Секретарь документовед: Работа документоведом в Москве

Резюме Секретарь-документовед, Москва, по договоренности

№ 53735673Обновлено 22 декабряБыл(а) позавчера

---

Показать контакты

Пригласить

Отправить письмо специалисту

Добавить в избранное

Поделиться

---

23 года (родилась 01 июля 1999), среднее специальное, cостоит в браке, есть дети

Москва, готова к командировкам

Гражданство: Россия

Имя, телефон и почта доступны только авторизованным работодателям

Показать контакты

По договорённости

---

Образование

• • Среднее специальное образование
  • Дневная/Очная
  • 2019

  Колледж «Архитектуры,Дизайна и Реинжиниринга 26»

  Специальность: Педагог дополнительного образования

• • Среднее специальное образование
  • Дневная/Очная
  • 2019

  Колледж «Архитектуры,Дизайна и Реинжиниринга 26»

  Специальность: Художник-Реставратор

Похожие резюмеВсе 36 похожих резюме

Обновлено вчера

Делопроизводитель, специалист отдела, секретарь, помощник, документоведз/п не указана

Последнее место

работы

(

1 год и 11 мес.

)Секретарь судебного заседанияАвгуст 2020 – июль 2022

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено вчера

Делопроизводитель, Специалист, Юрист, Секретарь, Документовед, Помощник, Специалист в сфере закупок50 000 ₽

Последнее место

работы

(

1 мес.

)СекретарьМай 2022 – июнь 2022

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 6 декабря

Делопроизводитель, документовед, секретарьз/п не указана

Последнее место

работы

(

2 года и 3 мес.

)Секретарь-делопроизводительИюнь 2020 – сентябрь 2022

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 18 октября

Секретарь-делопроизводитель, документовед, администратор, специалист кадрового делопроизводства60 000 ₽

Последнее место

работы

(

1 год и 12 мес.

)СпециалистЯнварь 2021 – работает сейчас

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 3 августа

Администратор, делопроизводитель-документовед, секретарь, табельщик28 000 ₽

Последнее место

работы

(

5 мес.

)ДелопроизводительИюнь 2018 – ноябрь 2018

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 25 июля

Секретарь, секретарь учебной части, документовед70 000 ₽

Последнее место

работы

(

3 года и 2 мес.

)Секретарь учебной частиОктябрь 2019 – работает сейчас

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 7 июня

Документовед, секретарь25 000 ₽

Последнее место

работы

(

4 года и 1 мес.

)Секретарь, помощник руководителя, делопроизводительАвгуст 2013 – сентябрь 2017

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 23 ноября 2021

Секретарь, администратор, документовед, специалист по работе с документами, специалист казначейства40 000 ₽

Последнее место

работы

(

4 мес.

)Оператор ПКСентябрь 2019 – январь 2020

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 8 октября 2021

Секретарь с функциями документоведа50 000 ₽

Последнее место

работы

(

3 года и 3 мес.

)Инспектор по досмотруСентябрь 2019 – работает сейчас

Показать контакты

Добавить в избранное

Обновлено 18 августа 2021

Секретарь учебной части (ведущий документовед)з/п не указана

Последнее место

работы

(

7 лет

)Ведущий документоведДекабрь 2015 – работает сейчас

Показать контакты

Добавить в избранное

Работа в Москве / Резюме / Административная работа, секретариат, АХО / Делопроизводство, ввод данных, систематизация / Секретарь-документовед

Смотрите также резюме

• Делопроизводство, ввод данных, систематизация

• Секретариат, ресепшн, офис-менеджмент

Мы используем cookies, чтобы улучшить сайт для вас.  Подробнее

Профессиональная переподготовка Секретарь, делопроизводитель, документовед

13 мероприятий

Международный центр образования (г. Москва)

Специалист по управлению персоналом (520 ч.) СППФМ-93

Продолжительность: 520 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед, Специалист отдела кадров, Менеджер
Курс профессиональной переподготовки

Издательство “Учитель” (г. Волгоград)

Специалист по управлению персоналом (520 ч.) СППФ-93

Продолжительность: 520 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед, Специалист отдела кадров, Менеджер
Курс профессиональной переподготовки

Международный центр образования (г. Москва)

Кадровый менеджмент: специализация по выбору* (управление персоналом / специалист ОК / помощник руководителя / документоведение) (520 ч.

