Работа секретаря в чем заключается: Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

Секретарь в приемную руководителя (делопроизводитель)

ГАУ “Республиканский олимпиадный центр” Министерства образования и науки Республики Татарстан

Адрес места работы: Республика Татарстан, г. Казань, Социалистическая улица Дом: 5

Дополнительная информация по адресу: В пяти минутах от станции метро «Авиастроительная», г. Казань

График работы: Полный рабочий день

Контактное лицо: Павел

Телефон : (843) 590-28-82 Эл. почта : [email protected]

Должностные обязанности

* Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.

* Выполнение личных поручений руководителя.

* Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.

* Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.

* Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.

* Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.

* Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.

* Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.

* Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.

* Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.

* Хозяйственное обеспечение приемной.

* Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.

* Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.

* Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т. п.

* Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).

* Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).

* Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.

* Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.

* Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.

* Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.

* Отслеживание и напоминание руководству о днях рождениях сотрудников организации и деловых партнерах.

* Заказ картриджей, тонеров и др. расходных материалов для орг.техники (заправка, новые, ремонт- заявки и др.).

* Работа с посетителями.

* Чай, кофе для руководства.

* Работа с текущими и архивными документами.

* Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы: Bat, Outlook Express).

* Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).

* Подготовка документов для гос. организаций.

* Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.

* Заказ воды, сладостей.

* Создание и ведение внутренних приказов.

* Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.

* Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.

* Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.

* По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

* Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

* Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

Требования к кандидату

Опыт работы (лет): 1 год

Требования:

* Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.

* Самостоятельность в зоне своей ответственности.

* Способность принимать и отвечать за принятые решения.

* Стремление работать в команде.

* Ответственность.

* Внимательность.

* Пунктуальность.

* Доброжелательность.

* Готовность к ненормированному рабочему дню.

* Презентабельная внешность.

* Исполнительность.

* Аккуратность.

* Внимание к деталям.

* Высшее образование в области делопроизводства и филологии.

* Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office, Интернет, почтовые программы: Bat, Outlook Express.

* Не курящий

* Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.

* Умение вести деловую переписку на русском.

* Гибкость и стрессоустойчивость.

* Системность, аккуратность, детальность.

* Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.

* Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.

* Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.

* Вам не надо повторять два раза.

* Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.

* Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.

* Отвечать на письма и смс быстро.

* По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.

* У Вас отличная коммуникация со всеми.

* Вы искреннее желание помочь руководителю.

* Надежность

* Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.

* Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.

* Эмоциональная зрелость.

* Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.

* Грамотная устная и письменная речь.

Образование: Высшее

Специальность по образованию: Делопроизводитель

Социальный пакет

Предоставление жилья при переезде из другого региона: жилье не предоставляется

Обязанности секретаря – Образовательный центр “Успех”

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Что обязан знать и должен делать секретарь.

Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

• Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
• Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
• Принимать и вести учет телефонограмм.
• Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
• Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
• Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
• Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
• Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

–    весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;

–    устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;

–    нормативные документы для должного ведения делопроизводства;

–    правила пользования средствами оргтехники и связи; правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;

–    правила организации труда на рабочем месте;

–    нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Специфика делопроизводителя

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей.

 В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:

1. Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
2. Правильное ведение внутренней документации.
3. Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаря-референта немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства.

Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности. 

Автор Ирина Бокуть  FB.ru

Список обязанностей секретаря | Work

Автор Лесли Блум Обновлено 24 сентября 2018 г.

Секретари выполняют основные канцелярские, организационные и служебные обязанности в компании, отделе или руководителе. Компании всех размеров нанимают секретарей для помощи в управлении фронт-офисом и решении административных вопросов. Обязанности секретаря часто остаются незамеченными публикой, но они могут иметь жизненно важное значение, помогая компании оставаться организованной и идти по правильному пути.

Должностная инструкция

Обязанности секретаря или помощника по административным вопросам различаются в зависимости от отрасли и работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих условий работы.

Приемная. На общих офисных должностях обязанности секретаря включают в себя помощь новым сотрудникам и посетителям в ориентировке. Это включает в себя направление посетителей к людям, с которыми они пришли встретиться, и указание новым сотрудникам, куда пойти в первый рабочий день. В общем, секретарь создает имидж компании, предлагая дружелюбный и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Подача документов. Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь просматривает карту каждого пациента во время приема медсестры или врача. Она заменяет его, когда встреча закончена. Хранение файлов в алфавитном порядке и использование файловой системы для удобного хранения и поиска являются ключом к успешной организации файлов.

Переписка. Секретари обычно являются связующим звеном для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они принимают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества и либо отвечают на вопросы, либо переадресовывают звонки. Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщить информацию клиентам, назначить встречи или ответить на запросы. Делать заметки от менеджера, готовить служебную записку или письмо и просматривать почту – обычные обязанности секретаря.

Документооборот. Секретари копируют документы для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять по факсу документы компании клиентам или покупателям и получать входящие факсы для передачи нужному лицу. Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и распространения их среди сотрудников или клиентов. Вычитка документов и составление электронных писем — другие обязанности секретаря.

Офисные задачи. Функции секретаря, особенно в небольших офисах, могут включать рутинные канцелярские задачи и поручения по оказанию помощи другим. Это может означать отмену или перенос встреч, заказ канцелярских товаров, заметки во время встреч и приготовление напитков для гостей.

Требования к образованию

Секретарь может приступить к работе, имея только аттестат о среднем образовании и навыки работы с компьютером. Секретари изучают большинство своих обязанностей на работе. Некоторые компании, например, в юридической и медицинской сферах, могут предпочесть секретаря, который прошел курсы, характерные для отрасли, поэтому он знаком с терминологией и практикой. Для исполнительных секретарей может потребоваться степень бакалавра.

Секретари и помощники по административным вопросам во всех областях получают среднюю заработную плату в размере 37 230 долларов США по состоянию на май 2016 года, что означает, что половина зарабатывает больше, а половина меньше. Лучшие 10 процентов секретарей и помощников по административным вопросам зарабатывают более 62 230 долларов . Самые низкие 10 процентов зарабатывают менее 22 930 долларов .

Средняя годовая заработная плата в разбивке по категориям составляет:

•          Исполнительные секретари и исполнительные помощники по административным вопросам: 55 860 долларов США
  
•          Юридические секретари:

  0 4 9 долларов США0012
  

• Секретари и административные ассистенты не законные, медицинские или исполнительные директора: $ 34 820
  
• Медицинские секретари: $ 33,730
  

В каждой отрасли.

Крупнейшие работодатели секретарей работают в следующих секторах:

•          медицинское обслуживание
  
•          социальная помощь
  
• Образование
  
• Профессионал
  
• Научные и технические услуги
  
• Правительство и гражданские
  
• Религиозные и аналогичные организации
  

Функции секретаря также выполнены в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе, хотя и в офисе. . Карьера секретаря — это работа с полной занятостью, которая может потребовать сверхурочной работы и выходных, в зависимости от компании.

Многолетний опыт

Зарплата секретаря значительно увеличивается с начального уровня до старшего уровня и может увеличиваться при обучении различным навыкам. Секретарь, специализирующийся в какой-либо отрасли, такой как медицинский или юридический секретарь, может получать гораздо более высокую зарплату. Многие секретари фронт-офиса проходят путь до исполнительных секретарей, попутно достигая более высоких уровней оплаты.

Тенденция роста числа рабочих мест

По прогнозам, количество рабочих мест для всех секретарей и административных помощников сократится на 5 процентов в течение следующего десятилетия, за исключением одной категории. В первую очередь это связано с современными технологиями, которые могут помочь другим подготовить документацию и другие задачи, которые раньше выполнялись секретарями. Что касается исполнительных секретарей, менеджеры теперь выполняют функции секретаря самостоятельно, или секретари могут поддерживать более одного менеджера.

Снижение категорий секретарей заключается в следующем:

• Генеральный секретарь офиса – 7 процентов
  
• Исполнительный секретарь – 17 процентов
  
• юридический секретарь – 19 процентов
  

Один категория секретаря, ожидаемых секретаря, ожидаемых по карьерному росту – медицинский секретарь. Прогнозируется, что эта секретарская область увеличится на 22 процента в течение следующего десятилетия, что намного быстрее, чем в среднем по всем профессиям. В первую очередь это связано с растущими потребностями стареющего населения в медицинской помощи.

Шаблон должностной инструкции секретаря | Monster.com

Секретарь

[Вводный абзац] Возьмите следующие 2-3 предложения, чтобы представить свой бизнес потенциальным секретарям, подчеркнув уникальную корпоративную культуру и рабочую среду. Это ваша возможность выделить свою компанию среди конкурирующих объявлений о вакансиях и продать свою компанию соискателям. Возможно, стоит привлечь вашу маркетинговую команду, если таковая имеется, для обмена некоторыми ключевыми сообщениями.

Секретарь Обязанности:

• Повышает эффективность, обеспечивая поддержку управления информацией.
• Создает информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
• Организует работу по чтению и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; и запуск телекоммуникаций.
• Управляет расписанием отдела путем ведения календарей сотрудников отдела и организации совещаний, конференций, телеконференций и поездок.
• Выполняет запросы, приветствуя клиентов лично или по телефону, а также отвечая на запросы или направляя их.
• Поддерживает доверие клиентов и защищает операции, сохраняя конфиденциальность информации.
• Готовит отчеты, собирая информацию.
• Поддерживает запасы канцелярских товаров, проверяя запасы для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; и проверка получения расходных материалов.
• Поддерживает оборудование в рабочем состоянии, следуя инструкциям производителя и установленным процедурам.
• Защищает информацию, создавая резервные копии базы данных.
• Обеспечивает историческую справку, используя системы хранения и поиска.
• Поддерживает технические знания, посещая образовательные семинары и читая секретарские публикации.
• Вносит вклад в работу команды, достигая связанных результатов по мере необходимости.

[Время работы и льготы] Здесь вы можете указать рабочее время и льготы , еще один шанс продать потенциальным кандидатам такие вещи, как сверхурочная работа или сезонная доступность. Преимущества, которые могут выделить вашу фирму среди других, такие как оплачиваемый отпуск или отпуск по семейным обстоятельствам, кредиты на поездку на работу или возмещение расходов по уходу за ребенком, могут быть указаны прямо здесь.

Secretary Qualifications/Skills:

• Administrative writing skills
• Reporting skills
• Supply management
• Scheduling
• Microsoft Office skills
• Professionalism, confidentiality, and organization
• Travel logistics
• Typing
• Verbal Communication

Требования к образованию, опыту и лицензированию:

• Высшее/высшее образование является преимуществом.