Как надо делать чтобы стать отличным секретарем руководителя – 500

Содержание

Как стать профессиональным секретарем

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

А.Н. – Бывает, что клиент звонит руководителю компании, но руководитель в данный момент занят. Секретарь должен сказать, что в данный момент руководитель на совещании. Секретарь спрашивает, клиенту будет удобнее подождать или перезвонить. То есть надо предложить какую-то альтернативу действий. А иногда секретари не знают этих алгоритмов, используют слова-паразиты, слова-раздражители, например, просят подождать или повисеть на трубочке. К словам-паразитам относятся, например, такие: «Как вас представить»? Очень часто клиенты шутят на эту тему, предлагают представить их высоким блондином.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

А.Н. – Да.

Елисеева Галина

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга "Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию"

hr-portal.ru

Как быть хорошим офис-менеджером 🚩 как стать лучшим менеджером 🚩 Советы по карьере

2 сентября 2011

Автор КакПросто!

С развитием цивилизации профессий становится все больше, всего несколько лет назад все, что было связано с делопроизводством, ассоциировалось с должностью секретаря. Теперь же самая популярная профессия – офис-менеджер. Она связана не только с делопроизводством, но и с формированием распорядка дня начальства, постоянными контактами с посетителями и бесконечными телефонными звонками.

Статьи по теме:

Вам понадобится

  • Опрятный внешний вид, улыбка, коммуникабельность, ответственность.

Инструкция

Хороший офис-менеджер – это первоклассный администратор и организатор, который контролирует работу всего офиса или административного отдела компании. Он всегда в курсе всех событий, в том числе расписания встреч и переговоров руководства, зачастую ему подчинены курьеры и водители.

Чтобы стать хорошим офис-менеджером, необходимо обладать такими качествами как ответственность, коммуникабельность и энергичность. Кроме того, нужно стараться соответствовать имиджу и корпоративной культуре компании.

На этой должности очень важно выполнять свои профессиональные обязанности качественно, особенно если в планах на будущее имеется подъем по карьерной лестнице.

Стоит помнить, что офис-менеджер – лицо фирмы, по его поведению, профессионализму и внешнему виду судят и о компании, и о руководителе. Внешний вид всегда должен быть опрятным, форма одежды соответствовать деловому стилю, а поведение не должно выходить за рамки дозволенного. Необходимо зарекомендовать себя как грамотного и пунктуального специалиста, который может правильно вести переговоры, умеет работать с техникой и является достойным лицом компании. Никаких опозданий на работу и конфликтов быть не должно что бы не случилось.

По возможности следует выделяться из общей массы сотрудников и, проявляя инициативу, вносить предложения по улучшению работы компании, делать замечания в случае необходимости. То есть показывать руководству, что вы настоящий член команды, которому небезразличны проблемы и интересы компании.

Хороший офис-менеджер должен уметь грамотно писать, быстро находить информацию и систематизировать ее. Особо важное место среди обязанностей занимает общение по телефону. Отвечать на звонки можно только с улыбкой на лице, предельной вежливостью и корректностью. Раздражительность и недовольство должно полностью отсутствовать независимо от того, сколько впереди еще невыполненной работы и в какое время суток приходится брать трубку.

Видео по теме

Обратите внимание

Работа офис-менеджера не всегда подразумевает стандартную продолжительность рабочего дня, чаще всего приходится подстраиваться под руководство, и не исключены командировки.

Полезный совет

Приступая к обязанностям офис-менеджера в первую очередь необходимо наладить контакт с остальными сотрудниками и только потом заниматься непосредственными делами

Источники:

  • как стать лучшем менеджером
  • На основе этих знаний секретарь должен уметь

www.kakprosto.ru

6 мифов о секретарях — Work.ua

Секретарь — в буквальном смысле правая рука шефа, без которой он чувствует себя, в определенном смысле, беспомощным. Ведь только секретарь точно знает, где что лежит, когда и на какую встречу сегодня нужно ехать и кто когда звонил.

Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота. Это сотрудник, который приходит раньше шефа, уходит с работы позже него, осведомлен о том, какие процессы (в том числе и скрытые) проходят в коллективе, и умеет ими руководить. Хороший секретарь прекрасно изучил характер и все привычки руководителя. И если он вам говорит, что сегодня к «самому» лучше «не соваться», значит, так оно и есть. Хороший секретарь знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как правильно (согласно деловому этикету) принять гостей и многое-многое другое.

Тем не менее, в отношении этой профессии существует немало мифов, которые, скажем так, несколько преуменьшают ее значение и престиж.

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.

На самом деле. Да, действительно, чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, техникума, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемым «эмоциональный интеллект». Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать «знатоками душ человеческих» или «мудрецами в науке жизни». Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высших образованиях, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды «дипломированные» люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте.

Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна. Согласитесь, при всем желании такого человека «неумным» назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.

На самом деле. Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятых канонов) не важна. Для занятия вакансии вполне достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то и другое, поэтому она — образец элегантности, «деловое» лицо компании, поэтому, действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую, но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

На самом деле. Начнем с того, что секретарь — это прежде всего эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько ее «нагружают» функциями офис-менеджера, «кадровика» и т. д), на нее возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первой под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающая на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь, как уже отмечалось выше, должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения «держать удар» зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально, по своему положению, находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется «заводить» дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.

На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно она является последней, (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т.д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо, мы уже это отмечали. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т.д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.

На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что она уже давно «переросла» свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например, возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит «повышенного» секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем «злую шутку». С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.

На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании и для «произведения» впечатления на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более, что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность именно представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».


Источник: ladyjob.com.ua



Щоб залишити коментар, потрібно увійти.

www.work.ua

Как стать секретарем руководителя | Статьи

Секретарь – верный помощник и правая рука начальника, он обеспечивает эффективную управленческую и административную деятельность. Секретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает шефу в делах, решает многие организационные вопросы. Если вы планируете строить свою карьеру в этом направлении, или уже начали двигаться по этому пути, работая делопроизводителем или в приемной крупной компании, эта статья будет вам полезна.

Из этой статьи узнаете:

  • какие требования предъявляют работодатели к образованию секретаря руководителя
  • какие качества требуются от секретаря руководителя
  • как должен выглядеть и вести себя секретарь руководителя
  • 3 совета о карьерных шагах

Действительно должность секретаря руководителя очень востребована с точки зрения карьеры. Так как в нашей стране нет единого стандарта, эту специальность также именуют как помощник руководителя, ассистент руководителя, секретарь-референт. Все чаще секретарь руководителя выполняет также функции переводчика. Требования к должности очень высокие, так как от профессионализма секретаря во многом зависит имидж компании.

Для планирования своей карьеры в первую очередь изучите требования, которые компании предъявляют к должности секретаря руководителя.

Какие требования предъявляют работодатели к образованию секретаря руководителя

В настоящее время для того, чтобы претендовать на должность помощника руководителя, необходимо иметь высшее образование. «Среднего специального плюс компьютерные курсы» уже недостаточно. Даже для секретаря приемной. А уж от секретаря руководителя, с его широчайшим кругом обязанностей: от грамотного составления документов до участия в переговорах, требуется очень высокий уровень. Во многих компаниях отдают предпочтение специалистам, имеющим специализацию, совпадающую со сферой их деятельности. Это выгодно и вам, если в перспективе вы планируете дальнейшее продвижение по карьерной лестнице в компании вашей мечты. Владение иностранными языками также сейчас является не просто преимуществом, а все чаще – необходимостью для успешной работы в качестве секретаря руководителя.

Ваши действия. Проанализируйте рынок труда и определите для себя, в какой сфере вы хотели бы работать. Изучите требования работодателей и оцените, насколько вы им соответствуете. Если у вас нет высшего образования, вам придется его получить. Сейчас есть масса возможностей учиться заочно и дистанционно, как с нуля, так и для второго диплома. Если вы хотите подвигаться в компании, в которой уже работаете, иногда есть возможность получить образование с помощью работодателя. Уведомите руководство о своих планах. Если у вас уже есть диплом, приступайте к следующему шагу.

