50 часто задаваемых вопросов на собеседовании офис-менеджера 2022: текущие школьные новости
Поданный в Интервью by Сотрудники редакции в январе 26, 2022
– Вопросы для интервью офис-менеджера –
Офис-менеджер – это лицо, отвечающее за административную деятельность фирмы или организация. Иногда их называют менеджерами административных служб или менеджерами бизнес-офисов. Проще говоря; человек отвечает за управление офисом.
Управление офисом включает в себя распределение физических ресурсов, таких как расходные материалы и служебные помещения, а также планирование внутренних событий. также контролирует оперативный персонал, такой как административный персонал, технический персонал и бухгалтеры.
Другими словами, они должны убедиться, что вспомогательный персонал компании или организации работает правильно и без сбоев.
Вот несколько способов стать отличным офис-менеджером:
1.
Отточите свои навыки общения:
Вам также необходимо создать и очистить ваши открытые способности к разговору. Если вам не нравится делать что-либо из этого, обратите внимание на свои способности! Посещайте мероприятия по системному администрированию, идите с этим человеком на его следующую беседу или собрание и вызывайтесь добровольно продемонстрировать что-то на следующем собрании в офисе. Откройте для себя подходы к репетиции каждой возможности. Эти вещи позволят вам совершенствоваться как коммуникатор!
2. Поработайте над навыками управления людьми. Понимание того, как контролировать людей, полностью отличается от наблюдения за предприятиями или назначениями. Это требует большей терпимости и понимания.
Это позволит вам наладить связи и улучшить понимание интересных способностей и обязательств каждого человека перед группой.
3. Будь инновационным ученым. Чтобы быть убедительным руководителем офиса, требуется некоторое воображение, особенно в том, что касается критического мышления. Будучи режиссером, будут обстоятельства (а иногда и отдельные лица), которые вы не сможете контролировать, равно как и трудности, которые вам придется пережить. Несмотря на то, что в таких обстоятельствах совсем не сложно быть разочарованным, лучше подойти к ним с творческой точки зрения.
Вам не нужно быть «изобретательным», чтобы развивать свои творческие способности к рассуждению. Пообщайтесь с изобретательными учеными.
Как администратору рабочего места важно всегда открываться для новых мыслей, стратегий и отраслевых моделей на тот случай, если нам нужно превзойти ожидания. Новые мысли и идеи, которые вы привносите в свой разум, определенно повлияют на то, как вы будете выполнять свои обязанности!
4. Создайте свой бизнес проницательности. Для директора офиса важно, чтобы вы видели, как работает каждая часть вашей организации и какова ваша работа в ней. Вы должны увидеть, как ваша организация получает прибыль и где вы можете повлиять на основную проблему. Деловая проницательность улучшает вашу способность принимать правильные и быстрые решения каждый день.
Как человек, отвечающий за легкую потоковую передачу офисных операций, вы должны продолжать потоковую передачу данных и развивать свои предприятия. Чем больше вы думаете о том, как работает бизнес, и о сложностях вашей организации в частности, тем более плодотворным вы будете в своей работе!
5.
Продолжайте с вашей инструкцией и продвижением эксперта. Лучшие офисные администраторы постоянно учатся, развивая и расширяя свою аналитическую базу. Оставайтесь над инновациями. Сделайте профессиональное совершенствование частью вашего ежемесячного основного плана занятий, чтобы он был надежным и заблаговременно забронирован.
Есть множество вещей, которые вы можете сделать бесплатно и за небольшую плату на случай, если вы их найдете. Продолжайте учиться – это часть вашей обязанности как руководителя!
Независимо от того, являетесь ли вы неофициальным директором офиса или это часть вашего титула, очищение ваших административных способностей позволит вам быть более плодотворными и жизнеспособными в каждой функции вашего административного призвания. Ваши соратники увидят это. Ваш чиновник будет это приветствовать. Более того, вы будете восприниматься как сбалансированный, способный и изобретательный офисный директор, которым вы и являетесь!
Требование к образованию
В большинстве мест, диплом средней школы или GED является достаточным образованием, за некоторыми исключениями.
Однако вам понадобится реальный опыт, чтобы получить работу. Офис-менеджеры должны показать навыки управления, знакомство с офисной средой и глубокое понимание того, как работает бизнес. Предыдущий опыт с заказом расходных материалов, обслуживанием клиентов, техническим обслуживанием и управлением, закупками офисной техники будет иметь решающее значение для посадки на работу.
Вопросы для интервью с офис-менеджером
Мы составили несколько вероятных вопросов, которые вам могут задать:
1. Как вы понимаете роль офис-менеджера?
2. Как вы сохраняете себя организованным, когда имеете дело с задачами и запросами из нескольких источников?
3. Каковы, на ваш взгляд, основные личные достоинства офис-менеджера?
4. С каким офисным программным обеспечением вы знакомы?
