Секретарь это: описание, плюсы, минусы, где получить

Содержание

Кто он, современный секретарь?

Новая страница 1

Секретарь или офис-менеджер?

Отношение к этой профессии в обществе неоднозначное. К пренебрежительному термину «секретарша», которое мы получили в наследство от советских времен, добавилось чувство зависти, вызванное высокими зарплатами современных секретарей. Старшее поколение, в том числе и родители молодых девушек, с большим смущением признаются, что их внучка или дочка работает секретарем. Да и сами девушки часто стараются обойти это тривиальное определение – секретарь.

Представление о современном секретаре не укладывается в четкие рамки, а выглядит примерно так:

возраст от 20 до 38 лет;

семейное положение – замужем или не замужем;

дети – есть (под присмотром бабушки или няни) или нет;

образование – от среднего специального до двух высших;

опыт работы – от «0» до десяти лет и более.

И единственное, что в обязательном порядке должно присутствовать у всех секретарей, – это «секретарский» внешний вид. Словесному определению это поддается с трудом, но глаз безошибочно выделяет нужный типаж: стройная молодая женщина, среднего или высокого роста, с уверенной, легкой походкой, прямой спиной, с милой улыбкой и приятным голосом, одетая строго и со вкусом. Нельзя стать современным секретарем, не соответствуя внешне этому образу.

…И никакой личной жизни!

Самый востребованный секретарский возраст – 25–35 лет. Еще несколько лет назад возрастной ценз у секретарей был несколько ниже. Тогда предпочтение отдавали девушкам 22–27 лет. Сегодня работодатели научились ценить жизненный опыт и уделяют пристальное внимание устроенности личной жизни соискателей. И все-таки цифра возраста вторична, а на первый план выходит внешний облик секретаря.

В секретарской профессии одинаково востребованы незамужние девушки и замужние молодые женщины с детьми и без детей.

Приоритеты расставляют сами руководители. При этом примерно 50 % руководителей глубоко убеждены, что секретарь должна быть свободна от семейных обязанностей и материнских забот, а другая половина уверена, что лучшие секретари – это замужние женщины. У них помимо профессионального есть и богатый жизненный опыт, умение сглаживать конфликты и находить компромиссы в самых сложных ситуации.

Типичной чертой современного секретаря, к сожалению, является неустроенность личной жизни. И тому есть много причин. Красивые, успешные, материально обеспеченные девушки перестают замечать вокруг себя молодых людей – служащих среднего звена. Их взгляд все чаще останавливается на богатых руководителях и управленцах высшего звена, которые все, как правило, уже женаты и могут предложить только адюльтер. Такие отношения длятся годами, лишая девушек возможности собственную семью.

К грустным реалиям наших дней также относится и проблема так называемых гражданских браков. Девушки не спешат выходить замуж и создавать полноценные семьи, потому что они либо одержимы идеей построения карьеры, либо стараются вначале накопить денег на шикарную свадьбу, лимузин, потом квартиру и т.д. В погоне за карьерой и из желания создать прочную, затем очень прочную материальную базу девушки довольствуются кратковременными связями, которые редко заканчиваются настоящим браком. А вот руководители начинают предпочитать секретарей замужних и с детьми…

Секретарь секретарю рознь

Современных секретарей условно можно разделить на три группы: девушки случайные в этой профессии, карьерные секретари и секретари-профессионалы.

Иногда молодые девушки, которые попробовали поработать продавцами, официантками, воспитателями в детских садах, рекламными агентами и т.д. вдруг в одночасье решают стать секретарями. Главный аргумент у них такой: «Зарплата у секретарей хорошая, по телефону я говорить умею, компьютер у меня дома есть». В основном это девушки без высшего образования или с «невнятным» высшим образованием из новоиспеченных коммерческих вузов. Такие девушки не блещут ни знаниями, ни эрудицией, ни общим уровнем культуры. Некоторым из них все-таки удается найти работу секретаря и даже проработать какое-то время. Обычно работают они без энтузиазма, новые знания к ним не «прилипают». Руководство таких секретарей не особенно ценит и легко с ними расстается. Это девушки случайные в профессии и долго в ней не задерживаются.