) СППФМ-92

Продолжительность: 520 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед, Специалист отдела кадров, Менеджер
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 1

Издательство “Учитель” (г. Волгоград)

Кадровый менеджмент: специализация по выбору* (управление персоналом / специалист ОК / помощник руководителя / документоведение) (520 ч.) СППФ-92

Продолжительность: 520 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед, Специалист отдела кадров, Менеджер
Курс профессиональной переподготовки

Международный центр образования (г. Москва)

Руководство развитием общеобразовательной организации в условиях внедрения стандартов нового поколения (252 ч.) СППМ-103

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Директор, руководитель, заведующий, Заместитель руководителя, Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки

Издательство “Учитель” (г. Волгоград)

Руководство развитием общеобразовательной организации в условиях внедрения стандартов нового поколения (252 ч.) СПП-103

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Директор, руководитель, заведующий, Заместитель руководителя, Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки

Международный центр образования (г. Москва)

Документоведение в образовательной организации. Присваивается квалификация «Документовед» (280 ч.) СПКФМ-81

Продолжительность: 280 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 2

Издательство “Учитель” (г.  Волгоград)

Документоведение в образовательной организации. Присваивается квалификация «Документовед» (280 ч.) СПКФ-81

Продолжительность: 280 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 4

Международный центр образования (г. Москва)

Документоведение в образовательной организации (252 ч.) СППФМ-85

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки

Издательство “Учитель” (г. Волгоград)

Документоведение в образовательной организации (252 ч.) СППФ-85

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 1

Международный центр образования (г.  Москва)

Специалист по кадровому делопроизводству (250 ч.) СППМФ-73

Продолжительность: 250 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 8

Издательство “Учитель” (г. Волгоград)

Кадровый менеджмент: специализация по выбору: управление персоналом / специалист ОК / помощник руководителя / документоведение (252 ч.) СППФ-19

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 17

Международный центр образования (г. Москва)

Кадровый менеджмент: (специализация по выбору – управление персоналом, специалист ОК, помощник руководителя, документоведение) (252 ч.

) СППМ-19

Продолжительность: 252 ч. Формат: Круглосуточный доступ (офлайн) Для кого: Секретарь, делопроизводитель, документовед
Курс профессиональной переподготовки Отзывов слушателей: 2

Что делает менеджер документов?

Документовед возглавляет отдел документооборота в компании.

В качестве менеджера по работе с документами вы возглавляете группу управления документами, нанимаете и обучаете членов команды, контролируете разработку общекорпоративных систем управления документами, выбираете инструменты для управления цифровыми документами и обеспечиваете соответствие всей компании утвержденным процессам управления документами.

Члены вашей команды будут отвечать за управление документами конкретных отделов и проектов. Однако, как менеджер по документам, вы будете нести ответственность за обеспечение соблюдения процессов управления документами во всей компании.

Зачем компаниям нужен отдел документооборота?

Чтобы нормально функционировать, каждая компания должна действовать организованно. Компании структурированы таким образом, что работа разделена между отделами, которые выполняют специализированные функции, такие как управление персоналом, финансы, ИТ и администрация. Организационные цели делятся на цели отделов, которые затем делятся на индивидуальные цели для членов соответствующих отделов. Все это делается для того, чтобы сделать организационную работу управляемой.

С сотнями или даже тысячами сотрудников, многочисленными отделами и многочисленными офисами, разбросанными по стране или по всему миру, ни одна компания не сможет функционировать без определенных процессов и процедур.

