Основные должностные обязанности администратора – версия от 2023 года
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
Администратора
1. Общие положения
1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Администратор должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
- структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
- правила и методы организации обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг;
- основы экономики, организации труда и управления;
- основы маркетинга и организации рекламы;
- планировку и порядок оформления помещений и витрин;
- основы эстетики и социальной психологии;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.
4. Администратор в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Администратор подчиняется непосредственно .
1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.
2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.
3. Должностные обязанности
Администратор исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.
4. Права
Администратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Администратор привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1.. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
Должностные инструкции администратора | Должностные обязанности и образец должностной инструкции администратора — Superjob.ru
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 5 сентября 2017 г.
№659н «Об утверждении профессионального стандарта «Работник по приему и размещению гостей»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности администратора гостиницы: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.3. Администратор гостиницы назначается на должность и освобождается от нее приказом директора гостиницы.
1.4. Администратор гостиницы подчиняется непосредственно директору гостиницы.
1.5. Во время отсутствия администратора гостиницы его права и обязанности возлагаются на других специалистов гостиницы, о чем директором гостиницы выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих.
Требования к стажу работы и особые условия допуска к работе не предъявляются. 1.7. Администратор гостиницы должен знать:
• нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие деятельность средств размещения;
• правила приема и обслуживания в гостиницах;
• правила регистрации и размещения российских и зарубежных гостей в гостиницах;
• правила проведения расчетов с гостями гостиницы в наличной и безналичной форме;
• принципы работы специализированных программных комплексов, используемых в гостиницах;
• правила бронирования номеров в гостиницах;
• правила хранения и выдачи багажа гостей в гостиницах;
• основы этики, этикета и психологии обслуживания гостей в гостиницах;
• основы межличностного и делового общения;
• требования охраны труда;
• основы охраны здоровья, санитарии и гигиены;
• правила антитеррористической безопасности и безопасности гостей.
1.8. Администратор гостиницы должен уметь:
• осуществлять регистрацию российских и иностранных гостей гостиницы;
• обрабатывать информацию о гостях гостиницы с использование специализированных программных комплексов;
• осуществлять расчеты с гостями во время их размещения в гостинице в наличной и безналичной форме;
• оказывать помощь гостям в чрезвычайных ситуациях, в том числе при эвакуации из гостиницы;
• оформлять документы, подтверждающие пребывание гостя в гостинице;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации;
• осуществлять текущий аудит службы приема и размещения гостиницы;
• распределять работу между сотрудниками службы приема и размещения, координировать ее и ставить им производственные задачи;
• хранить ключи и ценности гостей в соответствии с правилами гостиницы;
• контролировать обеспеченность службы приема и размещения материально-техническими, информационными ресурсами;
• составлять отчеты о работе службы приема и размещения.
1.9. Администратор гостиницы руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами организации;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности администратора гостиницы
Администратор гостиницы выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. встреча, размещение и регистрация гостей,
2.2. работа с системой бронирования номеров,
2.3. работа с кассовым аппаратом, терминалом для банковских карт,
2.4. консультирование гостей по возникающим вопросам,
2.5. прием и распределение входящих звонков и документации,
2.6. координирование внутренних служб гостиницы/отеля,
2.7. контроль состояния номеров перед заселением и после выселения гостей,
2.8. работа с просьбами и жалобами гостей,
2.9. составление итоговых отчетов за смену.
III.
Администратор гостиницы имеет право:
3.1. Запрашивать у директора гостиницы информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать директора гостиницы и других работников документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений директора гостиницы, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся приема и размещения гостей гостиницы, координации работы различных служб гостиницы.
3.5. Информировать директора гостиницы о нарушениях трудового законодательства в организации.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность администратора гостиницы
Администратор гостиницы несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Администратор гостиницы работает в сменном режиме по графику, утвержденному директором гостиницы.
5.2. Представляет директору гостиницы итоговые отчеты за смену и иные отчетные периоды.
