Должностная инструкция по специальности «Офис-менеджер»
assets/images/Должностная инструкция офис-менеджераzip
Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.
00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь – референт, инспектор, и пр.).
1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:
– Уставом предприятия;
– действующим законодательством РФ;
– Положением о функциональных службах предприятия;
– распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;
– нормативно-методическими материалами;
– правилами трудового распорядка на предприятии;
– данной должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен уметь:
– составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;
– вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;
– выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;
– вести деловые переговоры;
– пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;
– работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.
1.6. Офис-менеджер должен знать:
– направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;
– организацию делопроизводства;
– схемы документооборота;
– порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
– государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;
– инструкцию по делопроизводству;
– систему первичного кадрового учета;
– правила пользования вычислительной и организационной техникой;
– правила делового общения, деловой этикет;
-служебную субординацию;
– правила ведения телефонных переговоров;
– нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;
1.
7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.
2. Основные обязанности
Офис-менеджер обязан:
2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.
2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.
2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.
2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.
2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.
2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.
2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.
2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.
2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.
2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.
2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.
2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.
2.14. Оформлять командировочные документы.
2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.
2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.
2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.
2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.
2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.
2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.
2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.
2.22.Выполнять все распоряжения руководства.
2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.
2.24. Обеспечивать сохранность документов.
2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.
2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.
3. Права
Офис-менеджер вправе:
3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.
3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.
4. Ответственность
Офис-менеджер ответственен:4.1. За сохранение конфиденциальности информации.
4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.
4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.
4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.
4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.
4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.
4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.
00.20__г.
Офис-менеджер: Описание, задачи и обязанности
Офис-менеджер — это тот, кто отвечает за организацию всей административной деятельности, которая способствует бесперебойной работе офиса. Они должны уметь беспристрастно и последовательно контролировать других сотрудников. В обязанности менеджера также может входить наем и увольнение сотрудников, а также разрешение споров или любых других вопросов, которые могут возникнуть между сотрудниками.
Чем занимается офис-менеджер?
Обязанности офис-менеджеров варьируются в зависимости от размера организации-работодателя, поэтому это может означать организацию, планирование и надзор за большим количеством административных помощников или работу с одним или двумя людьми в небольшом офисе. Независимо от размера организации офис-менеджер должен уметь мотивировать и поощрять сотрудников к повышению как производительности, так и качества работы.
В обязанности обычно входит:
- организация встреч и назначение встреч
- набор текста и работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
- бронирование транспорта и проживания
- заказ канцтоваров и мебели
- подготовка писем, презентаций и отчетов
- контроль и надзор за работой секретарей, канцелярии и административного персонала
- управление бюджетом офиса
- взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
- внедрение и поддержание процедур/офисных административных систем
- делегирование задач младшим сотрудникам
- организация ознакомительных программ для новых сотрудников
- обеспечение актуальности политик охраны труда и техники безопасности
- использование ряда программных пакетов
- работа с подбором и аттестацией персонала
- участие в совещаниях с высшим руководством
- ведение кадрового учета
Необходимые навыки и требования:
- Навыки общения: офис-менеджеры сотрудничают с коллегами, руководством, непосредственными подчиненными и, в некоторых случаях, с клиентами.
Они должны уметь слушать и эффективно общаться. - Внимание к деталям: от заказа канцелярских товаров до соблюдения стандартов OSHA, проверка каждой детали имеет решающее значение для работы офис-менеджера.
- Лидерские качества: офис-менеджеры отвечают за вспомогательный персонал. Их нужно мотивировать, дисциплинировать и разрешать конфликты на регулярной основе.
- Аналитические навыки: как компания может сэкономить деньги? Получаем ли мы максимальную отдачу от наших ресурсов? Офис-менеджеры должны выявлять неэффективность и экономию средств в рамках своей повседневной работы.
Они должны уметь слушать и эффективно общаться.Как выглядит рабочее место офис-менеджера?
Как правило, любая организация с несколькими сотрудниками может нанять офис-менеджера. Работодатели включают больницы, университеты, финансовые учреждения, местные органы власти. правительство, благотворительные организации, малый бизнес, розничные торговцы, производители, крупные компании и медиафирмы.
Описание работы офис-менеджера (2023) — Forbes Advisor
Обновлено: 24 марта 2022 г.
, 13:00
Редакционное примечание. Мы получаем комиссию за партнерские ссылки на Forbes Advisor. Комиссии не влияют на мнения или оценки наших редакторов.
