Работа офис менеджера в чем заключается: чем занимается и основные задачи офис-менеджера

Содержание

Должностная инструкция и обязанности офис-менеджера с функциями секретаря

Профессия «офис-менеджер» возникла не так давно. В наше время, когда рынок стремительно развивается, а компании, как российские, так и зарубежные набирают оборот роста, эта должность становится все больше востребованной. Партнеры и посетители, которые приходят в офис, первым кого видят, это офис-менеджера. По первому впечатлению формируется мнение о компании, порой очень важное, от которого зависят новые контракты, а соответственно прибыль.

Офис – менеджер выполняет административные, хозяйственные и даже маркетинговые функции. Одна из главных целей этого сотрудника – это следить за благоприятной средой в коллективе, которая будет способствовать трудовому процессу. Основная сложность этой работы заключается в огромном потоке информации, проходящей через него, который нужно своевременно обработать и правильно этой информацией распорядиться.

Содержание статьи

Основной регулятивный функционал

Офис-менеджер – это одна из самых ответственных должностей в офисной иерархии.

Результативность любой деятельности, во многом зависит насколько хорошо организовано делопроизводство. Должен быть идеальный порядок в документах, приказы своевременно доведены до тех, кто их исполняет.  Своевременно должна быть обработана любая информация. Посетители должны быть соответственно и вовремя приняты. Именно за эти моменты и отвечает офис-менеджер и старается достичь поставленных задач.

Он негласный посредник между вышестоящим и рядовым персоналом. Часто этого специалиста называют администратором компании или секретарем, но его обязанности более широкопрофильные:

  1. Входящая документация распределяется этим специалистом.
  2. Изучение корреспонденции.
  3. Координация деятельности нижестоящего персонала.
  4. Ведение протоколов на заседаниях.
  5. Организация приема посетителей.
  6. Переговоры с клиентами, как по телефону, так и личные, также организация их приема.
  7. Естественно, владение оргтехникой.
  8. Трудовой распорядок офиса также в его компетенции.
  9. Формирует и следит за бюджетом на нужды офиса.
  10. Контролирует технические службы.

Бывает, что руководитель наделяет офис-менеджера правом подписи, что несет определенную ответственность.

Общие положения инструкции вакансии офис-менеджер

Общие положения дают нам информацию о классификации и специфике, здесь отображается информация, кто принимает на работу этого сотрудника, кому он подчиняется, что у него за категория. Утверждение должностной инструкции производится Генеральным директором. Изучать ее нужно до того, как заключается договор о трудоустройстве, чтобы потом не было ненужных казусов.

Итак, в этом блоке информации должностной инструкции офис-менеджера указываются следующие моменты:

  1. Является специалистом компании и решает ее организационные задачи.
  2. Непосредственное подчинение Генеральному директору.
  3. Освобождает и назначает на должность офис-менеджера Генеральный директор посредством приказа.
  4. Курьер, заведующий хозяйством, уборщица находятся в непосредственном подчинении этого специалиста.
  5. Во время отсутствия начальника отдела кадров менеджеру вменены его обязанности, включая кадровое делопроизводство.
  6. Должен иметь средне специальное, неполное высшее, высшее образование, обладать навыками работы с оргтехникой, быть уверенным пользователем ПК и программ Microsoft Office.

Офис-менедже обязан знать:

  • задачи и функции компании
  • свои права и обязанности
  • штатно-организационную структуру компании

Должностные обязанности и задачи.

Цель этого специалиста заключается в максимально эффективном организационном и документационном ведении процесса. Его работа подразумевает как исполнительную, так и руководящую деятельность. В ней могут быть небольшие отличия в зависимости от размера и статуса компании, но в целом, они похожи.

Таким образом, его основные задачи и обязанности:

  1. Контроль за документооборотом
  2. Печать документов
  3. Оформление и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Контроль своевременного исполнения сотрудниками устных поручений руководителя.
  5. Обеспечение жизнедеятельности компании (закупка воды, канцелярии и т.д.)
  6. Поддержание офисного этикета и культуры корпорации.
  7. Руководство АХО (Административно-хозяйственный отдел), если компания небольшая.
  8. Встреча посетителей.
  9. Выполнение поручений руководителя.
  10. Отправка почты.
  11. Подготвка и организация командиовок руководителя.
  12. Необходимое сопровождение всех внутриофисных процессов.

В обязанности может так же входить контроль за соблюдением инструкций по противопожарной безопасности и по охране труда.

Требования к специалисту

Такая должность, как офис-менеджер, отсутствует в Квалификационном справочнике, по этой причине каждый руководитель сам формирует требования к соискателям этой работы. Но наиболее распространенные следующие:

  • Соискатели с высшим образованием будут иметь преимущества;
  • Иметь навыки составления деловых писем, ведение протоколов;
  • Хорошее знание оргтехники;
  • Знание английского языка требуется для тех, кто собирается трудиться в иностранной компании;
  • Грамотное ведение переговоров по телефону;
  • Этика делового общения.

Офис-менеджер является правой рукой руководителя. Несомненно, он должен обладать определенными качествами, которые помогут продуктивно трудиться на благо компании.

  • Пунктуальность.

Опоздания могут случаться у других работников, но только не у офис-менеджера. Он первый, кто появляется в офисе, и он же последний, кто его покидает, проверив досконально, все ли в порядке, выключено ли то, что должно быть выключено, закрыто ли то, что должно быть закрыто, выставлена ли сигнализация. Кстати, в случае несанкционированного проникновения в офис, который выставлен на сигнализацию, одним из первых, прибывших на место должен быть именно офис-менеджер.

  • Хозяйственность.

Хороший специалист бережет бюджет компании, где он трудиться.  Получается ли экономно приобрести канцтовары, забронировать гостиницу по акции заранее для руководителя, тем самым сэкономив денежные средства.

Именно офис-менеджер ведет переписку и неграмотное изложение может бросить тень на всю компанию, причиной может быть окончание сотрудничества.

  • Коммуникабельность.

Некоммуникабельный человек вряд ли сможет хорошо работать на должности офис-менеджера. Умение общаться и вовремя поддержать разговор на любые темы является важным моментом. Но лишняя разговорчивость тоже может нанести вред, если человек не может вовремя остановится и не контролирует свою речь, ведь конкуренты не дремлют.

  • Позитивность.

Этот специалист должен быть человеком, излучающим само дружелюбие. Согласитесь, придя ранним утром на работу и встретив хмурое лицо за секретарской стойкой, вряд ли вы вдохновитесь на плодотворный рабочий процесс. Ну а если с таким выражением встречать потенциальных бизнес-партнеров, вряд ли это пойдет на пользу переговорам.

Документы для скачивания (бесплатно)

Права

У офис-менеджера много обязанностей, но он наделен и определенными правами, их нужно знать. Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы. Компетентность хорошего сотрудника определяется не только знанием своих обязанностей, но и своих прав, которыми нужно умело пользоваться:

  1. Этот специалист в праве поощрять тех работников, которые находятся у него в подчинении, но только после согласования с руководителем.
  2. Проявлять инициативу в решении определенных задач, которые находятся в его ведении.
  3. Самостоятельное решение вопросов, связанных с незапланированными ситуациями в рамках своей компетенции.
  4. Имеет право потребовать у директора соответствующих условий для рабочего процесса.
  5. Требовать от сотрудников доработки документации, если в ней нарушены стандарты и установленные нормы.

