Как надо делать чтобы стать отличным секретарем руководителя: Как стать профессиональным секретарем

Как стать профессиональным секретарем

Галина Елисеева

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ»

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

А.Н. – Бывает, что клиент звонит руководителю компании, но руководитель в данный момент занят. Секретарь должен сказать, что в данный момент руководитель на совещании. Секретарь спрашивает, клиенту будет удобнее подождать или перезвонить. То есть надо предложить какую-то альтернативу действий. А иногда секретари не знают этих алгоритмов, используют слова-паразиты, слова-раздражители, например, просят подождать или повисеть на трубочке. К словам-паразитам относятся, например, такие: «Как вас представить»? Очень часто клиенты шутят на эту тему, предлагают представить их высоким блондином.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А. Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А. Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

А.Н. – Да.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как стать профессиональным секретарем

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

А.Н. – Бывает, что клиент звонит руководителю компании, но руководитель в данный момент занят. Секретарь должен сказать, что в данный момент руководитель на совещании. Секретарь спрашивает, клиенту будет удобнее подождать или перезвонить. То есть надо предложить какую-то альтернативу действий. А иногда секретари не знают этих алгоритмов, используют слова-паразиты, слова-раздражители, например, просят подождать или повисеть на трубочке. К словам-паразитам относятся, например, такие: «Как вас представить»? Очень часто клиенты шутят на эту тему, предлагают представить их высоким блондином.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

А.Н. – Да.

Елисеева Галина

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга “Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию”

17 навыков помощника руководителя в 2022 году для безумной эффективности

Привратник. Хранитель. Целевой тендер. ГИБДД.

Будучи помощником руководителя, держу пари, вас уже называли одним из вышеперечисленных ярлыков.

Должно быть, это расстраивает. Хотя в идее советника как «привратника» есть доля правды, это описание едва затрагивает всю ту ценность, которую вы предоставляете.

Возможно, более точное описание будет выглядеть примерно так:

Стратегический партнер. Доверенное лицо. Профессиональный решатель проблем.

Учтите: бум организационных инструментов, приложений для создания заметок, коммуникационных платформ и решений для ведения календаря означает, что большинство руководителей на самом деле более самодостаточны, чем когда-либо. Во всяком случае, сегодняшним руководителям требуется меньше административной поддержки, а не больше.

И все же помощники руководителя сейчас, пожалуй, более ценны, чем в прошлые десятилетия.

Почему это так? Простой.

Функция советника превратилась из вспомогательной в более стратегическую. Click To Tweet

В разговоре с The Assist, надежным ресурсом среди помощников руководителя, мы узнали, что функция помощника руководителя превратилась из вспомогательной роли в более стратегическую. Сегодняшние руководители полагаются на своих помощников не только для административной помощи, но и для:

• Стратегический консультант
• Техническая экспертиза
• Критический анализ

Совет: Самое важное, что делает помощник руководителя, — это оказывает влияние на генерального директора и организацию. Эффективный способ обеспечить кредитное плечо — увеличить денежные потоки, и один из самых простых способов сделать это — проверить, имеет ли ваша организация право на кредит удержания сотрудников.

Это простой 60-секундный процесс онлайн-квалификации, и некоторые компании получают семизначные награды. Это упускаемый из виду способ для советников вмешаться и стать героем компании.

Ожидается, что советники будут заниматься такими широкими и разнообразными вещами, как управление проектами, планирование мероприятий, внутренние коммуникации и постановка целей SMART, чтобы все это (на самом деле) было выполнено.

Получите бесплатный шаблон целей SMART здесь

Вот почему USA Today описал помощника руководителя как «властную роль» Кремниевой долины и сообщил, что советники в технологической Мекке нередко получают шестизначные суммы.

Такая ответственная роль требует навыков эксперта. Так что независимо от того, привержены ли вы пути EA или надеетесь использовать эту роль, чтобы получить работу своей мечты, вот навыки, которые вам понадобятся, чтобы удивить своих боссов и оказать наибольшее влияние на вашу команду.

Содержание страницы (нажмите, чтобы перейти)

Лучшие навыки для преданных помощников руководителя

1. Знание всех самых сокровенных секретов

Вы когда-нибудь замечали, что у советников всегда есть ответ на этот вопрос, решение для что, и ресурс, чтобы помочь со всем, что между ними?

Вот вам секрет: не только кажется, что у советников есть куча хитростей в рукаве; они на самом деле делают .

Многие советники ведут «маленькую черную книгу» (также известную как документ Word или файл Excel) ресурсов, список удобных инструментов, учебных программ, услуг, ссылок и контактов. (Зная, что в своей карьере они, скорее всего, столкнутся практически с любой серьезной проблемой, эти сообразительные советники нашли способ запомнить каждый потенциально полезный ресурс.)

Начните свой собственный список ресурсов с нашего любимого секрета:

• Помощник. Считайте этот бесплатный еженедельный информационный бюллетень кратчайшим путем к успеху, где вы сможете узнать обо всех самых сокровенных секретах, самых полезных технологических инструментах и ​​проверенных на практике советах от других бритвенно-острых советников. Возможно, вы даже почувствуете, что обладаете суперсилой, когда каждую неделю получаете новые секреты на блюдечке с голубой каемочкой (так называемое красиво оформленное электронное письмо).