5.3. Получает от директора гостиницы и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.4. Исполняет должностные обязанности других специалистов гостиницы во время их отсутствия в соответствии с распоряжением директора гостиницы.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением директора гостиницы.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Образец должностной инструкции администратора | Monster.com
Администратор [Вводный абзац] Начните описание должности администратора со вступительного абзаца, который расскажет потенциальному кандидату немного о вашей компании и рабочей среде.
Это ваш шанс выделить свою компанию среди остальных, дав им честное представление о вашей офисной культуре. Возьмите 2-3 предложения, чтобы удовлетворить вашу рекрутинговую презентацию идеальному кандидату и привлечь лучших из лучших.
Администратор Должностные обязанности:
- Отвечает на телефонные звонки и обеспечивает исключительное обслуживание внутренних и внешних клиентов.
- Черновики отчетов и корреспонденции.
- Заказы материалов и оборудования; заключает договоры на обслуживание оргтехники.
- Посещает собрания и записывает их.
- Поддерживает связь с внутренними и внешними подразделениями для выполнения рабочих задач.
- Помогает менеджерам и руководителям в разработке политик и процедур.
- При необходимости обеспечивает поддержку стойки регистрации.
- Обеспечивает разрешения на поездки, размещение и регистрацию на конференции для сотрудников.
- Аудит/обработка заявлений о командировочных расходах.
- Обрабатывает запросы на компенсацию пробега за командировку под наблюдением.
- Отслеживает и распространяет ежемесячные отчеты о командировках.
- Ведет учет кредиторской и дебиторской задолженности.
- Решает проблемы, связанные с поставщиками в отношении отгрузок, выставления счетов и выписок.
- Контролирует расходы, обрабатывает платежные требования на возмещение; готовит заказы на покупку, заявки на покупку и обеспечивает надлежащие процедуры оплаты поставщиков услуг, консультантов и подрядчиков.
- Получает и проверяет счета на предмет их точности и соответствия, а также обеспечивает своевременную оплату счетов отдела.
- Выполняет административные задачи по поиску преподавателей и найму персонала.
- Надзор за процедурами найма отдела.
- Занимается планированием мероприятий для совещаний, профессионального развития и других инициатив отдела.
- Выполняет другие обязанности по назначению.
[Рабочие часы и льготы] Обсудите рабочее время и льготы для вашей компании здесь.
Хотя эти должности обычно предполагают обычные часы работы, сообщите потенциальным администраторам о гибком графике и любых требованиях к командировкам. Обязательно предлагайте им преимущества, которые выделяют вас среди других, такие как оплачиваемый отпуск, непрерывное образование или кредиты на обучение.
Квалификация/навыки администратора:
- Managing processes
- Developing standards
- Promoting process improvement
- Tracking budget expenses
- Staffing
- Supervision
- Delegation
- Informing others
- Reporting skills
- Supply management
- Inventory control
Education , опыт и лицензионные требования:
- Степень бакалавра
- Два-три года опыта управления в офисе
- Предпочтителен опыт работы в конкретной отрасли
- Умение работать с программным обеспечением Microsoft Office и телефонными системами
[Призыв к действию] Теперь, когда вы заинтересовали кандидата, обязательно сообщите ему, как подать заявку, и поощряйте его к действию так.
Самые эффективные должностные инструкции администратора делают это с помощью убедительного призыва к действию прямо здесь. Посоветуйте потенциальным администраторам подать заявку через список вакансий или напрямую связаться с вашим отделом кадров.
Правильный администратор обладает навыками и поведением, чтобы ваш офис работал как хорошо смазанная машина. Написание целевого описания работы — лучший способ убедиться, что вы найдете подходящего человека для этой работы. Эффективно находите лучших кандидатов с помощью Monster, разместив бесплатное объявление о работе уже сегодня!
Каковы обязанности администратора в организации? | Малый бизнес
М.Т. Вроблевски Обновлено 21 февраля 2019 г.
Вы занимаетесь своим бизнесом или бизнес загоняет вас… в землю? Каждый бизнес проходит через лихорадочные циклы, но если они стали нормой, а не исключением, возможно, пришло время прислушаться к знакам и нанять администратора.
