Кто такой офис-менеджер и чем он занимается.
Профессия офис-менеджера сочетает секретарские и административные задачи. Обязанности разнятся в зависимости от типа предприятия. Задачи подразумевают поддержку работоспособности офиса и распределение документов по адресным подразделениям. Подробнее рассмотрим, кто такой офис менеджер и чем он занимается, в рамках статьи.
Где можно отучиться
Получить специальность можно различными способами. Варианты обучения:
- В университете. Такой профессии среди направлений вузов не существует. Однако для работы можно получить образование в рамках смежных курсов. Среди таковых «Менеджмент», «Управление на предприятии», «Делопроизводство».
- В средних специальных учебных заведениях. С недавних пор обучение проводят в колледжах и техникумах. Получить специальность можно на базе аттестата об окончании 9 класса.
- Онлайн. Для получения знаний в области достаточно закончить профильную онлайн-программу. Важно выбирать обучение в зарекомендовавших университетах, работающих через Интернет.
Для некоторых работодателей наличие образования не является критерием для отбора персонала. Зависит от сложности работы на конкретном месте и специфики самого предприятия.
Профессиональные навыки
На первый взгляд, работа офис-менеджера кажется предельно простой. Однако это лишь мимолетное впечатление. На деле успешное выполнение профессиональных задач требует многочисленных профессиональных навыков, а именно:
- Знание делопроизводства. Специалисту приходится иметь дело с корреспонденцией. Ее нужно правильно регистрировать и распределять по заинтересованным подразделением.
- Уверенное знание компьютера. Профессионал работает в различных программах, поэтому должен хорошо разбираться в ПО.
- Опыт обращения с оргтехникой. Зачастую работнику приходится следить за состоянием копировальных машин и сканеров, менять в них картриджи и закладывать бумагу. Нужно уметь решать минимальные сложности, связанные с работой техники.
- Навык деловой переписки. Требуется вежливо и корректно формулировать мысли. Необходимы грамотность и владение деловой перепиской, чтобы общаться с клиентами и контрагентами.
- Ориентирование в структуре компании. Необходимо знать кто и чем занимается в конкретной организации, чтобы быстро обращаться при необходимости в другие подразделения.
- Навыки планирования. Могут понадобиться, если в обязанности входит закупка товаров для обеспечения жизнедеятельности офиса.
- Знание языков. Понадобится для устройства в международные компании или фирмы, работающие с иностранными клиентами.
Личные качества, необходимые для работы
Работа офис-менеджера связана с высоким темпом и внушительной загрузкой. Он контактирует с руководством, клиентами, коллегами. Хорошо, если профессионал будет обладать такими личными качествами, как:
- Ответственность. Придется брать на себя определенные решения и выполнять поручения руководства вовремя и в полном объеме.
- Многозадачность. Зачастую приходится заниматься несколько делами одновременно. Например, отвечать на звонок и продолжать работать над запросом клиента.
- Хорошая память. Требуется держать в голове десятки задач и понимать, как успеть реализовать их в срок.
- Умение расставлять приоритеты. Нужно понимать какие задачи являются первостепенными, а какие можно выполнить позднее.
- Организаторские способности. Придется курировать задачи, связанные с работой офиса. Для некоторых из них пригодится талант организатора.
- Коммуникабельность. Профессия подразумевает постоянное общение, поэтому людям, неготовым к такому объему коммуникации, стоит выбрать другую специальность.
- Стрессоустойчивость. Работа полна сложных ситуаций и конфликтов, а также подразумевает довольно высокую загруженность. Справиться с этим способны только стрессоустойчивые личности.
- Организованность и аккуратность. Необходимы для систематизации обрабатываемой документации. Без данных качеств ориентироваться в кипе бумаг будет сложно.
Чем занимается офис-менеджер
Профессию сложно назвать рутинной из-за многообразия должностных обязанностей. Задачи офис-менеджера включают:
- Обработку и подготовку документации. Необходимо проводить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. В обязанности входит подготовка приказов по деятельности предприятия.