«Помощь — это приветственное письмо каждый вторник. Я жду, пока у меня не будет времени, чтобы прочитать все это, потому что оно всегда битком набито полезной информацией и ресурсами, которые я хочу изучить более подробно. Информационный бюллетень также всегда своевременный, с темами, которыми я, кажется, занимаюсь в данный момент. Это напоминает мне, что у меня есть сообщество, к которому можно обратиться за вопросами или просто с сочувствием. Очень рекомендую!” -Эшли П., помощник руководителя

Другие бесплатные полезные ресурсы:

• Шаблон целей SMART
• Шаблон протокола собрания
• Политика работы на дому
• Конференц-связь Бинго
• Вы бы предпочли вопросы
• Контрольный список адаптации удаленных сотрудников
• Шаблон любимых вещей

 

2. Безупречная организация

Это может быть само собой разумеющимся, но организация является абсолютной необходимостью для помощников руководителя. Роль советника динамична и постоянно меняется, поэтому вы не можете позволить себе тратить драгоценные секунды на неорганизованность. На самом деле, хороший советник развивает организационные системы и улучшает запутанные унаследованные процессы.

Если ваша организационная игра нуждается в некотором улучшении, мы рекомендуем проверить monday.com — визуальный инструмент для помощников руководителя!

 

3. Безжалостная расстановка приоритетов

Вернемся к идее EA как «привратника».

Хотя я определенно думаю, что этот ярлык является чрезмерным упрощением, он действительно звучит правдоподобно в одном фундаментальном смысле: советники Rockstar помогают своим боссам ограничивать отвлекающие факторы и сосредотачиваться только на самых насущных проблемах и деятельности с наибольшим влиянием.

Проще говоря, советники должны помогать своим боссам расставлять приоритеты, и они должны быть в этом абсолютно безжалостны.

С вашей стороны требуется здравый смысл, чтобы понять, что требует внимания, а что нужно отключить. Но это не все на вас. Расстановка приоритетов — это то, над чем вы работаете в сотрудничестве со своим начальником, и это определенно то, что вы оба со временем улучшите. Есть даже бесплатных специализированных инструментов EA, таких как Office Otter , которые могут помочь вам организовать свои задачи по приоритету и получить четкие отчеты о том, на что вы потратили свое время в любую неделю.

Важнейший первый шаг — четко определить общие цели. Проще говоря, вы не можете расставить приоритеты без кристально четких целей, которые помогут вам.

Совет от The Assist: Чтобы «создать» больше времени, просто перестаньте делать то, что не дает результата, соответствующего затраченному вами времени. Используйте матрицу приоритетов действий, чтобы определить «ROI» вашего времени и определить возможности для балансировки вашего временного портфеля.

 

4. Спокойствие под давлением

Давайте не будем приукрашивать вещи — руководители могут быть требовательными! У большинства руководителей очень напряженная работа, и это давление часто передается вам.

Не каждый день будет противопожарной тренировкой, но очень важно, чтобы вы могли действовать в сложных ситуациях, которые, несомненно, возникнут на вашем пути.

Возвращаясь к моему предыдущему примеру, было что-то помимо ее находчивости, что помогло советнику в моей истории поймать эти билеты на Лейкерс — ее глубокий вдох.

Она сохраняла спокойствие под давлением сложной задачи со сжатыми сроками. Она была в такой ситуации раньше и знала, что если она успокоит свой разум и сосредоточится на том, что она может контролировать — на своих усилиях, — она сможет добиться чего-то.

Вот несколько ресурсов, которые помогут вам сохранять спокойствие, когда все становится немного сумасшедшим.

 

5. Общение на экспертном уровне (и склонность к реальным разговорам)

Во многом по тем же причинам коммуникативные навыки являются важной частью уравнения EA. Исполнительный помощник похож на представителя своего руководителя. Во многих ситуациях к вашим словам относятся так, как будто они принадлежат вашему боссу, поэтому отполированные электронные письма и надлежащий телефонный этикет являются обязательными. Вы также должны уметь четко и точно излагать стратегию, а также время от времени быть убедительным.

Многие советники де-факто также берут на себя роль внутренних коммуникаций, составляя внутренние электронные письма от имени своего начальника. Эти электронные письма могут достигать целых отделов и даже целых компаний, поэтому первоклассные навыки письма являются огромным преимуществом.

Кроме того, общение имеет основополагающее значение. Большинство навыков, перечисленных в этой статье, просто невозможны без хорошего общения.

Вот еще кое-что, что следует учитывать, когда речь заходит об общении: хороший эксперт знает, что настоящий разговор правит днем.

Помните, руководители хотят иметь возможность делиться с вами идеями или оценивать вашу реакцию на предлагаемые решения. Но это работает только в том случае, если вы остаетесь верны своей истинной точке зрения.

Вашему боссу не нужен поддакивающий мужчина или поддакивающая женщина. Она хочет (и должна) услышать, что вы на самом деле думаете.

