Офис менеджер кто такой: Профессия офис-менеджер — Work.ua

>> Офис-менеджер — кому он нужен?

Если вы задумывались о карьерном росте секретаря, одним из вариантов профессионального развития становится должность офис-менеджера. В этой статье мы разберемся с тем, кто такой офис-менеджер и как им стать.

 

Если вы откроете сайт по поиску работы и наберете в строке поиска: «офис-менеджер», то в результате вы увидите некую кашу из должностных обязанностей, в результате которой вы и сами запутаетесь.

 

Главным образом, возникла путаница по двум причинам: 1) в нашей стране любят громкие имена и должности и 2) в нашей нет четко сформированной структуры должностей в компаниях.

 

Поэтому, в какой-то момент, примерно лет десять назад, офис-менеджером стали называть….секретаря. Сегодня профессия секретаря является престижной профессией, работодатель стал понимать, что от секретаря в компании много зависит. Но еще лет десять назад престиж профессии был невелик, и в то же время рынок труда сильно благоволил к соискателям, и вероятно, многим работодателям казалось, что хорошего кандидата найти будет проще, если секретарю дать звучное название: офис-менеджер.

 

Но в данной ситуации главное – понимать, что для вас важно не название должности, а то, чем именно на ней вы занимаетесь.

 

Поэтому в данной статье я проведу четкую линию между обязанностями секретаря и офис-менеджера, объясню разницу и покажу, как стать офис-менеджером в процессе карьерного роста.

 

Итак, если в список ваших должностных обязанностей входит: ответы на телефонные звонки,  скрининг телефонных звонков руководителя, ведение календаря руководителя, приготовление чая-кофе, заказ пропусков в офис, ксерокопирование и брошюровка материалов, заказ виз и билетов и так далее, то вы – секретарь, даже если среди ваших обязанностей присутствует заказ канцелярских товаров.

 

Чем же занимается офис-менеджер? Зачем он нужен в офисе? Офис-менеджер – это одна из наиболее высоких ступеней административной карьеры, после которой находится разве что административный директор. Кстати, по той же причине, по которой секретаря часто называют офис-менеджером, настоящего офис-менеджера часто называют административным директором, что также неверно.

 

Офис-менеджер – это, младшая руководящая должность. Его работа складывается из двух функций: руководящей и исполнительной. Обязанности могут варьироваться в зависимости от компании, ее статуса и размеров, но в общем, будут похожи. Итак, офис-менеджер часто руководит секретариатом, т.е. выполняет функции руководителя секретариата, он также руководит вспомогательным персоналом, если они есть в штате: уборщицы, разнорабочие. Офис-менеджер чаще всего также руководит водителями, за исключением очень крупных компаний с развитым транспортным отделом, в котором имеется отдельный начальник.

 

Во-первых, на плечах офис-менеджера лежит ответственность за работу водителей и секретариата, а также, если заказом виз и билетов занимается отдельный отдел (travel department), то он часто руководит и этими сотрудниками тоже.

 

В некоторых, особенно небольших компаниях, офис-менеджер иногда занимается оформлением виз и билетов самостоятельно. В иностранных компаниях офис-менеджер может заниматься оформлением разрешений на работу для экспатов, а также оформлять медицинские страховки для сотрудников.

 

Во-вторых, офис-менеджер выполняет функции руководителя АХО, то есть, отвечает за обеспечение офиса: закупает мебель, канцелярские товары и расходные материалы (картриджи, бумагу для факса и принтера), офисную технику (ксерокс, факс и т.д.). Часто офис-менеджер организует питание в офисе, которое в зависимости от бюджета компании, выделенного для этих целей, может варьироваться от получения талонов и скидок на питание в ближайшем кафе до найма собственного повара в компанию и руководства им. Сюда также относится организация и проведение инвентаризации в офисе, бюджетирование расходов на обеспечение офиса и отчетность перед финансовым отделом по данным статьям.

 

Также офис-менеджер часто занимается закупкой подарков партнерам, клиентам, сотрудникам – в зависимости от того, что определено политикой компании.