Эти пункты могут быть дополнены, в каждой компании свои уставы.

Ответственность

При безответственном выполнении своих прямых обязанностей или невыполнении поставленных руководителем задач, при несоблюдении сохранности документов и упущений, которые привели к материальному ущербу компании, этот работник несет ответственность. Если возникнет необходимость, этот специалист будет обязан компенсировать материальные убытки, если они возникли по его вине.

Офис – менеджер привлекается к ответственности при:

  1. При нарушении сохранения информации, которая является конфиденциальной.
  2. При несоблюдении субординации в компании.
  3. При использовании информации, которая является коммерческой.
  4. При превышении прав, установленных руководителем компании.
  5. При отсутствии должной подготовки документов.

Плюсы и минусы работы

В деятельности офис-менеджера можно отыскать много как положительных моментов, так и отрицательных, в общем как в любой работе. Он появляется в офисе раньше всех, порой приходится исполнять личные просьбы руководителя, стрессоустойчивость должна быть высокой. Если это большая компания в его обязанности входит обучение и контроль над секретарями подразделений. Подготовкой корпоративов и покупкой оргтехники занимается также он. Следить за работой водителей и курьеров вменено в обязанности этого специалиста. Нередко он принимает непосредственное участие при собеседовании новых сотрудников при приеме на работу.

Начать карьеру со службы офис-менеджера, это неплохой старт, вполне возможно, что отработав 2-3 года, выполняя ответственно и творчески свою работу, проявляя инициативу у вас появятся новые возможности.

Вполне вероятно, что вас заметят и предложат новую должность. Хороший специалист, визитная карточка компании. Сейчас на рынке труда это одна из востребованных профессий.

Интересное видео-отзыв о работе офис-менеджером, возможно именно после этого видео у вас появится правильное понимание этой должности.

Что делает офис-менеджер?

20.08.2020

Профессия офис-менеджер востребована на рынке труда многих стран бывшего СНГ, но мало где есть четкое определение полномочий и обязанностей этого специалиста. Во многих компаниях такой человек выполняет большое количество функций, начиная с приготовления кофе гостям и заканчивая оформлением документов. Давайте разберемся, в чем же состоит специфика работы и что делает офис-менеджер.

В чем заключается работа офис-менеджера?

Так получается, что развитие каждой бизнес-структуры требует наличия человека, который бы решал много текущих вопросов относительно жизнедеятельности офиса и заботился о создании благоприятного климата на рабочих местах.

Что относится к бухгалтерскому учету: основные задачи

Вот на что влияет работа офис-менеджера:

  1. Исправность офисной техники, ее регулярное обслуживание;
  2. Наличие всех необходимых канцелярских товаров;
  3. Порядок работы всего персонала в целом;
  4. Проведение мероприятий;
  5. Ведение документооборота;

Иными словами, офис-менеджер – это связующее звено между всеми сотрудниками, человек, который упорядочивает их работу и контролирует состояние офиса. Что входит в обязанности офис-менеджера?

Что входит в обязанности офис-менеджера?

Перечень всех обязанностей офис-менеджера можно условно поделить на несколько областей:

  1. Управление офисом – необходимо коммуницировать с секретарями, администраторами, уборщиками, курьерами и другим офисным персоналом, организовывать брифинги, совещания и мозговые штурмы, следить за соблюдением мер безопасности.
  2. Администрирование – контролировать делопроизводство, распределять документы по отделам, принимать и пересылать деловую корреспонденцию.
  3. Хозяйственное обеспечение – проведение необходимых для жизнедеятельности офиса закупок материалов, техники, а также чая, кофе и сладостей для проведения кофе-пауз и встреч с клиентами.
  4. Контролирование – проведение инвентаризации и ревизии материальных ценностей, оценка состояния офисного оборудования, а также средств связи. Также, в перечень того, что должен знать офис менеджер, могут быть включены принципы аттестации сотрудников.
  5. Отчетность – необходимо регулярно готовить вышестоящему руководству отчеты о своей деятельности.

Исходя из широкого перечня обязанностей, к претендентам на должность выдвигают достаточно высокие требования. Хороший офис-менеджер должен быть коммуникабельным, знать основы менеджмента, документооборота, а также ориентироваться в правилах планирования и снабжения. И если вы хотите получить такие навыки или задумываетесь, как стать офис менеджером, курсы офис менеджера ЕШКО помогут освоить азы этой востребованной профессии.

Специфика работы офис-менеджера

Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?

В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.

Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.

Чем отличается офис-менеджер от секретаря?

Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.

В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.

Чем занимается офис-менеджер?

Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.

Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.

Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.

Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.

Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.

Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.

Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:

1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;

- планирование работы офиса;

- руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)

- разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;

- разработка политики общения с клиентами.

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.

Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.

Требования работодателей

Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.

Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».

Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.

В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.

Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.

Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Куда растём?

Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? Возможен. Но, чаще всего, не прямолинейный. Это значит, что для карьерного роста нужно сменить сферу, пройти какое-то обучение. Всё проще, если компания внимательно относится к своим сотрудникам, руководитель видит потенциал офис-менеджера и понимает, что сотрудник уже «перерос» свою позицию. В этом случае вполне можно рассчитывать на предложение другой позиции в этой же компании, а также на обучение за счёт организации.

Если же такой возможности нет – придётся «перепрофилироваться» самостоятельно. Многие офис-менеджеры впоследствии находят себя в работе с персоналом или на административных позициях. Некоторые становятся успешными руководителями салонов-магазинов в розничной торговле. Если привлекают какие-то другие отрасли – лучше заранее пройти обучение, хотя бы краткосрочное.

Верно одно: кем бы ни стал в будущем этот сотрудник, ему обязательно пригодится опыт работы офис-менеджером: потому что умение организовывать работу других людей, навыки деловой коммуникации и высокая самоорганизация будут полезны в любой сфере.

Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря :: BusinessMan.ru

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

Как стать офис-менеджером - Кто кем работает

Офис менеджер компании — профессия-мечта. Скажите, где еще вы можете помогать людям, находясь в центре событий вашей организации?

Офис менеджер — первая точка контакта для посетителей офиса, партнеров или коллег. Иногда кажется, что офис менеджер по работе с клиентами имеет бесконечный круг обязанностей и обременительную ответственность.

Справедливости ради стоит сказать, что карьера в этой должности доступна далеко не каждой девушке, даже если вы являетесь соискателем должности офис менеджера без опыта работы, у вас должно быть огромное желание набраться этого опыта. Работа офис менеджером требует, чтобы у человека был определенный склад характера и качества, способные помочь достичь вам успеха в этой профессии.

Читайте наши советы, собранные в этой статье, чтобы понять, в чем заключается работа офис менеджера и кто может достичь успеха, находясь в этой должности.

Содержание статьи

Офис менеджер компании — постоянная работа в многозадачном режиме


Ошибочно думать, что «офис менеджер компании» просто современное название должности секретаря. Классический секретарь имеет гораздо меньше обязанностей, чем офис менеджер компании. В сферу его компетенций входит подготовка документов для руководства, телефонные звонки, помощь в коммуникации всех подразделений или отделов компании. Чем больше сама компания, тем более высокую ответственность предполагает работа офис менеджером. И да. На этой должности приходится постоянно работать в многозадачном режиме.