5. Расскажите мне о ситуации, когда вам приходилось справляться со сложным клиентом.
6. Какие обязанности офис-менеджера вам нравятся больше всего и меньше всего?
7.
Как вы управляете конфиденциальной информацией?
8. Вы хорошо работаете в командной среде?
9. Вы подали заявку на любую другую работу?
10. Что отличает вас от других офисных менеджеров, с которыми мы проводим собеседование на эту должность?
11. Опишите типичный день на вашей предыдущей работе.
12. Как вы понимаете роль офис-менеджера?
13. Какие качества вы привносите в эту возможность?
14. Что вы считаете своими слабыми сторонами как офис-менеджера?
15. Опишите свой стиль управления и то, как вы создаете правильную командную среду.
16. Расскажите мне о недавней ситуации, когда вам приходилось управлять конфликтом между вашими сотрудниками?
17. Приведите пример сложной проблемы, которую вам недавно пришлось решать.
18. Скажите мне, когда вам пришлось использовать свое суждение, чтобы принять трудное решение в вашей работе.
19.
Расскажите мне о краткосрочном плане, который вы разработали для своего отдела.
20. Как вы обеспечиваете конфиденциальность информации?
21. Опишите распорядок дня этой должности.
22. Какие у вас навыки работы с компьютером, и какие программы вам удобнее использовать?
23. Комфортно ли вам пользоваться телефоном с несколькими линиями и обрабатывать большое количество телефонных звонков?
24. В этой компании нам нравится думать о себе как о команде, которая работает вместе для достижения общих целей. Как вы относитесь к работе в командной среде?
25. Как бы вы себя чувствовали, руководя двумя или тремя другими сотрудниками? –
26. Какова ваша самая сильная сторона, и как она поможет вам выступить на этой должности?
27. Какая твоя самая большая слабость?
28. Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
29. Каково было работать на вашего руководителя?
30.
Что вы ожидаете от руководителя?
31. Вы предпочитаете работать самостоятельно или в команде?
32. Ты хорошо работаешь с людьми?
33. Приведите несколько личных примеров командной работы.
34. Каковы обязанности этой должности?
35. Можете ли вы описать типичный день (неделю) в этом отделе?
36. Каковы сильные стороны в этом отделе? Каковы недостатки?
37. Что твои бывшие помощники сказали, что это лучшая часть работы для тебя? Что бы они сказали худшее?
38. В каком направлении вы видите компанию в ближайшие пять лет? Считаете ли вы, что есть какие-то угрозы его успеху?
39. Почему ваш последний помощник покинул должность? Каковы были его / ее сильные стороны? Каковы были его / ее слабости? Что он / она делает сейчас?
40. Какими качествами обладал ваш лучший помощник? Как насчет вашего худшего помощника?
41. Как часто выполняются обзоры производительности? Кто их проводит?
42.
Какие навыки наиболее важны для вас в качестве помощника по административным вопросам?
43. Как вы поощряете и поощряете людей, которые работают в вашем отделе?
44. Есть ли какие-либо текущие производственные проблемы в этом отделе?
45. Как вы справлялись с личными проблемами в прошлом?
46. Каковы некоторые из самых больших проблем для человека в этой должности?
47. Какой, на ваш взгляд, самый полезный аспект этой позиции?
48. Поддерживаете ли вы (компания / департамент) членство в профессиональных ассоциациях и постоянное профессиональное развитие?
49. Что бы вы назвали ролью административного персонала в этом офисе?
Я уверен, что эта статья показалась вам интересной и познавательной. Оставляйте свои комментарии ниже и не забудьте подписаться.
CSN Team.
Как подобрать офис-менеджера | UP business
Сам по себе подбор офис-менеджера мало отличается от подбора других сотрудников.
В этой статье мы разберем, как провести собеседование и как проверить компетенции, необходимые для офис-менеджера.
Человек сидит, перед вами резюме, анкеты, которые он заполнял, и прочие документы. Как понять, насколько человек соответствует тому, что написано? Если резюме не очень красиво составлено — какие таланты оно может скрывать? О чем спрашивать соискателя? Давайте попробуем разобраться по каждой из требуемых компетенций.
Компетенции и их проверка
Умение работать в условиях многозадачности
Это важный навык, потому что офис-менеджеру поступает большое количество информации. Он подчиняется кому-то одному, но реактивные задачи прилетают из разных источников. Кроме того, нужно удержать в голове активные задачи, которые офис-менеджер уже знает.
Узнать, насколько человек готов работать в режиме многозадачности, поможет кейс с несколькими вводными. Пример: у вас срочный вызов к генеральному директору, просьба забронировать аудиторию №111 на время, которое наступит через 15 минут, задача заказать трансфер для партнера из Шереметьево (рейс прибывает через 2 часа), также отправить корреспонденцию за вчерашний день и запротоколировать встречу с отделом маркетинга через 40 минут.
Распределите, пожалуйста, по времени эти 5 дел.