Так что говори по-настоящему. Руководители могут жить в пузыре. Время от времени вы должны быть их проверкой реальности.

Совет от The Assist: Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть. Общайтесь больше, чем вы считаете нужным. Сделайте «ясность» своей новой мантрой, даже если вы беспокоитесь, что даете слишком много деталей. Это имеет большое значение, особенно в небольших командах.

 

6. Упорная находчивость

Как советника, сколько раз вас просили сделать невозможное?

Хороший Помощник знает, что сделать невозможное возможным невозможно. Чтобы сделать это, вам нужна лоскутная находчивость и решимость просто сделать дерьмо.

Один из самых впечатляющих подвигов EA, которые я когда-либо видел, произошел несколько лет назад в технологической компании Лос-Анджелеса. Один из помощников руководителя получил запрос от своего босса около 10 утра. в пятницу:

«Эй, сегодня вечером я развлекаю VIP-инвестора», — сказал он ей, проходя мимо ее стола. «Мне нужно два места у корта на сегодняшнюю игру «Лейкерс».

Дело в том, что при нормальных обстоятельствах места на корте «Лейкерс» достаточно трудно найти. Но это были не обычные обстоятельства. Это был плей-офф. Это был самый горячий билет в городе.

Я никогда не забуду, что она сделала после того, как ее босс вошел в свой кабинет после того, как так небрежно сбросил на нее бомбу –

Она сделала паузу, глубоко вздохнула и сразу же принялась за работу. Она рыскала по билетным сайтам, звонила билетным посредникам, искала ложные сведения на Craigslist. Когда это не сработало, она подняла трубку телефона и подключилась к своей сети других советников, получая деньги за давние услуги и договариваясь об услугах в будущем.

Честно говоря, я до сих пор точно не знаю, как она это сделала. Что я знаю точно, так это то, что в тот вечер я видел по телевизору ее босса и его VIP-гостя, которые сидели в сторонке и сходили с ума каждый раз, когда Коби (RIP) высасывал тройку.

 

7. Техническое мастерство

Вот еще одна шляпа, которую нужно добавить к длинному списку, который должен носить средний советник — личный ИТ-специалист.

В дополнение к обычным профессиональным инструментам, таким как Microsoft Office или Google G-suite, современный EA должен хорошо разбираться в бесчисленных системах, приложениях и плагинах, которые руководители используют для выполнения своей работы. Это может означать знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora, и это лишь некоторые из них.

Дело не только в том, чтобы получить базовое понимание, чтобы включить его в свое резюме. Если вы потратите время на то, чтобы в полной мере использовать эти инструменты, это поможет повысить вашу общую производительность и убедит вашего руководителя в том, что вы готовы к любому инструменту, который встретится на вашем пути.

Когда с технической точки зрения что-то идет не так, у советника редко есть время ждать, пока ИТ все исправит. Умение устранять неполадки для вашего босса является обязательным навыком. Это особенно верно в среде стартапов, где советник может быть ближе всего к ИТ-специалисту, который есть в компании.

Совет: советники должны устранять бесчисленное количество проблем на месте, и часто это означает помощь вашему руководителю с их технологиями. ASAPorg.com — это отличный ресурс, где можно найти советы и рекомендации по различным программам для бизнеса, которые использует ваше руководство. Возможность освоить все, от ботов управления Slack Office до Microsoft Power Automate.

 

8. Эмоциональный интеллект

Экспертные советники имеют дело с людьми — со многими. Внутри вы взаимодействуете с сотрудниками на всех уровнях внутри организации, от участников начального уровня до менеджеров, вплоть до высшего руководства.

Внешне то же самое. За один день вы можете иметь дело с руководителями других компаний, инвесторами и членами совета директоров, поставщиками, борющимися за бизнес вашей компании, или журналистами, пытающимися заставить вашего босса сказать что-то под запись.

Навыки работы с людьми обязательны, и в значительной степени это умение читать эмоциональные сигналы людей и язык тела. Это может быть разницей между разрядкой напряженной ситуации или броском вашего босса на растерзание львам (что-то, что она определенно не оценит).

Ознакомьтесь с 10 заповедями эмоционального интеллекта Inc, чтобы узнать о других способах развития навыков общения с людьми.

Совет от The Assist: Сострадание — это огромный аспект эмоционального интеллекта. А эмоциональный интеллект — жизненно важный инструмент для советников высшего уровня. Ассистенты могут добиться большего успеха и принести больше пользы, если они разовьют не только свой эмоциональный интеллект, но и умение слушать.

 

9. Мышление в целом

Лучшие советники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, что у вас есть перспектива, которой обладают очень немногие в компании. Вы взаимодействуете с сотрудниками на всех уровнях и, вероятно, работаете с множеством отделов.

Но для того, чтобы играть роль резонатора для своего босса, вы должны сначала иметь четкое представление о своем бизнесе, чтобы ставить более детальные вопросы в более широкий контекст целей вашей компании.

Если вы не совсем уверены в том, что понимаете всю подноготную своей компании и конкурентов, есть интересный и простой способ быстро освоиться. Обед!