Компании также должны соблюдать законы и правила территорий и стран, в которых они работают. Нормативно-правовые документы предъявляют особые требования к хранению и доступу.

В ходе своей повседневной работы сотрудники производят тысячи документов. В обязанности отдела документооборота входит обеспечение точности и достоверности всех документов. Это возможно только в том случае, если документы создаются, хранятся, доступны и распространяются в соответствии с определенными стандартами и процедурами.

Обязанности менеджера по работе с документами

Ниже приведен список обязанностей, которые вы найдете в должностной инструкции любого менеджера по работе с документами:

• Управление командой специалистов по управлению документами.
• Наем и обучение членов команды.
• Создание операционных процедур для отдела.
• Проверка и обновление операционных процедур отдела.
• Разработка планов, процедур и процессов управления документами.
• Анализ и обновление планов, процедур и процессов управления документами.
• Обеспечение безопасности, доступности и надлежащего распространения организационных документов.
• Обеспечение создания документов после задокументированного и утвержденного процесса проверки и утверждения.
• Обеспечение безопасности, доступности и распространения организационных документов.
• Обеспечение ведения журналов аудита для всех типов офисных документов.
• Обеспечение конфиденциальности конфиденциальной информации и документов.
• Выбор инструментов управления цифровым контентом и документами.
• Работа с ИТ для бесперебойной работы цифровых инструментов.
• Обеспечение интеграции цифровых инструментов в повседневные процессы посредством обучения.
• Назначение пользовательских привилегий для цифровых инструментов членам команды.
• Обеспечение процедур утверждения доступа и контроля доступа.
• Автоматизация бизнес-процессов
• Реализация аварийного восстановления документов посредством архивирования документов.
• Обеспечение соблюдения систем менеджмента качества (СМК).
• Проведение совещаний и презентаций, связанных с документооборотом.
• Встреча с руководством для обновления и информирования о графике документации, соблюдении стандартов и ходе документации.

Навыки работы с документами

Навыки, которые вам понадобятся в качестве менеджера по работе с документами, различаются в зависимости от компании. Ниже приведен список общих навыков, которые необходимы менеджерам по работе с документами:

• Управленческие навыки.
• Отличные устные и письменные коммуникативные навыки.
• Навыки презентации.
• Навыки управления проектами.
• Опыт работы с процедурами, системами и стандартами управления документами.
• Знакомство с инструментами повышения производительности, такими как Microsoft Office.
• Знание систем электронного документооборота (СЭД).
• Знание потребностей вашего работодателя и рынка, на котором работает ваш работодатель.
• Для работы в высокотехнологичных областях, таких как информационные технологии и машиностроение, вам необходимо знать терминологию, используемую в отрасли.
• Знакомство со стандартами управления документами для отрасли, в которой вы работаете.
• Знакомство с промышленными, национальными и мировыми стандартами качества и контроля.
• Знание национальных и отраслевых норм и требований законодательства.

Требования к образованию менеджера по работе с документами

Квалификация, необходимая для должности менеджера по работе с документами, варьируется от компании к компании.

Небольшим компаниям с небольшим числом сотрудников может потребоваться аттестат о среднем образовании и знание компьютерных систем.

Компаниям, работающим в глобальном масштабе, может потребоваться степень младшего специалиста или бакалавра.

Компании в узкоспециализированных областях могут потребовать от вас наличия ученых степеней по предмету, имеющему отношение к отрасли, в которой они работают.

Требование наличия ученых степеней на должности менеджера по работе с документами в компаниях, работающих в высокотехнологичных или специализированных областях, вполне оправдано. Однако для других типов компаний требование к степеням больше связано с восприятием того, что степень равна компетентности. Дело в том, что большая часть того, что изучается во время учебы, никогда не применяется в реальной жизни. Надежная сертификация предоставит вам все, что вам нужно знать о профессии управления документами. Это также будет стоить значительно меньше и займет гораздо меньше времени для завершения.