К карьерным секретарям мы относим девушек с хорошим образованием, достаточно высоким уровнем культуры, целеустремленных, которые и внешне соответствуют образу деловой женщины. Освоение профессии секретаря для них – первая ступенька в карьере. Они жадно вбирают в себя новые знания, получают второе высшее образование, посещают всевозможные курсы, изучают иностранные языки, читают специальную литературу. Такие секретари тоже долго не задерживаются в профессии, но пока они занимают секретарские позиции, они демонстрируют блестящее секретарское мастерство. Им сыплются предложения о работе из разных компаний, но они расчетливо выбирают наиболее перспективные для своей карьеры варианты.

Золотой фонд секретарской профессии – это те секретари, которые любят свою профессию и гордятся ею. Психологически, профессионально и внешне они соответствуют образу Секретаря. Интересно, что высшее образование у этих секретарей может быть разным: юридическим, экономическим, техническим, гуманитарным, но они умеют в своей секретарской профессии применять необходимые знания базового высшего образования. Круг интересов у таких девушек достаточно широк, поэтому им не бывает скучно ни на работе, ни вне офиса. Добросовестное отношение к своим обязанностям, постоянное стремление к повышению квалификации, искренне желание помочь руководителю или сотрудникам фирмы – вот самые ценные качества профессионала. О таких секретарях мечтают все руководители!

Журнал «Секретарское дело» | Profmedia.

Юлия Клименкова

Высокий профессионализм — обращенное в профессию творчество.

Л. Гинзбург

Секретарь должен быть профессионалом — это аксиома. А еще инициативным и рассудительным помощником шефа, обладающим широким кругом профессиональных навыков, принимающим решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущим на себя управление.

Не менее важно быть адекватным своим целям и мечтам. Многие мечтают, но не имеют способностей, а зачастую просто желания для претворения мечтаний в жизнь, считая, что эта самая жизнь должна преподнести им все сама, да еще на блюдечке с голубой каемочкой. Но так, к сожалению, не бывает.

Чтобы получить место секретаря, необходим минимальный набор знаний основ делопроизводства, компьютера, иногда иностранного языка. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Безусловно, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь — это помощник руководителя, лицо фирмы. Это первый сотрудник, с которым имеет дело посетитель. И от того, как его встретят, зависит впечатление об организации в целом. Многие дальше приемной и не бывают — грамотный секретарь ответит на все вопросы.

Порой бывает трудно сохранить невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и зачастую агрессивно настроенных. Но секретарю это просто необходимо. Ведь выдержка — одно из основных качеств профессионала.

Кроме всего прочего секретарь сталкивается с большим разнообразием решаемых задач, выполнением нескольких дел одновременно. Порой промахи в работе являются следствием его нихких профессиональных и личностных качеств, которые при выполнении той или иной задачи проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

При оценке труда секретарей принято выделять следующие качества.

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководством, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно составить и оформить документ, расшифровать стенограмму или диктограмму, организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний т.п. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также могущую нанести ущерб организации или отдельным лицам.

Организованность. Данное качество включает умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности предприятия, быть в курсе происходящих событий.

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний сверху. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию — необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Трудолюбие. Необходимо приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно и качественно.

Добросовестность. Секретарь своевременно и качественно должен выполнять работу, которую обещал: отпечатать документ, решить вопрос, навести справку. Специфика секретарской профессии требует готовности оказать помощь другим, особенно в сложных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности, с тем чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественную работу.

Аккуратность. Никогда не забывайте, что вы — лицо организации. А вашим «лицом» являются качество выполняемой работы, культура рабочего места и внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть только по объективным причинам.

По роду своей должности секретарь владеет большим объемом информации и наделен значительными полномочиями, поскольку является первым помощником руководителя и в определенных ситуациях действует от его имени. Недоброжелательность и нескромность могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, он должен изложить ее как можно более деликатно.

Среди других качеств, без которых не стать идеальным секретарем, можно отметить умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительность, которая поможет наладить взаимоотношения с посетителями и коллегами, артистизм и чувство юмора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное положение, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Профессия секретаря требует дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Нужно всегда отлично выглядеть, быть в хорошем расположении духа и настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.

Идеальный секретарь должен быть общительным, но не пустомелей и сплетником; уравновешенным, но активным и работоспособным; чутким и внимательным, но не обидчивым и слезливым; вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим. Такие противоречия приводят к главному заключению: секретарь, как и хороший руководитель, должен быть РАЗНЫМ — в зависимости от обстоятельств и людей, его окружающих. Его поведение должно быть не раз и навсегда заученным, а гибким и творческим.

А теперь подведем итоги: перечисленные деловые и личностные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен ежедневный труд над собой и серьезная подготовка к работе на этой престижной должности.

Секретарь Определение и значение – Merriam-Webster

секретарь ˈse-krə-ˌter-ē

ˈse-kə-ˌter-,

в быстрой речи также ˈsek-ˌter-,

особенно британский ˈse-k(r)ə-trē

: человек, нанятый для обработки корреспонденции и управления рутинной и мелкой работой для начальника

: сотрудник коммерческого концерна, который может вести протоколы собраний директоров и акционеров, а также информацию о владении и передаче акций, а также помогать контролировать законные интересы компании

: должностное лицо организации или общества, отвечающее за ее документы и корреспонденцию

: государственный служащий, который руководит государственным административным отделом

министр труда

: письменный стол, секретер

: письменный стол с верхней секцией для книг

секретарь

ˌse-krə-ˈter-ē-əl

прилагательное

секретарство

ˈse-krə-ˌter-ē-ˌship

существительное

Рисунок секретаря

секретарь 4b

Синонимы

клерк
регистр
регистратор
писец

Просмотреть все синонимы и антонимы в тезаурусе

Примеры предложений

Вы можете назначить встречу с моим секретарем . Он работает юридическим секретарем . Он был секретарем клуба . он юниор секретарь в посольстве.

Недавние примеры в Интернете Сегодня Шамхани является секретарем Высшего совета национальной безопасности Ирана, высшего органа безопасности страны, которым руководит Верховный лидер аятолла Али Хаменеи. — Джон Гэмбрелл, 9 лет.0087 BostonGlobe.com , 14 января 2023 г. Хоббс – уходящий государственный секретарь , ранее он был законодателем штата, который стал высшим демократом в Сенате Аризоны. — Штатный писатель Следуйте, Los Angeles Times , 4 января 2023 г. Мими Рейнхард была реальной секретаршей , которая печатала имена в этом списке, в основном польско-еврейские беженцы. — Ли Коуэн, 9 лет.0087 CBS News , 1 января 2023 г. В течение нескольких месяцев Салливан работал над тем, чтобы остановить голосование по утверждению Лоры Тейлор-Кейл на пост помощника министра обороны по политике промышленной базы. — Райли Роджерсон, Anchorage Daily News , 21 декабря 2022 г. Рид записывает секретаря Ротари-клуба Стронгсвилля. — Боб Сэндрик, 9 лет.0087 Кливленд , 20 декабря 2022 г. Папа Франциск в интервью испанской газете ABC передал письмо кардиналу Тарчизио Бертоне, который в то время был государственным секретарем Ватикана. —Марк Хейм | [email protected], al , 19 декабря 2022 г. Хоман, отличник, учится на четырех курсах AP и является секретарем отделения Национального общества чести в Нэпервилл-Норт. — Мэтт Ле Крен, 9 лет.0087 Чикаго Трибьюн , 14 декабря 2022 г. Иск направлен против оппонента Лейка от Демократической партии, избранного губернатора Кэти Хоббс, которая в настоящее время является секретарем штата Аризона , наряду с высшими должностными лицами округа Марикопа, самого густонаселенного в штате. – Арканзас Онлайн , 11 декабря 2022 г. Узнать больше

Эти примеры предложений автоматически выбираются из различных онлайн-источников новостей, чтобы отразить текущее использование слова «секретарь». Мнения, выраженные в примерах, не отражают точку зрения Merriam-Webster или ее редакторов. Отправьте нам отзыв.

История слов

Этимология

Среднеанглийское secretarie , от средневековой латыни secretarius , конфиденциальный сотрудник, секретарь, от латинского secretum секрет, от среднего рода secretus

Первое известное использование

15 век, в значении, определенном в смысле 1

Путешественник во времени

Первое известное использование секретаря было в 15 веке

Посмотреть другие слова того же века

Словарные статьи Рядом с
секретарь
секретариат

секретарь

секретарь на войне

Посмотреть другие записи поблизости

Процитировать эту запись “Секретарь.
” Словарь Merriam-Webster.com , Merriam-Webster, https://www.merriam-webster.com/dictionary/secretary. По состоянию на 5 февраля 2023 г.

Копия цитирования

Детское определение

секретарь

существительное

секретарь ˈsek-rə-ˌter-ē

1

: лицо, нанятое для работы с документами, письмами и повседневной работой для другого лица

2

: должностное лицо коммерческой корпорации или общества, отвечающее за письма и документы

3

: государственный служащий, отвечающий за подразделение

Секретарь Государственный секретарь

4

: стол с верхней секцией для книг

секретарь

ˌsek-rə-ˈter-ē-əl

прилагательное

Юридическое определение

секретарь

существительное

секретарь

часто пишется с заглавной буквы

1

: сотрудник коммерческого концерна, который может вести записи собраний директоров и акционеров, а также владения и передачи акций, а также помогать контролировать интересы компании

2

: государственный служащий, возглавляющий административный отдел

Еще от Merriam-Webster о
секретарь
Английский: Перевод secretary для говорящих на испанском языке

Britannica English: Перевод secretary для говорящих на арабском языке

Последнее обновление: 16 января 2023 г. – Обновлены примеры предложений

Подпишитесь на крупнейший словарь Америки и получите тысячи дополнительных определений и расширенный поиск без рекламы!

Мерриам-Вебстер полный текст

Об Агентстве :: Государственный секретарь штата Калифорния

В аппарате государственного секретаря работает около 500 человек, которые призваны сделать правительство более прозрачным и доступным в областях выборов, бизнеса, политических кампаний, законодательной пропаганда и исторические записи.

В обязанности государственного секретаря входит:

Работа в должности главного уполномоченного по выборам штата

Внедрение электронной подачи и раскрытия в Интернете финансовой информации о кампаниях и лоббистах

Ведение деловой документации

Государственные нотариусы по вводу в эксплуатацию

Работа с программой конфиденциального адреса Safe at Home

Ведение реестров местных партнеров и предварительных директив о здравоохранении

Охрана Государственного архива

Работа в качестве попечителя Калифорнийского музея

Для получения контактной информации посетите нашу страницу «Контакты».

Службы

Архив штата Калифорния

Государственный секретарь отвечает за сохранение истории Калифорнии в государственном архиве. Сотрудники архива собирают, систематизируют и сохраняют постоянные государственные документы штата и другие исторические материалы, такие как карты, архитектурные чертежи, фотографии, видео- и аудиозаписи и артефакты.

Калифорнийский музей

Посвященный рассказу о богатой истории уникального влияния Калифорнии на мир технологий, правительства, искусства, спорта и культуры, Калифорнийский музей представляет собой двухэтажное выставочное пространство, полное удивительных предметов и интерактивных дисплеев.

Подробнее об архивах

Бизнес-программы

Отдел бизнес-программ, крупнейшее подразделение канцелярии государственного секретаря, поддерживает калифорнийские предприятия, регистрируя и подтверждая подлинность коммерческих организаций и товарных знаков, а также позволяя обеспеченным кредиторам защищать свои финансовые интересы. Отдел деловых программ ежегодно обрабатывает миллионы деловых документов и информационных запросов.

Секция коммерческих организаций обрабатывает, хранит и ведет записи, связанные с корпорациями, компаниями с ограниченной ответственностью, товариществами и другими коммерческими организациями, которые хотят вести бизнес в Калифорнии.

Особые заявки Раздел включают товарные знаки и знаки обслуживания, а также облигации, которые должны подавать определенные хозяйствующие субъекты (включая иммиграционных консультантов), договоры о совместной власти, городские и окружные уставы и претензии в отношении правопреемников.

Раздел Единого торгового кодекса подает финансовые документы, которые уведомляют потенциальных обеспеченных кредиторов о возможных интересах в личном имуществе должника. Уведомления о залоге также подаются, помогая установить приоритет в случае дефолта должника или подачи заявления о защите от банкротства.

Компенсационный фонд для жертв корпоративного мошенничества защищает потребителей и предоставляет компенсацию жертвам, которые не могут получить компенсацию по решению суда о корпоративном мошенничестве.

Подробнее о бизнес-программах

Выборы

Отдел выборов наблюдает за всеми федеральными выборами и выборами штата в Калифорнии. Для каждых выборов в штате Калифорния готовит информационные брошюры для избирателей на 10 языках — английском, испанском, китайском, хинди, японском, кхмерском, корейском, тагальском, тайском и вьетнамском — для более чем 20 миллионов зарегистрированных избирателей. В качестве главного должностного лица по выборам в крупнейшем штате страны государственный секретарь штата Калифорния проверяет и утверждает все оборудование для голосования на безопасность, точность, надежность и доступность, чтобы гарантировать, что каждый голос будет подсчитан по мере его подачи. Секретарь также обеспечивает соблюдение законов о выборах и требований к раскрытию информации о кампании, ведет базу данных всех зарегистрированных избирателей по всему штату, удостоверяет официальные списки кандидатов на выборах, отслеживает и удостоверяет инициативы голосования, собирает итоги выборов и удостоверяет результаты выборов, информирует граждан Калифорнии об их права голоса, а также способствует регистрации и участию избирателей.

Подробнее о выборах

Информационные технологии

Отдел информационных технологий (ITD) поддерживает бизнес-требования государственного секретаря, планируя, разрабатывая, внедряя и поддерживая инновационные и эффективные деловые и информационные системы в активном партнерстве с программой Агентства. подразделения, поставщики и другие агентства.

ITD поддерживает остальную часть Агентства, которое, в свою очередь, обслуживает широкий спектр внешних организаций, совместно именуемых заинтересованными сторонами, включая федеральные агентства и агентства штата, законодательный орган штата, лоббистов, финансовые учреждения, адвокатов, правительства округов, организации средств массовой информации, поставщиков, и широкая общественность, в том числе.

Государственный нотариус и удостоверение подлинности

Секция нотариуса назначает и уполномочивает правомочных нотариусов. Нотариус — это государственное должностное лицо, которое оказывает ценные услуги юридическим, деловым, финансовым и риелторским сообществам, удостоверяя или удостоверяя подписи на официальных документах.

Отдел нотариуса также удостоверяет подлинность подписей нотариусов и должностных лиц на документах, используемых в иностранных государствах.

Узнайте больше о нотариусе и заверениях

Политическая реформа

Отдел политической реформы помогает сделать политический процесс более прозрачным, помогая людям отслеживать финансирование государственных политических кампаний и лоббистскую деятельность. Большинство кандидатов на посты в штатах, комитеты по бюллетеням и все, кто лоббирует Законодательное собрание штата и агентства штата, должны подавать подробные отчеты о раскрытии финансовой информации министру штата. Эта информация доступна в Интернете через автоматизированный лоббист кампании и систему поиска взносов и расходов кампании (CAL-ACCESS) по адресу 9.0013 cal-access.sos.ca.gov/.

Подробнее о политической реформе в разделе «Кампания и лоббирование»

Регистратуры

Safe at Home
Программа Safe at Home помогает жертвам домашнего насилия, преследований, сексуальных посягательств и торговли людьми, а также работникам репродуктивного здоровья a способ помешать обидчикам найти их дома, на работе и в школе.