Каждую неделю устраивайте свидания за обедом с кем-нибудь из другого отдела с конкретной целью узнать больше о том, чем они занимаются и какой вклад их команда вносит в общую миссию компании.

Покопайтесь поглубже. Задавайте вопросы, например, каковы были самые большие победы вашей команды? Самые большие проблемы? Кто из наших конкурентов не дает вам спать по ночам? Если бы у вас была волшебная палочка, что бы вы изменили в компании за одну ночь? Индустрия?

После вашего разговора запишите два или три самых важных вывода из вашего разговора. Сохраните их в электронной таблице для удобства использования.

Это не только отличный способ наладить связи внутри вашей компании, но и вскоре вы получите базовые знания, необходимые для предоставления ценной информации своему боссу.

 

10. Непоколебимая осторожность

Будь то новости о предстоящем приобретении, кадровые вопросы, финансовые отчеты или коммерческая тайна, руководители высшего звена постоянно имеют дело с конфиденциальной информацией.

Что, разумеется, означает, что их помощники тоже.

Прозрачность является достоинством в бизнесе, но даже самые открытые организации имеют дело с конфиденциальной информацией, с которой нужно обращаться деликатно.

Доверие, вероятно, является самым важным определяющим фактором, когда речь идет об успехе в роли советника. Один из самых надежных способов подорвать доверие между вами и вашим начальником — небрежно относиться к конфиденциальной информации. Сплетничать, подливать масла в огонь офисных слухов или публиковать информацию о делах частной компании на публичных форумах, таких как социальные сети, никогда не бывает нормально.

Конечно, ошибки случаются. Оговорка или ошибочное электронное письмо может иметь тот же эффект, что и публичный твит о предстоящих увольнениях в вашей компании.

Лучше всего признать это. Сообщите своему начальнику о ситуации и вместе поработайте над ее исправлением.

 

11. Стратегическая многозадачность

Да, мы знаем, что многозадачность — это миф. Наш мозг просто не создан для того, чтобы справляться с более чем одной сложной задачей одновременно.

Однако, как мы неоднократно слышали от помощников руководителя, для этой роли необходима некоторая степень многозадачности.

Хитрость заключается в том, чтобы объединить более простые задачи, такие как ответы на электронные письма или бронирование билетов. Если вы находитесь в режиме ожидания, почему бы не выполнить быструю регистрацию или ввод данных?

Определенно расставляйте приоритеты в задачах, требующих концентрации внимания, и выполняйте их одну за другой. Но когда есть возможность, объединяйте более бессмысленные занятия вместе, чтобы максимизировать свое время.

Как еще можно сделать больше за то же время? Фокус.

После того, как вы расставили приоритеты для своих задач, уделите им 100% своего внимания, даже если ваши мысли пытаются блуждать по всем делам, которые вам нужно выполнить дальше. Многие надсмотрщики клянутся Техникой Помидора за выполнение своих списков дел.

Просто выберите задачу, установите таймер примерно на 25 минут и сосредоточьтесь только на этой задаче, пока таймер не истечет. Затем сделайте перерыв и повторите. Короткие приращения делают сосредоточенное внимание более доступным.

Совет от The Assist: Когда у вас есть множество задач, требующих вашего внимания, легко почувствовать себя перегруженным и упустить из виду приоритеты. Если вы склонны попадать в эту ловушку, попробуйте заблокировать время в своем календаре. Блокировка времени заставляет вас выделять время для выбивания пунктов из вашего списка дел, что помогает поддерживать вашу концентрацию и устраняет беспокойство по поводу всех других вещей, которые вам нужно сделать.

 

12. Сверхъестественное предвкушение

Поистине великие советники играют в шахматы, а не в шашки.

Чтобы действительно преуспеть в этой роли, вы должны уметь видеть на десять шагов вперед и предвидеть проблемы до того, как они станут полномасштабными проблемами.

Это происходит двумя способами. Первый — это то, что я называю «ситуативным ожиданием». Это когда вы видите, что элементы потенциальной проблемы собираются вместе, и активно работаете, чтобы предотвратить их развитие.

Во-вторых, это «личные предчувствия», и он заключается в знании предпочтений и особенностей, присущих только вашему начальнику.

Например, если ваш опыт подсказал вам, что ваш босс более сообразителен в утренние часы, чем после обеда, запланируйте эту трудную встречу на утро, а не на день.

В обоих случаях предвидение проблем и пресечение их в зародыше могут избавить вас от бесчисленных головных болей в будущем и позволят вам и вашему начальнику сосредоточиться на важных вещах.

 

13. Скорость и решительность

В быстро меняющемся мире Executive Assistant нет времени на двусмысленность. Хороший советник подводит итоги, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и, самое главное, действует.

Правда, у вас редко будет вся необходимая информация. Но лучше действовать быстро и уверенно и двигаться вперед, а не ждать дальнейших разъяснений или, что еще хуже, разрешения.

Написание для музы, тренер по принятию решений Нелл МакШейн Вульфхарт описывает 4 шага, которые помогут каждому принимать более быстрые и разумные решения. Вот что, по словам Вульфхарта, вы должны делать, принимая важное решение:

«Выясните, чего вы действительно хотите».