Если человек вспомнит все 5 дел, воспроизведет хотя бы близко суть задач — это уже большой плюс. Если он что-то забыл — вопрос к внимательности, к его памяти. Если логично изложил ответ и сумел объяснить, почему последовательность действий именно такова (и вы с этим согласны) — человек явно может логически размышлять и, несмотря на многозадачность, распределять дела по мере приоритетности.
Позитивное отношение к людям
Офис-менеджер — это человек, который контактирует с большим количеством людей, и он не должен вызывать отторжения. Люди должны обращаться к нему с удовольствием, особенно если менеджер берет на себя административные функции, обеспечивает комфорт и уют. Поэтому он должен быть, что называется, с доброй душой.
Это легко уточнить, ненавязчиво расспросив его о предыдущем месте работы. Коллектив был хороший? Как сложились отношения? Можно не о коллективе, а о друзьях, уточнить тип социальной жизни человека.
Если у человека не возникает в процессе рассказа никаких негативных реакций, их можно спровоцировать, спросив: неужели не было никаких конфликтов? «Ну были, и бог с ними, ничего страшного, со всеми конфликты случаются, я лучше вам расскажу, какой у нас был классный коллектив: мы вместе ездили на выставки, на шашлыки, до сих пор общаемся». Когда вы слышите такое доброжелательное отношение к социальным контактам человека — скорее всего, в целом он позитивный.
Коммуникативные навыки
Важно уметь выстроить отношения с людьми — причем с разными, из разных отделов, даже не очень дружащих друг с другом.
Представьте себе, что вам необходимо провести встречу с руководителем отдела дизайна и руководителем финансовой службы. Например, у вас есть переговорная комната, которая бывает периодически нужна этим людям и сотрудникам их отделов для встреч с клиентами или для совещаний. Ваша задача как офис менеджера — разрулить ситуацию так, чтобы обе службы могли решать свои задачи, все были довольны, и не было проблем с производством основного продукта компании.
Вопрос: каким образом вы построите эти встречи? Какие внесете предложения? Какие вопросы будете им задавать, как будете принимать решение?
Критерий правильности решения — уточняющие вопросы: когда вам необходимо помещение, на какое время, можно ли перемещать это время? Вы проводите планерки утром — можно ли сместить их на вечер? Можем ли мы проводить их в нашей столовой, например, или подобрать другие помещения для этих целей? То есть доброжелательно, без нажима искать альтернативы посредством задавания вопросов каждому из участников и выявления нужд (и оценки, что это именно нужда, а не принципиальная позиция человека).
Высокая вариативность поведения
Человек должен уметь проявлять сообразительность и быстро находить решения по вопросам, которые он ранее не решал.
Очень простой кейс. Берете любой предмет — пластиковый стакан, дырокол, картинку на стене — и говорите человеку: у вас 10 секунд на то, чтобы придумать максимальное количество вариантов применения этого предмета.
Любых — логичных, нелогичных, умных, идиотских, просто как можно больше вариантов. Оценивать красоту этих вариантов не нужно, только количество. Если человек выдает за 10 секунд больше 4 идей — неплохой результат. Если меньше, то будьте готовы к тому, что менеджер не очень вариативный, часто будет приходить к вам за советом. Может быть, и не стоит обращать большого внимания, если все остальные параметры менеджера вас устраивают.
Отсутствие серьезных карьерных амбиций
Карьерист не засидится на менеджерской работе — он попросится перейти в продажи или еще куда-то, в более серьезные проекты. Он не захочет долго заниматься большим валом очень важной, но незаметной работы.
Здесь достаточно задать прямой вопрос: каковы ваши карьерные ожидания? В какой максимальный срок вы бы хотели достигнуть этой карьерной планки? Если человек говорит неопределенно, от года до нескольких лет, или называет большие сроки около 5 лет — скорее всего, карьерные амбиции у него не очень высокие, его устроит уровень комфорта на новой должности.
Можно проследить и проанализировать предыдущую карьеру по резюме или просто у него спросить — как развивалась ваша карьера? Получали ли вы повышения? Или для вас важнее отношения в коллективе, деньги и т.д.?
Стрессоустойчивость
Без нее никуда: большой объем работы, в связи с этим большой объем проблем, нужно уметь их решать.
Можно расспросить, что больше всего раздражало на предыдущем месте работы, и посмотреть, насколько с негативом человек отвечает. Если он говорит, что были негативные моменты, но видно, что он относится к этому либо ровно, либо даже с позитивом — скорее всего, стрессоустойчивость высокая.
Можно провести такой кейс. Вы лично договорились с коллегой о правилах пользования переговорной, но он нарушает эти правила. Причем так, что вам регулярно достается по шапке от руководителя, например, за оставшийся к вашему приходу беспорядок — маркеры не на месте, доска не вытерта, мусор, чашки кофе забыты с помадой. Что будете делать?