Гетти
Содержание
- Офис-менеджер Пример должностной инструкции
- Что включить в должностную инструкцию офис-менеджера
- Часто задаваемые вопросы
Подробнее
Офис-менеджер выполняет административные задачи и работает с каждым отделом, чтобы ваши сотрудники сосредоточились на том, что у них получается лучше всего, — на выполнении поставленных задач. Эта статья покажет вам, как составить четкое описание должностных обязанностей менеджера, отражающее требования работы и привлекающее внимание кандидатов к тому, чем вы занимаетесь.
Используйте наш образец шаблона, чтобы привлечь подходящих кандидатов и занять свою следующую должность офис-менеджера.
Пример должностной инструкции офис-менеджера
Сделать копию должностной инструкции офис-менеджера
Роль офис-менеджера в [компании]
В [компании] мы помогаем людям находить места, которые они могут назвать домом или где они могут удобно вести свой бизнес. Отлаженные системы и процессы жизненно важны для нашего успеха, поэтому нам требуется представительный офис-менеджер, который присоединится к нашей команде и изучит полезные аспекты управления недвижимостью.
Работа выполняется с понедельника по пятницу и предполагает частичную занятость с такими преимуществами, как гибкий график, помощь в профессиональном развитии и оплачиваемый отпуск.
Обязанности и ответственность офис-менеджера- Контролирует общую работу офиса и предоставляет отчеты руководству
- Координирует встречи и графики, а также управляет календарями сотрудников
- Управляет файловыми системами и канцелярскими товарами, поддерживает ИТ-инфраструктуру и ведет инвентаризацию заказов
- Контролирует взаимодействие сотрудников и отвечает на их запросы по вопросам управления офисом
- Контролирует офисное управление и разрабатывает инновационные рабочие системы
- Работает с отделом кадров над обновлением политики офиса и набором новых сотрудников
- Наблюдает за обслуживанием гостей, сортирует почту и отвечает на прямые телефонные звонки
- Планирует всю внутреннюю или внешнюю деятельность организации
- Организует процессы поездок, включая бронирование авиабилетов и отелей, а также аренду автомобилей
Кандидат должен обладать следующим.
- Степень бакалавра делового администрирования, коммуникаций или любой смежной области
- Опыт работы административным или офисным менеджером от двух до четырех лет
- Дополнительная квалификация или сертификация в качестве административного сотрудника или секретаря
- Организационные навыки и навыки тайм-менеджмента
- Аналитические способности
- Исключительное внимание к деталям
- Навыки межличностного общения
- Продвинутые навыки работы с компьютером, способность изучать новые системы и процедуры
- Практический опыт работы с офисными машинами и оборудованием
- Опыт разработки внутренних систем
Отправьте сопроводительное письмо и резюме в формате .
pdf на [email], чтобы подать заявку на эту должность.
Объявление
Найдите подходящую кандидатуру на онлайн-рынке вакансий ZipRecruiter
Попробуйте ZipRecruiter сегодня, создав бесплатную учетную запись!
Разместить вакансию
Что включить в должностную инструкцию офис-менеджера
Поскольку офис-менеджер каждый день отвечает за то, насколько хорошо идут дела в вашей организации, вам необходимо подробное описание работы, чтобы привлечь подходящих кандидатов.
Вот несколько пунктов, которые следует включить в должностную инструкцию офис-менеджера.
Описательное название должности
Название должности может быть единственным, что появляется на экране потенциального кандидата, поэтому вам нужно обратить на него внимание. Убедитесь, что он показывает, что нужно вашей организации, и показывает, подходит ли кандидат на доступную роль.
Используйте четкие отраслевые термины и пусть название должности связано с навыками кандидата и культурой вашей компании.
Вы можете использовать такие слова, как офис-менеджер или административный сотрудник.
Информация о компании
Следующее, что вы должны включить в должностную инструкцию офис-менеджера, это краткое изложение целей и влияния вашей компании. Это введение даст потенциальным кандидатам представление о том, каково это работать на вас.
Это также возможность повысить их интерес к тому, что вы делаете, поэтому не стесняйтесь показать им, что вы предлагаете своим сотрудникам и как они могут стать одним из них.
Роль Ожидания
В этом разделе должностной инструкции офис-менеджера вы подчеркнете значение роли офис-менеджера, которая координирует административные обязанности и внутриофисное общение. Вы можете использовать любые слова, чтобы описать их, но сделайте их ясными и краткими. Кандидат должен иметь возможность прочитать это и понять, почему эта роль важна для вашей организации.
Также не забудьте предоставить информацию о рабочей среде, гибком графике, преимуществах, возможностях удаленной работы, требованиях к поездкам, льготах на поездки и любых других льготах, которыми офис-менеджер будет пользоваться во время работы с вами.
