Менеджмента работа: перспективы работы и куда пойти учиться на менеджера?

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Управление методической работы и менеджмента качества

Основные цели Управления методической работы и менеджмента качества (УМР и МК) –
– в области методической работы: обеспечение качества образовательной деятельности университета на основе эффективного методического сопровождения реализации основных профессиональных образовательных программ (далее ОПОП).

– в области менеджмента качества: организация результативного функционирования системы менеджмента качества университета для обеспечения  условий, необходимых для преобразования механизма управления научно-образовательной системой вуза в состояние, адекватное по своим результатам современным требованиям к качеству подготовки специалистов, обеспечивающее стабильное повышение качества образования и способствующее формированию у потребителей доверия к профессиональным качествам выпускников университета в сочетании с устойчивым повышением их конкурентноспособности на рынке труда.

Задачи Управления:
– формирование единой стратегии методического сопровождения реализации ОПОП и регламентация учебно-методической работы университета;
– методическое сопровождение реализации ОПОП;
– разработка нормативной и распорядительной документации регламентирующей методическую работу в университете;

– анализ состояния и результатов методической работы в университете, определение направлений ее совершенствования;
– обеспечение эффективности системы менеджмента качества, ее развитие, совершенствование и поддержание в рабочем состоянии для результативного функционирования реализуемых в университете процессов, во всех его подразделениях (в том числе и в филиалах) в соответствии с требованиями ISO 9001:2015;
– документационное обеспечение СМК университета и поддержание документации в актуализированном и рабочем состоянии;
– координация и обеспечение деятельности по измерению, мониторингу, анализу и улучшению процессов, а также удовлетворенности потребителей;
– организация и проведение мероприятий, направленных на постоянное улучшение и совершенствование системы качества всех подразделений университета;
– обобщение и содействие использованию в практике ДГТУ опыта и рекомендаций международных и российских организаций по управлению качеством.
Управление менеджмента качества за пределами рабочего времени и выполнения основных задач подразделения, может оказывать дополнительные платные услуги по системе менеджмента качества / по направлениям деятельности Управления.

История создания УМР и МК

Приказом ректора от 26.03.2002 г. № 86-А отдел «Стандартизация и метрология» был переименован в отдел «Управление качеством, стандартизация и метрология» и введен в состав учебно-методического управления.

Приказом ректора от 14.02.2008 г. № 73-А отдел был выделен из состава учебно-методического управления с подчинением ректору университета.

Приказом ректора от 14.03.2008 г. № 131-А отдел «Управление качеством, стандартизация и метрология» был переименован в отдел «Управление качеством», который, в свою очередь, был преобразован в Центр менеджмента качества с подчинением ректору университета.

Приказом ректора от 18. 10.2022 г. № 271 Центр менеджмента качества реорганизован в Управление методической работы и менеджмента качества с двум отделами: Методическим отделом  и  Отделом менеджмента качества.

Управление методической работы и менеджмента качества организует свою работу в форме проектной деятельности.

Что такое управление работой? Руководство для начинающих [2023] • Асана

Резюме

Как убедиться, что ваша команда сосредоточена на самой важной работе? Управление работой помогает организациям координировать работу между проектами и командами, уменьшая разрозненность и оптимизируя межфункциональное сотрудничество. Узнайте, что такое управление работой и как оно может изменить ваш бизнес.

Рабочие процессы, управление задачами, бизнес-процессы… В наши дни для создания успешного рабочего места требуется многое. Все больше и больше компаний осознают важность добавления инструментов, программного обеспечения и платформ, которые выходят за рамки управления задачами и могут координировать работу и общение членов команды в режиме реального времени. Автоматизация находится на переднем крае, и лидеры ищут способы делать больше с меньшими затратами. Короче говоря, происходит много всего, и может показаться, что все эти идеи — разрозненные части организации работы. Но на самом деле все эти концепции являются аспектами стратегического управления работой.

Что такое управление работой?

Управление работой — это систематический подход к управлению рабочими процессами организации, такими как проекты, текущие процессы или рутинные задачи, для обеспечения ясности, необходимой командам и всей организации. Это форма совместной разведки, которая предназначена для координации людей и работы на всех уровнях организации, чтобы гарантировать, что у каждого есть информация, необходимая для выполнения наиболее важной работы.

Загрузить электронную книгу: Что такое управление работой и зачем оно нужно вашей команде

Управление работой и управление проектами

Хотя люди иногда путают управление работой с управлением проектами, на самом деле это разные идеи. Управление работой — это широкая система и способ выполнения работы, включающая проекты, планирование и процессы. Этот целостный способ работы фокусируется на соединении точек между командами, обеспечении ясности и оптимизации межфункционального сотрудничества. Например, управление работой может включать создание структуры рабочего процесса, в которой заинтересованные лица могут беспрепятственно передавать эстафетную палочку разным командам и обеспечивать, чтобы все ссылались на одну и ту же систему записи..

С другой стороны, управление проектами больше связано с логистическими этапами наблюдения за проектами. Создание графиков проекта и списков дел, координация зависимостей и планирование управления ресурсами — все это аспекты управления проектами. Следовательно, планирование или управление проектом — это часть управления работой, но не все. В двух словах: управление проектом смотрит на дерево, а управление работой берет на себя весь лес.

Читайте: Управление работой и управление проектами: в чем разница?

Что такое платформа управления работой?

Платформа управления работой координирует планы, проекты и процессы во всей организации. Создавая централизованный центр для всей работы, вы уменьшаете разрозненность и помогаете командам отслеживать прогресс и работать над важнейшими инициативами вашей компании.

Платформы управления работой и программное обеспечение для управления проектами являются инструментами для совместной работы. Например, в обоих типах программного обеспечения вы часто найдете панели отчетности, диаграммы Ганта или доски Канбан. Но в отличие от программного обеспечения для управления проектами, платформа управления работой связывает всю работу, команды и цели друг с другом. Это означает, что каждый человек, выполняющий проектную задачу, точно знает, как эта задача поддерживает самые важные цели и задачи компании.

Что такое управление работой и зачем оно нужно вашей команде

Не ограничивайтесь управлением проектами. Из этой электронной книги вы узнаете, как управление работой может помочь вам планировать, организовывать и выполнять работу между командами.

Получить информацию

Инструменты управления работой в действии: пример

Несколько лет назад в Viessmann профессор доктор Мартин Виссманн и его сын (теперь со-генеральный директор) Макс осознали важность перемещения систем отопления и охлаждения. систем в эпоху интеллектуальных устройств и Интернета вещей. Наряду с внедрением инновационных продуктов он также хотел улучшить внутреннюю работу компании, введя бизнес- и операционные группы Viessmann в то, что он называет «эпохой эффективного сотрудничества».

Вполне логично, что семья Viessmann верит в использование технологий. Viessmann — компания с вековой историей, и для Мартина и Макса организация должна была постоянно модернизировать как свою продукцию, так и рабочее место, чтобы процветать десятилетие за десятилетием.

Здесь в историю вступает Александр Пёлльманн, менеджер по умному офису и совместной работе компании Viessmann. Ему было поручено спланировать и внедрить «будущее рабочее место» и принять «эпоху эффективного сотрудничества» в Viessmann. Это позволит компании с вековой историей превратиться в мир ультрасовременной, передовой бытовой техники.

Прежде чем Алекс начал внедрять новые технологии, ему потребовалось некоторое время, чтобы лучше понять потребности организации.

Что он нашел? Сотрудникам требовался инструмент, позволяющий легко подключаться, сотрудничать и делать больше вместе в компании, которая становится все более распределенной. Поскольку компания Viessmann за десятилетия выросла, многие люди работали в разных странах и часовых поясах, что усложняло совместную работу, особенно потому, что не было единого источника достоверной информации, к которому все могли бы обратиться для управления работой между командами.

Цель Алекса состояла в том, чтобы обеспечить плавную цифровую трансформацию в масштабах всей организации для совместной работы всех сотрудников Viessmann — трансформацию, которая больше, чем отдельный проект или команда. Важнейшей частью этой цифровой трансформации было внедрение платформы управления работой.

Как управление работой упрощает координацию проектов

Концепция управления работой становится все более популярной и имеет смысл для многих людей, по крайней мере, в теории. Однако как на практике выглядит управление работой и как оно делает координацию проектов вашей команды менее напряженной и более четкой?

Как показывает пример Viessmann, платформа управления работой позволяет командам легко координировать свои действия как в офисе, так и в удаленной или распределенной команде. Давайте углубимся в то, как это выглядит.

Контекст слоев управления работой в рамках совместной работы — что и как в сочетании с где вы и ваша команда работаете. Как вы могли догадаться, учитывая инструменты, которые многие люди используют в своей работе, объединение контекста и совместной работы не происходит естественным образом, особенно в удаленной среде. Вам нужно глубоко подумать о своем технологическом стеке и о том, как он может помочь беспрепятственно преодолеть этот разрыв. Эти три уровня технического стека помогут вам более естественно объединить контекст и координацию:

• Связь : Вероятно, у вас уже есть несколько инструментов и приложений для общения, таких как Zoom, Slack и электронная почта. Ваша команда должна найти правильный баланс общения с этими инструментами и решить, какой из них следует использовать для того или иного типа общения. Интеграция может помочь сократить ваш технический стек, чтобы все ваши инструменты были доступны в одном месте.

• Контент : Хранилища контента — это место, где вы храните всю свою информацию и документы. Такие платформы, как Dropbox, Google Drive или OneDrive, — это безопасные хранилища, на которые вы полагаетесь при создании, сохранении и совместном использовании результатов.

• Координация : Какими бы важными ни были ваши инструменты связи и хранилища контента, трудно эффективно сотрудничать и координировать свои действия в команде без платформы управления работой, такой как Asana. Этот последний слой создает ясность — например, кто что делает и когда — и обеспечивает контекст для работы, которую делает ваша команда, как единый источник правды.

Добавление этого уровня координации и единого источника достоверной информации в ваш технический стек с платформой управления работой жизненно важно для успешных команд — это обеспечивает живую систему, где каждый может видеть, обсуждать и работать над командными приоритетами в одном месте.

Прежде чем команды могли использовать любые инструменты, они хотели планировать свою работу, но это затрудняло сотрудничество и общение, что создавало разрозненность. Так что теперь мы сосредоточены на том, чтобы сконцентрироваться на одном инструменте».

— Мориц Шоллен, руководитель отдела финансов и отношений с инвесторами в Earlybird Venture Capital

Оптимизируйте процессы с помощью управления работой и сэкономьте время экономия времени и энергии вашей команды.

Прочтите: То, как мы работаем, не работает: вот как стать более продуктивным

Большая часть нашей работы связана с непрерывными или повторяющимися процессами, и вы можете даже не осознавать этого. Если у вас есть четкое представление о том, чего ваша команда должна достичь и кто и что делает, когда, отличный способ сэкономить время и эффективно реализовать свои планы — это знать, какие углы вы можете срезать. Создавая шаблоны ваших повторяющихся процессов и автоматизируя работу, ваша команда может двигаться более эффективно и продуктивно для достижения ваших целей.

Для наших больших редакционных проектов мы каждый раз выполняем одни и те же шаги, поэтому мы создали для них шаблон проекта. Это экономит команде много усилий на этапе планирования».

— Ким Брайсон, операционный директор журнала C&EN для Американского химического общества. «Для моей команды это Асана. Изнутри Asana мы можем предоставить любой необходимый контекст, а затем перенаправить людей к дополнительным документам на наших платформах облачного хранения, финансовых инструментах или других областях Asana».

Эта ясность программного обеспечения для управления работой дает вам и вашей команде уверенность, позволяя всем добиваться прогресса в достижении общих целей, независимо от того, работаете ли вы вне офиса или находитесь в разных часовых поясах.

Отдельные сотрудники и группы должны понимать, как их работа способствует достижению общекорпоративных приоритетов, чтобы они чувствовали себя уполномоченными, вовлеченными и связанными с наиболее важной работой. Управление работой обеспечивает ясность для команд, давая им уверенность в том, что они могут смело идти вперед с самой важной работой и перестать сомневаться или сталкиваться с невидимыми препятствиями.

Что такое управление работой и зачем оно нужно вашей команде

Не ограничивайтесь управлением проектами. Из этой электронной книги вы узнаете, как управление работой может помочь вам планировать, организовывать и выполнять работу между командами.

Получить информацию

Что такое управление работой? Создание системы управления работой

Управление проектами

Руководитель проекта

по William Malsam | 23 ноября 2021 г.

Содержание

• Что такое управление работой?
• Управление работой и управление проектами
• Процесс управления работой
• Что такое система управления работой?

Руководители проектов тратят много времени на планирование того, как будет выполняться работа. Проведение технико-экономического обоснования, планирование его успеха, планирование задач, организация ресурсов и составление бюджета — все это важно.

Затем наступает этап выполнения, после чего большая часть внимания руководителя проекта сосредоточена на связанных с работой областях управления проектом, таких как управление задачами, ресурсами и временем. Руководителям проектов необходимо создать систему управления работой, чтобы одновременно следить за всеми этими аспектами.

Получение максимальной отдачи от вашей команды, обеспечение того, чтобы у них были необходимые инструменты управления работой, соответствующие их возможностям на определенном этапе проекта, является ключом к максимальной производительности. Для создания этой оптимальной структуры рабочего процесса требуется система управления работой.

Что такое управление работой?

Управление работой можно определить как использование инструментов и методов управления для управления временем, ресурсами, командами и задачами. Основной целью управления работой является повышение производительности в бизнес-процессах или проектах.

Управление работой является ключом к контролю содержания проекта и предотвращению проблем с ресурсами, временем или задачами. В любом случае, целью использования инструментов и методов управления работой является оптимизация этих процессов для лучшего планирования задач проекта, удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон, управления ресурсами и оценки производительности для дальнейшего повышения производительности.

Управляйте работой своей команды онлайн с помощью лучшего программного обеспечения для управления работой на рынке. Узнать больше!

Управление работой и управление проектами

Управление работой и управление проектами — не совсем одно и то же, но команды могут извлечь выгоду из обоих. Оба являются методами управления командами, временем и работой, и оба могут использоваться в бизнесе. Однако основное различие между ними заключается в том, что управление работами сосредоточено на управлении объемом проекта, в то время как управление проектами является гораздо более широкой дисциплиной. Они могут как использовать инструменты для совместной работы, чтобы помочь членам команды, так и применять программное обеспечение для управления работой, инструменты управления работой и программное обеспечение для управления проектами.

Менеджер проекта занимается и тем и другим и использует бизнес-аналитику, чтобы лучше справляться с проектными задачами и проектной работой в реальном времени. Система управления работами является частью инструментов управления проектами, которая включает в себя хранилище файлов и действует как центральный узел для проектных групп и их работы. Таким образом, управление работой и управление проектами работают рука об руку, предоставляя руководителям проектов инструменты, необходимые для более эффективного управления их проектами.

Процесс управления работой

Процесс управления работами начинается с определения объема проекта, планирования, составления графиков и последующего выполнения работы. Но на этом все не заканчивается: важно следить. Используйте отчеты о статусе проекта и инструменты управления работой, чтобы выяснить, что помогает, а что нет.
Управление работой заключается в том, чтобы объединить многие из различных частей управления проектом, поскольку они относятся к команде, и интегрировать их в систему управления работой, которая повышает производительность. Таким образом, управление работой затрагивает многие аспекты управления проектами.

• Идентификация: Чтобы управлять работой, сначала необходимо определить, как, когда и каким образом эта работа выполняется. Будьте тщательны и точны. При управлении проектами вы можете использовать структуру декомпозиции работ, чтобы визуализировать каждую задачу в рамках вашего проекта.
• План: Теперь пришло время спланировать, какую работу необходимо выполнить. Как было сказано ранее, структура разбивки работ поможет вам оценить время, которое займет эта работа, и задействованные ресурсы.
• Расписание: У вас есть запланированная работа и временная шкала, теперь вам нужно создать рабочий график, будь то ежедневно или еженедельно, чтобы определить рабочий процесс и обязанности.
• Документ: Всегда ведите бумажный след процесса управления работой, чтобы фиксировать все, чему научились, и коммуникации, связанные с ним.
• Анализ: Наконец, используйте опыт и документацию для усовершенствования своих процессов. Управление работой – это постоянно совершенствующаяся система.

Что такое система управления работой?

Система управления работой — это набор инструментов и методов управления, которые используются для управления командами, задачами, ресурсами и временем. Большинство современных систем управления работой полагаются на программное обеспечение для управления работой, потому что оно предоставляет организациям инструменты для совместной работы и функции управления проектами для контроля и оптимизации производительности своих команд. Это некоторые из ключевых функций, которые вам понадобятся от программного обеспечения для управления работой.

• Представления проекта, такие как диаграммы Ганта и календари проекта, для визуализации сроков и расписаний проекта
• Инструменты совместной работы в режиме реального времени, такие как доски объявлений и неограниченное хранилище файлов
• Функции управления задачами, управления временем и ресурсами
• Табель учета рабочего времени и инструменты управления рабочей нагрузкой
• Интеграция с другим программным обеспечением для управления проектами или бизнесом

Элементы системы управления работами читаются как функции мощного инструмента управления проектами. Они включают в себя управление ресурсами, совместную работу в команде, управление временем и задачами, составление бюджета, отчетность и многое другое. В некотором смысле управление работой является центром, вокруг которого вращаются все эти спицы. Если вы настроите его правильно, вы получите больше от своих проектных команд.

Как программное обеспечение для управления работой помогает вам управлять работой

ProjectManager — это отмеченный наградами инструмент управления проектами, который организует работу для оптимизации процессов и повышения производительности. Он содержит ключевые функции управления работой, необходимые для повышения эффективности вашего проекта и команды, например:

.

• Управление работой
• Управление ресурсами
• Тайм-менеджмент
• Инструменты для совместной работы

Планируйте свои проекты совместно с нашей онлайн-диаграммой Ганта. Каждый может быть частью процесса управления работой, и как только вы соберете все задачи, необходимые для достижения конечного результата, просто добавьте продолжительность, и они заполнят график проекта.

Кроме того, контролируйте рабочий процесс, разбивая более крупный план проекта на более мелкие этапы. Наши инструменты управления работой позволяют настраивать цвета и представления, чтобы различать этапы проекта, а затем добавлять вехи, указывающие, когда заканчивается один этап и начинается другой.

Любые задачи, запуск или завершение которых зависят от другой задачи, могут быть связаны, чтобы не было узких мест, замедляющих работу в дальнейшем в проекте. Поскольку наше программное обеспечение является облачным, по мере внесения изменений просто перетащите задачу на новую дату, и каждая связанная задача будет мгновенно обновлена.

Мгновенные обновления для обеспечения непрерывности работы

Члены команды мгновенно уведомляются о любых изменениях в плане проекта по электронной почте или в приложениях. Облачное хранилище файлов и инструменты для совместной работы в режиме реального времени позволяют менеджерам добавлять указания и прикреплять документы и изображения непосредственно к задаче при назначении, а команды могут комментировать, где бы они ни находились и когда бы ни работали. Все находятся на одной странице, работая вместе с программным обеспечением для управления работой.

Сбалансировать рабочие нагрузки

Менеджеры не хотят мешать своим командам, но им также необходимо программное обеспечение для управления работой, чтобы обеспечить прозрачность их работы. На странице управления командой перечислены все, их задачи и общий процент выполнения. Используйте страницу рабочей нагрузки, чтобы узнать, не работает ли кто-то из них из-за перерасхода ресурсов. Затем перераспределите, чтобы освободить их.

Отслеживание прогресса с помощью информационных панелей

Наконец, вы получите общее представление о проекте с помощью панели управления в режиме реального времени, которая автоматически отслеживает шесть показателей проекта, выполняя для вас расчеты задач, ресурсов и времени, а затем отображая результаты в красочных графиках и диаграммах. Для получения более подробной информации используйте инструменты отчетности одним щелчком мыши, чтобы увидеть затраты, общее состояние и отклонение проекта.