Помимо образования, менеджеры по работе с документами должны иметь соответствующий опыт управления командами и системами. Предыдущий опыт работы техническим писателем, старшим техническим писателем или специалистом по контролю документов также ценен, поскольку он дает менеджерам по документации понимание необходимых навыков и возможностей членов команды, которыми они должны управлять.

Как менеджер по работе с документами вы должны быть компетентны в использовании электронных систем для управления документами. Также полезно иметь знакомство с более чем одним инструментом и владеть инструментами, которые имеют отношение к вашей отрасли.

Заработная плата документ-менеджера

Зарплата документ-менеджера зависит от нескольких факторов, таких как

• Отрасль
• Местонахождение
• Опыт
• Квалификация.

Средняя почасовая ставка менеджера по работе с документами составляет примерно 40 долларов США. Годовая зарплата менеджеров по работе с документами колеблется от 49 000 до 137 000 долларов, при этом средняя зарплата составляет 75 200 долларов.

Вакансии менеджера по работе с документами

Поскольку все больше и больше компаний внедряют системы электронного документооборота, потребность в специалистах, которые могут внедрять и управлять этими системами, будет только расти.

Помимо технических знаний, связанных с управлением документами, менеджер по работе с документами должен обладать значительными лидерскими и управленческими навыками. Профессионалы с хорошими лидерскими и управленческими навыками всегда ценятся на рынке. Основываясь на своем предыдущем опыте управления документами и наличии соответствующих сертификатов, вы можете легко перейти к другим областям, таким как управление проектами, контроль затрат или корпоративное обучение.

Заключение

Роль менеджеров по работе с документами в компаниях очень важна. Являясь руководителями отдела управления документами, они устанавливают и обеспечивают соответствие общекорпоративным системам управления документами.

Менеджеры документов прошлого имели дело в основном с бумажной документацией. Сегодня большинство компаний используют электронные файлы, такие как файлы pdf, и электронные системы для создания, управления и хранения документов. Роль электронных систем в документообороте в будущем будет только возрастать. Важность цифровых навыков для менеджеров по работе с документами также будет только возрастать в будущем.

Часто задаваемые вопросы

Как стать менеджером по работе с документами?

Чтобы стать менеджером по работе с документами, можно пойти несколькими путями.

• Получите опыт работы техническим писателем или контролером документации, перейдите на более высокую должность, например старшего технического писателя или администратора документации, приобретите дополнительные знания с помощью сертификатов и обучения, а когда вы накопите достаточно знаний и опыта, вы сможете взять на себя роль документалиста.
• Получите ученые степени в узкоспециализированных областях, таких как компьютерные науки и инженерия, пройдите сертификацию и пройдите обучение, чтобы получить представление о отрасли, в которой вы хотите работать, и о профессии управления документами, а затем возьмите на себя роль менеджера по работе с документами.
• Пройдите обучение по узкоспециализированным системам электронного документооборота, пройдите сертификацию и пройдите обучение по управлению документами, а затем возьмите на себя роль менеджера по работе с документами.

Нужна ли документаристу степень бакалавра?

Степень бакалавра предпочтительна, но не обязательна для должности менеджера по работе с документами.

Возьмем в качестве примера опасную химическую промышленность. Опасными химическими веществами являются те, которые представляют опасность для здоровья, безопасности, имущества или окружающей среды во время транспортировки. Некоторые химические вещества представляют опасность, даже если они не транспортируются.

Охрана труда и техника безопасности являются серьезной проблемой для этой отрасли. Для обеспечения безопасности персонала необходимо надлежащим образом распространять необходимую важную для безопасности информацию. Кроме того, устаревшая или иным образом неверная информация о чувствительных к безопасности предметах должна быть удалена и заменена.

Организации, работающие с опасными химическими веществами, требуют ведения документации, связанной с безопасностью, такой как записи о травмах, сертификаты безопасности и информация о химических веществах, как часть практики безопасности, необходимой для соблюдения соответствующих стандартов безопасности труда

Люди, работающие в сфере документооборота в такой специализированной отрасли, должны

• Понимать отраслевую терминологию
• Понимать требования соответствующих стандартов безопасности
• Понимать причины угрозы жизни человека, которую представляют опасные химические вещества, так что они могут работать, чтобы минимизировать риски.

Многим навыкам, связанным с документооборотом, можно научиться на работе. Однако для таких отраслей, как та, которая имеет дело с опасными химическими веществами, предварительные знания и теоретические знания имеют большое значение для обеспечения того, чтобы персонал, работающий с документами и системами, был хорошо подготовлен для работы. Именно здесь степень в соответствующей дисциплине оказывается очень полезной.

Документоведу нужен опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД)?

Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) обязателен для менеджеров по работе с документами. В наши дни почти все компании используют компьютеризированные системы для онлайн-документации. Поскольку многие компании работают над тем, чтобы стать безбумажными, опыт работы с системами электронного документооборота станет еще более важным.

В чем разница между документооборотом и документооборотом?

Управление документами занимается хранением, поиском, обновлением и обменом документами. Системы электронного документооборота преобразуют бумажную документацию в электронный формат, что упрощает и повышает эффективность хранения, поиска, обновления, отслеживания и обмена документами.

Контроль документов относится к контролю документов в отношении проверки и утверждения, безопасности и контроля версий. Контроль документов использует стандартизированные процедуры и рабочие процессы, чтобы гарантировать, что документы должным образом просматриваются и утверждаются перед распространением, соблюдаются надлежащие протоколы безопасности для предотвращения несанкционированного доступа и распространения, а также реализуется контроль версий, чтобы гарантировать, что используется самая последняя версия документа, а более старые версии доступны при необходимости.

Управление документами создает проверяемые записи о создании, изменении и обмене документами и обеспечивает удаление неточных или устаревших документов.

Большинство программных систем управления документами предоставляют функции, связанные с управлением и контролем документов.

 

---

Если вы новичок в управлении документооборотом и хотите узнать больше, мы рекомендуем пройти наш сертификационный курс технического письма, где вы изучите основы управления технической документацией.

 

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и функций, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие предприятия малого и среднего бизнеса (SMB), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, средства массовой информации и издательские организации, стремятся отказаться от бумаги и ищут для этого подходящий инструмент. Несмотря на это, предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы управления данными является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для малого и среднего бизнеса эффективная система DM может повысить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, права доступа, резервное копирование и защита данных также могут обрабатываться решением DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классификации данных — еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ отображения рабочих процессов в вашей организации. При всей этой мощи неудивительно, что во всем мире доходы от проектов по DM и системам управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже от исследовательской фирмы Statista (открывается в новом окне).

Ascensio System OnlyOffice

Отличное управление файлами и совместное редактирование

4.0 Отлично

Итог:

Ascensio System OnlyOffice — эффективная система управления документами для малого и среднего бизнеса. Однако более крупные предприятия могут захотеть поискать в другом месте.

ПРОФИ

• Бюджетный ценник.
• Сильный основной набор функций.
• Одновременное редактирование документов упрощает совместную работу.

ПРОТИВ

• Функции соответствия могли бы быть лучше.
• Нет интеграции с корпоративным каталогом для облачной версии.

Microsoft SharePoint Online

Охватывает управление документами и файлами, совместную работу и рабочий процесс

4. 0 Отлично

Практический результат:

Эффективное сочетание рабочего процесса, совместной работы в команде и управления документами. Обозначение “Выбор редакции”. Но убедитесь, что вам нужна вся эта мощность, потому что ее цена может быть значительной.

ПРОФИ

• Надежная экосистема сторонних интеграций.
• Гораздо проще в использовании, чем раньше.
• Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365.
• Гибко настраиваемые рабочие процессы.

ПРОТИВ

• Для установки нужны специалисты.
• Имеет высокий ценник.

DocuWare Cloud

Solid Import and Custom Data Integration

4.0 Отлично

Практический результат:

DocuWare Cloud — это надежная система управления документами с мощным набором основных функций. Однако в нем отсутствуют некоторые функции, которые мы нашли в конкурирующих решениях.

ПРОФИ

• Исключительные возможности формы.
• Мощные возможности импорта документов и полей данных.

ПРОТИВ

• Ограниченные интеграции.
• Некоторые функции требуют отдельной загрузки.
• Функциональность обмена могла бы быть лучше.

Продан	Список цен	Цена
DocuWare	Посетить сайт	Посетить сайт	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш обзор DocuWare Cloud

Hightail Business

Ориентирован на творческие группы по работе с контентом файлы, такие как изображения и видео. В этом отношении у него богатый набор функций, хотя, если вы хотите действительно насладиться его полным спектром возможностей, вам нужно выбрать его самый высокий ценовой уровень.

ПРОФИ

• Ориентирован на творческих профессионалов.
• Включает инструменты комментирования и утверждения, которые инициируют цикл обратной связи с клиентами.
• Позволяет легко получать файлы от клиентов через функцию восходящей связи.

ПРОТИВ

• Не конкурирует напрямую с Microsoft SharePoint Online или Ascensio System OnlyOffice в управлении документами.
• Ограниченная поддержка стандартных типов офисных документов.

Продан	Список цен	Цена
Хайтейл	36 долларов за пользователя в месяц	36 долларов за пользователя в месяц	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш Hightail Business Review

Rubex от Efilecabinet

Обмен и совместный кольцо следующего поколения

4.0 Отличный

. Основное внимание уделяется улучшенным рабочим процессам, мощному распознаванию символов, а также расширенному поиску и безопасности.

ПРОФИ

• Удобное универсальное решение для безопасного хранения, управления и совместного использования деловых документов и файлов.
• Надежное оптическое распознавание символов (OCR) и функция поиска.
• Мощные функции контрольного журнала.

ПРОТИВ

• Невозможно редактировать документы онлайн.
• Плохая интеграция с мобильным приложением.

eFileCabinet Online

Хорошие функции соответствия и сохранения

3.5 Хорошо

Итог:

eFileCabinet Online — это комплексное решение для управления файлами с надежными функциями соблюдения требований и хранения. Обновленный пользовательский интерфейс упрощает поиск всего, независимо от того, с какого устройства или платформы вы к нему обращаетесь.

ПРОФИ

• 30-дневная политика возврата.
• Надежное сотрудничество и административный контроль.
• Множество сторонних интеграций.

МИНУС

• Невозможно редактировать онлайн.

Ознакомьтесь с нашим онлайн-обзором eFileCabinet

Ademero Content Central

Хорошее сканирование документов и управление метаданными

3.0 В среднем

Итог:

Aderemo Content Central отличается превосходными возможностями распознавания документов, что особенно экономит время при зональном сканировании при сборе метаданных. Тем не менее, продукту не хватает интеграции с облачным хранилищем и областей совместного использования.

ПРОФИ

• Интуитивно понятные инструменты администрирования.
• Простая интеграция с Workaday и Quickbooks.
• Плавная реализация рабочего процесса.
• Зональное распознавание, улучшающее общий захват изображений в формах.
• Широкие возможности настройки.

ПРОТИВ

• Возможности обмена и хранения ограничены.
• Цена на локальный вариант высока.
• Варианты ценообразования отстают от продукта «Выбор редакции» по стоимости.

Adobe Document Cloud Standard

Хорошее управление файлами, но с упором на PDF

3,0 Среднее

Итог:

Adobe Document Cloud Standard уступает своим конкурентам в некоторых функциях, но превосходно работает с формами и юридическими документами . Однако, чтобы использовать Adobe Document Cloud Standard, вы должны в первую очередь сосредоточиться на файлах PDF.

ПРОФИ

• Сильный в управлении файлами PDF, а также в вводе форм и экспорте документов.
• Мобильная поддержка является дополнительным бонусом.

ПРОТИВ

• Отстает от других продуктов в этой области, когда речь идет о функциях совместного использования и совместной работы.
• Ограниченная поддержка других типов файлов, кроме PDF.

Fluix

Простые рабочие процессы, но не хватает совместной работы

3,0 В среднем

Практический результат:

Fluix предлагает впечатляющие рабочие процессы обработки документов и интеграцию с популярными поставщиками облачных хранилищ, которые уже используют большинство малых и средних предприятий (SMB). Тем не менее, этот инструмент задыхается из-за отсутствия поддержки совместного использования, хранения документов или функций корпоративного уровня, включая сохранение файлов.

ПРОФИ

• Удобные рабочие процессы легко настроить.
• Рабочие процессы специально разработаны для Apple iPad.
• Мощные функции интеграции с облачным хранилищем.

ПРОТИВ

• Отсутствует поддержка основ совместной работы, включая создание документов и обмен ими.
• Сосредоточение внимания на iPad для клиентских устройств вызывает неоднозначную реакцию.
• Нет поддержки Android, но доступно в виде веб-приложения с различными ограничениями.

PaperTracer

Гибкость, но недостаточность для совместной работы и совместного использования

3,0 В среднем

Практический результат:

PaperTracer достаточно универсален для удовлетворения потребностей в сборе данных. Функции совместной работы и обмена оставляют желать лучшего, но хранение данных, отслеживание и комплексные функции безопасности заслуживают внимания.

ПРОФИ

• Отличный детальный контроль.
• Превосходная обработка данных.
• Множество шаблонов рабочего процесса.
• Множество функций настройки.

ПРОТИВ

• Ограничено ПК, использующими браузеры Microsoft IE 11 с подключаемым модулем Silverlight 5.
• Минимум функций совместной работы и обмена.
• Требования к хранению могут быстро увеличить расходы.

Продан	Список цен	Цена
PaperTracer	Посетить сайт	Посетить сайт	Видеть это (Открывается в новом окне)

Прочтите наш обзор PaperTracer

Руководство по покупке: лучшее программное обеспечение для управления документами , которые сочетают в себе новые способы общения с равным вниманием, уделяемым законным регуляторным потребностям. Во-первых, традиционное хранилище файлов затрудняет управление и поддержание безопасности. Несмотря на то, что существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро снижены или полностью отменены простым перемещением файлов из одной папки в другую. Отслеживание изменений в документе, хранящемся в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка журнала аудита. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного общего доступа к файлам.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре обзора, мы фокусируемся на системах DM, которые могут предложить управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранение. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших поставщиков облачных хранилищ и обмена файлами.

Хранение и совместная работа

Даже на самом простом уровне система DM должна иметь возможность хранить документы в самых различных типах файлов, хотя перед покупкой следует тщательно проверить требования вашей организации в этом отношении и сопоставить их с любой потенциальной системой. Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые не каждая система DM может поддерживать.

Кроме того, система DM также должна предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям, определенным пользователем, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в виде функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения исчезло из корпоративной памяти. Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, стоящих за вашими документами, но и повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, таких как Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Тем не менее, вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — это простая часть. Для большинства организаций это не будет самым важным фактором при оценке системы DM. Совместная работа, такая как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступно как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат ваши эффективность команд.

Другим распространенным сценарием является интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями. Поскольку они обрабатывают документы, которые часто играют центральную роль во многих бизнес-процессах, системы DM могут служить связующим звеном для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции в другие приложения. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другим распространенным сценарием является интеграция клиентского решения DM с другим или настроенным серверным решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса. Это может быть сделано просто потому, что другие данные компании находятся в этом репозитории или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточиться на любых готовых интеграциях, предлагаемых потенциальным поставщиком, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) или на том, есть ли он вообще. Как всегда, если вы можете попробовать, прежде чем купить, то это лучший способ. Большинство из этих поставщиков предлагают по крайней мере 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают бесплатный уровень, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может свести на нет цель оценки системы.

Существуют сценарии, в которых компания создает документ просто для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и, как правило, частого. Таким образом, областью внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для обработки таких файлов. Как минимум, эти возможности существуют для оптимизации этой коммуникации и повышения отдачи либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти коммуникационные инструменты также поддерживают отслеживание сообщений и отчетность по ним с течением времени; это функция, которая может быть особенно важной для документов, которые имеют соответствие или юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности. Рендеринг документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF, является еще одной хорошей функцией. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между штатными сотрудниками. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенную функцию электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эту функцию из внешнего источника. Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас тщательного изучения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы также важны. Наличие опции возврата и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться спасителем здравомыслия. История версий — это отличный способ отслеживать, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл поврежден или в нем возникли ошибки. Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текстов и публикации документов для той же цели.

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Безопасность является поводом для беспокойства в любом бизнесе и часто имеет первостепенное значение при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть неотложной необходимости соблюдения нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать наперед. Преимущество будут иметь системы, которые могут расширяться вместе с потребностями компании, включая базовые разрешения, а также функции контроля версий. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь вашему бизнесу в будущем.

Компании, связанные с комплаенсом или юридическими вопросами, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские учреждения и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности в качестве основного критерия. Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, менее приятны и должны даже считать обязательными в некоторых случаях.

Хранение файлов — еще одна область, связанная с безопасностью, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах. Многие компании должны по закону хранить записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале, он предложит вам решение для архивирования, чтобы облегчить правильную идентификацию устаревших файлов, не ставя вас под угрозу с юридической точки зрения.

Вопросы соответствия должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В тех случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или действуют другие факторы соответствия, функции совместной работы должны управляться очень тщательно. Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online делает это на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соблюдения определенных законов и нормативных актов, основанных на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как контроль доступа, установленный на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных. Но хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ их доставки конкурентами.

Между тем такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соблюдение таких нормативных актов, как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования(Opens in a new window) (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни(Opens in a new window) (FERPA) , который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как будущая система DM может реализовать расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них обеспечивают их через любые поддерживаемые ОС, а другие интегрируются с другими внутренними бизнес-платформами для получения тех же возможностей. Как только вы определите, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не понравится инструмент, если его единственной целью является соблюдение нормативных требований и обеспечение надзора за руководством. Поэтому в идеале ваша система DM также упростит и сделает более эффективными задачи, связанные с DM. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вашу жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-разному.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже брать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

Большинство этих служб также имеют мобильные приложения с ограниченной или почти полной функциональностью. В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от своего устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также обмен файлами. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но и версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах и ​​даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями. Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. Adobe Document Cloud Standard предлагает мобильные приложения для планшетов и телефонов на базе Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже делать фотографии форм, а затем заполнять их на своем устройстве. Adobe добавила в Document Cloud Standard возможность редактирования PDF-файлов с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции делают эту функциональность простой. В PDF пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также поворачивать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы также могут захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить доступ пользователя к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность изменить владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка являются очень важным элементом, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают живую помощь в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для несрочных проблем или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не пришлось ждать на линии. Для небольших проблем или когда вы все еще изучаете, как использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видеодемонстрации еще лучше. Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления крупными частями вашего бизнеса, то имеет смысл защитить эти инвестиции, только оценив варианты поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами. В любом случае, вы должны учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, совместимость также важна. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не соединяете их с настольным программным обеспечением, вам не о чем беспокоиться по сравнению с другими типами программного обеспечения. Однако совместимость браузеров, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса требуется несколько веб-приложений. Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и обратите особое внимание на файлы, создаваемые любым специализированным программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Когда у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединиться в более стандартные форматы файлов, такие как DOCX Microsoft Office и PDF Adobe.