«Не выбирайте что-то только потому, что вы «должны».

«Помните, что делать что-то лучше, чем ничего не делать».

«Практикуйтесь быть решительным».

Полный пост читайте здесь.

 

14.

Толстая кожа и чувство юмора

Вот в чем дело. Нет сомнений в том, что у вас важная работа, как и у руководителя, с которым вы так тесно работаете изо дня в день. Возможно, вы приложили руку к некоторым довольно важным решениям, которые влияют на будущее вашей компании и средства к существованию людей, с которыми вы работаете.

Но, в конце концов, велика вероятность, что большинство решений не будет вопросом жизни или смерти. Важно смотреть на вещи в перспективе и иметь возможность время от времени смеяться над собой (и над своим боссом).

Способность справляться с трудностями, перезагружаться после неудачного дня и смотреть на вещи в перспективе — все это необходимо для того, чтобы стать профессиональным советником-убийцей.

Совет от The Assist: Чтобы сделать кожу более толстой, нужно помнить, что нельзя принимать вещи на свой счет. Если вы получаете неблагоприятные отзывы о своей работе, постарайтесь рассматривать это как возможность внести новую идею или улучшить ее, а не воспринимать ее как нападение. Если обратная связь, которую вы получаете, не является конструктивной, не бойтесь предлагать другие подходы, которые вам нравятся.

 

15. Сеть

Помните эксперта, который выиграл билеты на Лейкерс, которые невозможно было найти? Она подключилась к своей прочной сети, чтобы творить магию. Без поддержки, советов и дополнительных связей советник, возможно, не был бы таким успешным; многого можно добиться, только попросив об одолжении на Craigslist. Когда задачи разрастаются до легендарных масштабов, для их выполнения требуется целая деревня.

Чтобы построить и поддерживать сильную сеть поддержки, советники должны развивать потрясающие навыки общения.

Вот некоторые из наших любимых советов и приемов работы в сети:

• Присоединяйтесь к как можно большему количеству групп на Facebook и в Интернете. Это идеальное место для быстрого получения ответов на сложные вопросы.
• Используйте Meetup, чтобы создать собственную группу поддержки EA, которая собирается еженедельно.
• Если вы часто общаетесь с любыми советниками в других компаниях, отправьте им запросы на подключение LinkedIn и пригласите их на случайные встречи за кофе.
• Заплатите вперед. Если вы просматриваете онлайн-доску или посещаете мероприятие и слышите о другом нуждающемся советнике, немедленно предложите свои услуги. Если вы когда-нибудь захотите получить поддержку, обязательно окажите ее щедро.
• Запустите специализированный блог. Создание очень конкретного контента, который говорит с другими советниками, — отличный способ создать сеть профессионалов-единомышленников.

   

16. Навыки ведения переговоров

Хотите знать, что еще хорошо сделал EA, который выиграл билеты на Лейкерс, которые невозможно найти? Она использовала навыки ведения переговоров, чтобы получить билеты, которые хотели все .

Как искусство, так и наука, переговоры озадачивают многих. Может показаться, что некоторые люди просто рождаются с определенным числом 9. 0003 je ne sais quoi , который вдохновляет других выполнять их приказы, и, возможно, так оно и было. Но, скорее всего, эти люди развили свои впечатляющие навыки ведения переговоров. Вы тоже можете.

В Университете Санта-Клары есть замечательная страница ресурсов по развитию навыков ведения переговоров. Вот несколько основных выводов:

• Часто практикуйтесь в переговорах, особенно когда ничего не поставлено на карту. Программа Гарвардской школы права по обучению переговорам Ресурсный центр по переговорам предлагает сотни симуляций, которые помогут вам начать практику.
• Поставьте себя на место другого человека. Как они видят ситуацию?
• Учитывайте рычаги обеих сторон. У вас ровные качели или они наклоняются в одну сторону? Как вы можете перекосить его в свою сторону?
• Отбросьте менталитет «победа» или «проигрыш». После хороших переговоров каждый должен уйти с чем-то.

 

17. Навыки аналитики

Во введении мы упомянули, что роль EA неуклонно растет в большей степени со стратегической точки зрения.

Не отставайте от меняющихся ожиданий и повышайте свою способность мыслить стратегически, развивая аналитические навыки.

Вы можете использовать сильные аналитические навыки в любой ситуации, от обработки сложных социальных сценариев до принятия далеко идущих решений по бюджету компании. Эти навыки превращают солидных сотрудников в незаменимых критически мыслящих людей, у которых, кажется, всегда есть ответы.