Офис менеджер компании как регулировщик движения


В некотором смысле офис менеджер компании, вне зависимости от опыта, который у него есть, чем-то напоминает регулировщика на дорожном перекрестке. В его задачу входит правильное взаимодействие с представителями различных отделов компании, выполнение задач по координации их усилий, офис-менеджер также осуществляет и первый контакт с потенциальными клиентами фирмы. Важным умением человека, занимающего эту должность, является способность выбрать правильное расположение в компании, чтобы эффективно осуществлять взаимодействие всех тех, кто нуждается в его услугах. Для этого ему понадобится узнать всю свою организацию с изнанки, познакомиться со множеством людей и в работе с ними учитывать их психологические особенности.

Офис менеджер компании — ангел связи


В чем же заключается работа офис менеджера? В круг его разнообразных обязанностей входит ведение телефонных переговоров и организация телефонных звонков.

Офис менеджер не только лицо, но и голос компании. Для успешного общения важен и тон голоса, и высота, и выбор слов, и грамотная речь, а также уровень вежливости и стрессоустойчивость при общении с проблемными клиентами или посетителями. Если вы обладаете перечисленными навыками, то можете работать офис-менеджером, не обладая богатым опытом.

Офис менеджер компании в совершенстве владеет компьютером


Офис менеджер компании хорошо разбирается в современных технологиях, а с компьютером «на ты». В зависимости от характера бизнеса вашей организации, компьютер является инструментом, с помощью которого офис менеджер создает таблицы в Excel, презентации в Power Point, редактирует изображения или видеоматериалы, пользуясь для этого соответствующими программами. Само собой, он также должен быть способен напечатать необходимые документы в текстовом редакторе. Все эти навыки также будут более, чем полезны, если вы претендуете на должность офис менеджера, не имея опыта работы, окончив лишь школу или вуз.

Свои навыки в работе с компьютером офис менеджер компании должен постоянно совершенствовать.

Офис менеджер компании должен иметь хорошие навыки общения


Офис менеджер компании всегда находится на острие общения между представителями разных подразделений или отделов предприятия. Он также общается с клиентами, посетителями, партнерами. В большинстве случаев люди ждут от него определенной помощи. Значит, вам придется существенно развить свои навыки общения, а также научиться «читать» людей, чтобы понимать, чего же они хотят на самом деле. Конечно, при условии, что вы хотите достичь успеха в должности офис менеджера компании.

Офис менеджер компании — командный игрок


Офис менеджер всегда играет в команде. И его роль в команде далеко не последняя. Офис менеджер компании как никто другой знает, как взаимодействовать не только с кадровыми сотрудниками предприятия, но и людьми, которые появляются в офисе не каждый день или вовсе случайно. Без хорошего офис менеджера компании вообще невозможно никакое взаимодействие практически на всех уровнях управления. Вот об этом следует помнить тому, кто хочет достичь вершин в этой профессии.

Офис менеджер компании не испытывает страха перед аудиторией


Хороший офис менеджер не испытывает страха перед аудиторией, так как его функции чем-то напоминают работу актера на сцене. Если у вас есть страх перед публичностью, необходимостью выступать, постоянно находиться в центре внимания, то об успешной карьере офис менеджера компании вы можете просто забыть. В вашем списке приоритетов, если вы хотите добиться успеха в профессии, должна быть работа над развитием уверенности в собственных силах и избавлении от ненужной застенчивости.

Офис менеджер умеет принимать критику


Работая в должности офис менеджера компании, вы можете столкнуться с тем, что, по мнению большинства коллег, вы не делаете вообще ничего, кроме того, что постоянно пьете кофе или общаетесь со всеми в чате. Вы никак не можете противостоять такому взгляду на вашу деятельность, но в ваших силах научиться принимать критику, даже если она является неоправданной. Критика вообще является общепринятой частью работы офис менеджера компании. Перестаньте беспокоиться, когда слышите несправедливые или оскорбительные фразы. Лучшее средство — продолжать делать свою работу и делать ее безупречно.

Офис менеджер компании обладает организаторскими способностями


Офис менеджер компании — это не только человек, отправляющий письма или готовящий запросы. На своей должности вам придется проявить максимум организаторских способностей, так как именно от такого навыка зависит, как много людей сможет взаимодействовать своевременно и эффективно. Рекомендуется разработать свою собственную систему организации информационных потоков и придерживаться ее.

Офис менеджер компании — хороший слушатель


В обязанности и навыки офис менеджера компании входит навык активного слушания. Во-первых, научившись слушать, вы быстрее научитесь понимать истинные нужды и мотивы людей. Во-вторых, так вам будет проще реагировать на их просьбы и приносить пользу. В-третьих, даже в самых глупых просьбах иногда содержатся важные детали, которые нельзя упускать из виду ни в коем случае.

Офис менеджер компании — способ решения проблем


Офис менеджер компании часто имеет дело с чрезвычайными ситуациями на всех уровнях. Те, кто не знает, как и кто способен решить возникшую у него проблему, сначала обращаются к офис менеджеру компании. Соответственно, офис менеджер компании по мере сил должен способствовать решению возникающих проблем, а с накопленным практическим опытом иметь определенные алгоритмы для решения тех или иных проблем, которые для вас станут вполне стандартными.

Офис менеджер компании — это ее настроение


Офис менеджер компании — ее душа и сердце. Это человек в компании, к которому люди обращаются первыми. Вам следует научиться демонстрировать ко всем искреннее расположение, а ваша улыбка должна быть сердечной, вне зависимости от того, какое у вас в текущую минуту самочувствие, есть ли проблемы со здоровьем и так далее. Позитивный настрой помогут вам быстро получить положительную репутацию среди коллег и руководства компании.

Анна Волошина, HR

Другие полезные статьи:


В чем заключаются обязанности офис-менеджера

Инструкция

Офис-менеджер выполняет управленческие функции. Офис-менеджер обязан планировать работу всех лиц, работающих в конкретной компании и выстроить организационную структуру офиса. Также в эту категорию обязанностей входит руководство персоналом, стоящих ниже по рангу, организация обучения работников, планирование их карьеры и создание политики общения с клиентами.

Административная категория является следующей непосредственной обязанностью офис-менеджера. В нее входит организация делопроизводства и разрабатывание отношений между структурными подразделениями.

В хозяйственные полномочия входит закупка необходимой техники, оборудования, комплектующих, расходных материалов, а также руководство по установке оборудования и отслеживание его работы.

У офис-менеджера существуют контрольные обязанности. Под ними подразумевается ревизия материальных ценностей предприятия, своевременная аттестация персонала, организация отчетности и осуществление иных материалов по контролю.

Отчетные обязанности включают в себя полную подготовку всей документальной отчетности для вышестоящего руководства. Таким образом, руководство находится в курсе дел, происходящих в предприятии, и с помощью этого может контролировать сложившуюся ситуацию.

Основной обязанностью также считается организация и проведение деловых переговоров. В это входит планирование деловых встреч, определение линии переговоров, организация документального оформления переговоров и анализ результатов деловых встреч.