Негативный и не очень стрессоустойчивый человек расскажет, как он будет наказывать того коллегу, жаловаться, что он не соблюдает правила, которые были оговорены.
Человек более стрессоустойчивый скажет: я с ним поговорю, спрошу, почему он так делает, выявлю причину, попрошу уборщицу сразу после него заходить и убирать там. Найдет конструктивное решение, как не проблему найти или создать конфликт, а именно решить вопрос, закрыть его.
Высокая внимательность, обучаемость
Внимательность — чтобы ничего не упустить, обучаемость — чтобы можно было быстро запоминать информацию и находить способы решения вопросов.
Элементарные вопросы на внимательность: скажите, пожалуйста, как меня зовут? Я в начале разговора называл свою должность — как она называется? С чего сегодня начался разговор? А что было после этого?
Можно дать на 1 минуту детскую игрушку и попросить максимально подробно ее изучить. Через минуту забрать и спросить: скажите, пожалуйста, какого цвета этот утенок? Какого цвета его глазки? Из какого материала? Были ли надписи, на каком языке, размер, шрифт? Какие-то вещи, которые человек не будет железно фиксировать, но при этом они заметны, они были.
Если человек правильно воспроизводит менее 50% информации, то с внимательностью и памятью не очень хорошо. Потому что времени на впитывание информации было достаточно, предмет был небольшой и понятный, человек держал его в руках.
Об обучаемости также говорит успеваемость человека в школе и в ВУЗе. Если человек плохо учился в институте или был троечником в школе, то у него явно была проблема с восприятием и запоминанием информации. Что изменилось за это время? В основном у людей, который в детстве плохо обучались, с возрастом ситуация с обучением только ухудшается.
Лояльность к работодателю
Офис-менеджер иногда исполняет секретарские функции, и очень важно, чтобы от него не исходил никакой негатив во взаимоотношениях с другими коллегами, с партнерами или клиентами, которые посещают компанию.
Можно спросить о предыдущих местах работы: скажите, пожалуйста, какие отношения у вас остались после того, как вы покинули рабочее место? Если человек негативит, то на серьезную лояльность к вашей компании надеяться не стоит.
Но по одному ответу делать вывод не нужно, смотрите на тенденцию. Возможно, у человека произошла неприятность на работе, и он с горечью об этом говорит. Но если на остальных предыдущих местах все было иначе — скорее всего, можно не обращать внимания на его единственный негативный опыт.
Еще вопрос: какие положительные черты работы в нашей компании вы видите? Человек лояльный сможет их сформулировать даже на этапе собеседования — вы уже что-то ему рассказали о компании, он выделил для себя положительные вещи. После этого вы говорите: покритикуйте, пожалуйста, нашу компанию, ведь есть за что. Человек, в целом лояльный, не сможет выдать много критики. На три положительных высказывания будет примерно одно средней негативности — типа, вижу, что пыль сегодня еще не успели вытереть. Это не страшно, высказывание подобного рода вполне лояльно.
Порядочность
Финансовая порядочность
Хозяйственные вопросы — например, закупку канцелярии, закупку воды, клиринговые услуги, питание для офиса — в значительной части случаев курирует офис-менеджер.
Здесь возможны различные схемы отката или еще чего-нибудь, поэтому важно, чтобы человек был порядочен.
Пример кейса: к вам пришли две клининговые компании, компания Альфа и компания Бета, стоимость услуг примерно одинаковая. Но компания Альфа говорит, что вас отблагодарит — подарит сувенир, занесет торт или еще что-то. Что будете делать?
Человек, который не падок на сувениры и подарки, скажет: если цена и качество одинаковые, я буду ориентироваться на порядочность, на своевременность, на дополнительные опции. Хорошо, если человек очень хочет подарить сувенир, задам вопрос коллективу: ребят, у нас тут Альфа и Бета, вроде никак не отличаются, но Альфа хочет еще и торт подарить — берем? Только через публичное одобрение, согласование с руководителем и т.д.
Информационная порядочность
Речь о порядочности с точки зрения умения хранить тайны — условно тайны, не очень публичную информацию о компании, о режиме работы компании. Например, если в определенные часы приезжают инкассаторы, а офис-менеджер наблюдает за этим и потом рассказывает друзьям или близким.
Это не самый страшный фактор, но не очень хороший.
Вопрос к соискателю: представьте, что вы в курилке или в коридоре услышали, как сотрудник, общаясь по мобильному телефону явно не с коллегой, рассказывает нюансы жизни офиса. Каково будет ваше отношение к этому? А ваши действия?
Сотрудник, который настроен на конфиденциальность, не обязательно должен наброситься на этого человека, но выказать отношение — объяснить, что нежелательно рассказывать кому-то о предприятии, тем более тратить на это рабочее время. Проявить добрую хозяйственность: мол, не очень чистые на руку собеседники могут подобные разговоры использовать, даже если человек случайно сболтнул и т.д.