- Деловую переписку. Необходимо отвечать на электронную почту, закрепленную за офис-менеджером. Также в компетенции специалиста лежит подготовка ответов на бумажную корреспонденцию.
- Закупку канцелярских товаров. Иногда необходимо приобретать и другие объекты, необходимые для функционирования офиса в обычном режиме. Например, воды для кулера, кофе и чая.
- Учет звонков и обращений. Они фиксируются в специальных журналах и после доводятся до руководства.
- Встречу посетителей. По сути профессионал берет на себя обязанности администратора. Ему нужно радушно встретить, а иногда и проводить клиента в нужный кабинет.
- Организацию совещаний. Задача подразумевает подготовку зала, закупку необходимого для участников, встречу приглашенных лиц.
- Выполнение поручений руководства. В некоторых компаниях на менеджера ложится роль персонального помощника руководителя. Тогда поручают заказ билетов, бронирование отелей для командировок и другое.
Преимущества и недостатки профессии
Для объективной оценки стоит учесть положительные и отрицательные стороны работы. Плюсы специальности:
- Возможность устроиться без образования и без опыта. Некоторые компании берут на должность выпускников или студентов заочных отделений.
- Задачи. Каждый день офис-менеджера не похож на другой. Постоянно появляются новые цели и задачи, которые не дают утонуть в рутине.
- Простая работа. В процессе деятельности редко возникают трудности с выполнением должностных обязанностей.
- Потенциальный карьерный рост. Специальность позволяет ознакомиться с направлениями компании и попробовать реализовать себя в одном из них.
Не обошлось и без очевидных минусов, среди которых:
- невысокий уровень заработной платы;
- загруженность личными просьбами руководителя и сотрудников;
- стрессы и конфликты на работе.
Офис-менеджер может стать первой ступенью к заветной цели. Это относительно простая специальность, на которую берут без образования и опыта. В рамках профессии легко изучить «внутреннюю кухню» и найти интересную сферу. Конечно, есть и недостатки: уровень зарплаты не соизмерим с нагрузкой.
Адреса поступления:
Москва, Измайловский вал, д. 2, м. Семеновская
Москва, Ленинградский пр., д. 80Г, м. Сокол
Время работы:
Пн-пт: 09.00-20.00Сб-Вс: 10.00-17.00
+7 495 800–10–018 800 100–00–11
(звоните круглосуточно)
Марианна Головина
Эксперт в теме «Высшее образование»
Училась: Московский финансово-промышленный университет «Синергия», факультет интернет-маркетинга
В “Синергии” отвечает за:
организацию проведения методических экспериментов, внедрение в учебный процесс методических достижений и новых технологий обучения.
Офис-менеджер компании | Семинары Moscow Business School
| Офис-менеджер — сотрудник, который отвечает за успешное функционирование офиса. Зона его ответственности — офисное помещение и все, что в нем находится: мебель, техника, канцтовары. Кроме того, офис-менеджер выполняет и секретарские функции: встречает клиентов, отвечает на звонки. |
Должностные обязанности
- Управленческие функции: планировать работу офиса, руководить всем персоналом, обучать, дисциплинировать, распределять обязанности. От офис-менеджера зависят настроение коллектива, общий настрой на работу, культура общения. Одна из важнейших обязанностей офис-менеджера — это прием клиентов и обслуживание посетителей. На плечи толкового менеджера ляжет забота о «хлебе насущном» — кофе, булочках, конфетах
- Управление хозяйством офиса. Офис-менеджер следит, чтобы всегда было достаточное количество расходных и необходимые материалов (бумага, скрепки, ручки, карандаши). Вся техника офиса должна работать безупречно. В случаях форс-мажора — отключение электричества, воды, отопления — первым реагирует не руководитель, а его «правая рука»
- Регулярные проверки и инвентаризации — контроль за работой и расходованием всех расходных материалов. Причем эта функция тоже не подлежит обязательной указке «сверху»
- И самое важное — отчетность. Готовить отчеты о проделанной работе, запрашивать такие сведения регулярно с подчиненных, подшивать и систематизировать все полученные сведения
Личные качества
- Уравновешенный и спокойный характер
- Умение находить общий язык с коллегами в любом коллективе
- Грамотная устная и письменная речь
- Владение иностранным языком
- Психологическое или экономическое образование
- Свободное владение всей офисной техникой
В плане карьерного роста у офис-менеджера всегда есть перспектива — можно расширить свои полномочия и следить за работой бухгалтерии, транспортного хозяйства, расти вверх по карьерной лестнице, чтобы занять должность администратора.
Профессиональные навыки
Хороший офис-менеджер уже за первую неделю работы в компании увидит недостатки или недочеты и начнет их систематизировать и исправлять. Например, наладить еженедельную отчетность, чтобы все подчиненные начинали утро понедельника с подачи заявок на материалы.
Все вопросы о неполадках решать мгновенно, не дожидаясь указания начальства. Лучше самому выступить с инициативой и предложениями по реорганизации того или иного процесса, предложить интересный выход из новой непривычной ситуации, а еще лучше — решить ее и доложить о результатах.
Все самые тихие «закоулки» любой компании должны быть понятны и знакомы, желательно познакомиться лично со всеми сотрудниками, чтобы появился эффект «личного участия» и заинтересованности в работе. Чтобы правильно управлять (а это тоже немаловажная характеристика деятельности хорошего офис-менеджера), нужно хорошо знать компанию. Только полностью вникнув в дела офиса, вы сможете представить себе все его нужды и проблемы.
Вы можете пройти обучение на практических бизнес-семинарах Moscow Business School, если хотите сменить сферу деятельности или укрепить свои позиции на текущем месте.
- АХО. Секретариат
Чем занимается офис-менеджер?
Кто такой офис-менеджер?
Офис-менеджер отвечает за организацию всей административной деятельности, которая способствует бесперебойной работе офиса.
Офис-менеджеры умеют беспристрастно и последовательно контролировать других сотрудников. В их обязанности может входить наем и увольнение сотрудников, а также разрешение споров или любых других вопросов, которые могут возникнуть между сотрудниками.
В этой статье:
- Кто такой офис-менеджер?
- Чем занимается офис-менеджер?
- Как выглядит рабочее место офис-менеджера?
Чем занимается офис-менеджер?
Обязанности офис-менеджеров различаются в зависимости от размера организации-работодателя, поэтому это может означать организацию, планирование и надзор за большим количеством административных помощников или работу с одним или двумя людьми в небольшом офисе. Независимо от размера организации офис-менеджер должен уметь мотивировать и поощрять сотрудников к повышению как производительности, так и качества работы.
Обязанности обычно включают:
- Организация собраний и назначение встреч
- Набор и работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
- Бронирование транспорта и проживания
- Заказ канцтоваров и мебели
- Подготовка писем, презентаций и отчетов
- Надзор и контроль за работой секретарского, канцелярского и административного персонала
- Управление бюджетом офиса
- Взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
- Внедрение и поддержание процедур/систем офисного администрирования
- Делегирование задач младшим сотрудникам
- Организация ознакомительных программ для новых сотрудников
- Обеспечение актуальности политик охраны труда и техники безопасности
- Использование ряда программных пакетов
- Управление набором и аттестацией персонала
- Посещение совещаний с высшим руководством
- Ведение кадрового учета
Необходимые навыки и требования:
- Коммуникационные навыки: Офис-менеджеры сотрудничают с коллегами, руководством, непосредственными подчиненными и, в некоторых случаях, с клиентами. Они должны уметь слушать и эффективно общаться.
- Внимание к деталям: от заказа канцелярских товаров до соблюдения стандартов OSHA, проверка каждой детали имеет решающее значение для работы офис-менеджера.
- Навыки лидерства: офис-менеджеры отвечают за вспомогательный персонал. Их нужно мотивировать, дисциплинировать и разрешать конфликты на регулярной основе.
- Аналитические навыки: Как компания может сэкономить деньги? Получаем ли мы максимальную отдачу от наших ресурсов? Офис-менеджеры должны выявлять неэффективность и экономию средств в рамках своей повседневной работы.
Вы подходите на должность офис-менеджера?