Какие качества требуются от секретаря руководителя

Это едва ли не самый большой список среди требований к профессиям. Секретарь руководителя должен быть:

  • профессионалом – это значит, что все административные и организаторские функции, необходимые программы должны быть уже освоены. Должность помощника не подразумевает какого либо предварительного обучение. Кроме того, секретарь руководителя должен быть полностью осведомлен обо всем, что происходит в компании и в целом на рынке;
  • инициативным – секретарь руководителя часто действует самостоятельно, не ждет указаний;
  • организованным, аккуратным – невозможно выполнять одну из важнейших обязанностей – планирование рабочего дня руководителя, не обладая высоким уровнем самодисциплины и умением планировать. Внешний вид – самого секретаря и его рабочего места – визитная карточка компании;
  • добросовестным, ответственным – за все задачи, которые предстоит выполнять;
  • пунктуальным – во всем. Важно не только не опаздывать на работу или встречи и совещания, но и вовремя сообщать информацию, предоставлять документы и т.д.
  • дипломатичным, интеллигентным, скромным – вежливость и сохранение конфиденциальности – главные признаки профессионализма;
  • иметь хорошую память – она напрямую зависит от уровня развития умственных способностей и тоже является одной из важнейших черт хорошего секретаря;
  • преданным работе, трудолюбивым – это тяжелая работа, и выполнять ее возможно, только если вы действительно ее любите;
  • доброжелательным, отзывчивым – секретарь очень много работает с людьми, и особенно с одним – со своим руководителем. Секретарь должен уметь создать хорошее настроение, быть вежливым и тактичным. В новом коллективе секретарь руководителя должен быстро, как никто другой, адаптироваться и завоевать авторитет;

Любой руководитель, подбирая секретаря, помощника, способен увеличить этот список вдвое и втрое. Но основные качества в нем перечислены.

Ваши действия. Начинайте соответствовать. Рассматривайте развитие личных качеств точно также, как и получение диплома об образовании. Изучите свои сильные и слабые стороны, определите, где необходимо поработать над собой. Посещайте лекции, семинары, тренинги, расширяйте кругозор. Очень полезны для секретаря курсы актерского мастерства, а также танцы или какие-то иные пластические занятия – они развивают осанку, а значит, и уверенность в себе.

Как должен выглядеть и вести себя секретарь руководителя

Секретарь руководителя – это, безусловно, представительская должность, и требования к внешнему виду предъявляются соответствующие. Даже в компаниях без строгого дресс-кода (за исключением, может быть, творческих) секретарь должен придерживаться делового стиля в одежде, прическе макияже. Знание и соблюдение делового этикета, понимание и принятие субординации – неизбежные составляющие портрета успешного секретаря.

Ваши действия. Проанализируйте свой гардероб, составьте необходимые комплекты, при необходимости пополните его. Возьмите за правило любое ваше действие соотносить с требованиями этикета, тренируйтесь при любой возможности: в беседах с коллегами и друзьями, с незнакомыми людьми. Помните, ваши манеры и внешность должны привлекать людей, располагать их к вам.

3 совета о карьерных шагах

1. Не торопитесь. Если вы пришли в компанию на низовую должность с целью продвижения, торопиться все равно не нужно. Адаптируйтесь в компании, изучите ее, иногда нужно проработать минимум 6 месяцев, а где-то и год, прежде чем заявлять о своих амбициозных планах.

2. Начните проявлять инициативу. Не беритесь за все подряд, иначе вас примут за безотказного человека и взвалят всю неквалифицированную работу. Кроме того, у вас просто не останется время на саморазвитие. Проявляйте себя идеями, рациональными предложениями, творческим подходом.

3. Когда вы готовы, или освободилась вакансия, организуйте переговоры. Так как вы уже изучили особенности вашей компании, вы будете знать, куда лучше обращаться – в HR-отдел или непосредственно к будущему руководителю. Постарайтесь здраво оценить данные в ходе таких переговоров обещания: как правило, разговоры о неопределенном будущем означают, что реальных перспектив получить должность нет. Не стоит «засиживаться» на низовой должности больше трех лет. Если вы действительно готовы к работе секретарем руководителя, ищите другие возможности. Удачи!

Рекомендуем материалы по теме:

1. Профессиональный стандарт для служб ДОУ и секретариата. Соответствуем новым требованиям!

