Основные должностные обязанности секретаря – версия от 2022 года
──────────────────────────────── (наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
────────────────────────────── (наименование должности)
00.00.0000 N 000
───────── (подпись) ─────────────────── (инициалы, фамилия)
Секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.
4. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
- .
1.5. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя.
3. Должностные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.
п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
4. Права
Секретарь руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
Должностная инструкция секретаря руководителя
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря руководителя
1. Общие положения
1.
1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.
1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.
(подпись)
Должностная инструкция секретаря генерального директора | Work
Автор Chron Contributor Обновлено 21 октября 2021 г.
Секретарь генерального директора отвечает за выполнение канцелярских, телефонных и административных обязанностей, одновременно представляя исполнительный орган. Они должны быть ориентированы на детали, уметь работать в режиме многозадачности и быть представительными и профессиональными представителями офиса генерального директора. Секретарь часто координирует межведомственные рабочие проекты и служит связующим звеном между их начальником и другими сотрудниками компании. Узнайте больше о работе секретаря в этой роли.
Требования к образованию для исполнительных секретарей
Помощник исполнительного администратора не обязательно должен иметь высшее образование. Однако Общество управления человеческими ресурсами подчеркивает, что хорошие коммуникативные навыки, компьютерная грамотность и организаторские способности жизненно важны для выполнения работы секретаря.
Согласно Справочнику по профессиональным перспективам Министерства труда США, средняя годовая зарплата исполнительного секретаря в 2020 году составляла чуть более 63 000 долларов . Ожидается, что к 2030 году количество рабочих мест в этой профессии сократится на 19 процентов.
Личные навыки для исполнительных секретарей
Секретарь генерального директора должен быть представительным и уметь ладить с самыми разными типами личности. Они должны быть в состоянии управлять и самомотивировать, а также справляться со всеми обязанностями с небольшим надзором. Кроме того, они должны быть хорошо осведомлены и иметь глубокие знания о продуктах, услугах и политике компании.
Административные обязанности секретаря
Секретарю генерального директора обычно поручено вести расписание генерального директора, назначать встречи и встречи, а также выполнять функции привратника, отсеивая звонки и расставляя приоритеты в повседневных задачах и обязанностях.
Другие обязанности секретаря включают распространение повесток дня собраний, планирование собраний, а также запись и расшифровку протоколов собраний.
Описание работы секретаря отеля Minor Hotels показывает, что исполнительный секретарь может также вести личную и деловую переписку генерального директора, включая электронные письма и служебные записки.
Обработка внутренней и внешней связи
Секретарь генерального директора часто является представителем вне компании. Запросы для генерального директора обычно направляются через секретаря, например запросы на конференц-связь, публичные выступления и профессиональную организационную деятельность. В небольших компаниях работа секретаря может также включать в себя работу с рекламой и запросами СМИ, а также планирование корпоративных вечеринок и мероприятий.
Дополнительная работа секретаря
Если в организации есть совет директоров или совет консультантов, то секретарь генерального директора обычно является связующим звеном для этих групп.
Запросы на благотворительность и корпоративное спонсорство часто обрабатываются секретарем, и они также отвечают на звонки о продажах. В небольших организациях секретарь может дополнительно отвечать за надзор за корпоративной благотворительностью и бронирование деловых поездок. Это может включать в себя бронирование авиабилетов, бронирование номеров в отелях и организацию аренды автомобилей.
Ссылки
- Министерство труда США; Справочник по профессиональным перспективам: Секретари и помощники по административным вопросам
- Маленькие отели: Исполнительный секретарь генерального директора
- SHRM: Исполнительный секретарь
Секретарь в качестве офис-менеджера: Роль и обязанности
РЕКЛАМА:
Прочитав эту статью, вы узнаете: 1. Роль секретаря в качестве офис-менеджера 2. Обязанности секретаря в офисе в качестве офис-менеджера.
Роль секретаря в качестве офис-менеджера:
Секретарь организации в первую очередь является исполнительным директором и отвечает за офис.
Его можно назвать офис-менеджером, но на самом деле он больше по следующим причинам:
РЕКЛАМА:
(а) Секретарь имеет более высокий статус, чем обычный офис-менеджер. Офис-менеджер не принадлежит к группе высшего руководства, в отличие от секретаря. По крайней мере, он находится рядом с высшим менеджментом, то есть советом директоров в случае компании. Очень часто его берут в совет директоров или директора на должность секретаря.
В случае кооперативного общества секретарь входит в состав правления. В любой другой ассоциации секретарь, избираемый из числа членов, занимает высшую административную должность. Офис-менеджер в основном курирует рутинную работу, а секретарь контролирует всю администрацию. В этом смысле офис-менеджер подчиняется секретарю.