От офис-менеджера требуется знание не только своей работы, но и работы остального коллектива, отслеживание того, как эта работа продвигается, знание методов стратегического планирования, основ этики и эстетики, а также знание основ бухучета и отчетности.

Работа офис-менеджером является достаточно напряженной. Поэтому выбирая такую или схожую специальность, стоит проанализировать, будет ли эта деятельность приносить удовлетворение и радость. А ведь это немаловажно, так как человек проводит значительное количество времени именно на рабочем месте.

Главная

Благодарность ООО "Предприятие по производству средств защиты"

Ю.Н. Солдатенко Генеральный директор

Благодарность АО "КТЦ "Металлоконструкция"

А.А. Щербина Генеральный директор

Благодарность Ульяновского РФ АО "Россельхозбанк"

М.С. Абрамов Директор филиала

Благодарность руководства Куйбышевской железной дороги - филиала ОАО "РЖД"

Ш.Н. Шайдуллин Заместитель начальника дороги (по территориальному управлению)

Благодарность Операционного офиса "Ульяновский" Приволжского филиала ПАО РОСБАНК

А.П. Шкарин Управляющий ОО "Ульяновский" Приволжского филиала ПАО РОСБАНК

Благодарность "Операционного офиса "Ульяновский" Филиала №6318 Банка ВТБ ПАО

А.Г. Трусова Заместитель управляющего операционным офисом по сервису РОО "Ульяновский"

Благодарность АК Барс Банк

Н.О. Ахметшина Руководитель офиса продаж ОО "Ульяновский №1"

Благодарность ООО "Компания Раздолье"

А.Л. Марусин Управляющий ООО "Компания Раздолье"

Благодарность ОГАУ "Центр информационных технологий"

С.И. Конзаев Директор ОГАУ "ЦИТ"

Благодарность ООО "Голден Глоб"

Д.Е. Дмитриев Генеральный директор

Благодарность Регионального операционного офиса "Ульяновский" Филиала Приволжский ПАО Банк ФК Открытие

Ю.Б. Осокин Управляющий Операционным офисом "Ульяновский" Филиала Приволжский ПАО Банк ФК Открытие

Благодарность руководителя группы - главного клиентского менеджера Группы продаж и обслуживания ОО "Тверской" ПАО "БАНК УРАЛСИБ"

Г.И. Таланцева Руководитель группы - главный клиентский менеджер Группы продаж и обслуживания ОО "Тверской"

Офис-менеджер: описание работы | TARGETjobs

Работа может быть очень разнообразной.

Чем занимается офис-менеджер? | Типичные работодатели | Квалификация и обучение | Ключевые навыки

Офис-менеджеры по существу обеспечивают бесперебойную повседневную работу офиса и могут управлять командой административного или вспомогательного персонала. Обязанности обычно включают:

  • организация встреч и управление базами данных
  • бронирование транспорта и проживания
  • организация корпоративных мероприятий или конференций
  • заказ канцелярских товаров и мебели
  • работа с корреспонденцией, жалобами и запросами
  • подготовка писем, презентаций и отчетов
  • Контроль и контроль работы административного персонала
  • Управление бюджетом офиса
  • взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
  • внедрение и поддержание процедур / офисных административных систем
  • Передача задач младшим сотрудникам
  • Организация вводных курсов для новых сотрудников
  • Обеспечение актуальности политик в области охраны труда и техники безопасности
  • с использованием ряда программных пакетов
  • Посещение встреч с высшим руководством
  • помогает кадровой службе организации, обновляя кадровый учет, организуя собеседования и т. Д.

Однако, в зависимости от размера и структуры организации, роль офис-менеджера также может сочетаться с другой офисной должностью, например:

Обязанности часто включают некоторые из традиционных обязанностей PA или администратора, но роль может быть более широкой.

Типичные работодатели офис-менеджеров

Любая организация с более чем несколькими сотрудниками может нанять офис-менеджера. Основные работодатели:

  • больницы
  • вузов
  • финансовые организации
  • органы местного самоуправления
  • центральное правительство
  • благотворительные организации
  • малых предприятий
  • производителей.

Объявления о вакансиях обычно размещаются на досках вакансий и в местных, региональных и национальных газетах (в Интернете и в печати), а также в специализированных кадровых агентствах.

Требуется квалификация и обучение

Степень иногда может быть полезной, и эта карьера открыта для выпускников всех специальностей. Однако многие работодатели не указывают академическую квалификацию в качестве требования, вместо этого подчеркивая важность:

  • опыт работы на административной должности
  • знание программных пакетов
  • хорошие навыки межличностного общения и управления временем.

Важен предыдущий опыт работы в офисе, секретарше или с клиентами (некоторые работодатели могут рассчитывать на работу не менее двух лет). Некоторые работодатели также запрашивают предыдущий опыт работы в офисе в том же секторе. Соответствующий опыт можно получить за счет временной работы в агентстве, которая, в свою очередь, может привести к постоянной офисной работе.

Ключевые навыки для офис-менеджеров

  • Надежность и конфиденциальность: вы часто узнаете о конфиденциальных вопросах
  • Адаптивность
  • Навыки общения, ведения переговоров и построения отношений
  • Организационные навыки
  • ИТ-навыки
  • Навыки решения проблем
  • Инициатива
  • Лидерство и способность «делать вещи»
  • Навыки составления бюджета
  • Внимание к деталям.

Далее: поиск вакансий и стажировок для выпускников

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un'e-mail all'indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 67d37fa2796416b3.

Образец описания должности офис-менеджера (Free and Ready pdf)

Обязанности офис-менеджера:

  • Назначение встреч и встреч в офисе
  • Организация планировки офиса и заказ канцелярских товаров и оборудования
  • Поддержание офисного состояния и проведение необходимого ремонта

Нанять офис-менеджера? Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы размещать эту вакансию и нанимать лучше и быстрее.

Краткое описание вакансии

Мы ищем офис-менеджера для организации и координации административных функций и офисных процедур. Ваша роль - создавать и поддерживать приятную рабочую среду, обеспечивая высокий уровень организационной эффективности, коммуникации и безопасности.

Чем занимается офис-менеджер?

Обязанности и обязанности офис-менеджера включают планирование встреч и встреч, организацию канцелярских принадлежностей, приветствие посетителей и оказание общей административной поддержки нашим сотрудникам.Предыдущий опыт работы в качестве менеджера фронт-офиса или администратора офиса будет преимуществом. Успешный офис-менеджер также должен иметь опыт работы с разнообразным офисным программным обеспечением (инструменты электронной почты, электронные таблицы и базы данных) и уметь точно выполнять административные обязанности.

В конечном итоге, офис-менеджер должен быть в состоянии обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь улучшить процедуры и повседневную работу компании.