Ответственность
Безусловно, человек должен уметь брать на себя ответственность и за процессы, и за результат.
Ответственность очень удобно проверять, если кандидатов несколько — дать им групповое задание с презентацией в финале. Например, кейс «Переезд офиса». Задача — организовать переезд офиса на новое место (от станции метро Юго-Западная на станцию метро Китай-город).
Офис 30 человек, 20 из них продажники. Мощности — бухгалтерия, отдел продаж, кабинет руководителя, серверная, менеджерская, шоу-рум, кухня. Срок — 1 рабочая неделя. Пожелание руководителя — не отрывать продажников от работы. Разработайте план реализации этого проекта.
И смотреть на групповую динамику. В основном сразу выделится лидер, который будет предлагать решения — это, как правило, очень креативный человек. И обычно находится тот, кто берется в финале это презентовать, потому что остальные начинают тушеваться, скидывать ответственность. Здесь не важно, что они будут говорить, важно понаблюдать, кто какие роли занял.
Если нет возможности провести этот кейс в группе, можно предложить его и одному кандидату. Человек ответственный ответит, что сделает такие-то шаги в такой-то последовательности, а человек, не очень готовый к ответственности, захочет ее с кем-нибудь разделить — скажет, что ему нужен помощник, от каждого отдела по уполномоченному и прочее.
Этот кейс также удобен и для оценки организаторских способностей кандидата — насколько правильно и логично человек организовал переезд.
Хозяйственность
Важно, чтобы у человека был опыт наведения порядка в офисе, где, по его мнению, что-то нужно поправить, усовершенствовать, улучшить.
Здесь уместен кейс «Хозяюшка»: смотрите, вы прошли через наш офис (важно, чтобы он действительно прошел), увидели такие-то помещения, такие-то отделы, вот это помещение, где мы находимся. Скажите, пожалуйста, что бы вы как профессионал здесь усовершенствовали, будучи офис-менеджером? Офис-менеджер либо сразу, либо в течение минутки раздумья набросает несколько предложений, оценить которые по здравости и уместности вполне в ваших силах. Действительно, почему у нас в кулере нет стаканчиков? Почему кулер не включен? В принтере нет бумаги. Цветы явно не поливают, пыль не протерта, клининговая компания косячит. Здравые наблюдения человека, который привык контролировать чистоту и порядок.
Если с чистотой все в порядке, придирок нет — можно спросить, как сделать данное помещение более уютным. Что можно еще лучше сделать? Человек предложит поставить цветы, заменить жалюзи на шторы, добавить мягкую мебель, постелить ковер.
Навыки переговоров
Это нужно для взаимодействия с подконтрольными службами или подрядчиками, чтобы отстаивать позицию компании и не вестись на какие-то уловки, вынужденные условия и т.д.
Пример кейса: компания, с которой вы неоднократно сотрудничали по вопросу перевозки грузов из одного офиса в другой, выставляет новый прайс, где цены на 15% выше. Новый менеджер этой компании говорит, что теперь они будут работать таким образом. Этот партнер для вас удобен и вам было бы лучше его сохранить, чем искать нового — объем большой, другая компания может подвести, это риск для подразделения. Что вы будете делать?
Важно, чтобы человек в принципе пытался предлагать какие-то решения, начал задавать вопросы. Почему 15%? В связи с чем расценки выросли? При каких условиях можем оставить предыдущие цены? Чье это решение, с кем я еще могу поговорить в вашей компании? Он должен предпринять какие-то действия, пусть даже примитивные, чтобы отстоять действующие условия.
Соответствие корпоративной культуре
Человек должен подходить под нее в том числе и внешне, потому что часто он является лицом компании.
Это узелок, через который взаимодействуют многие подразделения компании, и образец, на который могут ориентироваться, например, новые сотрудники.
В целом это видно по внешним параметрам. Единственный момент — на собеседование люди предпочитают одеваться в деловом стиле, поэтому неплохо будет расспросить человека о предыдущем месте работы. Какой был корпоративный стиль? Насколько он был вам комфортен? Как вы предполагаете, какой стиль используется у нас? Оцените по 10-балльной шкале уровень комфорта — насколько вам хотелось бы от этого стиля отходить, как часто и т.д. Если человек высказывает сомнения или неуверенность в том, что это его стиль — скорее всего, это не совсем ваш человек, ему придется через себя переступать, будет не очень легко.
Подытожим
Провести собеседование с офис-менеджером не сложно. Я рассказывал так долго и подробно, чтобы стало максимально понятно. Получить ответы на эти вопросы можно в течение 20-30 минут, внимательно слушая и наблюдая за человеком.
Повторюсь: ключевые компетенции — умение в стрессовой ситуации потянуть множество разнообразных задач и взаимодействовать с разными типами людей. При этом пребывая в хорошем настроении, соблюдая порядок и комфорт, порядочное отношение и лояльность к компании и коллективу. Важно, чтобы человек был без серьезных карьерных амбиций и соответствовал тем параметрам поведения, которые приняты в компании, чтобы они бы не подъедали у него энергию, не вызывали стресс.