2. Карьера секретаря в 2017 году

3. “секретарь – это хороший способ попробовать себя в бизнесе!”

www.sekretariat.ru

Как стать секретарем

Как Стать Секретарем

Дорогие друзья!

Я приветствую вас на своем сайте «Как стать секретарем». Однажды, много лет назад я стала свидетелем такого разговора в метро между двумя знакомыми:

-Ну и что, не поступила твоя дочка в институт?

-Не поступила, к сожалению.

-Ну и что теперь будет делать?

-Ну, наверное, работать пойдет. Ну секретарем хотя бы, а потом поглядим.

Если слушателем подобного разговора станет молоденькая девушка, только что закончившая школу или институт, у нее может сложиться совершенно неверное представление о профессии секретаря. Не знаю, как обстояло дело в советское время, но теперь роль секретаря значитально изменилась. Для того, чтобы стать секретарем, недостаточно окончить школу. Для того, чтобы стать секратерем, недостаточно просто не поступить в институт и иметь в наличии свободное время.

В отличие от предыдущих времен работа секретаря уже не включает в себя просто набор текстов на печатной машинке или подачу чая-кофе. К работе секретаря предъявляются значительно более высокие требования, чем когда-то. Но в награду за это профессия снова обрела престиж, и теперь на вопрос «Кем Вы работаете?» люди часто с гордостью говорят: «Я – секретарь!».

На страницах этого сайта мы поговорим обо всем, что связано с профессией секретаря: как стать не просто секретарем, а хорошим секретарем, какие требования предъявляют компании к будущему секретарю, где обучают секретарей, как секретарю искать работу, на что обращать внимание при собеседовании, рабочие обязанности секретаря, как зарекомендовать себя в компании, какие есть возможности для карьерного роста, истории из жизни и многое, многое другое. Я постараюсь уделить максимум внимания не тому, чему вас и так научат, например в колледже секретарей, а тому, чему вас НЕ научат. До встречи на моих страницах!

Перейти в раздел статей

secretarissa.ru

Как быть хорошим секретарем Как? Так!

Содержимое:

2 метода:

Каждому публичному офису необходим человек, встречающий посетителей. Великолепное умение общаться по телефону и электронной почте очень важно для работников приемной, но умение общаться лично - вот что отличает секретаря от специалиста по работе с клиентами. В конце концов, когда человек (поставщик, потребитель, партнер) заходит в офис, первое, что он видит это секретарь, а первое впечатление всегда важно.