 

В-третьих, офис-менеджер отвечает за облик офиса. Данный аспект может быть не слишком важен в молодой развивающейся компании, однако играет фундаментальную роль в банке, иностранной компании, известной российской компании и т.д. Сюда относится и переезд офиса в новое здание. В зависимости от бюджета компании переезд может быть организован как с помощью найма компании по переезду, либо, если бюджет ограничен, переезд придется осуществлять своими силами.

 

Офис-менеджер занимается планированием рабочего пространства для сотрудников: мебель расставляется так, чтобы людям было максимально удобно работать, в то же время задача офис-менеджера — соблюдать бюджет, выделенный эти цели.

 

Офис-менеджер отвечает за чистоту и порядок: в офисе и на прилегающей к нему территории. Закупает климатическую технику (кондиционеры, вентиляторы, обогреватели) и следит за исправностью и пожарной безопасностью данных предметов. Организует ремонтные работы в офисе, установку различных элементов (дверей, считывателей магнитных карточек и т.п.).

 

В четвертых, в небольших компаниях офис-менеджер часто может совмещать функции менеджера по персоналу и/или бухгалтера: осуществлять поиск персонала, вести кадровое делопроизводство, заполнять первичные документы. Также офис-менеджер может заниматься организацией конференций и выездных мероприятий офиса, включая корпоративные мероприятия. В некоторых компаниях офис-менеджер отвечает за пожарную безопасность в офисе.

 

Уровень ответственности офис-менеджера выше, чем у секретаря. Приходится быть готовым к различным внештатным ситуациям. К примеру, в здании могут отключить свет по причине короткого замыкания где-то там и нужно будет срочно искать электрика. В офисе один из потолочных кондиционеров может потечь и, увидев в коридоре Ниагарский водопад, нужно правильно среагировать. Нужно не бояться общения с людьми, занимающими высокие должности, даже если нужно позвонить им на мобильный в выходной день, если того срочно требует ситуация. Иногда офис-менеджеру приходится много работать сверхурочно, к примеру, если организуется переезд офиса. Иногда приходится увольнять сотрудников, которые не справляются со своими обязанностями, хотя это может быть очень тяжело морально.  Причем все вышеперечисленное приходится делать без лишней драматизации и с улыбкой на лице.

 

Если вы являетесь секретарем и после прочтения данного материала решили, что именно этим вы хотели бы заниматься в перспективе карьерного роста, то уже сейчас необходимо предпринимать шаги к достижению цели, независимо от того, есть ли в вашей компании возможность стать офис-менеджером или нет.

 

Уже сейчас старайтесь получать необходимые знания. Читайте литературу, записывайтесь на курсы, изучайте Excel, старайтесь помогать офис-менеджеру в вашей компании. К примеру, являясь секретарем, вы можете попросить передать вам что-то из обязанностей офис-менеджера – закупку канцелярских товаров и расходных материалов, организацию обслуживания и ремонта оргтехники, закупку мебели, организацию мероприятий, шефство над клининговым отделом, координацию работы водителей, размещение вакансий в интернет-источниках по поиску работы и т. д. В дальнейшем, когда вы почувствуете, что уже легко справляетесь с обязанностями офис-менеджера, вы можете попробовать получить эту должность в вашей компании если такая возможность есть, либо начать подыскивать себе эту должность в новой компании, если такой возможности нет.

 

При поиске новой работы акцент как в резюме, так и на интервью нужно сделать на том, что несмотря на то, что официально вы не занимали должность офис-менеджера, но вы выполняли такую-то работу неофициально, помогали офис-менеджеру и поэтому

ВАКАНСИИ:

Сотрудник банка Тинькофф
Оператор-консультант в контакт-центр (без холодных звонков)
Ассистент зоны КСО (гипермаркет “Перекресток”)

ваша квалификация выросла настолько, что вы уверены, что можете делать эту работу самостоятельно. Ваши достижения состоят в том-то и в том-то. У вас есть серьезная мотивация и большой потенциал.

 

Каковы перспективы профессионального развития у офис-менеджера? К сожалению, их не слишком много, но они есть. Офис-менеджер может стать менеджером по персоналу, особенно, если он уже частично выполняет эти обязанности. Офис-менеджер может стать бухгалтером. Данная должность хотя не предполагает наличие руководящих функций, и возможно, может рассматриваться как некоторое понижение в должности, но зато,  став бухгалтером,  бывший офис-менеджер может получить еще целую ветвь для профессионального развития с перспективой стать главным бухгалтером или финансовым директором (при получении дополнительно соответствующего высшего образования).