Чтобы развить навыки аналитического мышления, эксперты в области образования Udemy, платформы онлайн-обучения, рекомендуют ряд простых шагов. Вот несколько адаптированных выводов:

• Визуализируйте свои гипотетические действия и расширьте свои мыслительные способности с помощью мысленных экспериментов. Когда возникнет реальная ситуация, вы будете готовы справиться с ней, используя свои отточенные навыки рассуждения.
• Оцените мир через призму логики. Когда вы слышите заявление или читаете новость, подумайте, можно ли это доказать или нет. Эта практика помогает принимать стратегические решения и тренирует ваш мозг дополнять ваши решения и идеи фактами.
• Задайте вопросы по номерам. Факты, цифры и статистика хороши ровно настолько, насколько хороши методы их сбора. Поскольку многим руководителям нужны цифры для подтверждения решений, важно, чтобы советники знали, как задавать вопросы источникам. Например, если в отчете о недавнем опросе говорится, что большинство сотрудников были бы счастливее, если бы им давали бесплатный кофе, вы можете спросить о размере выборки. Цифры могут показаться значительными, но если только 20 человек из 500 сотрудников компании на самом деле приняли участие в опросе, то результаты, в конце концов, могут не дать убедительной информации.

 

Люди также задают эти вопросы о навыках помощника руководителя

В: Чем будет заниматься помощник руководителя в 2022 году?

• О: Функция EA превратилась из вспомогательной роли в роль стратегического партнера. Сегодняшние руководители полагаются на своих помощников не только в плане административной помощи, но и в плане совета, технических знаний и критического анализа. Ожидается, что советники будут заниматься такими широкими и разнообразными вещами, как управление проектами, планирование мероприятий и внутренние коммуникации. SnackNation опросила 1000 сотрудников EA, чтобы рассказать вам о лучших 17 навыках помощника руководителя в 2022 году !

В: Как мне стать помощником руководителя?

• О: В ходе нашего исследования для нашего ежегодного отчета о состоянии исполнительных помощников мы обнаружили, что советники обычно выполняют работу трех или более человек самостоятельно. Такая ответственная роль требует навыков экспертного уровня. Так что независимо от того, привержены ли вы пути EA или надеетесь использовать эту роль, чтобы прыгнуть на работу своей мечты, вот навыки, которые вам понадобятся, чтобы удивить своих боссов и оказать наибольшее влияние на вашу команду .

В: Какие навыки наиболее важны для помощника руководителя?

• О: Каждый помощник руководителя должен развить уникальный набор навыков, основанный на обязанностях, личности и стиле общения руководителя. Имея это в виду, все еще есть рекомендуемые и проверенные в бою навыки, которыми клянутся помощники высшего руководства. Вот некоторые примеры, которые мы рассмотрим в нашей статье: Техническое мастерство, Безжалостная расстановка приоритетов, Железная осмотрительность, Стратегическая многозадачность и Знание всех самых сокровенных секретов.

(PS — Делайте больше с помощью The Assist — бесплатного еженедельного информационного бюллетеня №1, которому доверяют тысячи помощников.)

А вы? Какой навык в наибольшей степени способствовал вашему успеху?

Что мы пропустили? Отключите звук в комментариях ниже.

• Фейсбук
• Твиттер
• LinkedIn
• Эл. адрес
• Копировать ссылку
• Более

Как стать успешным помощником руководителя: советы, рекомендации и многое другое!

Помощники руководителя играют важную роль в компании, потому что они левая рука руководителя (или женщина)!

Успешный помощник руководителя сделает все возможное, чтобы убедиться, что компания движется в правильном направлении, следя за тем, чтобы руководитель, которому он помогает, был на вершине всего и даже больше.

В этой статье мы рассмотрим:

• Описание работы помощника руководителя
• Средняя зарплата помощника руководителя
• Как стать помощником руководителя
• Советы помощнику руководителя
• Навыки помощника руководителя

7

• Помощник руководителя Описание работы

  Чем занимается помощник руководителя? Помощники руководителя, также иногда называемые личными помощниками, играют ключевые роли в компании, потому что они помогают одному или нескольким руководителям, таким как высокопоставленные чиновники, генеральный директор или владелец компании.

  Помощники руководителя аналогичны помощникам администратора; однако помощники по административным вопросам, как правило, сосредоточены на канцелярской работе, в то время как помощники руководителей отвечают за помощь руководителю компании, обычно с задачами более высокого уровня.

  Хотя типы задач, которые выполняют помощники руководителя, могут различаться в зависимости от должности, все они, как правило, выполняют схожие задачи и обязанности высокого уровня.

  Эти задачи могут варьироваться от:

  • Управление расписанием руководителя
  • Представление руководителя на звонках и встречах, когда руководитель недоступен
  • Подготовка и проверка документов
  • Работа с конфиденциальной информацией
  • Подготовка отчетов и презентаций
  • Анализ данных
  • Задачи управления офисом
  • Контроль за сотрудниками, включая сотрудников помощники по административным вопросам

  Вот пример должностной инструкции помощника руководителя с сайта www.Monster.com:

  • Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики. Экономит время руководителя, читая, исследуя и перенаправляя корреспонденцию; составление писем и документов; сбор и анализ информации; запуск телекоммуникаций.
  • Поддерживает график встреч руководителя, планируя и планируя встречи, конференции, телеконференции и поездки.
  • Представляет исполнительную власть, посещая собрания в ее отсутствие; говоря от лица исполнительной власти.
  • Приветствует гостей и клиентов лично или по телефону; отвечая на запросы или направляя их.
  • Поддерживает доверие клиентов и защищает операции, сохраняя конфиденциальность информации.
  • Завершает проекты, поручая работу канцелярскому персоналу; отслеживание результатов.
  • Готовит отчеты, собирая и анализируя информацию.
  • Защищает информацию, создавая резервные копии базы данных.
  • Обеспечивает историческую справку путем разработки и использования файловых и поисковых систем; запись обсуждений на собраниях.
  • Поддерживает запасы канцелярских товаров, проверяя запасы для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; оценка новых офисных продуктов; размещение и ускорение заказов на поставки; проверка поступления расходных материалов.
  • Обеспечивает работу оборудования, выполняя требования по профилактическому обслуживанию; следуя инструкциям производителя; устранение неисправностей; вызов на ремонт; ведение складского учета оборудования; оценка нового оборудования и технологий.
  • Поддерживает профессиональные и технические знания, посещая образовательные семинары; обзор профессиональных публикаций; создание личных сетей; участие в профессиональных сообществах.
  • Вносит вклад в работу команды, достигая связанных результатов по мере необходимости.

  Зарплата помощника руководителя

  По данным www.onetonline.org, средняя зарплата помощника руководителя в 2016 году составляла 26,86 долларов в час или 55 860 долларов в год.

  Имейте в виду, что это может варьироваться в зависимости от многолетнего опыта и места проживания, как и любая другая должность.

  Как стать помощником руководителя

  Чтобы стать помощником, рассмотрите возможность получения степени в области бизнеса или в смежных областях, таких как административная поддержка или управление офисом.

  Как минимум, помощники руководителей обычно имеют 4-летнюю степень, но некоторые помощники руководителей становятся помощниками по административным вопросам или получают сертификат или степень по двухлетней программе.

  Однако при работе в более крупных компаниях может потребоваться многолетний опыт работы в качестве помощника руководителя, чтобы быть рассмотренным на эту должность.

  Кроме того, помощникам руководителя могут потребоваться знания в той области, в которой они планируют работать. Например, если они планируют работать помощником руководителя в юридической среде, они должны быть знакомы с юридической терминологией и процедурами.

  Советы помощнику руководителя

  Ищете советы помощника руководителя по организации? Эти советы повысят вашу организованность.

  1. Организуйте свою электронную почту

  Как помощник руководителя, вы должны управлять не только своей собственной почтой, но и почтой своего руководителя. Это может стать ошеломляющим из-за большого количества писем.

  Вы, наверное, согласились с тем, что достичь нуля в почтовом ящике практически невозможно, однако есть и другие способы решить эту проблему и упростить этот почтовый ящик!

  Матрица приоритетов инструмент, который позволяет упростить ваш почтовый ящик.

  Рассмотрите возможность организации электронных писем в шаблоне на основе квадрантов с четырьмя квадрантами, помеченными:

  • Срочно: Требующий ответа — очень важно, чтобы вы уделяли этим электронным письмам самое пристальное внимание. Ответьте на них как можно скорее; Не выходите из офиса без этого почти пустого квадранта.
  • Менее срочные: ответы . В конце концов вам нужно будет ответить на эти электронные письма, но пока у вас есть более важные приоритеты. Рекомендуется указывать срок выполнения этих писем, чтобы не забыть о них, поскольку они по-прежнему важны.
  • Последующие действия — Установите сроки, когда следует отреагировать на эти электронные письма, поскольку они, как правило, ускользают.
  • To-Do’s — специальное место для тех электронных писем, в которых перечислены задачи, которые необходимо выполнить. Установите для них сроки выполнения.

  Шаблон электронной почты выглядит следующим образом:

  Матрица приоритетов представляет собой решение для управления проектами на основе квадрантов, которое позволяет легко перетаскивать электронные письма в указанные выше квадранты из электронной почты Outlook. Ознакомьтесь с 5 лучшими шаблонами для оттачивания навыков помощника руководителя.

  Оттуда вы можете:

  • Установить дату выполнения, чтобы вы знали, когда ответить на это письмо или выполнить задачу, указанную в письме.
  • Делегируйте электронное письмо руководителю или члену команды, если они участвуют, или вы хотите, чтобы они взяли на себя управление.
  • Используйте значки задач, чтобы определить, какие электронные письма являются наиболее важными. Например, вы можете поставить «огонь» рядом с электронным письмом, на которое нужно ответить в течение следующего часа, или пронумеровать свои электронные письма в зависимости от того, какие из них требуют вашего внимания в первую очередь.

  Вот как это будет выглядеть в матрице приоритетов:

  Обратите внимание, что «имя задачи» является темой письма. Когда вы щелкаете по нему, содержимое электронного письма отображается в разделе «заметки».

  Вот видео, показывающее, как управлять своими обязанностями помощника руководителя в Priority Matrix

  Импортируйте шаблон, показанный в видео, здесь.

  Узнайте, как:

  • Интеграция с электронной почтой Priority Matrix помогает
  • ИНТЕГРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ WINDOWS И MAC PRIORITY MATRIX С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
  2. Составьте список дел на завтра, прежде чем уйти из офиса

  2 90 90 ! Прежде чем выйти из офиса, составьте список дел, на которых вам нужно сосредоточиться завтра, пока все свежо в вашей голове. Дополнительные 5-10 минут, которые вы потратите на это, обязательно окупятся, когда вы войдете в офис утром, потому что у вас будет хорошее представление о том, где вы стоите.

