Какими должен качествами обладать администратор: советы малому бизнесу и не только

Содержание

советы малому бизнесу и не только

Главные качества администратора, без которых он не сможет эффективно работать: ответственность, коммуникабельность, доброжелательность, уравновешенность, организованность. Именно он встречает и провожает клиентов, разрешает конфликты и транслирует ценности компании клиенту.

Часто думают, что администратору достаточно быть просто вежливым, но это не так. Он должен уметь так выстраивать разговор с посетителями, чтобы узнать об их потребностях и соответственно им предложить дополнительные услуги. Важно быть одинаково спокойным, грамотным и доброжелательным как при личном общении, так и по телефону, и в интернет-общении.

Если клиент недоволен сервисом, именно администратор прилагает все усилия для разрешения ситуации в пользу и заведения, и посетителя.

В малом бизнесе администратор не только общается с гостями. Он несёт ответственность за обеспечение заведения «расходниками», отвечает за график уборок, составляет расписание мастеров или брони номерного фонда и т. д. А значит, надо быть очень организованным, своевременно фиксировать информацию и уметь планировать.

Часть перечисленных качеств можно оценить и до начала интервью: если кандидат опаздывает на собеседование и не предупреждает о задержке, это уже плохой знак.

Эксперты hh.ru составили вопросы, которые стоит задать кандидату.

► Как выглядел ваш рабочий день на предыдущем месте работы? Во время ответа вы поймёте, во-первых, какой опыт есть у кандидата, во-вторых, умеет ли он чётко и понятно объяснять, а в-третьих (и это очень важно!), умеет ли сохранять нейтральность. Если кандидат поливает грязью бывшее место работы и коллег, не исключено, что он будет также говорить и о вас.

► Как вам удаётся поддерживать высокий темп работы? Что вы для этого делаете? Этот вопрос стоит задать, чтобы понять, каковы навыки организованности у кандидата. Хороший знак, если будущий сотрудник привык записывать все данные, вести заметки, а не полагаться на память.

► Что в поведении посетителей раздражает вас больше всего? Как вы поступаете в таких ситуациях? Действительно, не все клиенты ведут себя корректно. Но администратор не должен срываться, излишне эмоционально реагировать на конфликт или решать их в пользу только одной стороны — например, заставлять задерживаться мастера из-за опоздания клиента или отказывать в приёме из-за небольшого опоздания. Кандидат, на которого стоит обратить внимание, не будет взахлёб перечислять все «косяки» клиентов и контролирует свои действия в любой ситуации.

► Расскажите, как решали конфликтные ситуации с коллегами на прошлом месте работы? И снова обратите внимание, в чьих интересах был урегулирован конфликт. Чего добивался кандидат — выгоды для себя или действовал в интересах бизнеса и адекватной рабочей атмосферы?

► Что для вас означает гостеприимство? Ответ на этот вопрос нужен, чтобы понять, разделяет ли возможный сотрудник ценности компании. Обратите внимание, совпадает ли представление кандидата о гостеприимстве с вашим представлением о нём. Проявляет ли кандидат доброжелательность во время интервью, улыбается ли, смотрит ли в глаза собеседнику? Важно, чтобы ваш сотрудник вызывал доверие, был открытым, готовым к диалогу.

► Как вы расставляете приоритеты между звонками, вошедшими клиентами, доставкой и другими задачами, которые необходимо решать немедленно? Ответ покажет многое: и реальные ценности кандидата, и его умение оперативно реагировать на срочные ситуации. В сфере обслуживания и гостеприимства они возникают часто, и сотрудник-«тугодум» навредит вашему бизнесу.

► Как вы отреагируете, если посетитель, написавший в социальных сетях несправедливый гневный отзыв о вашей работе, снова появится у вас в заведении? Гостеприимство не должно зависеть от отзывов. Хороший администратор и вида не покажет, что заметил негативный отзыв, и точно не «даст команду» обслуживать гостя плохо.

Администратор — лицо заведения, от его действий зависит многое. Поэтому отнеситесь к выбору сотрудника со всей внимательностью. Лучше потратить больше времени на собеседования, чем терять посетителей из-за невежливого безответственного сотрудника.