 

Можно перейти в отдел рекламы и маркетинга и развиваться дальше в этом направлении.

 

Офис-менеджер может продолжать развиваться по административной ветви и стать административным директором. В этом случае в его обязанности могут войти руководство отделами: транспортный, информационных технологий, логистики. Количество дополнительных обязанностей, безусловно, будет сильно зависеть от размера компании.

 

В любом случае я рекомендую не останавливаться в своем профессиональном развитии, даже если вы «выросли» из секретаря в офис-менеджера. По тем же причинам, что обсуждались выше, в некоторых компаниях ввиду непонимания специфики работы офис-менеджера, в момент каких-то трудностей в компании могут счесть данную работу не такой уж значительной, и сократить должность. И хотя вы знаете, что от этой должности фактически зависит нормальная работоспособность в офисе, ваше профессиональное развитие на должно останавливаться. Научились отлично справляться с обязанностями офис-менеджера – усложняйте свой функционал дальше и продолжайте учиться.

 

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

 

Офис-менеджер – душа офиса

В этой статье мы вместе с бизнес-тренером Миленой Юсуповой постараемся как можно точнее рассказать о профессии офис-менеджер, как правильно выбрать хорошего офис-менеджера и не допустить провала.

Для любой организации, которая оказывает комплекс услуг, офис-менеджер – это, в первую очередь, маленький директор рекламного хозяйства и только, во вторую – оператор call-центра, секретарь, помощник и «мастер на все руки».

Скромная роль этой персоны в бизнесе глобальна. По всем вопросам, начиная с канцелярии и заканчивая поиском кофейной кружки, мы бежим к офис-менеджеру. С его голоса начинается утро, его слышат и видят постоянные и потенциальные клиенты, он приходит на помощь тогда, когда все летит под откос, его уважают, ему доверяют, им гордятся.

Миссия офис-менеджера проста и понятна, а обязанности разнообразны и, порой, непредсказуемы. В бизнесе успех дела определяют детали – хорошие специалисты. Но механизм исправен только тогда, когда все детали работают слаженно – и добиться слаженности, гармонии и запустить этот механизм – и есть работа офис-менеджера.

Любой успешный работник должен быть мобильным и разносторонним. А еще очень важно, чтобы:

• письма доходили вовремя и по адресу;
• звонки не терялись, а преумножались;
• кофемашина была исправна и чиста;
• курьеры не терялись в пути;
• документы были в порядке;
• цветы на подоконнике, картины на стене, еда в холодильнике;
• гости и клиенты были довольны, ибо «довольный клиент – дважды клиент».

Отчасти именно офис-менеджер создает условия, при которых сотрудники работают продуктивно и оперативно, он всегда держит руку на пульсе, знает всех и каждого.

Если не обращать внимания на некоторые детали, то новый офис-менеджер может стать не поддержкой, а обузой. И уже через несколько месяцев вы будете хвататься за голову от лавины необработанных запросов и возрастающего потока жалоб ваших сотрудников. Неграмотный, ленивый офис-менеджер, не любящий свою работу – это реальная угроза срыва проекта и подрыва репутации агентства.

В качестве выводов хотелось бы озвучить несколько рекомендаций, которые позволят избежать неприятностей при выборе специалиста на эту, казалось бы, незначительную должность.

Пол – женский, образование высшее.

Из профессиональных навыков: владение компьютером на уровне продвинутого пользователя (включая программы Power Point и Photoshop), общение с оргтехникой на «ты», знание английского не ниже уровня Intermediate, грамотная речь и письмо, отличные коммуникативные навыки. Еще желательно обладать начальными знаниями в сфере технологий и тенденций, например, относительно мобильных устройств и Интернета.

Что касается черт характера, они тоже немаловажны при выборе кандидата. Хороший офис-менеджер должен быть жизнерадостным, не поддаваться стадному чувству, уметь радоваться успеху окружающих и иметь свое увлечение или хобби. В идеале следовать девизу: «Делай добро и бросай его в воду».

А еще он должен быть ответственным, пунктуальным, готовым к ненормированному рабочему дню и неформальному взаимодействию с коллективом в режиме реального времени. Чувство стиля и умение себя подать могут стать дополнительным преимуществом и существенным плюсом.

Но самое основное и, пожалуй, главное свойство этого человека – это непреодолимое желание работать именно с вами, понимать и принимать миссию вашей компании и быть готовым внимать, поглощать и учиться.

Статью подготовил Илья Шапиро
Редакция: Виктория Патракова

Офис-менеджер — определение и значение

Офис-менеджер — это лицо, отвечающее за административную деятельность компании или организации. Иногда мы называем этого человека менеджером административной службы или менеджером офиса . Проще говоря; человек отвечает за управление офисом.

Управление офисом включает распределение физических ресурсов, таких как расходные материалы и офисные помещения, а также планирование внутренних мероприятий. Офис-менеджеры также контролируют оперативный персонал, такой как административный персонал, техники и бухгалтеры.

Другими словами, они должны убедиться, что вспомогательный персонал компании или организации работает должным образом и без сбоев.

Человеку, возможно, придется работать с поставщиками, анализировать потребление энергии и следить за безопасностью и чистотой помещений.

Размер команды зависит от типа и размера организации. Например, в транснациональной корпорации это может означать несколько сотен сотрудников.

С другой стороны, в малом бизнесе офис-менеджер может отвечать всего за пару сотрудников.

Офис-менеджер должен быть универсальным и многозадачным.

Офис-менеджер – квалификация

Офис-менеджером могут стать люди со средним образованием. Однако сначала им потребуется многолетний опыт.

Они должны будут продемонстрировать знакомство с офисной средой и управленческие навыки, прежде чем кто-либо будет рассматривать их на эту должность. Кроме того, офис-менеджеры должны хорошо понимать, как работает компания.

По snagajob.com :

«Предыдущий опыт заказа расходных материалов, обслуживания клиентов, технического обслуживания и управления объектами, закупок, офисной техники будет иметь решающее значение для получения работы».

Вы секретарь или помощник по административным вопросам? Вы также блестяще справляетесь со своей работой? Если да, то у вас есть хорошие шансы стать офис-менеджером.

Стержень офиса

Офис-менеджеры являются костяком или стержнем офиса. Они являются связующим звеном между сотрудниками.

Когда у рабочих возникают проблемы, они сначала обращаются к своему офис-менеджеру. Имея на своих ногах несколько обязанностей, они должны быть хорошими универсалами и талантливыми многозадачниками.

Согласно totaljobs.com :

«Роль офис-менеджера требовательна и разнообразна. Будущим офис-менеджерам понравится разнообразие, которое предлагает эта роль».

Офис-менеджер – зарплата

США

Средняя зарплата офис-менеджера составляет 45 225 долларов США (34 300 фунтов стерлингов) в год, согласно payscale.com .

Опыт не влияет на то, сколько человек зарабатывает. На самом деле, самые опытные менеджеры зарабатывают лишь немногим больше, чем наименее опытные.

Соединенное Королевство

В Соединенном Королевстве заработная плата варьируется от 17 429 до 34 108 фунтов стерлингов (от 22 900 до 44 700 долларов США). Заработная плата варьируется в зависимости от размера и типа компании. Однако, как и в США, зарплаты не так сильно разнятся, как на других должностях.

Что такое офис-менеджер? Основные обязанности, ответственность и навыки для должности

Офис-менеджер — важная, но неправильно понятая роль. Они носят много головных уборов, и именно они ежедневно тушат (надеюсь, фигурально) пожары в офисе!

Но большая часть работы офис-менеджера остается за кадром, что приводит к путанице в отношении их точных обязанностей.

Если вы хотите нанять офис-менеджера, но не знаете, как определить роль или какие навыки искать, продолжайте читать. В этой статье мы углубимся в роль, обязанности и навыки, необходимые для достижения успеха на этой должности.

Кто такой офис-менеджер?

Как следует из их названия, офис-менеджеры отвечают за физическое рабочее пространство. Это означает, что они стремятся к приятной офисной среде, но их главным приоритетом является создание безопасного и здорового места для работы сотрудников .

Параллельно с этим их другая основная обязанность заключается в оказании помощи в управлении административными и операционными делами компании. Они обеспечивают бесперебойную работу повседневных операций.