  Это гарантирует, что вы не потеряете время зря, потому что знаете, что является главным приоритетом и что требует вашего внимания в первую очередь.

  3. Визуализируйте, чего вы ДОСТИГНЕТЕ

  Когда вы идете в офис, начинайте свой день с мысли о конце.

  Подумайте 5 минут о том, каких результатов вам нужно достичь сегодня. ТОГДА подумайте, какие задачи помогут вам в этом.

  На этом этапе пересмотрите свой список дел с вечера, прежде чем убедиться, что каждая из ваших задач находится в нужном месте.

  4. Используйте инструмент

  Чтобы оставаться организованным, рассмотрите возможность использования онлайн-платформы или программного обеспечения для управления проектами, чтобы держать вас и вашу команду в курсе событий.

  Прекрасным решением для управления проектами для помощников руководителя является Priority Matrix, тот же инструмент, который указан в совете № 1 для помощи в работе с электронной почтой.

  В Priority Matrix вы можете отслеживать задачи, электронные письма и документы в одном месте. Кроме того, вы можете читать подробные отчеты, чтобы убедиться, что ваша команда идет по плану, или что ваша команда не добивается прогресса, чтобы вы могли сразу же вмешаться.

  Вот как вы можете использовать Матрицу приоритетов со своим руководителем:

  • Руководитель может делегировать задачи вам напрямую через платформу (что делает вас «владельцем»), что означает, что вы всегда знаете, что вам нужно делать! Если есть какие-либо вопросы, вы можете общаться в чате в рамках задачи, чтобы быстро вернуться к ней позже. Больше никаких запутанных тем электронной почты или недопонимания об обязанностях!
  • Когда вы получаете электронное письмо от руководителя, вы можете перетащить его в шаблон электронной почты Priority Matrix, чтобы не потерять его и более эффективно управлять электронной почтой.
  • Создавайте отчет обо всем, что вы сделали каждый день, чтобы ваш руководитель точно понимал, что было сделано.
  • Управляйте своим временем лучше, используя наши шаблоны расстановки приоритетов, или создайте свои собственные. Сделайте своего руководителя счастливым и станьте суперисполнителем!
  • Предугадывайте потребности вашего руководителя. Если вы видите, что у него/нее целый день встреч, приготовьте еду из его/ее любимого ресторана. Если он/она ведет большую встречу утром, закажите эти рогалики и кофе заранее, даже не спросив.
    

  Вы также можете улучшить общую организацию, потому что все находится в одном месте.

  У вашего босса завтра важный звонок? Установите оповещение в матрице приоритетов, чтобы напомнить ему/ей за час до этого.

  Хотите узнать, произойдет ли что-нибудь важное завтра или на следующей неделе? Откройте основной список Матрицы приоритетов, чтобы с высоты птичьего полета увидеть все, что происходит, и отфильтровать его по периоду времени, на котором вы хотите сосредоточиться.

  5.

  Ведите базу данных

  Ведите учет различных мест, таких как отели и рестораны, в которых ваш руководитель побывал в прошлом. Убедитесь, что вы сохранили контактную информацию, такую ​​как номера телефонов и адреса, а также область, в которой указано, понравился ли ему/ей их последний опыт.

  Таким образом, если ваш руководитель ищет место для ночлега в районе Лос-Анджелеса, вы можете найти отели, в которых он останавливался в прошлом, и сделать несколько звонков!

  Вы можете отслеживать эту информацию в электронной таблице Excel, Microsoft Access или даже в матрице приоритетов.

  Навыки помощника руководителя

  • Коммуникативные навыки: Отличные письменные и устные коммуникативные навыки имеют решающее значение в этой области, будь то разговор по телефону, написание электронной почты или выражение мнения.
  • Навыки тайм-менеджмента: нужно уметь расставлять приоритеты, чтобы определить, на что лучше всего тратить время не только на свою должность, но и на руководителя, на которого он работает.
  • Организация: Когда файлы и информация плавают повсюду, нужно уметь разработать стратегию, чтобы держать все на своих местах.
  • Способность к многозадачности: с таким большим количеством дел, вероятно, вам придется выполнять несколько задач одновременно.
  • Решение проблем: планы, стратегии и графики меняются — ваша задача — быстро реагировать и сохранять гибкость, находя наилучшие альтернативы при возникновении таких изменений.
  • Независимый: обладая независимостью для выполнения своей работы, следите за тем, чтобы ваш руководитель, а также члены команды, которые вы контролируете, не отставали.
  • Проактивность: ваш разум должен думать о далеком будущем, чтобы вы могли вмешаться, когда это необходимо.
  • Ориентация на детали: мелочи действительно имеют значение — опечатки, изменения в расписании и даже мельчайшая информация о том, как руководителю нужно одеться для предстоящей маркетинговой встречи, — поэтому вы должны следить даже за мельчайшими деталями.