Что такое офис менеджер и его обязанности – Должностная инструкция офис-менеджера | Должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера — Rabota.ru

Содержание

Должностные бязанности офис менеджера: основные требования

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Офис менеджер: кто это такой?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.
Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

  1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
  2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
  3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

  1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
  2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
  3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
  4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
  5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
  6. Организация телефонных переговоров руководителя.
  7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
  8. Оформление приказов.
  9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

  • наличие высшего или среднего специального образования;
  • знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
  • опыт работы на похожей должности не менее года;
  • владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
  • важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
  • знания законодательства об охране труда;
  • знания основ экономики, организации управления и труда;
  • знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
  • навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.
Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.

Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.
Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

  1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
  2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
  3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.

На сегодня все, пока-пока и до встречи!

30-plus.ru

Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря :: BusinessMan.ru

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

businessman.ru

Должностная инструкция офис-менеджера 2018 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

 

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

 

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2018 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

 

hr-portal.info

Офис-менеджер. Должностные обязанности

В должности "Офис-менеджер" большинство работодателей видят работника, выполняющего довольно широкий круг обязанностей. Цель введения в штатное расписание этой единицы - обеспечение бесперебойной работы офиса или даже нескольких служб, отвечающих за это. Если нужен не обычный секретарь, отвечающий на звонки, принимающий почту и посетителей, то, конечно, офис-менеджер - это руководитель, так как данному работнику необходимы определенные полномочия и власть. Без этого он не сможет эффективно выполнять возложенные на него обязанности.

В рамках своей основной задачи, перечень обязанностей, которые должен выполнять офис-менеджер, должен охватывать, как минимум пять направлений. При этом следует понимать, что офис - это не помещение, где сидит начальник, а место, где еще выполняются административно-управленческие функции. И значит, их качество и сроки выполнения будут зависеть от того, как будет построена работа офис-менеджера. 

Управленческие обязанности. В них входит планирование работы офиса, организация его структуры, руководство служащими, внедрение корпоративной культуры, разработка политики общения с контрагентами и контроль за ее соблюдением.

Административные функции. Они охватывают организацию делопроизводства, налаживание взаимоотношений между службами, распределение офисных площадей между сотрудниками.

Хозяйственные обязанности. Офис-менеджер должен организовывать приобретение офисной техники, канцелярии, расходных материалов, хозяйственного инвентаря. Кроме того, он должен обеспечить уборку офисных помещений, техническое обслуживание оргтехники, своевременную уплату коммунальных платежей, арендной платы и т.п.

Контрольные обязанности. Это направление деятельности включает в себя проведение аудитов, ревизий, инвентаризации материальных ценностей, документации.

Отчетные. В них входит подготовка отчетной документации (информации) для руководителя.

В зависимости от размера организации этот сотрудник может быть отдельным исполнителем, наделенным руководящими полномочиями (для небольших фирм), а может возглавлять целую службу. При этом руководителю организации следует понимать, что желание универсализации сотрудников, вменение в их обязанности вещей, лежащих в компетенции других служб, не всегда оправдано. Например, не стоит загружать подобного работника бухгалтерией, управлением персоналом и т.п. Подобное смешивание обычно негативно сказывается на качестве работы. Причина этого лежит в том, что данные обязанности гораздо шире, чем обязанности по обеспечению работы офиса, они пронизывают всю организацию в целом. Поэтому, составляя резюме, офис-менеджер должен делать акцент на опыте работы и навыках по приведенным выше пяти направлениям деятельности, а не размазывать их на слишком широкий круг обязанностей зачастую, не связанных с обеспечением работы офиса. При этом работодатель, ищущий квалифицированного сотрудника в этой сфере, не должен забывать, для чего ему этот работник нужен, и не выдвигать избыточных, не относящихся к основной функции требований.

fb.ru

обязанности, должностная инструкция, личные качества и навыки

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

  • Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
  • Отличная скорость печати для набора текстов для документов

    Проведение переговоров

  • Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
  • Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
  • Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
  • Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
  • Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
  • Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

  • Позиционируется в компании как специалист
  • Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказа

    Ответственность

  • Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
  • В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
  • Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
  • На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
  • Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

  • Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
  • Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
  • Выполнение копий ценной документации по поручению руководства

    Приглашение на собрание

  • Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
  • Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
  • Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
  • Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
  • Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
  • Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
  • Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
  • Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

  • Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
  • Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
  • Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
  • Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Обязанности офис-менеджера

Частенько, особенно в маленьких организациях, офис-менеджером называют обычного секретаря. Звучит такая должность намного солиднее, а то, что обязанности офис-менеджера отличаются от секретарских (хотя у них, безусловно, много общего), редко кого волнует в этом случае.