Обязанности

  • Выполнять обязанности руководителя офиса, в том числе:
    • Техническое обслуживание
    • Рассылка
    • Принадлежности
    • Оборудование
    • Купюры
    • Поручения
    • Покупки
  • Расписание встреч и встреч
  • Организовать планировку офиса и заказать канцелярские товары и оборудование
  • Поддерживать состояние офиса и проводить необходимый ремонт
  • Сотрудничайте с отделом кадров для обновления и поддержки политики офиса по мере необходимости
  • Организация офисных операций и процедур
  • Согласование с ИТ-отделом по всему офисному оборудованию
  • Убедитесь, что все товары выставлены и оплачены вовремя
  • Управление договорами и переговорами о ценах с поставщиками офисов, поставщиками услуг и арендой офисов
  • Управлять бюджетом офиса G&A, обеспечивать точную и своевременную отчетность
  • Обеспечить общую поддержку посетителей
  • Помощь в процессе адаптации новых сотрудников
  • Отвечать на вопросы сотрудников по вопросам управления офисом (e.г. канцелярские товары, оборудование и дорожные принадлежности)
  • Поддерживать связь с поставщиками услуг по управлению объектами, включая услуги по уборке, кейтерингу и безопасности
  • Планируйте внутренние или внешние мероприятия, такие как вечеринки, праздники и конференции

Требования

  • Подтвержденный опыт работы в качестве офис-менеджера, менеджера фронт-офиса или помощника администратора
  • Знание обязанностей, систем и процедур офисного администратора
  • Знание MS Office (в частности, MS Excel и MS Outlook)
  • Практический опыт работы с офисной техникой (например,г. факсы и принтеры)
  • Знакомство с инструментами планирования электронной почты, такими как Email Scheduler и Boomerang
  • Отличные навыки управления временем и способность выполнять несколько задач и расставлять приоритеты в работе
  • Внимание к деталям и умение решать проблемы
  • Отличные письменные и устные коммуникативные навыки
  • Сильные организационные навыки и навыки планирования в быстро меняющейся среде
  • Творческий ум, способный предлагать улучшения
  • степень средней школы; дополнительная квалификация помощника администратора или секретаря будет плюс

Описание работы офис-менеджера (зарплата, навыки, обязанности, сертификация и многое другое)

Джефф Гиллис

У каждой компании на планете есть одна общая черта; им приходится выполнять административные задачи.По сути, никуда не денешься от бумажной работы, составления расписания и подобных обязанностей. В какой-то степени каждый бизнес имеет дело с этим. Но офис-менеджеры - те, кто справляется с этим, превращая эту разношерстную группу обязанностей в хорошо разработанные системы.

Организация, координация, эффективность… вот основные принципы офис-менеджеров. Их цель - разработать эффективные административные процедуры, управляющие офисами с помощью протоколов и процедур. Может показаться, что жесткость - это главное, но это не так.На самом деле речь идет о достижении успеха.

По бессмертным словам Бенджамина Франклина, «легче предотвратить вредные привычки, чем избавиться от них». И это часть того, что делают офис-менеджеры; они предотвращают вредные привычки, создавая основу для хороших.

Но это лишь малая часть того, что значит быть офис-менеджером. Готовы узнать больше об этой удивительной профессии?

Отлично! Давайте идти.

Что такое офис-менеджер?

Итак, что такое офис-менеджер? Проще говоря, они обеспечивают бесперебойную работу офиса каждый день.

Их основная цель - упростить административные процедуры, установить стандарты и набросать протоколы. Они являются источником согласованности, собирая всех сотрудников офиса на одной странице.

Без офис-менеджера наступает хаос. Подумайте об этом таким образом; Если вы спросите десять случайных людей, как поставить полку, не давая им инструкций, вы, вероятно, получите десять разных ответов. Конечно, все они будут сосредоточены на одном и том же результате, но не будут подходить к нему одинаково.

Некоторые могут быть скрупулезными, измеряя, чтобы найти идеальную высоту, проверять, задевают ли они гвоздь или просто гипсокартон, выясняя, используют ли они лучшие для этой задачи шурупы, и многое другое. Другие будут смотреть на это, используя только то, что находится прямо перед ними, и надеются на лучшее. В конце концов, все они справляются с задачей (вероятно), но качество результатов разное.

Отсутствие контролируемого подхода оставляет место для ошибок. Люди могут упустить из виду критические требования, существующие между точками A и B, если у них нет указаний. Офис-менеджеры предоставляют такие рекомендации.

Каковы обязанности и обязанности офис-менеджера?

Хорошо, мы это уже немного коснулись. Но теперь пришло время внимательно изучить описание должности офис-менеджера.

Во-первых, офис-менеджер - это не секретарь или помощник администратора. Конечно, обязанности могут частично совпадать, но офис-менеджеры также являются лидерами. Они обычно контролируют команду, в то время как большинство секретарей или административных помощников нет.

Plus, офис-менеджеры обычно обладают определенными полномочиями по принятию решений, особенно когда дело доходит до разработки протоколов. Вот что их отличает.

Также важно понимать, что обязанности офис-менеджера варьируются от компании к компании. У каждого рабочего места разные потребности, для одного. С другой стороны, офис-менеджеров обычно должны носить смехотворное количество шляп. Если задача носит административный характер, она может стать частью их рабочей нагрузки, если возникнет необходимость.

Несмотря на то, что каждая компания отличается от других, описания должностей офис-менеджеров обычно имеют много общего. Вот что может понадобиться офис-менеджеру:

    • Контролировать работу офиса
    • Разработка и обновление офисных процедур
    • Работа с другими отделами над разработкой политик
    • Координация обслуживания офисных помещений и оборудования
    • Ведение инвентаря канцелярских товаров
    • Организовывать встречи и назначать встречи
    • Управление отношениями с поставщиками
    • Связь с поставщиками услуг
    • Получение и рассылка почты
    • Управлять входящими счетами поставщиков услуг и производить платежи
    • Вести переговоры с продавцами и поставщиками услуг
    • Встреча и помощь посетителям
    • Создание и показ презентаций
    • Внедрение систем хранения и стандартов ведения документации
    • Утверждение заявок на поставку
    • Наблюдать за членами административной группы
    • Делегировать делопроизводство членам офисной команды
    • Набор и проверка кандидатов в административные органы
    • Тренеры, гиды и сотрудники дисциплины
    • Проведение проверки эффективности
    • План корпоративных мероприятий
    • Подготовить операционные отчеты

Сказать, что большинство офис-менеджеров заняты, - ничего не сказать.Офисы могут быть удивительно быстро меняющейся средой, особенно для тех, кто ими руководит.

Какие навыки нужны офис-менеджерам?

Если вы хотите проявить себя как офис-менеджер, вам понадобится надежный и разнообразный набор навыков. В конце концов, ваши обязанности могут быть повсюду, поэтому вам нужны способности, чтобы с ними справиться.

Это правда, что описание должности каждого офис-менеджера немного отличается. Почему это имеет значение? Потому что навыки, необходимые для достижения успеха на должности, могут варьироваться от одной возможности к другой.

Но у многих должностей офис-менеджеров есть приличное количество общего. Это означает, что даже если вы не можете найти четкий список требований к работе, у вас есть к чему прибегнуть. Вот некоторые из наиболее востребованных профессиональных навыков офис-менеджеров (не забудьте подробно ознакомиться с описанием вашей должности!):

    • Офисные операции и административная практика
    • Файловые системы и управление данными
    • Планирование
    • Принципы управления бизнесом, человеческими ресурсами и бухгалтерским учетом
    • Компьютеры и комплекты офисного программного обеспечения
    • Управление запасами и закупки
    • Контроль, наставничество и руководство офисным персоналом
    • Составление бюджета

Хорошо, теперь вы получили представление о необходимых технических возможностях, но это лишь верхушка айсберга.Мягкие навыки также жизненно важны для вашего успеха, особенно потому, что вы будете нести ответственность за руководство командой и координацию с другими отделами. Вот список мягких навыков, которые вы хотите продемонстрировать в своем резюме и во время собеседования:

Какое образование, обучение, сертификация требуется?