Скачать шпаргалку для интервью

↩ К другим статьям

Какими качествами должен обладать администратор «Virtuoso»

10 июня

Этот человек встречает и провожает клиентов салона красоты, стоматологической клиники, фитнес центра (вашего заведения). От этого «лица» зависит клиентская лояльность и доход вашего бизнеса.

Вы догадались, что речь об АДМИНИСТРАТОРЕ! А теперь перейдем к личностным характеристикам, которые важны для этого специалиста.

Запомните ГЛАВНОЕ: требования к администратору должны касаться не только внешнего вида, но и деловых качеств, черт характера самого человека. Ведь первое мнение о вашей компании складывается прямо здесь – у «конторки».

Если ваш сотрудник на ресепшн считает, что продажи не входят в его обязанности – найдите другого кандидата. Или объясните, что у его профессии есть 2 задачи: заботиться и помогать посетителям, и продавать услуги, от которых клиент получит пользу и придет снова.

Главные функции администратора

1. Заботиться и помогать посетителям.
2. Продавать услуги, от которых клиент получит пользу и придет снова.

3 характеристики хорошего администратора

1. Коммуникабельность

Понимающая и эмпатийная личность всегда притягивает людей. Если на вас работает общительный сотрудник – это уже 30% успеха:

Он умеет задавать вопросы и просто слушать (к примеру, жалобы посетителя на тренера или медсестру).
Он знает, как показать клиенту, что тот важен для вас (особенный и долгожданный).
Он никогда не ограничится дежурным ответом на телефонный звонок, а с увлечением расскажет о выгодных акциях в заведении.

2. Стрессоустойчивость

Способность сохранять «лицо» и спокойствие в нестандартных ситуациях – архи важное требование к администратору, работающему с людьми.

Представьте:

В стоматологию влетает пациент с острой болью.
В Центр красоты заходит девушка с перекошенным от инъекций ботокса лицом.
В фитнес центре на тренера жалуется родитель, потому что у ребенка травма ноги.

И все они обвиняют это конкретное заведение

Стрессоустойчивость однозначно поможет администратору грамотно разрешить ситуацию и скоординировать дальнейшие действия

3. Желанием помочь

Да-да! Особенно в сфере здоровья и красоты людям хочется полной самоотдачи доктора, мастера и, конечно, всего персонала.

Хорошо, когда администратор не только улыбается и красиво говорит, но и проявляет искреннее участие – помогает решить проблему здесь и сейчас. А если одновременно удастся еще и совершить продажу продукта/услуги, то цены нет такому сотруднику.

Ситуация из жизни:

Женщина вышла обиженной от стоматолога.

Реакция администратора клиники:

Администратор заметил это, поинтересовался, что случилось. Оказалось, врач отчитал ее, что запустила зубы.
Администратор посочувствовала и тактично сказала, что ее случай не единичный, а все потому, что зубам нужен правильный уход.
Тут уже уместным было продать профессиональную пасту и щетку. И пациентка купила их, понимая, что о ней заботятся.

Администратор – Ваш «магнит» для клиентов

Вы узнали, какими необходимыми качествами должен обладать администратор, чтобы стать тем человеком, который привлекает клиентов, делает их постоянными.

Если вашему персоналу не хватает навыков и нужных характеристик – это не повод расставаться с ним:

В нашей Школе бизнеса даются инструменты, помогающие эффективнее коммуницировать и задавать правильные вопросы, чтобы человек чувствовал участие и моральную поддержку.

Мы научим администраторов и навыками продаж, что немаловажно в реалиях бизнеса.

Получите программу тренинга

Общая информация

Нажимая на кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь c политикой конфиденциальности

12 качеств успешного государственного администратора

Автор Виктор Липман прославил идею о том, что хорошие работники уходят от менеджеров и лидеров, а не от организаций. Идея состоит в том, что один плохой менеджер может иметь катастрофические последствия для морального духа сотрудников, текучести кадров и общей эффективности организации. К счастью, хороший менеджер может иметь противоположный эффект.

В государственном секторе администраторы могут играть даже более важную роль, чем в частных корпорациях. Привлекательность высоких зарплат и лучших льгот постоянно уводит лучших сотрудников из сектора государственных услуг, и часто именно сила руководства организации предотвращает полноценный отток сотрудников.