Что входит в обязанности этого сотрудника? В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит работа с документами. Сотрудник принимает поступившую корреспонденцию, регистрирует её, передаёт адресату, при необходимости отправляет в архив. Также он принимает заявления от других сотрудников, передаёт их на подпись генеральному директору, заверяет их печатью, после чего отдаёт обратно. В обязанности офис-менеджера входит работа с внутренней документацией: распечатка приказов и их оформление, хранение, отправка в архив и учёт, работа с исходящей корреспонденцией. При необходимости он должен уметь работать с любой оргтехникой: факсом, сканером, копировальным аппаратом, а также набирать и распечатывать документы. Подготовка помещения для проведения презентаций, ведение протокола заседаний, встреча и приём гостей и клиентов компании также входят в обязанности офис-менеджера.

Зачастую сотруднику приходится заниматься традиционными секретарскими обязанностями: распределением приглашённых компаньонов или руководителей в гостиницах, бронированием номера, авиабилетов и билетов на поезд. В зависимости от специфики фирмы, и сам офис-менеджер может являться представителем своей компании в деловых переговорах, а также выполнять часть обязанностей менеджера по персоналу: поиск новых сотрудников, создание стимулирующих и обучающих программ, оформление на работу. Иногда он занимается вопросами внедрения информационных технологий, разработкой новых программ.

Обязанности офис-менеджера предполагают знание:

  1. Законодательных актов и нормативов, которые регламентируют правовую, информационную, предпринимательскую деятельность компании.
  2. Основ менеджмента, маркетинга, предпринимательства и ведения бизнеса.
  3. Основ социологии, психологии, этики делового общения, работаты с персоналом и общественностью.
  4. Порядка составления деловых предложений, отчётов, планов, контрактов и соглашений.
  5. Основ управления, основ эргономики и охраны труда.

Помимо перечисленных задач, в обязанности офис-менеджера входит проведение инвентаризации в офисе и обеспечение необходимыми для работы расходными материалами (канцтоварами, бумагой и иными принадлежностями), которые требуются для работы сотрудников. Также он обязан вести учёт этих материалов, обеспечивать их выдачу, определять порядок получения, организовывать и отслеживать оплату за поставки. В обязанности офис-менеджера входит контроль за состоянием офисной техники, который включает в себя: оперативный вызов мастера для проведения ремонтных работ, своевременную замену расходных материалов (например, картриджей), при невозможности ремонта - замену офисной техники.

В зависимости от правил, принятых в фирме, и её размеров офис-менеджер либо сам принимает звонки и факсы, переадресовывает их нужному сотруднику, отправляет факсы и обзванивает клиентов и партнёров, либо контролирует работу секретарей, в том числе следит за культурой их речи. Также в должностные обязанности офис-менеджера входит контроль за санитарным состоянием самого офиса, организация планового ремонта, вызов технического персонала для устранения неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей).

В целом этот список может увеличиваться или сокращаться в зависимости от места работы. Поэтому необходимо ещё на стадии собеседования поинтересоваться, чем занимается офис-менеджер (должностные обязанности сотрудника в данной компании).

fb.ru

должностная инструкция, функции и требования + советы по организации эффективного делопроизводства и CRM

Обязанности офис-менеджера, его должностная инструкция, функции и требования формируются кадровой службой. На практике они могут стать реальным инструментом, позволяющим создавать оптимальные условия и требования к работе сотрудника и получать максимальные выгоды от его деятельности на фирме.

Так, например, обязанности офис-менеджера тесным образом связаны с внешними коммуникациями компании. В функции этого человека входит контроль работы офиса, организация обслуживающего персонала, в отдельных случаях – реклама, презентационные мероприятия и другие события, влияющие на имидж компании.

Если, в отдельных случаях, должностная инструкция – это компиляция требований учетной политики и разработанных бизнес-процессов компании, то источником обязанностей офис-менеджера является именно видение руководства организации работы офиса, интегрированное в ежедневную коммерческую деятельность. Эти требования персональны для каждой фирмы, они могут быть сформированы в результате компиляции уже разработанной корпоративной политики или создаваться совместно с этим документом.