Офис-менеджеры имеют ярко выраженный характер. Они, как правило, предприимчивые люди, а это означает, что они предприимчивы, амбициозны, напористы, экстравертны, энергичны, полны энтузиазма, уверены в себе и оптимистичны. Они доминируют, убеждают и мотивируют. Некоторые из них также условны, то есть добросовестны и консервативны.
Это похоже на тебя? Пройдите наш бесплатный карьерный тест, чтобы узнать, подходит ли вам офис-менеджер.
Пройдите бесплатный тест прямо сейчас Узнать больше о карьерном тесте
Каково рабочее место офис-менеджера?
Как правило, любая организация с несколькими сотрудниками может нанять офис-менеджера. Работодатели включают больницы, университеты, финансовые учреждения, местные органы власти. правительство, благотворительные организации, малый бизнес, розничные торговцы, производители, крупные компании и медиафирмы.
Офис-менеджеры также известны как:
Административный руководитель
Координатор офиса
Офис супервайзер
Офисный администратор
Менеджер по административным услугам
Далее
загрузка…
Зарплата офис-менеджера ‐ CareerExplorer
Средняя зарплата офис-менеджера в США составляет около 60 590 долларов в год.
AVG Зарплата
$ 37,4K Внизу 20%
$ 60,6K Медиана
$ 97,6K TOP 20%
Управляющие в среднем в среднем в среднем в возрасте 9014 $ 605905.
Заработная плата обычно начинается с 37 370 долларов и достигает 97 610 долларов .
На 7% ниже среднего показателя по стране ● Обновлено в 2021 г.
В этой статье:
- Сколько зарабатывает офис-менеджер в США?
- Сравните заработную плату офис-менеджера с аналогичной профессией
Заработок офис-менеджера по стажу работы
Приблизительные значения для сегментов с самым высоким и самым низким доходом.
Зарплата офис-менеджера по штатам
| Название штата | Средняя заработная плата |
|---|---|
| Округ Колумбия | 78 190 долларов США |
| Нью-Йорк | 76 260 долларов США |
| Вашингтон | 71 420 долларов США |
| Массачусетс | 62 800 долл. США |
| Делавэр | 62 280 долларов США |
| Миннесота | 62 280 долларов США |
| Калифорния | 62 220 долларов США |
| Коннектикут | 62 120 долларов США |
| Нью-Джерси | 62 040 долл. США |
| Род-Айленд | 61 860 долл. США |
| Иллинойс | 61 560 долл. США |
| Колорадо | 61 400 долларов США |
| Висконсин | 61 380 $ |
| Аляска | 61 240 долларов США |
| Мэриленд | 61 200 долларов США |
| Нью-Гэмпшир | 61 030 долл. США |
| Орегон | 60 890 долл. США |
| Вермонт | 60 720 долл. США |
| Мичиган | 60 530 долларов |
| Пенсильвания | 60 400 долларов США |
| Гавайи | 60 360 долл. США |
| Северная Дакота | 60 360 долл. США |
| Индиана | 60 300 долларов США |
| Вирджиния | 60 300 долларов США |
| Огайо | 60 130 долларов |
| Аризона | 60 120 долларов США |
| Флорида | 60 110 $ |
| Айова | $59 860 |
| Техас | $59 810 |
| Канзас | $58 670 |
| Грузия | $58 410 |
| Миссури | 58 330 долл. США |
| Кентукки | 57 400 долларов США |
| Северная Каролина | 56 260 долларов США |
| Теннесси | 56 180 долларов США |
| Мэн | $54 830 |
| Южная Каролина | 50 890 долларов США |
| Юта | 49 250 долларов США |
| Небраска | 49 210 долларов США |
| Южная Дакота | 49 120 долларов США |
| Нью-Мексико | 49 000 долларов США |
| Вайоминг | 48 740 долларов США |
| Невада | 48 730 долларов США |
| Монтана | 48 720 долларов США |
| Оклахома | 48 720 долларов США |
| Алабама | 48 560 долларов США |
| Айдахо | 48 380 долларов США |
| Виргинские острова, США | 48 210 долл. |