Офис-менеджеры играют важную роль в компании. Теперь, когда предприятия начали использовать гибридные рабочие модели , многие компании полагаются на них, чтобы сохранить в офисе привлекательную и стимулирующую рабочую среду.

Единого определения офис-менеджера не существует. На самом деле, их также можно было бы назвать:

• Начальник рабочего места

• Заведующий хозяйством

• Директор по вопросам счастья

• Менеджер по управлению счастьем

• Административный менеджер

• Администратор офиса

Прежде чем мы углубимся в детали, имейте в виду, что эта статья охватывает общие концепции управления офисом, но это не исчерпывающий список всех потенциальных возможностей. обязанности которые приходят вместе с ролью.

Роль и обязанности офис-менеджера

Общие обязанности офис-менеджера различаются в зависимости от компании. Но независимо от компании, человек в этой роли должен быть знаком с местным трудовым законодательством и правилами или правовыми требованиями, которые относятся к рабочему месту. Это не подлежит обсуждению.

Небольшие компании полагаются на офис-менеджеров почти во всем, в то время как крупные компании могут нанять команду офисных администраторов, каждый из которых имеет свою собственную область управления офисом. Иногда у них есть только административные обязанности, а иногда администрирование — лишь небольшая часть их списка дел.

Их обязанности можно разделить на две категории: физические услуги и программные услуги.

• Трудовые услуги : техническое обслуживание зданий, охрана, офисы, столы, телефоны, оборудование, стулья, аренда здания, безопасность сотрудников, все технические.

• Мягкие услуги : закуски, мероприятия, кейтеринг, офисная мебель, украшения, все, что не является техническим.

Давайте рассмотрим роль офис-менеджера, от небольшого стартапа до крупной транснациональной корпорации.

Обязанности офис-менеджера – небольшие компании

В новых компаниях или стартапах офис-менеджер часто нанимается одним из первых сотрудников. Когда нет групп финансов или кадров, офис-менеджер берет на себя задачи, связанные с этими отделами.

В таких случаях офис-менеджер занимается не только физическим офисным помещением. Они выполняют сочетание жестких и мягких обязанностей, таких как:

Расчет заработной платы

При отсутствии полного финансового отдела имеет смысл, чтобы человек, отвечающий за административные вопросы, офис-менеджер, позаботился бы о заработной плате.

Многие выбирают программное обеспечение для расчета заработной платы , чтобы оставаться организованным. Расчет заработной платы может быстро усложниться, особенно в связи с ежегодными изменениями налогового законодательства. Использование автоматизированного решения или программного обеспечения для расчета заработной платы поможет справиться с этой трудоемкой и трудоемкой задачей.

Управление персоналом

Обязанности отдела кадров также входят в компетенцию офис-менеджера в небольших компаниях. Это может означать обязанности по найму, такие как фильтрация заявлений о приеме на работу, прежде чем передать их соответствующему менеджеру, или приветствие новых сотрудников в первый день их работы и организация их адаптации.

Как и в случае с расчетом заработной платы, использование программного обеспечения или онлайн-решений для управления персоналом помогает сэкономить время. Или они могут передать человеческие ресурсы на аутсорсинг . Хороший офис-менеджер знает, когда пора вызывать подмогу.

Финансы

В очень небольших компаниях или до того, как растущий стартап наймет каких-либо членов финансовой команды, офис-менеджер обычно занимается финансами компании. Это может включать кредиторская задолженность , бухгалтерский учет и общий бухгалтерский учет. Они также часто работают с внешним поставщиком для налоговых нужд или нужд FP&A .

И поскольку они, как правило, не являются подготовленными экспертами в области финансов или бухгалтерского учета, компании могут нанять частичного финансового директора , чтобы выполнять обязанности высокого уровня.

Управление помещениями

Наконец, офис-менеджер управляет офисными помещениями.

Поддержание хороших отношений и регулярная связь с владельцем здания, поиск и ведение переговоров с поставщиками и подрядчиками, надзор за любой установкой или ремонтом, покупка и замена оборудования, планирование планового технического обслуживания, соблюдение законов о здоровье и труде… список можно продолжать долго. Офис-менеджерам поручено управлять практически всем, что связано с офисной средой.

Обязанности офис-менеджера — компании среднего размера

В компаниях среднего размера обязанности офис-менеджера в большей степени связаны с физическим офисным помещением , потому что кадровыми и финансовыми задачами занимаются специальные группы, являющиеся экспертами в своих областях.

Тем не менее, у них еще много дел. В их обязанности может входить (но не ограничиваться):

• Организация встреч и планирование (внутреннее и внешнее)

• Встреча посетителей/организация посещений

• Организация корпоративных мероприятий (вечеринки, коллективные мероприятия, внутренние тимбилдинги)

• Обработка всех почтовых отправлений, отправлений, посылок и доставок

90 095

Заказ и обслуживание канцелярские товары: столы, стулья, ручки, компьютеры, крупное и мелкое оборудование

• Предоставление административной поддержки при необходимости

• Адаптация новых сотрудников, обеспечение бесперебойной настройки ИТ

• Управление объектами: обслуживание и управление зданием, отделка, поиск и ведение переговоров с подрядчиками и поставщиками, управление контрактами и ежемесячными счетами

Обязанности офис-менеджера в малых и средних компаниях определенно пересекаются. Но, как мы увидим, в крупных компаниях рамки сужаются.

Обязанности офис-менеджера в крупных компаниях

В самых крупных компаниях на каждый офис приходится несколько офис-менеджеров. Каждый человек посвящен только одному домену в «жестких» или «мягких» категориях. Маловероятно, что офис-менеджер в крупной компании будет выполнять административные обязанности, не связанные напрямую с самим офисом.

И хотя кажется, что посвятить себя только одному типу услуг проще, это не так. Чем больше компания, тем больше офисы и тем больше места для управления. Плюс больше сотрудников! С этими большими офисами приходят большие бюджеты и большие проекты.

Высшие навыки для офис-менеджеров

Как видите, управление офисом может означать разные вещи в зависимости от компании. Но есть общие нити, объединяющие все вариации этой роли, и определенные навыки, которые помогут кандидатам добиться успеха.

Итак, какими навыками должен обладать офис-менеджер?

Адаптивность

Поздняя доставка? Неожиданная протечка в потолке? Переполненный туалет? Офис-менеджеры должны отлично решать проблемы, уметь быстро адаптироваться к неожиданностям, неизбежно возникающим в течение дня. Адаптивность — это важно!

То, что делает роль офис-менеджера захватывающей, также делает ее сложной: нет двух одинаковых дней, и почти невозможно предсказать, что может принести этот день. На эту роль хорошо подойдет тот, кто может адаптироваться к изменяющимся ситуациям.

Хорошая коммуникация

Когда происходят вышеупомянутые сюрпризы, офис-менеджер должен быть в состоянии эффективно сообщить о любых изменениях в плане. Будь то через Slack или по электронной почте, или с помощью старых методов, таких как размещение объявлений на двери или на доске объявлений, они должны четко сообщать о проблеме.

Сообщения не должны вызывать у сотрудников недоумение. Ключевым моментом является простой, понятный язык, и лучше избегать эвфемизмов или профессионального жаргона, которые доступны не всем.

Сообщение должно включать всю необходимую информацию, оставаясь при этом кратким. Люди заняты и не хотят читать роман; сообщение должно быстро добраться до сути.

Автономность

Часто офис-менеджер работает со многими людьми в компании, но сам является отделом из одного человека. Это означает, что они несут ответственность за принятие решений и работу автономно.

Активность и самостоятельность идут рука об руку; офис-менеджеры не могут ждать, пока что-то произойдет. Скорее, они должны думать наперед и заранее предвидеть проблемы и их возможные решения. Часто это необходимо делать без поддержки всей команды, поэтому офис-менеджеры должны быть уверенными и автономными в принятии решений.

Составление бюджета

Офис-менеджеры имеют дело с деньгами… много. Однако их роль не требует от них быть идеальными финансовыми экспертами или финансовыми директорами. Даже если они занимаются расчетом заработной платы и какой-то легкой финансовой работой, составление бюджета не всегда происходит естественным образом.

Один из самых простых способов убедиться, что они остаются в рамках бюджета, — это использовать бесплатный трекер бюджета, например, тот, который есть у нас по адресу Spendesk .