Работу офис-менеджера можно сравнить с функциями местоблюстителя. В задачи этого человека входит создание благоприятного впечатления о фирме и управление обслуживающим персоналом офиса. Безусловно, это один из сотрудников, который имеет доступ к руководителю и является его прямым «рупором» при ежедневном общении с персоналом. Это должно быть тем или иным образом отражено в должностной инструкции.​

Должность офис-менеджера: как правильно составить должностную инструкцию

Основной дилеммой кадрового менеджера является выбор критериев для составления должностной инструкции. Часто на практике – это формальный и типовой документ, который подписывают все сотрудники. Он составляется по универсальной форме и на высоком уровне описывает основные должностные функции человека, который должен управлять офисом. Недостаток такого подхода в том, что эти обязанности не отражают бизнес-процессы фирмы и их особенности. Это, в свою очередь, может привести к нарушению коммуникаций между сотрудниками и созданию напряженного рабочего фона.

При этом среди профессиональных кадровиков существует мнение, что должностные инструкции являются и могут быть реальным инструментом управления взаимоотношениями с персоналом. Говоря о персонализации данного документа, конечно, не стоит дотошно вносить все функции, при этом нужно показать связь между корпоративной и учетной политикой компании, а также с описанными бизнес-процессами.

По характеру должности, офис-менеджер должен обеспечивать работу офиса и при необходимости руководить всем аппаратом обслуживающей службы для этих целей. Безусловно, это одна из важнейших руководящих должностей особенно в крупных компаниях, от которой зависят все офисные коммуникации и эффективная организация труда. В силу этого должностная инструкция должна носить персонализованный характер.

Должностная инструкция офис-менеджера: источники требований для персонализованного документа

При составлении персональной должностной инструкции для любой должности учитывайте, что:

  • документ должен сохранить общепринятую типовую форму;
  • инструкция должна быть компактной и отражать общие функциональные обязанности сотрудника, но с достаточной детализацией, чтобы можно было определить точный характер функций;
  • должностные функции также связываются с другими внутренними документами компании, где могут быть конкретизированы более подробно.

Учетная политика разрабатывается отдельно, менеджерским и бухгалтерским персоналом, согласовывается с учредителями. Участие кадрового менеджера в разработке этого документа официального внутреннего учета опосредовано. При этом при разработке корпоративной политики кадровый отдел является основным исполнителем, источником требований, так как обязан урегулировать все коммуникации между сотрудниками, а также описать функции для достижения эффективных условий работы.

Функции офис-менеджера связаны напрямую с корпоративной этикой и политикой, потребностями в организации работы руководителей, рабочими связями между персоналом. По этой причине описание должностных обязанностей офис-менеджера является прерогативой кадрового менеджера, который должен учесть весь объем коммуникаций, который потребуется отслеживать сотруднику.

Документы-источники

Источником требований и функций для должности офис менеджера может быть ряд внутренних документов, на которые можно сослаться в инструкции, чтобы обеспечить компактное изложение:

  • Учетная политика компании – это бухгалтерский документ, заверяемый в форме приказа руководителя. Он фиксирует особенности хозяйственного учета, в который, как известно, входит хозяйственный и оперативный учет. Хозяйственный учет, в свою очередь, делится на бухгалтерский и управленческий учет.

Учетная политика является внутренним документом, синхронизирующим процессы учета и опирающаяся на корпоративные правила и общие требования к учету. Она конкретизирует и формализует все формы учета, но отличается по характеру от внутрикорпоративного документа корпоративной политики.

  • Корпоративная политика – это документ, определяющий правила деловых взаимоотношений на фирме, они могут носить этический или функциональный характер. Подпись директора формальна, в основном такие документы утверждаются на заседании учредителей, но это не является обязательным требованием, как с Учетной политикой. Корпоративные документы могут быть просто внедрены и не заверяться.
  • Правила техник безопасности – документ, редко применяемый к должности офис-менеджера, регламентирует поведение сотрудника по отношению к технической безопасности.
  • Трудовой кодекс РФ (КЗоТ) – свод актов и правил, которым не должны противоречить любые внутренние документы.
  • Гражданский кодекс – еще один свод правил, соблюдение которых должно отслеживаться во всех внутренних документах компании.

Юридическая подоплека

Обратите внимание, что компания не может описать требования к сотруднику, нарушающие нормы Трудового и Гражданского кодекса, который определяет законное поведение частных лиц. Кроме того, несоответствие должностной инструкции законным нормам может повлечь обоснованные претензии сотрудника и судебную компенсацию морального ущерба, а также крупное выходное пособие в случае увольнения.