Это избавит вас от повседневных махинаций на рабочем месте, и вы сможете заниматься тем, что у вас получается лучше всего: заниматься любимым делом, занимаясь любимым делом.
Администраторы занимаются большими и малыми проблемами
Прежде чем вы начнете рассматривать способы, с помощью которых администратор может облегчить вашу работу и сделать ваш бизнес образцом эффективности, вам, возможно, придется смириться со словом и понятием, на адаптацию которых некоторым владельцам малого бизнеса требуется некоторое время. кому: делегация. Это может быть легче понять, если вы подумаете о типах прерываний, с которыми вы имеете дело, и о том, как вы могли бы делегировать большинство из них администратору. Например:
- Крупный клиент хочет узнать, можете ли вы помочь ему реализовать новый проект
- Двое сотрудников спорят друг с другом и, кажется, вовлекают других сотрудников в свои «лагеря»* В город приближается ведущая торговая выставка, предоставляющая прекрасную возможность представить несколько новых и важных деловых представлений
- Офисный копировальный аппарат битком набит бумага снова – ежедневное явление, которое подчеркивает, что ее необходимо заменить
- Ваша команда по маркетингу хочет просмотреть квартальные рекламные отчеты компании
- Продавцу местной коммунальной службы нужно 15 минут, чтобы объяснить, как смена поставщика уменьшит ваш ежемесячный счет на 25 процент
- Пришло время для ежегодных обзоров сотрудников, и они начинают спрашивать, когда начнется этот процесс начните с написания должностной инструкции для администратора вашего малого бизнеса. Должность похожа на должность менеджера, но администратор занимается не только управлением сотрудниками и повседневными событиями, происходящими в офисе; он также взаимодействует с клиентами и поддерживает связь с руководством.
Так как администратор обычно имеет свою руку во всех аспектах бизнеса, он может быть бесценным помощником владельца малого бизнеса. Вот почему администраторов часто считают правой и левой рукой владельца бизнеса.
Учитывая характер роли, вы правы, полагая, что важно выбрать человека, с которым у вас сложились дружеские и доверительные отношения и чье мнение вы цените. Не всегда легко брать на себя ответственность, как босс, но знайте, когда уступить настоящему. Но смекалистый администратор знает, как добиться этого баланса.
Набор навыков требует «мягкого человека»
Если кто-то не приходит на ум на эту важную роль, возможно, он придет, если учесть другие полезные качества, которыми обладают эффективные администраторы:
- Исключительные коммуникативные навыки, включая письменные но особенно словесного разнообразия. Как «главный специалист по решению проблем», администратор также должен быть отчасти болельщиком (в основном для сотрудников) и отчасти угождающим дипломатом (в основном для клиентов). Острые навыки организации и управления временем,
Ссылки
- Министерство труда США: Менеджеры административных служб
- Флоридский колледж карьеры: шесть основных навыков, которыми должен обладать каждый офисный администратор
- Ranstad: какие навыки ищут работодатели офисного администрирования?
- Mighty Recruiter: Professional Office Administrator Образец должностной инструкции
Писатель Биография
Мэри Вроблевски получила степень магистра с отличием в области коммуникаций и работала репортером и редактором в двух редакциях Чикаго. Затем она запустила свой собственный небольшой бизнес, который специализировался на оказании помощи владельцам малого бизнеса во «всех аспектах маркетинга» — от составления маркетингового плана и написания текстов для веб-сайтов до составления медиапланов и разработки кампаний по электронной почте.
- Исключительные коммуникативные навыки, включая письменные но особенно словесного разнообразия.
Должность похожа на должность менеджера, но администратор занимается не только управлением сотрудниками и повседневными событиями, происходящими в офисе; он также взаимодействует с клиентами и поддерживает связь с руководством.
Как «главный специалист по решению проблем», администратор также должен быть отчасти болельщиком (в основном для сотрудников) и отчасти угождающим дипломатом (в основном для клиентов). Острые навыки организации и управления временем, 
В конце концов, это навыки, которые будут поддерживать ваш бизнес в рабочем состоянии, чтобы вы могли петь свою собственную счастливую мелодию, делая то, что у вас получается лучше всего.