Должностные обязанности
Офис-менеджер обеспечивает бесперебойную работу офиса, выполняя такие обязанности, как координация совещаний, отправка электронных писем, организация канцелярских принадлежностей и оказание общей поддержки остальным сотрудникам. Здесь вы описываете, как будут выполняться ожидания, как с помощью общих должностных обязанностей, так и с помощью тех, которые характерны для вашей организации, в должностной инструкции вашего офис-менеджера.
Четко обозначьте эти пункты и выделите их маркерами или цифрами.
Необходимые навыки
Офис-менеджерам обычно требуется степень бакалавра в области изучения бизнеса или управления, коммуникаций, управления персоналом или в любой смежной области. В некоторых организациях можно получить аттестат о среднем образовании или GED, поэтому не забудьте указать требования вашей организации к образованию.
Не забудьте также указать необходимые навыки и опыт. Популярные навыки включают компьютерную смекалку, организаторские способности, самомотивацию и внимание к деталям.
Обычно желателен предыдущий опыт работы в качестве менеджера в офисе, администратора офиса или представителя фронт-офиса.
Призыв к действию
Чтобы убедиться, что вы получаете заявки от квалифицированных кандидатов, обязательно сообщите кандидатам, как с вами связаться. Кроме того, дайте им знать, что включить в свое заявление, но не усложняйте требования.
Включение призыва к действию заставляет работать нужных кандидатов и помогает отсеять неорганизованных кандидатов. Просто проверьте, насколько хорошо они следовали вашим инструкциям.
Часто задаваемые вопросы
Что делает хорошего офис-менеджера?
Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, офис-менеджер должен знать, как общаться с людьми и общаться с ними. Таким образом, хороший офис-менеджер — это тот, кто обладает здравым смыслом и терпением, чтобы взаимодействовать с остальными сотрудниками и поддерживать их в выполнении их обязанностей. Также полезно, если они знакомы с управлением проектами.
С кем работает офис-менеджер?
Офис-менеджер работает с каждой командой в организации, особенно с административными работниками, офисными помощниками, сотрудниками отдела кадров и администраторами. Обычно они подчиняются руководителям отделов, директорам или генеральным директорам.
Была ли эта статья полезна?
Оцените эту статью
★ ★ ★ ★ ★
Пожалуйста, оцените статью
Пожалуйста, введите действительный адрес электронной почты
КомментарииМы будем рады услышать от вас, пожалуйста, оставьте свой комментарий.
Неверный адрес электронной почты
Спасибо за отзыв!
Что-то пошло не так. Пожалуйста, повторите попытку позже.
Еще от
Информация, представленная на Forbes Advisor, предназначена только для образовательных целей.
Ваше финансовое положение уникально, и продукты и услуги, которые мы рассматриваем, могут не подходить для ваших обстоятельств. Мы не предлагаем финансовые консультации, консультационные или брокерские услуги, а также не рекомендуем и не советуем отдельным лицам покупать или продавать определенные акции или ценные бумаги. Информация о производительности могла измениться с момента публикации. Прошлые показатели не свидетельствуют о будущих результатах.
Forbes Advisor придерживается строгих стандартов редакционной честности. Насколько нам известно, весь контент является точным на дату публикации, хотя содержащиеся здесь предложения могут быть недоступны. Высказанные мнения принадлежат только автору и не были предоставлены, одобрены или иным образом одобрены нашими партнерами.
Кристиана Джолаозо провела обзор технических гаджетов и других важных для бизнеса технологических инноваций, чтобы помочь компаниям и частным лицам выбрать наиболее подходящие продукты.
Она фигурирует в 360 обзорах US News & World Report, Insider Business School и Best Reviews.
Кэсси — заместитель редактора, сотрудничающая с командами по всему миру и живущая в прекрасных холмах Кентукки. Она увлечена экономическим развитием и входит в совет директоров двух некоммерческих организаций, стремящихся возродить свой бывший железнодорожный городок. До прихода в команду Forbes Advisor Кэсси была менеджером по работе с контентом и менеджером по копирайтингу в Fit Small Business.
Редакция Forbes Advisor независима и объективна. Чтобы поддержать нашу отчетную работу и продолжать предоставлять этот контент бесплатно нашим читателям, мы получаем компенсацию от компаний, размещающих рекламу на сайте Forbes Advisor. Эта компенсация происходит из двух основных источников. Во-первых , мы предоставляем рекламодателям платные места для представления своих предложений. Компенсация, которую мы получаем за эти места размещения, влияет на то, как и где предложения рекламодателей появляются на сайте.