Шаги

Часть 1 Необходимая квалификация

  1. 1 Необходимо иметь первоклассные организационные навыки. Секретарь — это человек, который представляет лицо компании. Это человек, с которым первым говорит клиент, а коллеги обращаются за различной информацией. Кроме приема звонков и посетителей, секретари часто общаются с клиентами, организовывают мероприятия, встречи и так далее. Чтобы справится со всеми этими обязанности, секретарь должен уметь организовывать свое время, так как приходится контролировать несколько дел одновременно. Человек не проработает долго секретарем если он или она не могут «жонглировать» более чем одним заданием за один раз и распределять их по приоритету.
    • Прекрасный способ организовать свое рабочее пространство — это потратить время и рассортировать документы в удобном для вас порядке. Очень важно знать какие именно документы и информация может понадобится вашему начальнику, коллегам или клиентам. Держите все документы в отдельных файлах. Они могут быть как на экране вашего компьютера, так и в бумажном варианте. Рассортируйте документы в удобном для вас порядке. Если вам потребуются разноцветные наклейки - используйте их.
    • Быть организованным также значит искать мотивацию для работы в самом себе. Вам не нужен еще кто-то, кто будет контролировать вас. Если вы организованы, вы будете знать какие задания нужно делать ежедневно, а какие задания - самые важные.
    • Держите телефонные номера под рукой. Их очень, очень много, например, телефоны номера сотрудников, подрядчиков, партнеров, срочные контакты и так далее. Вам они будут нужны в любой момент. Держите их в программе Rolodex или другой соответствующей компьютерной программе.
  2. 2 Изучайте современные технологии. Одна из своевременных технологий, с которой сталкивается секретарь, это телефон и компьютер. Большинство секретарей должны знать, как использовать электронную почту, уметь работать с электронными документами. Также полезно знать, как создать документ в Excel и уметь пользоваться отраслевыми программами.
    • Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер, принтер будут находится рядом с вашим рабочим столом, то вы будете постоянно использовать их. В основном по просьбам коллег, которые испытывают проблемы с их использованием. После того как вы узнаете какие машины используются в вашем офисе, ознакомьтесь с основными функциями этих аппаратов, а также способами исправления наиболее распространенных проблем.
  3. 3 Будьте надежными. На секретаря рассчитывают все и всегда. Если никто не отвечает на звонки в компанию или выстраивается целая очередь из людей, ждущих ответа, то это проявление слабости компании. Решение таких проблем должно быть приоритетным для вас. Если ваше руководство знает, что на вас можно положиться и вы всегда рядом, чтобы помочь, то вы станете незаменимым.
  4. 4 Научитесь хорошо слушать. Большая часть работы секретаря — слушать людей. Услышать по телефону вопрос клиента, получить необходимую вам информацию, все это лишь проявление способности слушать. Способность же правильно услышать информацию сделает вас более эффективным. Вы сможете быстрее решать вопросы, если будете четко понимать, что именно просит у вас человек.
  5. 5 Делайте заметки обо всем. Если руководитель просит вас сделать что-то - запишите детали. Если звонит потребитель — запишите информацию о нем (имя, контактную информацию, цель звонка и так далее). Заметки — прекрасный способ быть организованным и они напомнят вам все те мелочи, которые без этих заметок вы забудете через несколько часов. Делайте заметки в записной книжке и держите ее при себе все время. Вы удивитесь насколько они будут полезны, особенно если вы будете пытаться вспомнить, что хотел человек, который звонил вам пять часов назад.
    • Проверяйте, что вы детально записали сообщение и перечитайте то, что написали. И самое важное — не бойтесь лишний раз проверить сообщение и контактную информацию, у человека, который вам звонит. Только так вы сможете быть уверенным, что записали все правильно.
  6. 6 Отвечайте на телефонный звонок вежливо используя стандартные приветствия. Например: "Доброе утро. Спасибо за звонок в нашу компанию, меня зовут ХХХ, с кем я могу вас соединить?". Старайтесь ответить после первого или второго звонка телефона. Недопустимо заставлять людей ждать дольше одной минуты (поверьте на слово, это намного дольше чем вам кажется).
    • Внимательно слушайте имена звонящих вам. Если необходимо повторите имя звонящего. Мобильные телефоны часто искажают звуки. Запишите имя человека, с которым вы говорите, если оно тяжело произносится.
    • Если вы переводите звонок на другого абонента, сделайте это используя стандартные фразы: «Подождите, пожалуйста, одну минуту». Если абонент занят, можно сказать: «Прошу прошения, ХХХ говорит сейчас по телефону. Вы будете ждать пока он освободится или хотите оставить какое-либо сообщение?». Вежливо поблагодарите звонящего и поступите в соответствии с его пожеланием.
  7. 7 Встречайте любых курьеров или людей из службы доставки с таким же профессионализмом и уважением, как любых других посетителей. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Возможно курьерам нужны будут указания где оставить пакеты. Убедитесь, что вы обращаетесь к соответствующему сотрудникам с этим вопросом.
  8. 8 Относитесь к клиентам, которые приходят к ваш офис, вежливо. После того как посетитель представится и скажет к кому он пришел, свяжитесь с тем, к кому пришел посетитель и сообщите, что к нему/ней пришли. Стандартная фраза для такого случая: «Господин Иванов к вам пришел господин Петров из корпорации ХХХ. У вас назначена встреча на 14 часов». Всегда узнавайте имя и фамилию посетителя, а также компанию, которую он (она) представляет. Так же полезно узнать, назначена ли у них встреча с господином Петровым. Господин Петров должен вам сказать, куда пройти посетителю и сколько ему ждать встречи. Вы можете сказать посетителю "Господин Петров подойдет через 5 минут. Присаживайтесь, пожалуйста».

