Профессии секретарь описание: где учиться, зарплата, плюсы и минусы

описание, где получить в России, перспективы

Категория: Управление и менеджмент

Секретарь – это специалист среднего звена, который обеспечивает эффективную работу руководителя и взаимодействие между ответственным лицом и остальными сотрудниками компании. В некоторых случаях секретарь осуществляет координацию работы отдельных сотрудников или подразделений компании, ведёт прокламирование и документирование официальных заседаний и встреч, обеспечивает документооборот в организации. Существует несколько специализаций в работе секретаря – секретарь-референт, личный секретарь, пресс-секретарь, судебный секретарь. В каждом случае профессиональные задачи несколько отличаются. Однако их деятельность всегда направлена на создание благоприятных условий и повышение эффективности работы ответственного работника, руководителя или коллектива в целом.

О профессии

Вузы 46

Какие ЕГЭ сдавать

Зарплаты: сколько получает Секретарь

^*

Начинающий: 10000 ⃏ в месяц

Опытный: 20000 ⃏ в месяц

Профессионал: 25000 ⃏ в месяц

* – информация по зарплатам приведна примерно исходя из вакансий на профилирующих сайтах. Зарплата в конкретном регионе или компании может отличаться от приведенных. На ваш доход сильно влияет то, как вы сможете применить себя в выбранной сфере деятельности. Не всегда доход ограничивается только тем, что вам предлагают вакансии на рынке труда.

Востребованность профессии

В современных условиях любая деловая или административная активность требует соответствующей поддержки и технического обеспечения. Должности секретарей есть практически в любой коммерческой структуре или государственном органе – от судов до руководителей подразделений фирм и промышленных предприятий. На рынке труда существует огромное количество открытых вакансии по этому направлению. Востребованность профессии высокая. В зависимости от места трудоустройства могут предъявляться особые требования к профессиональным навыкам и опыту работы.

Для кого подходит профессия

Для секретаря важно хорошо разбираться в специфике работы компании, знать её структуру, понимать стратегические и текущие задачи, стоящие перед компанией или организацией. Часто секретарь – это лицо компании, он выполняет не только утилитарные, но и представительские функции. Профессия секретаря подходит тем, кто:

• Имеет хорошую дикцию, опрятный и привлекательный внешний вид;
• Дисциплинирован, собран, аккуратен, исполнителен;
• Способен анализировать большие объёмы информации и расставлять приоритеты;
• Коммуникабелен, доброжелателен, психологически устойчив;
• Способен эффективно работать с офисной техникой и современными средствами коммуникации.

Карьера

Профессиональный секретарь занимается обеспечением и техническим сопровождением административной работы. Это всегда сотрудник второго плана. Однако квалифицированный секретарь может рассчитывать на трудоустройство в крупной компании и хорошее денежное вознаграждение. Профессиональный успех секретаря заключается в получении высокой квалификации, получении престижного места работы в успешных компаниях или государственных структурах.

Обязанности

Профессиональные обязанности секретаря включают в себя:

• Ведение документооборота, сортировку входящей и исходящей документации;
• Подготовку материалов для заседаний или принятия управленческих решений;
• Планирование деловых встреч и переговоров;
• Документирование выступлений, прений, судебных заседаний, деловых совещаний;
• Сопровождение руководящих работников в деловых поездках и на официальных встречах;
• Сортировку, оформление, хранение официальных документов, протоколов, служебной и деловой документации;
• Обеспечение работы офисной техники;
• Регистрацию посетителей, создание благоприятной атмосферы в офисе;
• Ведение деловой переписки, приём входящей почты, распечатывание на бумаге официальных документов;
• Подготовку приказов и распоряжений, отправку на визирование официальных документов.

Оцените профессию:12345678910

Похожие профессии

• Администратор

• IT-директор (CIO)

• Брокер

• Менеджер по закупкам

• Арт-директор

• Супервайзер

• Авиаменеджер

• Менеджер киберспорта

• Инженер по охране труда

• Инженер по промышленной безопасности

• Инженер по техническому надзору

• Инженер по эксплуатации объектов спортивной инфраструктуры

• Администратор жилого комплекса

• Государственный служащий

• Диспетчер нефтеперерабатывающего производства

• Директор (администратор) салона красоты

Секретарь (описание профессии) | Описание профессий

Секретарь (описание профессии)

Профессия секретаря является одной из самых распространенных.

Не существует ни одной серьезной организации, которая работала бы без первого помощника руководителя, располагающего всей информацией и имеющего к ней оперативный доступ.

История профессии

Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.

Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.

В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.

В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.

Общая характеристика профессии

Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.

Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.

Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:

1. Секретарь на ресепшн.
   Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.

2. Секретарь-референт.
   Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.

3. Помощник руководителя.
   Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.

Образование секретаря

Работодатели постоянно повышают планку знаний и умений для соискателей на эту должность. Чаще всего руководители хотят, чтобы их секретари имели высшее образование.

Таким работникам также необходимо уверенно пользоваться компьютером и знать азы составления писем и заявлений. Владение иностранным языком будет преимуществом при трудоустройстве.

Должностные обязанности секретаря

В рабочие обязанности секретарей входит:

• встреча посетителей;

• составление документации, регистрация корреспонденции;

• выполнение текущих поручений руководителя;

• ответы на звонки в приемную начальника;

• организация мероприятий внутри организации;

• бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;

• покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.

Требования к секретарям

Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:

• среднеспециальное или высшее профессиональное образование;

• уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;

• умение составлять документы;

• понимание основ деятельности предприятия;

• знание английского языка;

• грамотная устная и письменная речь.

 

Личные качества секретаря

Хороший секретарь должен быть:

• общительным;

• доброжелательным;

• приятным в общении;

• организованным;

• аккуратным;

• пунктуальным;

• дипломатичным;

• с хорошей памятью.

Условия и особенности работы

Чаще всего такая должность подразумевает постоянную работу в офисе за компьютером. Но работа помощника руководителя, наоборот, может быть связана с частыми командировками.

Внешность и возраст

Требования к внешности такого работника зависят от обязанностей, которые он выполняет на работе.

Если секретарю приходится встречать гостей и коммуницировать с клиентами, то выглядеть ему необходимо «с иголочки».

Если работа специалиста в большей степени связана с приемом звонков и бумагами, внешний вид должен быть просто опрятным и соответствовать дресс-коду компании.

Средний возраст такого работника колеблется от 25 до 40 лет.

Медицинские противопоказания

Секретарская работа не подойдет соискателю с заболеваниями:

Плюсы и минусы профессии

Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.

В числе плюсов можно выделить:

• возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;

• не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;

• возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;

• бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;

• нет большой конкуренции на рынке труда;

• секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.

Минусы:

• приходится переносить много стрессов;

• нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;

• невысокий заработок.

Актуальность и востребованность профессии

Квалифицированные секретари очень ценятся работодателями и всегда востребованы.

Карьерный рост в профессии

Секретарская работа бывает разной. От сотрудника, принимающего телефонные звонки, можно вырасти до помощника начальника и даже до его заместителя.

Если компания крупная, квалифицированный работник может возглавить в ней службу секретариата.

Заработная плата

Доход такого сотрудника может быть разным и зависит от региона его работы и обязанностей, которые он выполняет.

За дополнительные навыки работнику могут начисляться надбавки: например, за знание иностранных языков.

Профессиональный праздник секретаря

Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.

В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.

 

---

Вы также можете:

1. Изучить список Должностных инструкций
2. Изучить список Типовых должностей
3. Изучить Образцы заполненных резюме или скачать пустые бланки резюме

---

 

описание, обязанности, навыки и знания, обучение

Подробности

Обновлено: 21. 12.2021 17:03

Поделитесь в сети:

 

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

СОДЕРЖАНИЕ:

• История профессии
• Особенности профессии
• Обязанности
• Важные качества
• Навыки и знания
• Перспективы и карьера
• Обучение

---

История профессии

---

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

---

Особенности профессии

---

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

• востребованность;
• возможность завести полезные знакомства;
• владение точной информацией о делах компании;
• возможность совершенствования организаторских навыков;
• шанс совмещать работу и учебу;
• стабильность;
• отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

• потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
• отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
• необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

---

Обязанности

---

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

• встреча посетителей в приемной;
• ведение делопроизводства компании;
• ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
• прием телефонных звонков;
• подготовка к проведению конференций и совещаний;
• бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
• заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

---

Важные качества

---

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

• ответственный подход к выполнению обязанностей;
• привлекательная внешность;
• аккуратность;
• пунктуальность;
• внимательность;
• вежливость;
• хорошая память;
• грамотная речь;
• коммуникабельность;
• стрессоустойчивость;
• организованность.

---

Навыки и знания

---

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

---

Перспективы и карьера

---

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

---

Обучение

---

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Поделитесь в сети:

Перечень профессий ( Делопроизводство, АХО)

•   Архивариусом принято называть хранителя либо сотрудника архива, который отвечает…

  • А
  +

•   Завхозом называют работника, который несет ответственность за хозяйственное обеспечение…

  • З
  +

•   Кастеляншей принято считать сотрудницу учреждения, которая несет ответственность за…

  • К
  +

•   Кодификатором принято называть специалиста, который является ответственным лицом за…

  • К
  +

•   Оператором call-центра является сотрудник отдела продаж и обслуживания клиентов…

  • О
  +

•   Оператором ЭВМ является специалист, который занимается вводом, систематизацией и…

  • О
  +

•   Офис-менеджером является работник компании, обязанности которого связаны с обеспечением…

  • М
  • О
  +

•   Референтом является сотрудник компании, который выполняет обязанности непосредственного помощника…

  • Р
  +

•   Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит…

  • С
  +

Показать еще Зажмите SHIFT чтобы показать все Показать все

Секретарь: должностная инструкция

Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они используются для выполнения различных административных задач.

Административная роль иногда может быть путем к профессии, особенно в СМИ или маркетинге.

Чем занимается секретарь или администратор? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, выполняя административные и организационные задачи, обеспечивающие функционирование организации. Названия должностей «администратор» и «секретарь» могут использоваться взаимозаменяемо для описания одной и той же роли, или «секретарь» может быть другим, более старомодным названием для личного помощника или помощника руководителя. Прочтите наше другое описание работы, чтобы узнать о навыки личного помощника и чем эта роль отличается от роли секретаря.

Типичные должностные обязанности включают в себя:

• прием звонков, прием сообщений и обработка корреспонденции
• ведение дневников и назначение встреч
• набор, подготовка и сортировка отчетов
• регистрация
• организация и обслуживание совещаний (составление повестки дня и ведение протоколов)
• управление базами данных
• приоритизация рабочих нагрузок
• внедрение новых процедур и административных систем
• взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами
• координация почтовых рассылок и аналогичных рекламных задач
• регистрация или обработка счетов или расходов
• выполнение функций администратора и/или встреча и приветствие клиентов
• если выше, набор, обучение и надзор за младшим персоналом.

Административная или секретарская роль иногда может быть путем к другой профессии, особенно в СМИ или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и СМИ, начинают с административной роли и «продвигаются вверх». Точно так же студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через кадровое агентство во время каникул или после окончания учебы. Такой офисный опыт может быть преимуществом в резюме.

Однако, если вы хотите специализироваться на административной должности, карьерный рост может быть достигнут путем занятия более высоких административных должностей; то, что это точно, будет отличаться в зависимости от организации. В некоторых вы можете стать старшим администратором или руководителем группы; в других, а личный или исполнительный помощник ; в еще большей степени офис-менеджер . Также известно, что секретари и административные сотрудники специализируются на работе в организациях в определенных секторах: например, в фармацевтике или юриспруденции.

Типичные работодатели секретарей и администраторов

В огромном количестве организаций в государственном и частном секторах работают секретари и администраторы.

Вакансии обычно можно найти на досках объявлений о вакансиях, напрямую через веб-сайты работодателей, через кадровые агентства, а также в печатных и онлайн-версиях местных и национальных газет.

Требуемая квалификация и обучение

Формальные академические квалификации не всегда необходимы, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы вы получили образование на уровне GCSE/стандартов или уровня A/выше. Небольшое меньшинство может запросить степень, и в этом случае может быть полезной степень по английскому языку, бизнесу, информационным технологиям или информатике.

Большинство работодателей требуют, чтобы соискатели имели опыт офисной или административной работы; соответствующий опыт может быть получен путем временного трудоустройства через кадровые агентства. Это, в свою очередь, может привести к постоянной работе.

Некоторые организации просят иметь возможность набирать определенное количество слов в минуту или иметь опыт аудиопечати; однако стенография больше не требуется в качестве стандарта. Целый ряд курсов подготовки секретарей доступен в Интернете или в колледжах повышения квалификации.

Ключевые навыки для секретарей

• Хорошие навыки общения, обслуживания клиентов и построения отношений
• Навыки работы в команде
• Навыки организации и тайм-менеджмента
• Внимание к детали
• Навыки ведения переговоров
• напористость
• Гибкость
• Такт, осторожность и дипломатичность
• Способность быть проактивным и использовать свою инициативу: видеть, что нужно сделать, и делать это
• Возможность использовать стандартные пакеты программного обеспечения (например, Microsoft Office) и, при необходимости, изучать индивидуальные пакеты.

Профессиональный секретарь

JavaScript

Для полной функциональности этого сайта необходимо включить JavaScript. Вот инструкции по включению JavaScript в вашем веб-браузере.

• /
• Профессии /
• Канцелярские вспомогательные работники /
• org/ListItem”> Секретари (общие) /
• Профессия секретарь

• Shutterstock.com

Секретари (генеральные) выполняют обычные канцелярские и административные функции, такие как составление корреспонденции, назначение встреч, организация и ведение бумажных и электронных файлов или предоставление информации звонящим и посетителям.

Хотите узнать, какая профессия и профессия вам больше всего подходят? Пройдите наш бесплатный карьерный тест по коду Голландии и узнайте.

Найдите работу своей мечты на Talent.com, одном из крупнейших сайтов по трудоустройству в мире.

Объявления о вакансиях: Talent.com

Тип личности

• Обычный / Предприимчивый

Секретарь по задачам

• Отвечать, проверять и направлять телефонные звонки, принимать сообщения и обрабатывать запросы и просьбы.
• Приветствуйте посетителей и направляйте их к соответствующим лицам.
• Открывать, сортировать и распределять входящую корреспонденцию, включая факсы и электронную почту, и готовить ответы на корреспонденцию, содержащую стандартные запросы.
• Изготовление корреспонденции, заметок, отчетов, презентаций и других документов на основе черновиков, рукописных копий, машинной диктовки и т.п., напр. использование компьютеров с различными программными пакетами.
• Храните и извлекайте документы, корреспонденцию, записи и отчеты, а также настройте системы хранения.
• Назначайте встречи и ведите дневники.
• Организация поездок, деловых поездок, конференций и общественных мероприятий.
• Готовьте повестки дня и договаривайтесь о собраниях, посещайте собрания и ведите протоколы.
• Заказ и техническое обслуживание канцелярских товаров.
• Будьте в курсе того, как использовать офисное оборудование, такое как компьютеры, факсимильные аппараты, копировальные аппараты, принтеры, сканеры и телефонные системы, и сообщайте о неработающем оборудовании.
• Подавайте прохладительные напитки, напр. менеджерам и посетителям.

Секретарь по профессии

• Административный секретарь
• Исполнительный секретарь
• Секретарь юридических лиц
• Медицинский секретарь или администратор. или секретарь отдела

Знания

Навыки

• Поддержание систем внутренней связи

  Поддерживать эффективную систему внутренней коммуникации между сотрудниками и руководителями отделов.

• Систематизация деловых документов

  Соберите вместе документы, поступающие с фотокопировальной машины, почты или повседневных деловых операций.

• Обработка почты

  Обработка почты с учетом вопросов защиты данных, требований по охране труда и технике безопасности, а также спецификаций различных видов почты.

• Заполнение форм

  Заполнять бланки различного характера точной информацией, разборчивым почерком и в установленные сроки.

• Хранить записи задач

  Организация и классификация записей подготовленных отчетов и корреспонденции, связанной с выполненной работой и отчетами о ходе выполнения задач.

• Инструкции по вводу в эксплуатацию

  Технологические инструкции, обычно устные, предоставляемые менеджерами и директивы о действиях, которые необходимо выполнить. Принимайте к сведению, спрашивайте и принимайте меры по заказанным запросам.

• Связь по телефону

  Поддерживать связь по телефону, своевременно, профессионально и вежливо отвечая на звонки.

• Организация помещений для офисного персонала

  Управление графиком бронирования конференций и совещаний внутреннего или внешнего характера. Присмотритесь к ценам и забронируйте места для путешествий или размещения офисного персонала.

• Мониторинг отсутствия персонала

  Ведите учет отпусков, больничных и прогулов сотрудников, регистрируйте их в повестке дня и оформляйте необходимые документы и справки.

• Управление персоналом

  Назначать и подтверждать встречи персонала офиса, в основном менеджеров и директивных сотрудников, с внешними сторонами.

• Распространение внутренней информации

  Распространять внутренние сообщения, используя различные каналы связи, которыми располагает компания.

• Файловые документы

  Создать файловую систему. Напишите каталог документов. Документы с этикетками и т. д.

• Рассылать сообщения людям

  Получать, обрабатывать и передавать людям сообщения, поступающие от телефонных звонков, факсов, почты и электронной почты.

• Выполнение рутинной офисной деятельности

  Программируйте, подготавливайте и выполняйте действия, которые должны выполняться каждый день в офисе, такие как отправка почты, получение расходных материалов, информирование менеджеров и сотрудников, а также поддержание бесперебойной работы.

• Использовать Microsoft Office

  Обладать способностью работать со стандартными программами, входящими в состав Microsoft Office, на профессиональном уровне. Создайте документ и выполните базовое форматирование, вставьте разрывы страниц, создайте верхние или нижние колонтитулы и вставьте графику, создайте автоматически сгенерированные оглавления и объедините формальные письма из базы данных адресов (обычно в Excel). Создавайте электронные таблицы с автоматическим расчетом, создавайте изображения, а также сортируйте и фильтруйте таблицы данных.

• Черновики корпоративной электронной почты

  Подготовьте, соберите и напишите письма с адекватной информацией и на соответствующем языке для внутренней или внешней коммуникации.

• Сообщить расписание заинтересованным лицам

  Передать соответствующую информацию о расписании. Предъявите расписание заинтересованным лицам и проинформируйте их о любых изменениях в расписании. Утвердите расписания и убедитесь, что все поняли отправленную им информацию.

Дополнительные знания и навыки

размещать заказы на полиграфическую продукцию управлять бюджетами писать отчеты о встречах подготовить презентационный материал трудовое право методы бухгалтерского учета администрация образования управлять онлайн-контентом разработать документацию в соответствии с требованиями законодательства закон об образовании распоряжаться мелкой наличностью проводить финансовые операции доставлять корреспонденцию управлять потребностью в канцелярских товарах выставлять счета-фактуры на продажу организовывать поездки сотрудников использовать офисные системы управлять аккаунтами демонстрировать профессиональное отношение к клиентам

Хотите стать профессиональным секретарем? Вот Задачи, Навыки, .

..

Вы найдете роль секретаря в каждой организации, в которой вы находитесь. В основном их работа связана с ведением записей и перепиской. Однако, особенно в компаниях, их обязанности и ответственность вращаются не только вокруг служебных записок и писем. Секретари также играют важную роль в поддержании бесперебойной работы бизнеса. Без секретаря административная функция не работала бы должным образом.

Загрузить схему ценообразования Программное обеспечение ERP
Загрузить сейчас

Вы можете выполнять большинство административных задач на своем компьютере с помощью . Кроме того, вы должны знать, как пользоваться другим офисным оборудованием, таким как принтер или сканер , так как вам часто придется делать копии или печатать важные материалы. Некоторые компании предоставляют сотрудникам специальные устройства, такие как настольные компьютеры , ноутбуки или планшеты . Многие руководители предпочитают, чтобы их сотрудники использовали систему управления расписанием, чтобы все их встречи и задачи находились в одном легко доступном месте. Для улучшения технических навыков можно взять онлайн-курсы , предоставляемые многими учреждениями.

Итак, что значит секретарь? Помимо организации заметок и отправки писем, каковы их обязанности? Какие навыки необходимы, чтобы стать хорошим секретарем? Ответим на эти вопросы в этой статье.

Содержание

• Секретарь
• Обязанности и ответственность секретаря
  • Прием и направление телефонных звонков
  • Организация и распространение сообщений
  • Приветствие клиентов и гостей, а также координация с другими организациями
  • Организация графиков работы компании и проведение совещаний
  • Заключение

Значение слова «секретарь»

Секретарь — это профессиональный административный работник, который играет важную роль в деловой и другой организационной среде. Между тем, согласно словарю Merriam Webster, секретарю 9 лет.0009   человек, нанятый для обработки корреспонденции и управления рутинной и мелкой работой для начальника.

Их работа заключается в поддержке руководства, включая руководителей, с использованием различных навыков управления проектами, общения или организации. Они ведут переписку, принимают новых членов, а также организуют официальные встречи и мероприятия. Термин происходит от латинского слова secernere , «отличать» или «отделять», пассивного причастия ( secretum 9).0351 ) означает «отделенный» с коннотацией чего-то личного или конфиденциального, как в случае с английским словом секрет.   секретарь  был человеком, который конфиденциально наблюдает за делами, обычно для влиятельных лиц, таких как король. Ведь в обязанности современного секретаря часто до сих пор входит работа с конфиденциальной информацией. Хотя буквальное значение их названия остается в силе.

Обязанности и ответственность секретаря

Секретарями обычно являются лица, которые поддерживают и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности. В зависимости от характера их занятости. Например, административные задачи секретаря могут различаться в зависимости от отрасли. К таким отраслям относятся юриспруденция, частные компании и государственные учреждения. Тем не менее, все секретари выполняют несколько общих обязанностей, а именно:

1. Прием и направление телефонных звонков

Секретари отвечают на телефонные звонки в офисе и направляют каждый звонок соответствующему лицу. Часто секретари обрабатывают призывные звонки, звонки клиентов и принимают сообщения. Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу работы с делами или другой информации. Кроме того, они также должны иметь возможность направлять каждого звонка клиента соответствующему адвокату. Кроме того, они также принимают и распространяют другие сообщения и корреспонденцию. Секретарь должен уметь различать срочные и менее важные сообщения.

2. Организация и распространение сообщений

Другой важной задачей, которую обычно выполняют секретари, является организация и распространение заметок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Секретарям лучше иметь исключительные коммуникативные и аналитические навыки, чтобы брать на себя такие коммуникативные задачи. Например, можно ожидать, что секретарь, работающий на генерального директора крупной технологической корпорации, будет организовывать и распространять различные сообщения или записки, чтобы доводить до своего генерального директора только самые срочные сообщения. Срочное сообщение может быть связано с изменением договора клиента или проблемами с продуктом. Секретарь должен уметь быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

Источник: Freepik.com

3. Приветствие клиентов и гостей, а также координация с другими организациями

Помимо административных обязанностей, секретари также могут выполнять обязанности администратора. Например, секретарь встречает клиентов, прибывающих на конференции или встречи. Они также помогают посетителям устроиться, приносят угощения, делают записи во время встреч с клиентами. Более того, секретарь обычно работает над поддержанием профессионализма и общего имиджа своей компании при встрече посетителей. Они также работают над координацией и формированием отношений с другими предприятиями и организациями. Если бы вы были секретарем в инженерной фирме, то вы могли бы быть связующим звеном, которое связывает с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций. Вы также можете покупать ресурсы или формировать деловые партнерства.

4. Организация расписаний компании и проведение совещаний

Секретари обычно отвечают за организацию расписаний команд для каждого из отделов компании. Они также организуют повестку дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами. Секретари держат персонал в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах. Наряду с планированием встреч и конференций они также берут на себя ответственность за организацию и проведение встреч. Например, секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды или другими профессионалами в отрасли. Затем секретарь может провести собрание, обсудив важные моменты конференции. Они также делают заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании. Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач. Помня, что руководители, директора и другие специалисты высокого уровня иногда могут быть недоступны в подобных обстоятельствах.

5. Систематизируйте документы и записывайте финансовую информацию

Хранение документов, записей и файлов имеет важное значение для секретаря. Например, медицинский секретарь обычно отвечает за ведение системы регистрации медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на лекарства и медицинское оборудование, процедурной документации и других важных документов. Документы компании часто хранятся в базах данных , , поэтому секретари должны обладать необходимыми техническими навыками. Секретари могут использовать программное обеспечение для управления документами для управления важными данными в одной централизованной системе.