Скачать бонусные статьи
Подпишитесь на рассылку и получите дополнительные материалы только для наших подписчиков:
- Как платить меньше налогов за сотрудников
- Как сформировать систему мотивации
офис-менеджер
Твитнуть
Поделиться
Поделиться
Класснуть
Отправить
Вотсапнуть
Запинить
Вопросы и ответы на интервью офис-менеджера
Вы кандидат?
Сокрушите свое интервью с нашим гидом
Убедитесь, что вы берете интервью у лучших офис-менеджеров.
Подпишитесь на 15-дневную бесплатную пробную версию Workable, чтобы нанимать лучше и быстрее.
Перейти к разделу:
- Введение
- Операционные и ситуационные вопросы
Вопросы для собеседования с офис-менеджером
Офис-менеджер — это должность среднего и старшего уровня, требующая обширного административного опыта. Вы захотите нанять кого-то организованного, невозмутимого и авторитетного с безупречным личным брендом. Ваша команда будет полагаться на вашего офис-менеджера в принятии правильных решений в крайнем случае, возможно, при неоднозначных обстоятельствах. Они могут даже вторгаться на территорию отдела кадров, иногда участвуя в обучении, консультировании или дисциплинировании сотрудников. Эти вопросы интервью для офис-менеджера оценят как административные, так и межличностные навыки.
Этот сотрудник будет играть ключевую роль в бесперебойной работе вашего рабочего места, так что узнайте как можно больше из этих интервью.
Задавайте вопросы на собеседовании, на которые сможет ответить только человек с практическим опытом работы в качестве офис-менеджера. Спросите «почему» в качестве дополнительного вопроса на собеседовании для офисных администраторов. Мягкие навыки имеют решающее значение для этой роли, поэтому почувствуйте, как они будут внушать доверие своим коллегам, разрешать конфликты. Этому человеку также может быть поручено создание собственной команды и управление ею. Если это так, не забудьте задать вопросы, связанные с этими обязанностями офисного администратора.
Чем занимается офис-менеджер?
Офис-менеджеры несут ответственность за надзор за обслуживанием офисных систем и рабочего пространства, обеспечивая эффективную и продуктивную рабочую среду для вашей команды. Они работают независимо, но иногда консультируются и поддерживают руководителей высшего звена. Они хранят ключи, шкаф с канцелярскими принадлежностями, талоны на такси, кредитную карту компании — все ресурсы, которые нужны вашим сотрудникам для выполнения своей работы.
Они управляют общим и административным бюджетом. Они также несут ответственность за знание операционных и административных процедур компании внутри и снаружи и за передачу этих знаний вашей команде по мере необходимости.
Операционные и ситуационные вопросы
- Как вы планируете свое расписание на день?
- Опишите круг ваших обязанностей на предыдущей должности.
- Какие цели вы ставили перед собой на прошлой должности? Как вы их достигли?
- Опишите случай, когда вы разрешили конфликт в офисе. Что вы сделали и почему?
- Опишите, что бы вы назвали офисным кризисом. Как вы с этим справились?
- Как вы отслеживаете ресурсы офиса? (например, документы, канцелярские принадлежности)
- Что вы сделали для обеспечения безопасности служебных записей в вашей последней организации?
- Какой административный процесс хорошо работал на вашей последней должности? Что не сработало так хорошо?
- Как вы обеспечили принятие новой процедуры во всей организации?
- Как вы обрабатываете запросы сотрудников на предоставление конфиденциальной информации?
- Что самое сложное в работе офис-менеджера?
- Каким образом вы работали со своей командой над повышением производительности?
- Опишите свой подход к проведению тренингов с сотрудниками.
Находите и нанимайте опытных офис-менеджеров с помощью шпаргалок Workable по логическому поиску.
Руководство по вопросам собеседования с офис-менеджером
Почему это важно:
Компании обращаются к своим офис-менеджерам за координированием многих движущихся частей. Это может означать сверку графиков, рассылку приглашений в календаре, резервирование места, помощь в настройке технологий, организацию доставки еды и других товаров и даже координацию поездок. Способность кандидата координировать встречу может продемонстрировать, обладают ли они организационными навыками, необходимыми для управления офисом.
К чему прислушиваться:
- Четкий организационный план общения с членами команды, особый подход
- Внимание к деталям, таким как технология совещаний, проблемы с питанием, технологические потребности и т. д.
- Понимание шагов, необходимых для организации совещаний
Почему это важно:
Офис-менеджер, как правило, отвечает за согласование графиков, работу с электронной почтой, организацию платежей и поставок поставщикам и т.
д. Для выполнения этих задач полезно, если они знакомы с программным обеспечением вашей компании. использует, например Google Drive или Microsoft Office. Полезно также знакомство с более специализированными программами управления офисом, особенно если вашему офис-менеджеру необходимо обучать других сотрудников.
На что следует обратить внимание:
- Названия программного обеспечения, которое использовал кандидат
- Детали при описании использования программ, показывающие, что они обладают навыками и в курсе последних изменений в этих программах
- Готовность изучить другие программы, которые вы используете, например, Slack, Asana, Zoom, QuickBooks и т. д.
Почему это важно:
Офис-менеджеры часто являются лицом своих компаний, приветствуя посетителей на стойке регистрации и одновременно отвечая на большое количество звонков. Опыт работы с телефонными линиями, высокий уровень комфорта при общении по телефону и строгий телефонный этикет обязательны для офис-менеджеров.
На что обратить внимание:
- Опыт работы с громкими звонками
- Комфорт и ясность по телефону и с людьми
- Сильные навыки межличностного общения
Почему это важно:
Офис-менеджеры умеют решать проблемы профессионально и должны проявлять гибкость и быстроту мышления при изменении обстоятельств. Команды смотрят на офис-менеджеров, чтобы найти ответы на вопросы, чтобы офис мог работать бесперебойно. Склонность к решению проблем требует уверенности, внимания к деталям и адаптивности под давлением. На эти качества следует обращать внимание при собеседовании с потенциальным офис-менеджером.
К чему прислушиваться:
- Уверенность в способности решать проблемы
- Подход к конфликту с сочувствием и чуткостью
- Сильное межличностное общение в конфликтном подходе
Почему это важно:
Офис-менеджеры ежедневно взаимодействуют с множеством людей, включая персонал, поставщиков, посетителей и начальство.
Они должны быть отличными коммуникаторами, что может включать в себя время от времени ведение трудного разговора. Этот вопрос продемонстрирует способность кандидата спокойно общаться в условиях давления.
На что обратить внимание:
- Продемонстрированная устойчивость и стойкость
- Продемонстрированные навыки решения проблем
- Готовность учиться на любых ошибках и совершенствоваться
Почему это важно:
Офис-менеджеры — лидеры, и от них ожидается, что они будут учиться и расти на работе. Им должно быть удобно брать на себя ответственность за проекты и команды, чтобы они могли координировать операции в бизнес-среде. Они должны продемонстрировать свою способность работать независимо в качестве самостоятельных стартапов, и сотрудники должны иметь возможность положиться на них в координации поездок, совещаний и офисных помещений.
К чему прислушиваться:
- Навыки решения проблем
- Уверенность в себе
- Положительные примеры лидерства
Почему это важно:
Управление офисом требует высокой осторожности в отношении конфиденциальной информации и знания того, кому и кому нельзя передавать информацию.
Это может включать в себя подслушивание разговоров, копирование электронных писем или получение жалоб от сотрудников отдела кадров. Офис-менеджерам необходимо различать конфиденциальную информацию и разрабатывать план действий по сохранению ее конфиденциальности.
К чему прислушиваться:
- Благоразумие
- Здравый смысл в том, что важно, а что нет
- Отсутствие сплетен
Почему это важно:
Кто-то, кто управляет расписанием и задачами всего офиса, должен быть организован, и это начинается с самоуправления. Используемые ими системы — например, списки дел, календари и другие организационные программы — могут влиять на весь офис. Сильный кандидат должен уметь объяснить, какие системы он использует и почему.
К чему прислушиваться:
- Четкая организационная система, включая контрольно-пропускные пункты, которые отлавливают все, что не попадается на глаза
- Внимательность к деталям
- Практики, соответствующие вашему офису
Почему это важно:
Очень часто предприятия обращаются к своим офис-менеджерам за обучением сотрудников правилам работы в офисе.
` ~ =”>
–– Select One ––AfghanistanAland IslandsAlbaniaAlgeriaAmerican SamoaAndorraAngolaAnguillaAntarcticaAntigua and BarbudaArgentinaArmeniaArubaAustraliaAustriaAzerbaijanBahamas, TheBahrainBangladeshBarbadosBelarusBelgiumBelizeBeninBermudaBhutanBoliviaBosnia and HerzegovinaBotswanaBouvet IslandBrazilBritish Indian Ocean TerritoryBrunei DarussalamBulgariaBurkina FasoBurundiCambodiaCameroonCanadaCape VerdeCayman IslandsCentral African RepublicChadChileChinaChristmas IslandCocos (Keeling) IslandsColombiaComorosCongoCongo, The Democratic Republic Of TheCook IslandsCosta RicaCote D ‘ivoireCroatiaCyprusCzech RepublicDenmarkDjiboutiDominicaDominican RepublicEcuadorEgyptEl SalvadorEquatorial GuineaEritreaEstoniaEthiopiaFalkland Islands (Malvinas)Faroe IslandsFijiFinlandFranceFrench GuianaFrench PolynesiaFrench Southern TerritoriesGabonGambia, TheGeorgia, Republic OfGermanyGhanaGibraltarGreeceGreenlandGrenadaGuadeloupeGuamGuatemalaGuernseyGuineaGuinea-BissauGuyanaHaitiHeard Island and the McDonald IslandsHoly See (Vatican City State)HondurasHong KongHungaryIcelandIndiaIndonesiaIraqIrelandIsle Of ManIsraelItalyJamaicaJapanJerseyJordanKazakhstanKenyaKiribatiKorea, Republic OfKuwaitKyrgyzstanLao People’s Democratic RepublicLatviaLebanonLesothoLiberiaLibyaLiechtensteinLithuaniaLuxembourgMacaoMacedonia, The Former Yugoslav Republic OfMadagascarMalawiMalaysiaMaldivesMaliMaltaMarshall IslandsMartiniqueMauritaniaMauritiusMayotteMexicoMicronesia, Federated States OfMoldova, Republic OfMonacoMongoliaMontenegroMontserratMoroccoMozambiqueMyanmarNamibiaNauruNepalNetherlandsNetherlands AntillesNew CaledoniaNew ZealandNicaraguaNigerNigeriaNiueNorfolk IslandNorthern Mariana IslandsNorwayOmanPakistanPalauPalestinian TerritoriesPanamaPapua New GuineaParaguayPeruPhilippinesPitcairnPolandPortugalPuerto RicoQatarReunionRomaniaRussian FederationRwandaSaint BarthelemySaint HelenaSaint Kitts and NevisSaint LuciaSaint MartinSaint Pierre and MiquelonSaint Vincent and the GrenadinesSamoaSan MarinoSao Tome and PrincipeSaudi ArabiaSenegalSerbiaSeychellesSierra LeoneSingaporeSlovakiaSloveniaSolomon IslandsSomaliaSouth AfricaSouth Georgia and the South Sandwich IslandsSpainSri LankaSudanSurinameSvalbard and Jan MayenSwazilandSwedenSwitzerlandTaiwanTajikistanTanzania, United Republic OfThailandTimor-lesteTogoTokelauTongaTrinidad and TobagoTunisiaTurkeyTurkmenistanTurks and Caicos IslandsTuvaluUgandaUkraineUnited Arab EmiratesUnited KingdomUnited StatesUnited States Minor Outlying IslandsUruguayUzbekistanVanuatuVenezuelaVietnamVirgin Islands, BritishVirgin Islands, U.
S.Wallis and FutunaWestern SaharaYemenZambiaZimbabwe
–– Select One ––N/AAlabamaAlaskaArizonaArkansasCaliforniaColoradoConnecticutDelawareDistrict of ColumbiaFloridaGeorgiaHawaiiIdahoIllinoisIndianaIowaKansasKentuckyLouisianaMaineMarylandMassachusettsMichiganMinnesotaMississippiMissouriMontanaNebraskaNevadaNew HampshireNew JerseyNew MexicoNew YorkNorth CarolinaNorth DakotaOhioOklahomaOregonPennsylvaniaRhode IslandSouth CarolinaSouth DakotaTennesseeTexasUtahVermontVirginiaWashingtonWest VirginiaWisconsinWyomingAlbertaBritish ColumbiaManitobaNew BrunswickNewfoundlandNova ScotiaOntarioPrince Edward IslandQuebecSaskatchewanAustralian Capital TerritoryNew South WalesNorthern TerritoryQueenslandSouth AustraliaTasmaniaVictoriaWestern AustraliaBeijingShanghaiTianjinChongqingGuangdongJiangsuZhejiangAnhuiFujianGansuGuangxiGuizhouHainanHebeiHeilongjiangHenanHubeiHunanJiangxiJilinLiaoningInner Mongolia (Neimenggu)NingxiaQinghaiShandongShanxiShaanxiSichuanTibet ( Xizang)XinjiangYunnanAndaman and NicobarAndhra PradeshArunachal PradeshAssamBiharChandigarhChhattisgarhDadra and Nagar HaveliDaman and DiuDelhiGoaGujaratHaryanaHimachal PradeshJammu and KashmirJharkhandKarnatakaKeralaLakshadweepMadhya PradeshMaharashtraManipurMeghalayaMizoramNagalandOdishaPuducherryPunjabRajasthanSikkimTamil NaduTelanganaTripuraUttar PradeshUttarakhandWest Bengal
–– Выберите одно ––Владелец/РуководительРуководитель отдела – HR/TalentРуководитель отдела – OtherDirector – HR/TalentDirector – OtherManager – HR/TalentManager – OtherМенеджер социальных сетейРекрутер/SourcerСтудент/Стажер СоискательOther
Отправляя эту форму, вы соглашаетесь с тем, что мы можем использовать предоставленные вами данные, чтобы связаться с вами для предоставления информации, связанной с вашим запросом/представлением, а также с продуктами и услугами LinkedIn.