирования электронной почты

8. Не архивировать контент автоматически; вместо этого улучшите поиск

Репозитории знаний часто настраиваются на автоматическое архивирование документов по истечении заранее определенного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как содержимое было доступно в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), оно перестало быть актуальным и, следовательно, должно быть удалено из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен отображаться в результатах поиска или в списках доступных документов.

Причины включают:

1. Старые документы больше не актуальны, точны и бесполезны.
2. Поиски дают слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
3. Авторы контента должны периодически обновлять документы.

Добавленный контент не устаревает автоматически по истечении фиксированного периода времени. Он может оставаться ценным на неопределенный срок.

Я предлагаю аналогию: только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее нашли в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстанавливать этот контент из архива в активный репозиторий. Это вызывало раздражение пользователей программой МЗ, приводило к потере времени и усилий, а иногда и к задержке получения важной информации, необходимой для работы клиента.

В книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они, работают ли они до сих пор. Старая она или новая, значения не имеет. Вопрос: работает ли это? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуется новое, полезное оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академических кругов заключается в создании нового, а не полезного. Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Суть, однако, не в том, новые ли знания, а в том, работают ли они на практике».

При неуклонном снижении стоимости запоминающих устройств мало веских причин для удаления контента из репозиториев знаний, если только не известно, что он устарел, неверен или бесполезен. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный им контент.

Не архивировать автоматически содержимое в хранилище знаний, дискуссиях или других собраниях знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничить результаты датой объекта знаний. По умолчанию можно установить ограничение результатов до последних 90 дней, один год или любая желаемая продолжительность. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать содержимое тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователями — «мне это было полезно» или с помощью кнопки «Нравится». Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившемуся пользователям и т. д. Дополнительные сведения о рекомендуемых тегах см. в разделе Оценка контента за пределами брандмауэра.

Ресурсы

1. Процесс управления контентом
2. DMS и ECM: разница между управлением контентом и документами по NE Docs Пол Чин
3. «Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие отговорки, почему я не архивирую, Шон Рэган
4. Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией, Энди Мур
5. Архивирование как краеугольный камень для электронного обнаружения: пять шагов вперед, Шон Рэган
6. Архивирование корпоративных социальных сетей и эффективное управление информацией, Джордан Ричардсон
7. Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичио
8. Как внедрить систему управления документами в SharePoint использование типов контента, Грегори Зелфонд
9. Начало работы с управлением документами: Сократите расходы и повысьте производительность с помощью интеллектуальной системы управления документами, Тодд Джонсон
10. Список пожеланий к программному обеспечению для управления записями: 10 обязательных функций, Стив Вайсман
11. Управление записями: преодоление барьеров для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
12. Проблема развития проблем с данными, проблемы с подходами RM, Джудит Ламонт
13. Электронное управление записями, отставание повсюду, Патрик Lambe
14. KM/Knowledge Services & Archives: Get Practice by Guy St. Clair

17. AIIM

• Архивирование
• Управление документами
• Управление записями

18. CMSWIRE

• Архивирование
• Управление документами. TechTarget
  • Программное обеспечение для управления корпоративной документацией
  • Программное обеспечение для управления корпоративной документацией

  Продукты

  1. Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
  2. 8 компаний-лидеров ECM в 2015 году Дэвид Роу
  3. Лучшие программные продукты для управления документами от Capterra Руководство покупателя, Чад Брукс
  4. Программное обеспечение для управления документами, Крейг Боровски
  5. Программное обеспечение для записей, Крейг Боровски
  6. Сравнение RMS, ECM и корпоративных информационных порталов, TAB
  7. Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами по версии Business.com
  8. Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 году по Николасу Ферну
  9. ECM и общий доступ к облачным файлам по Real Story Group
  10. The Forrester Wave™: ECM Business Content Services, Q2 2017 через M-Files
  11. Магический квадрант Gartner для управления корпоративным контентом, 2016 г. через Hyland
  12. Gartner ECM, 2016 г. — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и мошенничество? от Technology Services Group
  13. Магический квадрант Gartner для ECM и обзор рынка от Venus Tamturk

  Книги

  1. Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофер Моран
  2. Передовой опыт архивирования данных Джеймс Сеймур Johnson, Simon Fowler, and David Thomas
  3. Preserving Digital Information by Henry Gladney
  4. Document Management for the Enterprise: Principles, Techniques, and Applications by Michael J.D. Sutton
  5. Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint Кристофер Райли и Шадрах Уайт
  6. Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013 Стив Гудиер
  7. Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
  8. Предприятие Решения для управления контентом: что вам нужно знать Билл Форкер, Питер Джелински и Том Дженкинс
  9. Управление контентом в облаке — Управление корпоративным контентом 2. 0 Том Дженкинс
  10. Управление записями Джудит Рид и Мэри Ли Джинн
  11. Управление записями для чайников Блейк Ричардсон
  12. Управление записями и информацией Патрисия К. Фрэнкс
  13. Управление записями и информацией: основы профессиональной практики Уильям Саффади
  14. Управление записями SharePoint и метаданные: Цифровое архивирование в Office 365, Альфред де Верд
  15. Управление записями, Дебби Уэст
  16. Внедрение электронных систем управления документами и записями, Азад Адам
  17. Управление электронными записями: методы, лучшие практики и технологии, Роберт Ф. Смоллвуд и Роберт Ф. Уильямс в архив документов в 2023 году

      Вашему бизнесу нужна политика архивирования документов для защиты записей, соблюдения нормативных и правовых норм и оптимизации повседневных операций. Ascent охватывает шаги по созданию вашей политики.