Стоит отметить, что должность офис-менеджера предполагает знание многих внутренних нюансов, без которых не существует ни одна компания. По этой причине нужно придавать особое значение не только организации офисных процессов, которые помогут избежать возможных законодательных нарушений в работе, но и организуют эффективную работу всех участников.

Это справедливо не только для офис-менеджера, но и всего офисного персонала, которым он управляет. Работники офиса могут быть свидетелями разных ситуаций, поэтому в организациях, чтобы исключить как негативные проявления, так и участие в них незаинтересованных лиц, следует тщательно прорабатывать должностные инструкции.

Обсуждаем функциональные обязанности

Офис-менеджер или секретарь

Во многих случаях, особенно это характерно для небольших предприятий, офис-менеджер фактически выполняет функции секретаря. У него довольно узкие обязанности, связанные с приемом и переадрессацией звонков дирекции или офиса, с встречей посетителей, а также выполнения индивидуальных поручений руководства. В этом случае должность так и называется – секретарь-офис-менеджер. Речь идет фактически о секретарских обязанностях, которые могут быть перенесены на всю фирму. Для солидности работника называют офис-менеджером.

В визитных карточках сотрудника может быть указана должность офис-менеджера, но в должностной инструкции лучше указать «секретарь – офис-менеджер». Это поможет внести конкретику в функциональные обязанности и избежать двойной трактовки прав и обязанностей.

Помощник руководителя

Очень часто, причем даже в крупных компаниях, под должностью офис-менеджера подразумевается помощник руководителя. Несмотря на то, что функциональность этих вакансий в чем-то похожа, но должность помощника дирекции подразумевает совершенно другой принцип организации работы.

Приведем некоторые типовые обязанности, которые также могут быть отражены в должностной инструкции, но этим не ограничиваются:

  • поддержка коммуникаций руководителя предприятия;
  • подготовка документов и отчетов для руководства;
  • мониторинг встреч и звонков;
  • выполнение личных поручений.

Фактически эта должность может совмещать секретаря и офис-менеджера в компаниях, где не ярко выражены коммуникации, не так часто звонят телефоны, нет особой загрузки работой офис-менеджера. Ключевое отличие должности в том, что она ориентирована на работу руководителя и не имеет прямой связи с управлением офисом. При этом такая форма приемлема для нотариальной и адвокатской конторы, небольших бэк-офисов дирекции, вынесенных из площади основного офисного помещения.

Секретарь-маркетолог

При найме на работу лучше ориентироваться на человека, который окончил специализированные курсы или имеет опыт работы на подобной должности в довольно крупной компании. ВУЗы для такой работы в основном не готовят. При этом можно совместить работу маркетолога и секретаря. Так как данная функция в небольших компаниях часто не требует ежедневной загрузки, поэтому фирмы стремятся нанять внештатного маркетолога.

Обратите внимание, что не стоит сочетать работу интернет-маркетолога и секретаря. Это совершенно разные должности, причем обе подразумевают полную или избирательную загрузку в течение дня, что будет мешать выполнению «сдвоенных» должностных обязанностей».

Совмещение должности маркетолога и секретаря во многих случаях более органично, чем с работой офис-менеджера. Такое предложение могут принять выпускники ВУЗов без опыта работы. Таким образом, компания сможет себе позволить специалиста с высшим образованием, при этом сотрудник получит ценный опыт в разных сферах коммерческой деятельности и будет выполнять задачи более профессионально, имея за плечами учебу в ВУЗе.

Офис-менеджер и бухгалтер

Сочетание должности офис-менеджера и бухгалтера оправдано в небольших компаниях с небольшой нагрузкой телефонных разговоров. В этом случае сочетание бухгалтерских и секретарских обязанностей более чем оправдано. В функции такого сотрудника будет входить:

  • управление офисом;
  • коммуникации посетителей и звонков с руководством;
  • операционный и хозяйственный учет;
  • контроль персонала.

В данном случае, несмотря на то, что такой вариант применим только в небольших компаниях, не активно работающих с клиентами, офис-менеджер, выполняя функции секретаря и бухгалтера, является и полноценным топ-менеджером, в функции которого входит поддержка порядка в офисе и учет. В данном случае в должностной инструкции также нужно указать бухгалтер-офис-менеджер. Эта должность должна быть отражена и в штатном расписании компании.

Корпоративные системы управления и работа офис-менеджера

В работе офис-менеджера, который совмещает свои обязанностями с должностью секретаря, нередко возникает необходимость работы с корпоративной системой управления. Речь идет об определенном программном продукте, который часто внедряется в компаниях независимо от типа и характера бизнеса. Системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) позволяют учитывать все звонки и контакты, поступающие на фирму, в том числе, звонки руководству.

Должность офис-менеджера часто подразумевает не просто знание работы компьютера в качестве пользователя, но и более высокий профессиональный уровень. В отдельных случаях в должностной инструкции стоит оговорить не только знания в этой области, например, платформы SAP, но и функциональность, связанную с электронными системами учета.

На этом этапе будем считать, что разобрались во взаимодействии офис-менеджера с работой бухгалтера, маркетолога и секретаря. Связь между этими должностями обеспечивается через операционный учет и управление деловыми коммуникациями, которые часто представлены определенными продуктами. Владению навыками работы с такими офисными средствами можно научиться на специальных курсах. Лучше степень владения CRM, ERP, такими бухгалтерскими продуктами как 1C зафиксировать в должностной  инструкции в навыках сотрудника.

Порядок приема на работу

Составление должностной инструкции выполняется независимо от поступления сотрудника на службу. Фактически сотрудник подписывает готовый документ, который не может быть изменен в соответствии с его пожеланиями. Исключение составляют люди, нанимающиеся в результате проведения конкурса. На всякий случай напомним, что такие сотрудники не могут наниматься с испытательным сроком.

В других случаях не рекомендуем нанимать человека без оформления на работу во время испытательного месяца. Фактически, если сотрудник приступил к работе, он является нанятым постоянно, в этом случае без подписанного контракта вам будет сложно решить конфликтные вопросы.

Рекомендуем проводить оформление в следующей последовательности:

  • первичное собеседование;
  • вторичное собеседование с руководством;
  • встреча по согласованию документов: покажите сотруднику его контракт, должностную инструкцию и передайте для изучения все необходимые и внутренние документы, а также внутренний распорядок дня;
  • если будущий сотрудник согласен подписать и согласиться с требованиями, переходите к подписанию;
  • на подпись предлагается: контракт или трудовой договор, ознакомление с техникой безопасности, должностная инструкция, внутрикорпоративная политика, этический кодекс, правила внутреннего распорядка, а также документ об ознакомлении со списком корпоративных правил с перечислением документов.

Еще раз обращаем внимание, что все ваши внутренние формальные и неформальные документы должны соответствовать КК и ГК РФ. Это касается системы штрафов, внутреннего распорядка, ненормированного рабочего дня и сверхурочных.

Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника на руках были все необходимые оригиналы и копии документов. Это внесет ясность во взаимоотношения работодателя, работника и, соответственно, начальника кадровой службы. Представьте нового человека в вашей команде его коллегам. Это создаст благоприятный фон и правильное отношение со стороны всех участников.

Несколько советов: как составлять документ

Приведем несколько советов, которые помогут составить хороший документ, описывающий функции офис-менеджера:

  • Возьмите за основу стандартную форму должностной инструкции, причем подберите шаблон максимально подходящий под ваши требования. Обратите внимание, что не все шаблоны учитывают все аспекты работы.
  • Соберите требования к сотрудникам у руководства.
  • Выслушайте пожелания работников, которые будут находиться в подчинении.
  • Ознакомьтесь с внутрифирменной методологией CRM.
  • Выделите моменты во внутрикорпоративных документах, касающиеся должности офис-менеджера.
  • Кратко опишите, используя формалистическую методологию, требования к квалификации, функции, права и обязанности.
  • Обязательно делайте ссылки на другие внутренние документы, упоминая их название в инструкции.
  • Попросите юридический отдел проанализировать проект, а после полной готовности подписать типовую форму.
  • Представьте ее директору, затем проведите процедуру подтверждения.
  • Придерживайтесь общих правил составления подобных документов:
  • потребуется детальное, но при этом краткое и четкое описание трудовых функций офис-менеджера;
  • обязательно определение квалификации и набора знаний;
  • в отдельных случаях работодатели вписывают требования к повышению квалификации;
  • необходимо определить модель взаимодействия офис-менеджера со всеми другими сотрудниками.

Заключение

Обратите внимание, что в бизнес-практике не существует документов, нормативов и законов, регламентирующих правила и порядок составления должностных инструкций. Это характерный внутренний документ фирмы, который при этом, как и Учетная политика, требует согласования с высшим менеджерским персоналом. Этот факт подтверждает значение должностной инструкции для работы фирмы.

www.finanbi.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *