Профессия Секретарь – чем занимается и как стать
© Источник:. rosbo.ru
18 Дек 2021, 20:27
Кто из специалистов является посредником между руководством, персоналом и клиентами? Мы расскажем о том, кто такой секретарь, какие обязанности он выполняет, где можно обучиться, уровень востребованности и доходов.
Описание профессииСекретарем называется офисный сотрудник, который специализируется на решении целого ряда вопросов, начиная с ответов на звонки и ведения делопроизводства, и заканчивая контролем за эффективностью работы коллектива. Смотрите https://www.rosbo.ru/professions/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya-opisanie-professii-i-gde-uchitsya#57 полезные советы начинающим.
Профессия зародилась еще в Древнем Риме. В то время, секретари были в роли персональных советчиков у знати. В России должность секретаря появилась в период правления Петра I.
Это были образованные, юридически подкованные люди.
Направления профессии
В зависимости от выполняемых функций, секретари делятся на:
- Секретаря приемной. Данный специалист находится в непосредственном подчинении руководителя компании, принимает входящие звонки, планирует рабочий день руководителя, общается с посетителями. Он должен выглядеть опрятно и презентабельно, быть вежливым и доброжелательным.
- Секретаря-референта. Это уже более ответственный участок работы. В обязанности секретаря-референта входит: подготовка документации, организация работы офиса, контроль за использованием и обслуживанием офисной техники.
- Помощника руководителя. Решает организационные вопросы, руководит служащими, готовится к деловым переговорам, совещаниям или конференциям, занимается планированием командировок, бронированием транспорта и гостиниц.
Круг обязанностей и полномочий
В зависимости от специализации, секретарь имеет полномочия на:
- запрос необходимой документации;
- ведение делопроизводства и архивирование документации;
- координацию деятельности подразделений;
- контроль за сроками исполнения поручений.
Крупные фирмы ищут специалистов, которые знают основы делопроизводства, разбираются в программе 1С, быстро стенографируют, умеют корректно и доброжелательно общаться. Обучающие программы https://www.rosbo.ru/study/themes/sekretar-pomoshchnik-rukovoditelya помогут новичку быстро влиться в профессиональное сообщество.
Навыки, приобретаемые за время обучения
Секретари обязаны:
- знать документооборот;
- знать правила приема входящей корреспонденции;
- следить за ходом выполнения приказов руководителя;
- знать правила ведения организационной работы;
- иметь навыки владения компьютером;
- знать иностранные языки;
- иметь грамотную устную и письменную речь.
Будущие специалисты обучатся:
- правилам ведения документооборота;
- правилам редактирования документов;
- основам бухгалтерского учета;
В последние годы, на российском кадровом рынке, наметился рост востребованности в административном персонале. Любому руководителю нужны грамотные и ответственные доверенные лица. Уровень доходов у опытных секретарей и помощников руководителя довольно высок.
Преимущества и недостатки профессии
Работа секретаря имеет довольно много плюсов и минусов. Из основных плюсов можно отметить низкую конкуренцию, возможность быстрого карьерного роста, частые командировки. Главные отрицательные стороны: монотонность, поддержание безупречного внешнего вида, что выливается в дополнительные затраты, частый стресс.
Личностные качества специалиста
Чтобы всегда быть на высоте, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как внимательность, доброжелательность, скрупулезность, многозадачность и стрессоустойчивость.
Новости из рубрики:
Новости СМИ2
СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ \ КонсультантПлюс
СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Должностные обязанности.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Биография | Генеральный секретарь ООН
Генеральный секретарь ООН Антониу Гутерриш
Фото ООН/Марк Гартен
Антониу Гутерриш , девятый Генеральный секретарь Организации Объединенных Наций, вступил в должность 1 января 2017 года.
Став свидетелем страданий самых уязвимых людей на земле, от лагерей беженцев до зон боевых действий, Генеральный секретарь сосредоточил свои усилия на обеспечении человеческого достоинства для всех. В период беспрецедентных глобальных вызовов он опирался на свою приверженность Уставу ООН, чтобы мобилизовать людей и начать действия по реагированию на COVID-19.пандемии, решить чрезвычайную климатическую ситуацию, способствовать гендерному равенству и провести амбициозные реформы 21 века для активизации жизненно важных усилий Организации по обеспечению мира, устойчивого развития, прав человека и гуманитарной помощи.
До своего назначения Генеральным секретарем г-н Гутерриш занимал пост Верховного комиссара Организации Объединенных Наций по делам беженцев с июня 2005 г. по декабрь 2015 г., возглавляя одну из ведущих мировых гуманитарных организаций во время одного из самых серьезных кризисов перемещения за последние десятилетия. Конфликты в Сирии и Ираке, а также кризисы в Южном Судане, Центральноафриканской Республике и Йемене привели к резкому росту деятельности УВКБ ООН, поскольку число людей, перемещенных в результате конфликтов и преследований, выросло с 38 миллионов в 2005 году до более 60 миллионов в 2015.
До прихода в УВКБ ООН г-н Гутерриш более 20 лет проработал в правительстве и на государственной службе. Он занимал пост премьер-министра Португалии с 1995 по 2002 год, принимая активное участие в международных усилиях по урегулированию кризиса в Восточном Тиморе.
Будучи президентом Европейского совета в начале 2000 года, он руководил принятием Лиссабонской программы роста и занятости и был сопредседателем первого саммита ЕС-Африка.
Он был членом Государственного совета Португалии с 19с 91 по 2002 год.
Г-н Гутерриш был избран в португальский парламент в 1976 году, где он был членом в течение 17 лет. В то время он возглавлял парламентский комитет по экономике, финансам и планированию, а затем парламентский комитет по территориальному управлению, муниципалитетам и окружающей среде. Он также был лидером парламентской группы своей партии.
С 1981 по 1983 год г-н Гутерриш был членом Парламентской ассамблеи Совета Европы, где он возглавлял Комитет по демографии, миграции и беженцам.
В течение многих лет г-н Гутерреш был активным участником Социалистического Интернационала, всемирной организации социал-демократических политических партий. Он был вице-президентом группы с 1992 по 1999 год, сопредседателем Африканского комитета, а затем Комитета по развитию. Он занимал пост президента с 1999 года до середины 2005 года. Кроме того, он основал Португальский совет по делам беженцев, а также Португальскую ассоциацию потребителей DECO и был президентом Centro de Acção Social Universitário, ассоциации, осуществляющей проекты социального развития в бедных кварталах Лиссабона, в начале XIX века.
Г-н Гутерриш является членом Мадридского клуба, руководящего альянса бывших демократических президентов и премьер-министров со всего мира.
Г-н Гутерриш родился в Лиссабоне в 1949 году, окончил Высший технический институт по специальности инженер. Он свободно говорит на португальском, английском, французском и испанском языках. Он женат на Катарине де Алмейда Вас Пинто, имеет двоих детей, пасынка и троих внуков.
| Обзор Министерства образования США Сентябрь 2010 г. Как организовано Министерство образования? Министр образования возглавляет Департамент и способствует пониманию общественностью миссии, целей и задач Департамента. Секретарь назначается президентом и утверждается Сенатом. Как член кабинета президента, секретарь является главным советником президента по федеральной политике, программам и мероприятиям, связанным с образованием.
В Соединенных Штатах. Заместитель секретаря играет ключевую роль в надзоре и управлении разработкой политик, рекомендаций и инициатив, которые помогают определить широкое, последовательное видение для достижения приоритетов президента в области образования, а заместитель секретаря наблюдает за политикой, программами и мероприятиями. связанные с послесредним образованием, профессиональным образованием и образованием для взрослых, а также с федеральной помощью студентам. Кроме того, секретарь назначает помощника секретаря для наблюдения за каждым из девяти программных офисов (см. список ниже). Офис главного юрисконсульта выступает в качестве главного советника секретаря по всем юридическим вопросам, касающимся программ и деятельности Департамента, и представляет секретаря, других должностных лиц и Департамент в суде и в некоторых судебных процессах. Кроме того, OGC оказывает юридические консультации и услуги секретарю и другим должностным лицам Департамента, готовит нормативные документы
и правовые документы, проекты законодательных предложений и обзоры предложенных и находящихся на рассмотрении законов. Управление по гражданским правам обеспечивает соблюдение федеральных законов, запрещающих дискриминацию по признаку расы, цвета кожи, национального происхождения, пола, инвалидности или возраста в образовательных программах и мероприятиях, получающих федеральную финансовую помощь. Он направляет, координирует и рекомендует политику в отношении соответствующей деятельности в области гражданских прав. Office of Communications and Outreach возглавляет Департамент по информированию общественности и привлечению ее к программе президента и секретаря в области образования, а также миссии Департамента по повышению качества образования и содействию равному доступу к образованию. Отдел планирования, оценки и разработки политики  Здесь находится Бюджетная служба Министерства и Управление по соблюдению семейной политики. Он также координирует деятельность Управления образовательных технологий , основной целью которого является максимальное увеличение вклада технологий в улучшение образования в масштабах всей страны путем разработки национальной политики в области образовательных технологий и ее реализации в масштабах Департамента.Административный отдел , Финансовый отдел , Информационный отдел и Служба управления рисками несут ответственность в своих областях деятельности за то, чтобы Департамент стал высокоэффективной организацией. . Четыре образовательные инициативы Белого дома базируются в Департаменте, поэтому его старшие должностные лица могут служить связующим звеном между исполнительной властью и избирателями этих инициатив: Инициатива Белого дома по исторически сложившимся колледжам и университетам для чернокожих, Инициатива Белого дома по племенным колледжам и университетам , Инициатива Белого дома по повышению качества образования для испаноязычных американцев и Инициатива Белого дома по американцам азиатского происхождения и жителям островов Тихого океана . Департамент имеет девять офисов программ.
|
Офис Генеральный инспектор способствует эффективному и действенному использованию долларов налогоплательщиков в поддержку американского образования путем выявления и предотвращения мошенничества, расточительства и злоупотреблений при управлении программами и операциями Департамента. OIG выступает в качестве главного советника секретаря по этим вопросам.
Кроме того, при Департаменте был создан Центр религиозного и соседского партнерства с целью привлечения религиозных и общественных организаций для поддержки миссии Департамента.
OPE также способствует изучению иностранных языков и международных отношений внутри страны, а также поддерживает исследования и обмен в области международного образования.
лица с ограниченными возможностями независимо от возраста.