Технически стать офис-менеджером можно только благодаря опыту. Если вы проработаете на административной должности от пяти до десяти лет (иногда и больше) и у вас есть шансы улучшить свои лидерские способности, вы, возможно, сможете совершить рывок.

Однако это не самый быстрый маршрут.

Если вы хотите быстрее занять должность офис-менеджера, подумайте о получении степени бакалавра. Сосредоточьтесь на бизнесе, человеческих ресурсах, управлении и бухгалтерском учете. Не стесняйтесь посещать соответствующие курсы по технологиям, так как это поможет вам развить ценные навыки.

Вы также можете улучшить свое резюме с помощью сертификации. Сертифицированный бизнес-менеджер (CBOM) может быть хорошим выбором.Вы также можете рассмотреть вариант Certified Administrative Professional (CAP), так как он демонстрирует ваши административные возможности. Однако технически это тоже не является необходимостью, поэтому вам не нужно идти по этому пути.

Заработная плата офис-менеджера

Время ответить на вопрос, который почти гарантированно будет у вас в голове; как выглядит зарплата офис-менеджера? Что ж, как и в случае с любой другой работой на планете, ответ зависит от обстоятельств.

На компенсацию влияет множество факторов. Например, количество людей, которыми руководит офис-менеджер, точные обязанности, размер компании и даже местонахождение бизнеса имеют значение.

Например, если вы возглавляете команду из десяти человек, вы, вероятно, будете зарабатывать больше, чем кто-то, кто наблюдает за двумя сотрудниками. Точно так же, если вы работаете в Нью-Йорке, у вас, вероятно, будет более высокая зарплата, чем у офис-менеджера в Мобиле, штат Алабама.

Но это не значит, что у вас нет приблизительной цифры. В США средняя зарплата офис-менеджера составляет 79 027 долларов в год.Довольно мило, правда?

Кроме того, многие штатные офис-менеджеры получают за свои усилия больше, чем деньги. В большинстве случаев также доступен комплексный пакет льгот, увеличивающий размер вашей общей компенсации.

Что нужно знать перед собеседованием

Готовы ли вы занять должность офис-менеджера? Большой! Давайте поговорим о том, как этого добиться.

Во-первых, изучите описание должности офис-менеджера, как будто от этого зависит ваш успех, потому что это так.Вы узнаете много интересного о том, что необходимо сделать, что даст вам представление о том, что вам нужно обсудить во время собеседования.

После этого совершите поездку на сайт компании. Просмотрите заявления о миссии и ценностях. Так вы сможете больше узнать о культуре и приоритетах организации.

СОВЕТ ДЖЕФФА: Хотите воспользоваться тем, что вы узнали из заявлений о миссии и ценностях компании? Ты можешь. Подумайте, как вы можете применить свои навыки, чтобы помочь организации достичь своей миссии.Таким образом, вы можете поговорить с ним прямо во время собеседования, создав очень актуальное и очень заманчивое ценностное предложение. Кроме того, это шаг, на который не пойдет большинство кандидатов, так что вы выделитесь из толпы.

Затем будет разумно потратить немного времени на то, чтобы проанализировать самые популярные вопросы для руководителей на собеседовании. Многие из них подходят для различных руководящих ролей, включая офис-менеджеров.

Наконец, когда вам нужно ответить на вопросы поведенческого интервью, используйте как метод STAR, так и метод адаптации.Вместе они могут помочь вам создать мощный ответ.

Собираем все вместе

Офисные менеджеры действительно являются основой любой административной операции. Если вы находите описание должности офис-менеджера интригующим и хотите развивать свою карьеру в этом направлении, прекрасно! Это отличный вариант, поэтому воспользуйтесь приведенными выше советами в своих интересах, и вы на пути к воплощению своей мечты.

Ознакомьтесь с другими нашими «статьями с описанием вакансий» , если вы изучаете варианты карьеры:

Соучредитель и Технический директор TheInterviewGuys.com. Джефф является известным участником, предоставляющим советы по поиску работы, собеседованиям и продвижению по карьерной лестнице, он опубликовал более 50 единиц уникального контента на сайте , его работы представлены в ведущих публикациях, таких как INC , ZDnet , MSN и другие.

Узнайте больше о The Interview Guys на нашей странице «О нас» .

День из жизни офис-менеджера

Должностные обязанности офис-менеджера

Управленческие обязанности

В первую очередь обязанность офис-менеджера, как вы уже догадались, состоит в том, чтобы управлять офисными служащими.Объем управленческих обязанностей офис-менеджеров зависит от отрасли, размера и структуры вашей организации. Как правило, офис-менеджеры несут ответственность за разработку процедур и внедрение, оценку, улучшение и общение с офисным персоналом по поводу этих процедур. Офис-менеджеры часто несут ответственность за руководство младшими администраторами, операциями и персоналом.

Административные обязанности

Снова объем административных обязанностей во многом зависит от типа бизнеса, в котором работает офис-менеджер.Большинство должностей связаны с разработкой и поддержанием систем хранения и ведения документации. Дополнительные обязанности включают заполнение секретарей, управление расходными материалами, а также определение и удовлетворение потребностей различных сотрудников. Составление графика, планирование встреч и поддержание чистой и безопасной рабочей среды часто входит в сферу ответственности офис-менеджера.

Финансовые и кадровые обязанности
Небольшим компаниям часто требуется, чтобы офисные менеджеры носили много головных уборов.Это часто может означать, что офис-менеджеры должны управлять расходами, бюджетами, мелкими денежными средствами, начислением заработной платы и обрабатывать счета. Если используется система учета рабочего времени, менеджеры офиса часто будут нести ответственность за ее обслуживание. Если организация достаточно мала, вероятно, не будет отдела кадров. В этой ситуации офис-менеджер может нести ответственность за обработку документов о новом найме и распространение политики.


Требуемые навыки и опыт

Из-за разнообразного характера работы, которую выполняет офис-менеджер, навыки, необходимые для достижения успеха, также весьма разнообразны.Вы часто будете видеть объявления о вакансиях для офис-менеджеров с необходимыми навыками, которые читаются как список сверхчеловеческих характеристик. Важны хорошие коммуникативные навыки.

Навыки, которые вам понадобятся, чтобы преуспеть в качестве офис-менеджера:

  • Хорошее общение
  • Хорошее суждение
  • Решение проблем
  • Быстрое принятие решений
  • Управление временем
  • Внимание к деталям
  • Планирование и организация
  • Хорошо делегирует
  • Лидерские и коучинговые способности
  • Сильная инициатива
  • Компас безупречной морали и порядочность
  • Высокая степень адаптации
  • хорошо работает с командами
  • Свободно владеет MS Office и другими системами
  • Возможности управления бюджетами
  • Знание принципов бизнеса и управления

Опыт работы, требуемый работодателем:

  • Опыт приема на работу
  • Руководящий персонал
  • Опыт разработки стандартов
  • Управление расходными материалами и инвентаризацией
  • Улучшение процесса
  • Бухгалтерский учет
  • Административный опыт
  • Опыт управления
  • Канцелярский опыт
  • Знание управления персоналом

С кем вы будете работать

Существует так много компаний с таким разнообразием сотрудников, что невозможно точно знать, с кем вы будете работать в должности офис-менеджера.Справедливо предположить, что вы будете работать в тесном сотрудничестве с людьми, занимающими административные, операционные и кадровые роли. Вы также можете тесно сотрудничать с сотрудниками отдела продаж и обслуживания клиентов.

  • Помощник по кадрам
  • HR Универсальный
  • Координатор по персоналу
  • Регистратор
  • Офисный помощник
  • Административный помощник
  • Офисный координатор
  • Сотрудник по вводу данных
  • Управляющий производством
  • Ассистент по маркетингу
  • Помощник по операциям
  • Торговый представитель

Распространенные ошибки

  1. Микроменеджмент - может быть трудно отказаться от контроля.Избегайте микроменеджмента вашей команды, чтобы сэкономить себе и им много времени и головных болей. Хороший способ исправить это - оставить отзыв.
  2. Непредставление обратной связи и отсутствие реакции на нее - регулярное предоставление конструктивных отзывов помогает сотрудникам понять, что они могут улучшить. Создание процесса предоставления и получения обратной связи поможет ослабить напряжение, которое в противном случае можно было бы рассматривать как «жалобу».
  3. Сосредоточение внимания на негативе - Когда дела идут хорошо, мы иногда можем слишком много сосредотачиваться на негативе.Не забывайте отдавать должное, когда это необходимо, и выделяйте время, чтобы сосредоточиться на достижениях.
  4. Быстрый набор персонала - Вы, как офис-менеджер, можете испытывать сильное давление, заставляя вас нанять сотрудников. Не поддавайтесь этому давлению. Убедитесь, что вы нанимаете лучших, кого можете найти.
  5. Отдавать приказы вместо руководства - Быть боссом - это совсем не то, что быть лидером. Подавайте пример и направляйте свою команду через карьерный ландшафт.
  6. Not Listening - Многие ошибки могут произойти просто из-за того, что вы просто не слушаете.Для лидера еще важнее быть хорошим слушателем.
  7. Неспособность определить цели - Вашей команде нужна мотивация. Без целей вашей команде может не хватать мотивации.
  8. Непонимание мотивации - Непонимание того, что мотивирует вашу команду, также может вызвать проблемы. Помимо целей, которые вы ставите, у людей есть свои мотивы. Понимание личных, профессиональных и организационных целей и мотивации вашего персонала поможет вам принимать более правильные управленческие решения.
  9. Слишком дружелюбие / отсутствие границ - легко захотеть подружиться с людьми, с которыми вы работаете. Как офис-менеджеру, вы должны быть осторожны с личными границами. «Счастливый час» с командой сильно отличается от тусовок по выходным. Лучше быть слишком профессиональным, чем слишком личным.
  10. Не уделяйте времени своей команде - Убедитесь, что вы относитесь к своей команде, когда она добивается успеха. Чтобы сделать весь офис счастливым, необходимо признание со стороны руководства.
  11. Политика открытых дверей - это может работать на некоторых рабочих местах, но по большей части вызывает снижение производительности.Лучшая политика - запланировать время открытых дверей или
  12. Not Delegating - В сутках не так много часов. Делегирование повседневных задач поможет вам сосредоточиться на управлении всем офисом.

Самые полезные аспекты

Как офис-менеджер, вы станете свидетелем индивидуального развития каждого члена команды. По мере того, как эти сотрудники учатся и растут, вы будете их частью. По мере того, как команда развивает новые навыки и достигает целей, вы разделяете эти достижения.Если вы сможете овладеть навыками, необходимыми для того, чтобы стать великим лидером, ваша карьера офис-менеджера может оказаться весьма полезной.


Образец дня

  • Доберитесь до офиса раньше всех.
  • Откройте дверь офиса.
  • Сделайте кофе или чай для офиса. Убедитесь, что есть запасы кухонных принадлежностей.
  • Приведите в порядок офис, если после предыдущего рабочего дня остались беспорядки.
  • Проверьте свою голосовую почту и электронную почту.
  • Планируйте и готовьтесь к своему дню.
  • Проверить посещаемость. Обратите внимание, кто опоздал.
  • Коротко встретитесь с менеджером по эксплуатации, чтобы обсудить неотложные нужды.
  • Встретьтесь с помощниками, администраторами и другим административным персоналом, чтобы обсудить дневные задачи.
  • Полевые входящие телефонные звонки и запросы.
  • Управление системами учета рабочего времени и посещаемости
  • Заказ расходных материалов и управление запасами
  • Разослать почту
  • Убедитесь, что в принтерах есть бумага и тонер / чернила.
  • Устранение проблем с принтерами, копировальными аппаратами, телефонами и т. Д.
  • Запланируйте собеседование для новых сотрудников.
  • Знак для пакетов.
  • Создание отчетов для существующих клиентов / клиентов. Составьте новые контракты.
  • Создание презентаций и отчетов на уровне управления
  • Обучение с новыми сотрудниками
  • Просканируйте офис на предмет беспорядка. Убирайте и устраивайте любые беспорядки.
  • Планируйте задачи на завтра / на следующую неделю заранее.
  • Принимайте больше телефонных звонков.Проверьте электронную почту еще раз.
  • Заказать обед для команды.
  • Приобретение расходных материалов, визиток и маркетинговых материалов.
  • Согласование маршрута поездки, включая аренду автомобилей и авиабилеты.
  • Вынести мусор и переработать.
  • Проверьте голосовую почту и электронную почту в последний раз.
  • Выключите кондиционер / обогрев, заприте перед тем, как уйти последним.

Офис-менеджеры жизненно важны для повседневной работы бизнеса. Если вы ищете новую должность офис-менеджера или хотите нанять нового офис-менеджера, который сможет справиться со всем этим и даже больше, свяжитесь с нами.

Офис-менеджер Должностная инструкция

ОБЗОР ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖЕРА ОФИСА

Офис-менеджер отвечает за общие повседневные операции офиса организации. Кроме того, офис-менеджер поддерживает базы данных (например, клиентов, поставщиков) и помогает с кредиторской и дебиторской задолженностью, почтовыми отправлениями, заказом расходных материалов, приемом по телефону, регистрацией и выполнением различных административных офисных задач.

ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ОФИСА
  • Предоставляет помощь президенту и другим должностным лицам компании по мере необходимости или по запросу, включая обработку текста, транскрипцию, поиск информации, хранение, прием и передачу телефонных сообщений.При необходимости готовит служебные записки, финансовые и другие отчеты. Организует и помогает в проведении встреч исполнительного руководства, конференций и заседаний совета директоров.
  • Планирует и выполняет работу с текстовым редактором и электронными таблицами; форматирует, редактирует и распечатывает окончательные копии сложных документов для других сотрудников.
  • Поддерживает и управляет компьютерной сетью, а также обеспечивает соответствующее резервное копирование и хранение компьютерных файлов. Обучает сотрудников и помогает с вопросами или проблемами, связанными с компьютерным оборудованием / программным обеспечением.Координирует работу с внешними программистами, консультантами и подрядчиками.
  • Отвечает за эксплуатацию и обслуживание оргтехники; при необходимости организует ремонт. Дает рекомендации по новому или дополнительному офисному оборудованию. Контролирует администратора и выполняет обязанности в его отсутствие.
  • Отвечает за разработку, внедрение и обновление офисных политик и процедур, включая планирование встреч, обработку почты, ответ на телефонные звонки и заказ расходных материалов.
  • Координирует все поездки компании; исследует и бронирует авиабилеты, отели и аренду автомобилей в соответствии с политикой компании, чтобы получить наиболее экономичное и эффективное путешествие. Создает маршрут и расписание поездок в соответствии с утвержденными запросами на поездки.
  • Выполняет другие административные или офисные обязанности или проекты по мере необходимости или по назначению.

ПРОЦЕДУРЫ

Должностная инструкция офис-менеджера упоминается в следующих процедурах:

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОТНОШЕНИЯ

Подотчетен непосредственно вице-президенту по финансам и администрации.Содействует и координирует деятельность с президентом и другими руководителями компании. Наблюдать за администратором.

КВАЛИФИКАЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ОФИСА

Требуется аттестат средней школы или GED; степень младшего специалиста по бухгалтерскому учету или бизнес-администрированию является предпочтительной. Должен иметь опыт работы в офисе более 3 лет. Важны хорошие коммуникативные навыки и умение хорошо работать с людьми; должен уметь работать самостоятельно и в составе команды. Должен хорошо разбираться в Microsoft Office (особенно.Excel).

ФИЗИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ МЕНЕДЖЕРА ОФИСА

Способность устно общаться с клиентами, поставщиками, руководством и другими сотрудниками. Для связи необходимо регулярное использование телефона и электронной почты. Сидение в течение длительного периода - обычное дело. Слух, зрение и речь в пределах нормального диапазона необходимы для нормального разговора, получения обычной информации и подготовки или проверки документов.

Подъем тяжестей не ожидается. Напряжение до 10 фунтов.иногда может потребоваться применение силы. Хорошая ловкость рук для использования обычного офисного оборудования, такого как компьютерные терминалы, калькуляторы, копировальные аппараты и факсы.

Важна хорошая способность к рассуждению. Умеет понимать и использовать управленческие отчеты, служебные записки и другие документы для ведения бизнеса.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

Работа выполняется в помещении в традиционных офисных условиях. Действия включают длительное сидение за компьютером и периодические быстрые операции и события.

Описание работы офис-менеджера: роль и обязанности

Офис-менеджеры - это большой актив для любой компании. Они следят за тем, чтобы в бизнесе все было гладко, и контролируют административную поддержку. Очевидно, что квалифицированный офис-менеджер может быть жизненно важной должностью в любой компании. Поэтому хорошее описание должности является ключом к поиску подходящего таланта. Ниже мы собрали все, что вам нужно знать при составлении описания должности офис-менеджера.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше о должности, а также о том, как создать описание, соответствующее потребностям вашей компании!

Полное руководство по должностной инструкции офис-менеджера

Краткое описание вакансии

Первое, что должно быть в описании должности, - это краткое изложение должности. Резюме должно быть кратким параграфом или двумя, которые предоставляют обзор компании с полным объяснением позиции. Обозначьте свои ожидания от кандидата, чтобы они могли определить, подходят ли они для вашей должности офис-менеджера.Однако не давайте слишком много информации. В противном случае вы будете казаться лишним, поскольку вы также предоставите подробный список обязанностей в описании должности вашего офис-менеджера.

Обязанности

У офис-менеджеров много обязанностей, которые могут различаться в зависимости от компании, в которой они работают. Вот список обязанностей, обычно требуемых от офис-менеджера. Однако не забудьте добавить в список любые обязанности, относящиеся к вашему бизнесу.

  • Контролировать и контролировать административный персонал
  • Организация встреч, конференций и корпоративных мероприятий
  • Подготовка отчетов и презентаций
  • Управляйте бюджетом офиса
  • Выполнять и делегировать задачи и процедуры
  • Организовать прием на работу нового сотрудника
  • Обеспечение актуальности политик
  • Содействовать отделу кадров
  • Управление расписанием сотрудников
  • Заказать канцелярские товары
  • Подготовить платежную ведомость
  • Поддерживать связь с продавцами, поставщиками услуг и арендодателями.
  • Обеспечение эффективности офиса
  • Будьте в курсе технической и профессиональной информации

Квалификация

Одним из наиболее важных аспектов любой должностной инструкции является квалификация, необходимая кандидату. Это включает в себя тип степени, опыт и другие образовательные обязанности, необходимые для работы в вашей компании. Хотя роль офис-менеджера - одна из многих должностей, требующих минимального опыта на начальном уровне или совсем не требующих его, определенная квалификация все же желательна.

Вот список необходимых квалификаций для офис-менеджера:

  • Уровень Степень зависит от компании. Некоторые работодатели предпочитают, чтобы кандидаты имели степень бакалавра, другие - степень младшего специалиста, а третьи вообще не требуют степени. Большинство работодателей потребуют сертификат или степень младшего специалиста, предпочитая степень бакалавра.
    • Чтобы определить, какие образовательные требования вы хотите, чтобы ваш кандидат имел, оцените типы обязанностей, которые он будет выполнять в вашей компании.Будут ли они выполнять простые задания, или для выполнения такой работы требуется более высокий уровень образования? Хотя у большинства офис-менеджеров, вероятно, есть какая-то степень, важно точно определить, что вы хотите от кандидата, при написании описания должности офис-менеджера.
  • Как и степень, , опыт тоже разнится. Чтобы получить право на должность офис-менеджера, большинство работодателей хотят, чтобы кандидат имел опыт работы в смежной области. Однако важно определить, сколько лет опыта вы хотите иметь у своего офис-менеджера.В большинстве описаний указано, как минимум, пять лет. Однако он может варьироваться в зависимости от вашей компании и того, какие задачи будет выполнять ваш офис-менеджер.
  • Кандидат должен иметь навыков работы с компьютером .

Навыки

Помимо образования и опыта, каждый кандидат должен владеть определенными навыками. Хотя конкретные навыки могут различаться в зависимости от компании, мы предоставили список некоторых основных навыков, которые могут понадобиться офис-менеджерам.Если ему или ей не хватает какой-либо из этих сфер, они, вероятно, не подходят для вашей компании.

  • Может работать в быстро меняющейся среде
  • Отличные коммуникативные навыки (устные и письменные)
  • Свободно владеет пакетом Microsoft Office
  • Организовано
  • Адаптируемый
  • Решение проблем
  • Обладает отличными лидерскими качествами
  • Детально
  • Критический мыслитель
  • Управленческий
  • Мастер тайм-менеджмента
  • Командный игрок
  • Хороший слушатель
  • Хороший делегат

Начните процесс найма офис-менеджера прямо сейчас!

В то время как вы настраиваете и оптимизируете описание должности офис-менеджера для вашей вступительной должности, вы, несомненно, захотите найти кандидатов для найма.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *