Профессия Секретарь-референт — Учёба.ру
Колледж экономических международных связей
Для выпускников 9 и 11 классов.
Высшее образование онлайн
Федеральный проект дистанционного образования.
Я б в нефтяники пошел!
Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.
Технологии будущего
Вдохновитесь идеей стать крутым инженером, чтобы изменить мир
Студенческие проекты
Студенты МосПолитеха рассказывают о своих изобретениях
Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА
120 лет опыта подготовки
Международный колледж искусств и коммуникаций
МКИК — современный колледж
Английский язык
Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.
15 правил безопасного поведения в интернете
Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.
Олимпиады для школьников
Перечень, календарь, уровни, льготы.
Первый экономический
Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.
Билет в Голландию
Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.
Цифровые герои
Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.
Работа будущего
Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет
Профессии мечты
Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.
Экономическое образование
О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.
Гуманитарная сфера
Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.
Молодые инженеры
Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.
Табель о рангах
Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.
Карьера в нефтехимии
Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.
Секретарь-референт — профессиональный журнал для секретарей и управленческих работников.
:: Profiz.ruПРОФЕССИЯ АЗБУКА
Как успешно сменить работу
Вы – целеустремленная девушка или молодой человек, приняли решение сменить работу секретаря или помощника руководителя. Гарантия найти то, что хочется, практически 100 %. Главное – действовать, следуя рекомендациям из нашей статьи.
Ярцева И.Р.
Ошибки на собеседовании: как их избежать
Узнайте об ошибках, которые соискатели допускают при прохождении интервью и тем самым сводят к нулю шансы получить работу.
Якуба В.А.
ПРОФЕССИЯ
Как превратить слабое резюме в сильное, чтобы получить работу мечты
Автор статьи покажет, как отредактировать самое унылое и тусклое резюме, чтобы оно заиграло новыми красками и стало привлекательным для нанимателя. А для наглядности приведет два примера – «было» и «стало».
Сумбатян Л.М.
Социальные сети ассистента: как должен выглядеть экспертный профиль
Сегодня уже практически нет людей, у которых не было бы своей страницы в какой-нибудь социальной сети.
Наша жизнь уже давно поделена на реальную и виртуальную, и каждая из этих сфер требует определенной работы и контроля: сформировать правильный образ, выбрать стиль общения, найти нужное окружение и т.д. Давайте разберемся, что может размещать на своей странице в соцсетях секретарь или помощник руководителя.
Зимина О.М.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Канцелярские ошибки, или Не становлюсь ли я занудой и графонаци?
Кавычки в реквизите «Дата документа» и при упоминании дат в тексте, неправильное оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка о заверении копии», написание адреса не по почтовым правилам… Рассмотрим 16, по мнению современного многозадачного менеджмента, так называемых «пустяков» – ошибок, которые просто недопустимо совершать секретарю.
Кепеть И.А.
Как подтвердить факт получения документа, если об этом просит отправитель?
Разберемся, необходимо ли секретарю указывать свою фамилию либо должность при регистрации входящих документов, если об этом просят, или достаточно штампа входящих документов.
Буслаева Е.С.
ШПАРГАЛКА
Как продлить срок исполнения документа?
Объясним, кто устанавливает сроки исполнения и допустимо ли их переносить; установлен ли порядок продления сроков исполнения и что делать, если срок исполнения не продлен; как оформить продление срока исполнения, если тот определен сторонней организацией, а также как продлить срок исполнения поручения вышестоящей организации.
Буслаева Е.С.
ОТДЕЛ КАДРОВ
Трудовые отношения и частичная мобилизация: актуальные вопросы
Расскажем про изменения в законодательстве в связи с объявлением мобилизации. Из статьи вы также узнаете, как оформить документы по приостановлению трудового договора; какие выплаты полагаются работнику, а какие не следует производить; как поступить, если работник получил повестку, но призыв на военную службу по какой-либо причине не состоялся; как можно увольнять мобилизованных и какие льготы теперь есть у их семей.
Славинская А.Н.
О бронировании в период частичной мобилизации
Разберемся, кто из работников может получить отсрочку от мобилизации, кто – бронь, а также объясним, в чем разница между этими понятиями.
Журавлева И.В.
АРХИВНОЕ ДЕЛО АЗБУКА
Инструкция по хранению документов: оформление дел
Мы продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по хранению документов. И в ее десятом разделе расскажем, как оформить дела для долговременного хранения.
Кожанова Е.Н.
АРХИВНОЕ ДЕЛО
Составляем номенклатуру дел: 10 памяток
Процесс составления номенклатуры дел мы описали в 10 коротких и понятных памятках. С их помощью вы можете смело браться за работу над этим документом.
Номенклатура дел: неочевидные сложности
Последний квартал календарного года – самое походящее время для того, чтобы задуматься о номенклатуре дел на будущий год. У наших читателей возникли вопросы, ответы на которые не очевидны либо не в полной мере раскрыты и объяснены в действующих нормативно-методических документах. В статье рассмотрим 20 непростых вопросов и дадим на них ответы.
Ворушина А.П.
Электронные документы в номенклатуре дел
Подскажем, как при подготовке проекта номенклатуры дел на 2023 год учесть в ней электронные документы.
Кожанова Е.Н.
Хранение договоров гражданско-правового характера с физическими лицами
В статье рассмотрим такие вопросы, как оперативное хранение договоров гражданско-правового характера с физическими лицами и оформление их на длительное хранение, а также расскажем, как формировать дела с договорами ГПХ и отражать их в номенклатуре дел.
Кожанова Е.Н.
Новые типовые нормы на работы, выполняемые госархивами: чем они полезны архивариусам, документоведам и секретарям
8 октября 2022 года вступили в силу типовые нормы времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами. Из статьи вы узнаете, чем будут полезны новые типовые нормы службам документационного обеспечения управления, секретариатам, канцеляриям, отделам кадров, архивам организаций. А также мы расскажем, как применять таблицу c нормами на практике.
Ворушина А.П.
САМООБРАЗОВАНИЕ
Составление резюме на английском языке.
Часть 1. Знакомство с вакансией
Из-за нестабильной экономической и политической ситуации люди вынуждены искать свободные вакансии за рубежом со времен падения железного занавеса. Текущий 2022 год добавил сложностей в процесс трудоустройства в зарубежную компанию, но российские специалисты разных профилей не перестали думать о загранице. Поговорим о первом шаге на пути получения работы в Европе, Азии или Америке – о составлении актуального резюме персонального ассистента.
Зимина О.М.
Как подготовиться к собеседованию на английском языке
Мы собрали для вас основные советы, полезные фразы на инглише, вопросы и ответы. Воспользуйтесь ими, чтобы настроиться на интервью с HR-менеджером, успешно пройти его и в итоге занять вакантную должность.
Федотова А.В.
СЕКРЕТАРЬ-ПЛЮС
Байки из приемной. Секреты мастерства: общение с главным
В очередной байке автор делится своими секретами выживания в приемной.
Лебедева С.М.
Шаблон должностной инструкции секретаря | Workable
Этот шаблон описания работы секретаря оптимизирован для размещения на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий, и его легко настроить для вашей компании.
В обязанности секретаря входит:
- Ответ на телефонные звонки и их перенаправление при необходимости
- Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
- Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
Краткое описание работы
В качестве секретаря вы возьмете на себя канцелярскую и административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочие процессы в офисе.
Вы будете помогать коллегам и руководителям, поддерживая их в планировании и распространении информации.
Вы будете точкой отсчета для всех запросов, запросов или проблем и будете неотъемлемой частью рабочей силы компании.
Обязанности
- Отвечать на телефонные звонки и переадресовывать их при необходимости
- Управление ежедневной/еженедельной/ежемесячной повесткой дня и организация новых встреч и встреч
- Подготовка и распространение корреспонденции, служебных записок и форм
- Файл и обновление контактной информации сотрудников, клиентов, поставщиков и внешних партнеров
- Поддержка и помощь в заполнении регулярных отчетов
- Разработка и поддержка системы хранения документов
- Часто проверяйте уровень канцелярских товаров и размещайте соответствующие заказы
- Организовать поездку
- Документировать расходы и сдавать отчеты
- Время от времени выполнять обязанности администратора
Требования и навыки
- Подтвержденный опыт работы в качестве секретаря или помощника по административным вопросам
- Знакомство с офисной организацией и методами оптимизации
- Высокая степень многозадачности и умение управлять временем
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
- Честность и профессионализм
- Знание MS Office
- Диплом средней школы
Часто задаваемые вопросы
Чем занимается секретарь?
Секретари проделывают невероятное количество работы, чтобы компания работала.
Они выполняют рутинные административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, систематизация файлов и предоставление информации звонящим.
Каковы обязанности и ответственность секретаря?
Они играют жизненно важную роль, помогая своему работодателю управлять повседневными операциями, отвечая на телефонные звонки, отправляя электронные письма, организуя встречи и записывая важные обсуждения. Они также могут нести ответственность за помощь в согласовании цен на различные товары, такие как офисная мебель. Другие обязанности включают создание отчетов, адаптацию новых членов команды, ввод данных и выполнение поручений.
Что отличает хорошего секретаря?
Хорошие секретари всегда на высоте, умеют работать в режиме многозадачности, оставаться организованными и в то же время дружелюбными. Им также необходимы отличные коммуникативные навыки, в том числе профессиональные телефонные манеры. Секретари иногда имеют дело с конфиденциальной информацией; таким образом, они должны быть дискретными и соблюдать конфиденциальность.
С кем работает секретарь?
Секретари часто первыми взаимодействуют с покупателями и клиентами. Они работают с другими офисными сотрудниками и обычно подчиняются непосредственно офис-менеджеру.
Роль секретаря
В ходе вашей карьеры, как и в другие периоды жизни, вас могут попросить вести протокол собрания. Вас даже могут попросить взять на себя официальную роль секретаря группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая должность.
В этом качестве очень важно, чтобы вы знали, что нужно сделать, и были в состоянии делать четкие и точные заметки, потому что роль секретаря заключается, прежде всего, в официальном протоколировании собрания.
Обязанности секретаря
Роль секретаря в любой формальной группе заключается в том, чтобы следить за процессом собраний. Обычно это человек, который занимается организацией собраний, в том числе общих собраний, и ведет формальные записи процесса и решений группы: протоколы собраний.
Это может включать ведение записей корреспонденции.
На этой странице основное внимание уделено формальным аспектам роли секретаря, особенно тем, которые касаются совещаний.
Подготовка: перед собранием
Секретарю необходимо знать ряд вещей перед собранием, большинство из которых можно легко узнать, спросив человека, который должен председательствовать на собрании.
Наиболее важными из них являются:
- Кто должен организовать собрание , включая поиск места и организацию подходящих закусок и любых аудио-видео устройств? Часто это секретарь.
- Кто отвечает за подготовку повестки дня? У каждого председателя будут свои предпочтения, но обычно это также входит в обязанности секретаря, работающего с председателем. Могут быть и другие люди, которые имеют право добавлять пункты в повестку дня. См. нашу страницу: Установка повестки дня для получения дополнительной информации.
- Секретарь следит за тем, чтобы повестка дня не была перегружена , что может включать обсуждение с председателем и другими лицами того, что можно отложить до более позднего собрания, а что можно отразить в письменном отчете.
- Какие записи или протоколы необходимы? Должны ли они быть формальными протоколами, в которых указано, кто что сказал, или краткими заметками, фиксирующими согласованные действия?
- Как быстро должны быть подготовлены и распространены заметки или протоколы после собрания?
- Каков процесс очистки заметок для публикации?
Если вы новичок в роли секретаря , также стоит узнать, кто должен присутствовать, организации, которые они представляют, и некоторые вопросы, поднятые на предыдущих встречах.
Это поможет вам понять, что происходит. Вы можете сделать это, просмотрев прошлые протоколы совещаний, а также спросив председателя, что, вероятно, будет обсуждаться.
Секретарь отвечает за рассылку документов для собрания. Это будет включать, помимо прочего, повестку дня, протокол последнего собрания и любые документы для обсуждения или информации.
В день собрания
В день собрания секретарь должен сделать несколько вещей:
- Убедитесь, что вы знаете, кто должен присутствовать на собрании. Если в здании есть охрана, может потребоваться предоставить список посетителей.
- Придите на место заранее и убедитесь, что все в порядке. Если вы отвечаете за организацию встречи, убедитесь, что все есть, помещение правильно обставлено, все аудио- и видеооборудование работает, стульев достаточно, а закуски доставлены.
- Вы можете подумать о том, кто где сидит , и даже отметить наш план рассадки, так как это имеет огромное значение для проведения собрания. Вы должны убедиться, что стул сидит в центре, а вы сидите рядом с ним.
- Убедитесь, что у вас достаточно запасных копий документов для тех, кто не принес копию. Если документов много, может быть целесообразно расположить их в папке, используя номера страниц/разделов, чтобы участники могли легко найти документы, относящиеся к текущему обсуждению.
- Если вы используете бейджи с именами , разложите их в алфавитном порядке на столе у двери, где участники смогут забрать их по прибытии.
Если документов много, может быть целесообразно расположить их в папке, используя номера страниц/разделов, чтобы участники могли легко найти документы, относящиеся к текущему обсуждению. Приветствие и представление
В протокол необходимо включить полный список присутствующих и всех, кто прислал извинения.
Чтобы вы не лихорадочно писали, когда люди представляются за столом, раздайте регистрационные листы, в которых просят людей назвать свои имена, организации и контактные данные. Запишите любые извинения за отсутствие, сделанные во время знакомства: люди часто представляются как «замена такого-то и, кстати, он / она шлет свои извинения».
Основной бизнес
То, как вы делаете заметки на собрании, зависит от того, насколько формальным должен быть протокол.
Если вы сообщаете только краткое изложение обсуждения, а также какие-либо действия, вы можете позволить себе прослушать обсуждение, а затем обобщить его в форме заметки.
Если, тем не менее, вы должны записать основные моменты, сделанные отдельными выступающими, то вам необходимо будет сделать более полный набор заметок, включая имена или инициалы выступающих.
Это вопрос выбора, используете ли вы ноутбук или ручку и бумагу, чтобы делать заметки, хотя лучше заранее проконсультироваться со стулом, особенно в оплачиваемой роли.
Полезные советы для быстрого письма
- Разработайте собственное сокращение для ключевых слов, фраз или жаргона в своей области, чтобы можно было использовать только инициалы для общих фраз.
- Используйте инициалы для обозначения говорящих в своих заметках. Если вы не уверены в названии, используйте название организации: никто не будет возражать против того, чтобы вас называли «представителями x организации», но просмотры без указания авторства могут навлечь на вас неприятности.
- Если несколько человек говорят об одном и том же, просто добавьте «X и Y согласны».
См. нашу страницу: Ведение заметок для получения дополнительной информации.
Поддержка процесса
Управление ходом собрания входит в обязанности председателя, но секретарь может кое-чем помочь.
К ним относятся:
- Незаметно передайте записку председателю, указав на любые проблемы, связанные со сроками повестки дня, отставанием или временем подачи кофе.
- Резюмируйте обсуждение. Это особенно полезно, когда люди снова начинают говорить об одном и том же.
- Попросите разъяснить конкретный момент, если вы его не понимаете. Скорее всего, если вы этого не сделаете, другие тоже этого не сделают, и в любом случае вам нужно понять это, чтобы правильно записать его.
- После согласования действия проверьте, кто будет его выполнять. Нередко собрание соглашается, что действие необходимо и что это за действие, не назначая ответственных за него. Вы, как секретарь, можете сделать так, чтобы этого не произошло.
Вы, как секретарь, можете сделать так, чтобы этого не произошло. В зависимости от типа организации, от того, работаете ли вы на довольно низком уровне, или ваша роль является добровольной, и вы являетесь избранным членом комитета, вероятно, лучше заранее обсудить эти обязанности с председателем, чтобы убедиться, что ваше вмешательство будет приветствоваться.
ВНИМАНИЕ!
Легко отвлечься на интересную дискуссию и забыть что-либо записать. Старайтесь все время оставаться сосредоточенным на своей задаче, даже когда обсуждение идет по кругу. Председатель может попросить вас подвести итоги в любой момент.
После встречи
Теперь работа действительно начинается!
Лучше всего начать писать протокол как можно скорее после собрания. Какими бы прозрачными ни казались ваши заметки на совещании, через 24 часа они уже не будут такими четкими, и если вы оставите их на две недели, вы зададитесь вопросом, действительно ли это были вы на совещании.
Протоколы должны следовать порядку повестки дня. Даже если кто-то позже вернется к определенной теме собрания, вы должны включить это обсуждение в первоначальный пункт повестки дня. Убедитесь, что вы включили все ключевые моменты, сделанные в ходе обсуждения, любые принятые решения и согласованные действия, а также ответственных за действия.
Протоколы почти всегда пишутся в прошедшем времени и обычно в страдательном залоге («X указал, что должно произойти y; было решено, что Z будет нести ответственность»). Используйте «будет», а не «будет» для того, что должно произойти, особенно в официальных протоколах.
Это вопрос стиля, используете ли вы имена, титулы с фамилиями или инициалы для обозначения говорящих. Сверьтесь со стулом или просмотрите прошлые минуты, чтобы увидеть, что было сделано раньше, и последовательно применяйте тот же подход.
Проверка и утверждение
Если вы новичок в написании протоколов, может быть целесообразно отправить протоколы одному или двум доверенным лицам для проверки и комментариев, прежде чем распространять их более широко.