Этот сайт не включает все компании или продукты, доступные на рынке. Во-вторых, мы также включаем ссылки на предложения рекламодателей в некоторые наши статьи; эти «партнерские ссылки» могут приносить доход нашему сайту, когда вы нажимаете на них. Вознаграждение, которое мы получаем от рекламодателей, не влияет на рекомендации или советы, которые наша редакционная команда дает в наших статьях, или иным образом влияет на какой-либо редакционный контент в Forbes Advisor. Несмотря на то, что мы прилагаем все усилия, чтобы предоставить точную и актуальную информацию, которая, по нашему мнению, будет для вас актуальной, Forbes Advisor не гарантирует и не может гарантировать, что любая предоставленная информация является полной, и не делает никаких заявлений или гарантий в связи с ней, а также ее точностью или применимостью. . Вот список наших партнеров, которые предлагают продукты, на которые у нас есть партнерские ссылки.
Вы уверены, что хотите оставить свой выбор?
Объяснение роли офис-менеджера
Опубликовано в 03:57 в работе, Без рубрики от Белль
Трудно сосредоточиться на своей области знаний, если вас постоянно отвлекают, чтобы ответить на телефонный звонок, заказать чернила для принтера, управлять файлами, организовать платежную ведомость или выполнить любое количество важных задач, необходимых в каждом офисе.
Квалифицированный офис-менеджер может справиться с этими и другими задачами, позволяя вам и остальным вашим сотрудникам сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего.
Офис-менеджеры несут ответственность за бесперебойную работу офиса и надзор за административной поддержкой. Обязанности и обязанности офис-менеджера обычно включают надзор за административным персоналом, прием и направление посетителей, а также выполнение или делегирование основных офисных задач. Работа может широко варьироваться в обязанностях и обязанностях, от приема, редактирования и поддержки до обработки определенного типа документов или подачи документов для определенного отдела.
Квалифицированный офис-менеджер также имеет опыт работы с различными офисными программами (инструментами электронной почты, электронными таблицами и базами данных) и способен четко выполнять административные обязанности.
Обязанности и ответственность:
- Планирование встреч и встреч
- Организация планировки офиса и заказ канцелярских принадлежностей и оборудования
- Поддержание офисного состояния и организация необходимого ремонта
- Сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержки офисных политик по мере необходимости
- Организация офисных операций и процедур
- Координация с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию
- Убедитесь, что все товары выставлены и оплачены вовремя
- Ведение переговоров по контрактам и ценам с поставщиками офисных помещений, поставщиками услуг и арендой офисных помещений
- Управлять бюджетом офисных общих и административных расходов и обеспечивать точную и своевременную отчетность
- Оказывать общую поддержку посетителям
- Помощь в процессе адаптации новых сотрудников
- Отвечать на вопросы сотрудников по вопросам управления офисом (например, канцелярские товары, оборудование и организация командировок)
- Взаимодействие с поставщиками услуг по управлению объектами, включая услуги по уборке, кейтерингу и безопасности
- Планирование внутренних и внешних мероприятий, таких как вечеринки, праздники и конференции
- Организация собраний и управление базами данных
- Забронировать транспорт и проживание
- Организация корпоративных мероприятий или конференций
- Работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
- Подготовка писем, презентаций и отчетов
- Руководить и контролировать работу административного персонала
- Организация ознакомительных программ для новых сотрудников
- Убедитесь, что политика охраны здоровья и безопасности обновлена
- Посещать встречи с высшим руководством
- Помогайте отделу кадров организации, обновляя записи о персонале, организуя собеседования и т. д.
д.Квалификация:
- Степень иногда может быть полезной, и эта карьера открыта для выпускников всех специальностей. Однако многие работодатели не указывают академическую квалификацию в качестве требования, вместо этого подчеркивая важность:
- Опыт работы на административной должности
- Знание программных пакетов
- Хорошие навыки межличностного общения и тайм-менеджмента.
- Практический опыт работы с офисной техникой (например, факсами и принтерами)
- Внимание к деталям и навыки решения проблем
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
- Сильные организационные навыки и навыки планирования в быстро меняющейся среде
- Творческий ум с возможностью предлагать улучшения
Ключевые навыки:
- Надежность и осмотрительность: вы будете часто узнавать о конфиденциальных вопросах
- Адаптивность
- Навыки общения, ведения переговоров и построения отношений
- Организаторские способности
- Навыки решения проблем
- Инициатива
- Лидерство и способность добиваться результатов
- Навыки составления бюджета
- Внимание к деталям
Riveter Consulting Group ищет и удерживает выдающихся людей с подтвержденным послужным списком.