Часть 2 Правильная личная презентация

  1. 1 Будьте позитивной. Секретарь — лицо компании. Его клиент видит первым, а также он первый кто отвечает на звонок. Никто не хочет, чтобы его приветствовали с кислым выражением лица или раздраженным тоном. Установите правило, что вы должны всегда улыбаться и быть веселым и оптимистичным человеком. Не забывайте быть терпеливой со сложными клиентами, даже если ваше терпение уже на пределе.
    • Даже если вы столкнетесь со сложным клиентом напомните себе, что вы сильный, счастливый человек. Скажите себе, что вы делаете все чтобы помочь им. Лучше быть спокойным и уравновешенным, чем взрываться и выглядеть злой и неприятной.
  2. 2 Будьте всегда готовы вежливо поздороваться с клиентом. Это всегда важно - приветствовать клиентов дружелюбно. Даже если вы должны будете закончить свое дело прежде чем сможете помочь человеку, то важно поприветствовать его, чтобы он почувствовал себя замеченным и знал, что вы скоро ему поможете.
    • Лучше всего использовать такие фразы: «Здравствуйте! Добро пожаловать в (название компании)» или «Доброе утро! Присаживайтесь. Я помогу вам через минуту».
  3. 3 Будьте вежливы. Будьте уважительны. Относитесь ко всем, как к самому важному человеку, который вошел в ваш офис в этот день. Это ваша работа. Никого не волнует, что вы застряли в пробке утром или у вас порвалась сумочка, или даже, что вы потеряли свой любимый диск. Все личные дела оставьте дома. Даже если вам не нравится клиент или его манера поведения — притворитесь, что вы счастливы его видеть. Убедитесь, что человек полностью расслаблен и рад общаться с вами.
  4. 4 Одевайтесь соответствующе. Вы представляете свою компанию, поэтому вы должны одеваться соответствующе. Потратьте деньги на офисную одежду. Кроме того, если вы секретарь в определенного типа компании (такой как магазин одежды) вы можете подумать о покупке какой-то одежды именно вашего магазина. Старайтесь одеваться консервативно, кроме случаев если вы работаете в таком месте где мода, стиль или другие факторы выдвинуты на первый план.
    • Проверьте существует ли в компании в которой вы работает определенный дресс-код. Возможно повседневная одежда подходит для вашей компании. Но помните, что не стоит одевать слишком повседневно (спортивные костюмы нельзя надевать на работу ни в коем случае).
  5. 5 Содержите вашу одежду в чистоте.

Советы

  • Не смешивайте личное с бизнесом. Это правило также касается использования мобильных телефонов и электронной почты. Отдел информационных технологий может отследить вашу деятельность на компьютере.
  • Помните кто платит вам зарплату и всегда уважайте их.
  • Будьте вежливы с руководителями, уточните может ли вы им помочь с дополнительными заданиями в ваше свободное время.
  • Пишите записки на копировальной бумаге и давайте второю копию человеку, которому она предназначается. Или используйте блокнот, к которому легко обратиться, чтобы вспомнить имя или телефон.
  • Сортировка почты обычно часть работы секретаря. Узнайте в ваш первый день, как поступает почта, кто ее приносит и когда.
  • Найдите кого-то кто сможет вас заменить когда вы пойдете в туалет, на встречу, обед, в отпуск. Таким образом вы избежите появление злющих людей, ждущих вашего возвращения.
  • Спросите коллег, нужна ли им помощь в чем-то. Лучше завести друзей, помогая людям чем врагов, которые будут жаловаться на вас.
  • Всегда проявляйте желание делать новые задания, а так же рутинные задания. Знания приходят с опытом.

Предупреждения

  • Никогда не говорите «Я не делаю это, это и это». Вас уволят быстрее чем вы скажете ваше третье «это».
  • Не притворяетесь хорошей. Люди это увидят. Вместо этого искренне интересуйтесь человеком, будьте вежливой, уважительной. Если вы не можете этого делать - не работайте в приемной. Вы ухудшите репутацию вашей компании. Найдите офисную работу, на которой вы сможете держаться подальше от глаз общественности.
  • Никогда не вступайте в спор с звонящим или посетителем. Переведите их на вашего руководителя.