(b) Полномочия офис-менеджера определяются условиями его назначения. Он делает то, что ему говорят. Но секретарь, особенно секретарь компании, также имеет свои полномочия в соответствии с законом.
(c) Секретарь является советником руководства, которым не является офис-менеджер.
РЕКЛАМА:
(d) В некоторых организациях назначается офис-секретарь, функции которого аналогичны функциям офис-менеджера, и он действует под руководством и контролем секретаря, который является исполнительным директором.
(e) Секретарь по своей природе является главным исполнительным директором, но офис-менеджер не обязательно является главным исполнительным директором.
(f) Иногда по закону требуется, чтобы секретарь обладал определенной квалификацией, как в случае с секретарем компании. Для офис-менеджера такой специальной квалификации не требуется.
(g) Секретарь работает в качестве офис-менеджера, когда нет отдельного офис-менеджера, но офис-менеджер не может выполнять функции секретаря, особенно уставные функции.
Обязанности секретаря в качестве офис-менеджера:
Ранний старт:
РЕКЛАМА:
Обязанности секретаря офиса начинаются раньше.
Поскольку секретарь принадлежит к группе высшего руководства, он находится в процессе формирования общей политики, включая политику в отношении административного управления. Состав и функции офиса во многом зависят от характера и объема функций организации.
Секретарь является советником руководства и, как правило, на него возложена административная часть управления в целом.
На следующем этапе обязанности будут следующими:
(A) Планирование и организация:
РЕКЛАМА:
Планирование и организация офиса, которые являются функциями группы высшего руководства, могут быть возложены на секретаря.
Такие функции:
(1) Основная обязанность секретаря состоит в том, чтобы подготовить Организационную схему офиса, определяя различные занимаемые должности и их уровни. В то же время должна быть завершена аттестация должностей. Он должен оценить количество сотрудников, а также принять решение о политике найма. Вместе с организационной схемой также необходимо подготовить офисное руководство, четко определяющее полномочия каждой должности и ее функции.
Очень полезно избегать:
РЕКЛАМА:
(а) Неопределенность и путаница,
(b) Дублирование полномочий и
(c) Конфликт между сотрудниками.
С планированием также связана подготовка бюджета для создания офиса, как настоящего, так и будущего.
РЕКЛАМА:
(2) Теперь секретарь решит, какой системы следует придерживаться в организации офиса — системы централизации или системы децентрализации. Мудрое сочетание этих двух систем будет идеальным.
(3) Далее идет планировка офиса. Однозначно современную открытую планировку предпочтет секретарь. Многое зависит от системы, которой необходимо следовать, а также от формы и размера доступного жилья.
(4) Теперь все готово для секретаря для открытия и управления офисом. Под его надзором и руководством необходимо проводить вербовку и закупать оборудование всех типов.
(5) Секретарь разделит офис на функциональные отделы, укомплектует отделы и назначит обязанности сотрудникам.
Соответствующие полномочия вместе с соответствующей ответственностью будут делегированы каждому члену персонала. При необходимости для них будет организовано обучение.
(Б) Надзор и контроль:
РЕКЛАМА:
Надзор и контроль не являются идентичными терминами. Надзор означает просто наблюдение за тем, выполняют ли подчиненные свои обязанности или нет. Как правило, этим занимается офис-менеджер. Контроль – это большая функция.
Включает в себя:
(а) Фиксация стандарта исполнения;
(b) Оценка фактической деятельности;
(c) Проверка фактической производительности по стандарту;
(d) Исправление ошибок, если таковые имеются, чтобы они не повторялись.
РЕКЛАМА:
(1) Секретарь — это больше, чем просто офис-менеджер, поэтому он выполняет обе обязанности — надзор и контроль. Когда офис-менеджера нет, ему могут помогать супервайзеры. Он может не иметь контроля над руководителями отделов, такими как начальник производства, менеджер по маркетингу и т.
Но «штатные» люди, возглавляющие сервисные функции, такие как менеджер по персоналу, финансовый менеджер и т. д., как правило, находятся под непосредственным контролем секретаря. Как бы то ни было, секретарь должен контролировать и координировать различные канцелярские функции, связанные с общим или централизованным офисом.
(2) Он должен поддерживать постоянную связь между высшим руководством и другими сотрудниками организации, а также с правительством и внешними людьми, заинтересованными в деле. Он должен поддерживать связь между организацией и общественностью в целом. Это он ведет из офиса.
(3) Он должен поддерживать координацию между главой или главным офисом и филиалами или подразделениями, если таковые имеются.
(4) Он должен постоянно поставлять офисное оборудование.
(5) Он должен подавать все заявления и документы в соответствии с его уставными обязанностями.