Лица, которые хотят влиять на действия, реализовывать политики и служить своим сообществам, могут рассмотреть возможность работы в качестве общественных администраторов. Управляя финансовыми ресурсами и выстраивая отношения с персоналом, государственные администраторы должны демонстрировать определенные компетенции.

Каковы главные качества администратора?

Государственные администраторы выбирают свою профессию из-за любви к служению и желания сделать свои сообщества лучше. Эти 12 качеств могут помочь начинающим государственным администраторам добиться успеха в своей карьере.

1. Приверженность видению

Волнение переходит от руководства к сотрудникам на местах. Когда администратор с энтузиазмом относится к миссии организации или агентства, сотрудники будут отражать эти чувства. Во времена кризиса великие администраторы напоминают своим сотрудникам о цели их миссии и роли, которую их организация играет в обществе в целом.

2. Стратегическое видение

Государственный администратор должен всегда оставаться сосредоточенным на стратегическом видении и долгосрочной миссии агентства или организации. Сотрудники могут стать одержимыми повседневными операциями агентства, но они рассчитывают на то, что их руководители поймут пяти-, десяти- и двадцатилетние планы. Важно помнить, что агентство или организация часто существовали задолго до прихода государственного администратора и будут продолжать работать еще долгое время после ухода администратора.

3. Концептуальные навыки

Бизнес-магнат Честер И. Барнард доказывал важность концептуальных навыков, когда писал: «…основным аспектом [исполнительного] процесса является ощущение организации в целом и общей ситуации, относящейся к делу. к этому». Он имеет в виду, что лидеры всегда должны видеть, как каждое действие или решение влияет на каждую часть компании или организации. Сотрудники могут видеть только до своего отдела или смены; лидеры всегда должны видеть за этими пределами.

4. Внимание к деталям

Одним из качеств администратора является способность видеть общую картину и мыслить стратегически. Однако для эффективных администраторов не менее важно обращать внимание на детали. Это не означает, что лидеры должны участвовать в принятии каждого незначительного решения или подрывать решения подчиненных; скорее, лидеры должны быть в курсе деятельности своих сотрудников и статуса проектов, по возможности допуская автономию.

5. Делегация

Существует тонкая грань между делегированием задач персоналу и уклонением от ответственности, зная, что подчиненные возьмут на себя слабину. Великие государственные администраторы преодолевают это различие, назначая не просто задачи, но четко определяя сферы влияния, в которых сотрудники имеют право принимать решения. Делегирование задач и обязанностей таким образом дает сотрудникам возможность расти на своих должностях, готовя их к будущим руководящим должностям.

6. Мышление роста

Внутреннее продвижение по службе экономит компаниям и организациям тысячи долларов по сравнению с привлечением внешних сотрудников. Государственный администратор должен иметь возможность использовать существующие таланты в организации, развивать их и назначать сотрудников на должности, на которых они могут добиться успеха. Государственные администраторы должны быть осторожны, чтобы не задушить рост персонала, становясь властными или заставляя сотрудников занимать должности, для которых они не подходят.

7. Сообразительный прием на работу

Многие люди поступают на государственную службу, потому что у них есть глубокое желание сделать свое сообщество лучше; однако желание и умение не обязательно идут рука об руку. Государственные администраторы могут с самого начала обеспечить успех своего агентства или организации, наняв нужных людей на нужные должности в нужное время. Великие администраторы идут на взвешенный риск, зная, что один неудачный найм может иметь негативные последствия для всей организации.

8. Эмоциональный баланс

Почти каждый человек время от времени испытывает глубокие эмоции, и лидеры могут использовать эти эмоции во благо или во зло. Великие лидеры направляют эмоции, такие как ярость, злость и радость, в позитивные действия, которые приводят к изменениям. Плохие руководители используют эмоции как предлог, чтобы наброситься на сотрудников, создавая неудобные условия работы.

9. Креативность

В большинстве случаев государственные администраторы работают с ограниченным бюджетом, сжатыми сроками и трудными, казалось бы, недостижимыми целями. Еще одно качество администратора — преуспевать в этих уникальных задачах и использовать ограничения как способ продемонстрировать свое творчество. Государственные администраторы могут находить творческие решения сложных проблем, обычно рассматривая проблему с новой точки зрения или внедряя новый подход к решению.

10. Опыт в области цифровых коммуникаций и социальных сетей

Социальные сети и цифровые коммуникационные платформы, такие как электронная почта и видео, являются краеугольным камнем современных коммуникаций. Хотя руководители коммерческих организаций несут ответственность перед акционерами, у них гораздо больше свободы в определении того, когда и где они будут общаться. Государственные администраторы в основном работают на людей в сообществе и могут быть привлечены к ответственности за свои действия в любое время. Успешные администраторы демонстрируют отличные навыки цифрового общения, особенно общения через социальные сети.

11. Коммуникативные навыки

Хорошие коммуникативные навыки помогают общественным лидерам несколькими всеобъемлющими способами. Агентство, которое четко передает информацию и ожидания как внутри компании, так и за ее пределами, работает эффективно и достигает большего. Надлежащая коммуникация также способствует прозрачности, что является важным качеством для организаций, работающих на виду у общественности.

С другой стороны, плохая коммуникация может снизить эффективность, что может снизить эффективность организации. Отсутствие прозрачности может усилить общественное подозрение и вызвать проблемы там, где их на самом деле нет. Изучая хорошие коммуникативные навыки и практикуя их каждый день, общественные лидеры могут избежать этих ловушек и привести свои агентства к успеху.

12. Взаимодействие с общественностью

Важным качеством администратора является развитие взаимодействия с общественностью. Для поддержки деятельности по разработке политики руководители правительств и некоммерческих организаций должны привлекать общественность и информировать ее о том, что происходит в организации. Правильное общение в этих категориях приносит много пользы.

Граждане, которые хорошо информированы о реализуемой политике, с большей вероятностью будут реагировать в соответствии с ожиданиями государственной администрации.
Мнения граждан по вопросам политики основаны на достоверных знаниях, а не на отрицательных эмоциях.
Граждане знают свои права и обязанности в законотворческом процессе.
Граждане понимают, как они могут воспользоваться предлагаемыми социальными программами и получить к ним доступ.
Организация может избежать превращения негативного общественного мнения в кризисную ситуацию, что, в свою очередь, сэкономит время и деньги.

Информированные граждане явно лучшие партнеры. Укрепляя эти отношения, государственные администраторы, которые являются хорошими коммуникаторами, не только служат обществу, но и облегчают и делают свою работу более эффективной.

Развитие качеств успешного государственного администратора

Онлайн-магистр государственного управления Университета Огайо может помочь людям развить навыки для эффективного, действенного и творческого удовлетворения общественных потребностей. Программа, которая на 100% онлайн, предлагает четыре направления: управление кризисными ситуациями и чрезвычайными ситуациями, общественное лидерство и управление, некоммерческое управление и управление государством и местными органами власти. Студенты могут закончить свои программы на получение степени всего за два года.

Узнайте больше о том, как получение онлайн-степени магистра государственного управления может помочь развить качества успешного администратора и профессиональные инструменты, необходимые для успешной карьеры.

Десять качеств хорошего школьного администратора

/ Сентябрь

Администратор школы является одним из лиц с наибольшей ответственностью в учебных заведениях, особенно на уровне основного и старшего среднего образования.

Одной из важнейших функций школьного администратора является принятие решений. Эти решения связаны с работой, организацией и администрированием школы.

В государственных школах в среднем работает 13 сотрудников (не считая учителей) на кампус, а в частных школах — восемь сотрудников. Производительность и эффективность руководящего и вспомогательного персонала зависят от различных факторов: назначенных им ролей и функций, организационной структуры, в которой они работают, рабочей нагрузки и того, как ими управляют.

На отношение и способности людей сильно влияет обучение и поддержка, которые они получают при подготовке к карьере или работе, а также условия их труда и финансовые стимулы. В значительной степени это также зависит от личного имиджа, входящего в отрасль, который зависит от стандартов и процедур найма и вдохновляется его основной ролью. Карьерные возможности, открытые для них, одинаково важны.

Хотя руководителям центрального надзорного отдела может быть трудно напрямую влиять на повседневную работу надзорных органов, им все же есть что сказать, чтобы можно было провести множество реформ в управлении надзорными органами. Если будут проведены тщательные реформы, это может оказать серьезное положительное влияние на качество надзорных услуг.

Педагогов не удивит, когда вы скажете им, что самый раздражающий период дня — это период увольнения из школы, когда вам приходится сталкиваться с сердитыми родителями и другими проблемами. Для безопасного процесса увольнения вы можете доверять Qmanager.

В дополнение к управленческим и административным обязанностям администратора школы, он или она должны учитывать решающий фактор: человеческий фактор.

Поскольку должность администратора школы является ключом к качеству образования, вот десять качеств, необходимых для того, чтобы быть успешным администратором в сфере образования и эффективно выполнять обязанности по управлению школой или координации.

1. Лидерство

Лидерство является одним из наиболее важных навыков, которыми должен обладать школьный администратор в связи с возлагаемыми на него обязанностями.

Лидер в образовательной среде отвечает за содействие работе и сотрудничеству всех людей, связанных с обучением: органов власти, учителей, административных сотрудников и родителей.

Этот лидер должен вдохновлять и интеллектуально стимулировать людей, с которыми он сотрудничает, лично выслушивая каждого из них и поощряя их развивать свои лучшие способности для достижения общей цели.

Важнейшими качествами лидера в сфере образования являются способность влиять на других, не навязывая им своего авторитета, отражение личных и профессиональных ценностей, способность доносить свое видение.

2. Эффективное общение

Способность уверенно общаться является одним из ключей к лидерству в образовательных учреждениях.

Успешный администратор доносит свои мысли ясно, честно и прямо.

Его цель — достичь адекватной гармонии между разными людьми, сотрудничающими над одним и тем же проектом.

Хорошие коммуникативные навыки также связаны с умением слушать. Одним из наиболее эффективных средств коммуникации для администратора является Qmanager.

Отзывчивый лидер адекватно передает мнение и точки зрения людей, которые с ним разговаривают.

3. Создание обязательств

Лидер добивается приверженности всех членов школьного сообщества, включая родителей и учеников.

Чтобы добиться заинтересованности и вовлеченности всех участников общего школьного проекта, лидер должен обладать способностью проявлять открытость и восприимчивость.

Администратор образования преуспевает в обеспечении приверженности своего образовательного сообщества, когда его различные участники способны работать автономно и независимо.

Постоянное общение и взаимодействие важны для достижения наилучших результатов в работе школьного сообщества.

4. Социальное взаимодействие

Лидер представляет интересы группы или сообщества. Это представление подразумевает возможность постоянного взаимодействия с членами сообщества, чтобы узнать об их мотивах, идеях и целях.

Успешный образовательный лидер — это тот, кто поддерживает связь с сообществом, которым руководит, и кому удается заставить каждого из членов отождествлять себя с общим проектом.

5. Убеждение

Из-за их характера работы убеждение является одним из самых важных социальных навыков для тех, кто управляет школами или координирует их.

Лидер, который использует убеждение, эффективно объединяет критерии, распределяет усилия и ведет свою команду по пути сотрудничества и совместной работы.

6. Расширение прав и возможностей других

Успешные лидеры видят величие в других и усердно работают над тем, чтобы сделать из них величие. Решение лидера приводит к росту школы. Каждый руководитель расскажет вам, какую роль он сыграл в развитии школы.

7. Назначайте больше задач

Сильные лидеры подают пример, стремясь добиться цели самостоятельно. Важно назначить некоторые роли другим сотрудникам. Преимущества назначения задач включают в себя возможность их команды достичь поставленных целей, лучшее управление рабочей нагрузкой и развитие персонала. Это также заставит команду показывать отличные результаты.

8. Действовать решительно

Великие администраторы посвящают время тому, чтобы понять проблемы, с которыми они сталкиваются, и предпринять решительные действия для их решения.

9. Управление рисками

Хороший руководитель должен взвешивать как затраты, так и выгоды при принятии решений. Они должны учитывать как возможности, так и предполагаемые результаты своего решения. Успешные администраторы должны учитывать как риски, так и возможности, которые влияют на их школы.

10. Управление приоритетами

Чтобы сэкономить время и силы, затрачиваемые на второстепенные задачи, рекомендуется правильно расставить приоритеты. Чем лучше администратор сможет расставить приоритеты задач, тем легче будет выполнить задачу.