      Вам когда-нибудь требовалась старая цитата или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и перерыли гору коробок в редко используемой кладовой?

      Если вы можете рассказать или хотите, чтобы этого не произошло, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам начать использовать передовые методы управления документами.

      Обзор: что такое архивирование документов?

      Архивирование документов — это процесс, при котором статические записи сохраняются до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.

      Например, если вы обсуждаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом. Однако после подписания контракта он становится постоянной статической записью.

      Различие фиксированных и динамических данных также является важным отличием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые люди часто считают одним и тем же.

      Вот разница: архивные документы неизменны, резервное копирование данных является временным и предназначено для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, как часть управления вашей сетью или веб-сайтом.

      Понимание разницы между резервным копированием данных и архивным хранением является ключом к управлению бизнес-документами. Источник изображения: Author

      Вы получите много преимуществ от реализации процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:

      • Освобождает ресурсы — К большинству данных в сетях компаний не обращались как минимум год, поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
      • Сокращает затраты — Архивное хранилище данных стоит меньше, чем первичное хранилище, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных. А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
      • Достигает соответствия — Будь то налоговая служба, другие государственные учреждения, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь с многочисленными стандартами хранения документации и безопасности, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других наказаний.

      Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов

      Архивирование документов — это не разовое действие. Вы должны выделять ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной статьей вашего бизнес-бюджета, но преимущества, изложенные выше, более чем оправдают и компенсируют затраты.

      Шаг 1: Начальная оценка

      Определите текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли он формальным, случайным или сочетанием того и другого? Это будет включать в себя то, как каждая запись создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется.

      Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество. Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемочные и так далее.

      Шаг 2. Определите цели и роли

      Четко определите цели архивирования документов. Хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований по ведению документации и безопасности данных?

      Сделать ежедневные офисные процессы более эффективными? Упростите доступ к старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?

      Конечно, все эти вещи вам наверняка понравятся, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию не отставали.

      Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать первоначальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?

      Шаг 3. Внедрите график хранения

      После того, как вы определите цели архивирования и определите, кто будет реализовывать и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.

      Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и акты, но срок действия почти всех остальных документов не превышает 10 лет.

      Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые рекомендации, которым вы должны следовать. Одно эмпирическое правило, которое вы должны знать: храните все документы, связанные с налогами и IRS, не менее семи лет.

      Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут постоянно храниться, такие как нежелательная почта, каталоги поставщиков и дубликаты.

      Чтобы уменьшить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.

      Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов

      Вы уменьшите затраты и объем требуемого места для хранения, а также улучшите организацию и упростите доступ, оцифровав все свои печатные файлы. Вы можете хранить записи в виде печатных копий, но также оцифровывать их для сохранности.

      В этом случае использование специализированного стороннего поставщика, по крайней мере, для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого офисного стажера.

      Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.

      Если вы сохраняете файлы в проприетарном формате, возможно, вы не сможете открыть их в будущем, поскольку программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.

      Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.

      Использование метаданных облегчит организацию файла и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую ​​информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, если щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Свойства» или «Получить информацию», в зависимости от используемой операционной системы.

      Метаданные PDF помогают упорядочивать документы и извлекать их позже. Источник изображения: Author

      Шаг 5. Выберите поставщика хранилища

      Наиболее безопасным методом архивирования документов является удаленное хранение бумажных копий или электронных данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных техногенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.

      Надежный архив защищает ваши документы лучше, чем долгосрочное хранение в офисах или других помещениях. Источник изображения: Автор

      Электронное хранилище данных предлагает три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, связанные с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме, чтобы обеспечить избыточность данных.

      Шаг 6. Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища

      Хранение и архивирование документов — непрерывный процесс. В рамках вашей общей политики каждый год пересматривайте свои процедуры, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают, и внесите необходимые коррективы.

      Все сотрудники должны внести свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодный курс повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.

      Наконец, периодически проверяйте доступ и целостность ваших архивных материалов. Последнее, что вам нужно, это информация для судебного разбирательства, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить проблему с вашим архивным хранилищем.

      Часто задаваемые вопросы

      • Физическое перемещение документов за пределы офиса и из вашей основной сети и/или корпоративного веб-сайта сокращает пространство для хранения. Это также снижает затраты и повышает скорость повседневных процессов. Архивирование документов также обеспечивает соблюдение государственных и отраслевых норм в отношении хранения документации и безопасности данных.

      • Хранилище данных является временным и предназначено для предоставления копий динамических файлов в случае повреждения или потери данных. Архивные данные фиксированы, и, хотя к ним может потребоваться доступ в будущем, они не изменятся.

      • Печатные копии документов могут храниться в архиве, а цифровые версии — на дисках, лентах или в облаке. Документы, достаточно важные для архивирования, обычно должны храниться как минимум в двух форматах на одном или нескольких удаленных объектах.

      Не ждите, чтобы начать архивирование документов

      Управление документами очень похоже на страхование: вы не хотите ждать, пока случится кризис, чтобы понять, что вам это нужно. Сформулируйте и внедрите свою политику управления цифровыми документами прямо сейчас.

      Мало того, что ваши архивные записи будут надежно храниться, вы сократите расходы, повысите соответствие нормативным требованиям и получите более легкий доступ к старой информации.

      Предупреждение: самая большая карта с кэшбэком, которую мы когда-либо видели, теперь имеет 0 % в начале годовых до 2024 года

      Если вы используете неправильную кредитную или дебетовую карту, это может стоить вам серьезных денег.