Прислал: Шестакова Мария . 2017-11-05 15:56:32

kak-otvet.imysite.ru

Хороший секретарь - половина начальника. Карьера. Статьи Bigness.ru

Секретарь - лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту или иную организацию. От того, какое производит впечатление помощник руководителя, зависит и впечатление от компании в целом. Сотрудники фирмы не должны стесняться своего «лица». Поэтому, грамотный офис-менеджер - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности, доброжелательности и стиля. 

Пожалуй, стоит начать с того, что должен знать и уметь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной характеристике, стандарт которой мы вкратце и рассмотрим.

Ни для кого не секрет, что секретарь это «правая рука» руководителя, соответственно в его обязанности входит выполнять функции по обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. И выполнять другие поручения руководства.

Конечно, «правая рука» директора должна знать о всем, что происходит в фирме, а так же направление деятельности фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю необходимо знать правила орфографии и пунктуации, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, иностранный язык клиентов и партнеров, психологию людей и законы эффективной коммуникации, служебный этикет и много другое.

Грамотный секретарь - это кладезь знаний, а так же само воплощение вежливости, корректности и доброжелательности, потому что важнейшей из задач секретаря является прием посетителей, которые по его внешнему и внутреннему миру делают общее впечатление о всех фирме.

Таким образом, что бы сотрудники фирмы не стыдились своего «лица», секретарь должен владеть своей мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.

При встрече посетителя секретарь должен приветливо представиться: «Добрый день, я - секретарь директора Валентина Иванова». (Ни в коем случае не Валя!) С этих же слов следует начинать беседу, отвечая на телефонный звонок.

Интересоваться людьми, которые приходят в офис, а тем более ждут приема руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной - для секретаря это более чем актуально.

Секретарь должен быть хорошим слушателем, который не станет перебивать, чтобы рассказать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на которые человеку (посетителю или руководителю) приятно будет ответить.

Секретарь не должен раздражаться по пустякам. Известно, что умственные способности между людьми поделены не равномерно. И тем более не надо из-за этого подвергать коллег и посетителей фирмы даже малейшей критике. Критика в этой связи бесполезна, потому что зачастую вызывает обиду. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность - вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками.

Важной частью имиджа является речь. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.

Конечно, для лица компании следует особое внимание уделить и внешнему виду. Двигаться следует спокойно и уверенно. Не надо спешить, чтобы не выглядеть испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности. Возникают сомнения в компетентности и статусе секретаря. Движения должны свидетельствовать о том, что человек уверен в себе и в той информации, которую намерены донести.

Внешний вид секретаря формирует мнение об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте также, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный - укорачивает рост. Длина рукавов - не менее чем «три четверти». Выбор воротника и лацканов зависит от формы лица: закругленные вырезы и воротники полнят, а заостренные - скрывают округлость лица. Наиболее подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некоторую кокетливость, не всегда помогают подниматься по карьерной лестнице. Длина юбки определяется самостоятельно, но подол, когда девушка сидит, не должен быть выше середины колена.

Многие секретари отдают предпочтение черным костюмам, которые действительно создают впечатление солидности и официальности. Но черный - очень опасный цвет: мало того, что он угнетающе действует на психику, он очень интенсивный, а поэтому заглушает весь образ.

Не рекомендуются так же для офисных костюмов яркие цвета, а также коричневый (это связано с традициями делового мира). Кроме того, специалисты советуют уходить от белых блуз и отдать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).

Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.

Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут лишь для светской жизни, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы только натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для дискотек и молодежных вечеринок.

Конечно, в офисе недопустим интенсивный макияж, который лишь отвлекает внимание, и уменьшаете выразительность глаз. Не менее важная составляющая вашего имиджа - ухоженные руки. Самая лучшая форма ногтя - естественный овал. Цветной лак могут использовать деловые женщины, занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением символов и эмблем (крестики, знаки Зодиака, сердечки).

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, - исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

В заключении стоит сказать, что хороший секретарь должен постоянно стремиться к совершенствованию, иметь идеалы, образцы для подражания и следовать им - это придаст уверенности, сформирует самоуважение и закрепит его статус в компании.

www.bigness.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о