Профессия документовед: должностные обязанности
Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.
Кто такой документовед
Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.
Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.
Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.
В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.
Что должен знать документовед
Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.
Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.
Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.
Обязанности документоведа
Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя
– составление, учет, хранение и контроль документов;
– систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;
– организацию оптимального документопотока внутри организации;
– организацию хранения и разработку классификаторов документации;
– сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;
– упорядочивание входящей документации;
– разработку стандартных форм и табелей документов;
– создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;
– подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.
Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.
Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении
Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).
Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.
Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.
Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.
Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.
Личные качества специалиста по документообороту
Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.
Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.
Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.
Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.
Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.
Требования к документоведу
Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».
Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.
Преимущества и недостатки профессии документоведа
Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.
Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.
Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.
Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.
К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.
Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.
Где может работать документовед
Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:
– в органах власти, как местных, так и государственных;
– в органах ведомственного управления;
– в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
– в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
– в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.
Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.
fb.ru
Должностные обязанности документоведа (плюсы профессии)
Документовед – это универсальная профессия. Получив диплом и соответствующие знания по данной специальности, выпускники могут работать в любой компании. Ведь в каждой организации присутствует документооборот, а значит и необходимость в документоведе будет всегда. В статье рассмотрим основные обязанности документоведа.
Кто такой документовед
Докуменовед – это специалист, занимающийся регистрацией и учетом документации. Наиболее близкими к данной профессии являются секретари, делопроизводители и архивисты. Все распорядительные документы компании требуют правильного оформления и доведения до сведения сотрудников. Если документы устарели, то они должны быть выведены из документооборота. При этом происходит их рассортировка и помещение в архив. Всем этом в компании занимается документовед (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения в 2018 году).
Должностные обязанности документоведа
К общим обязанностям документоведа относят следующие:
- ведение учета, контроль за исполнением, обеспечение хранения документации;
- контроль за состоянием делопроизводства;
- разработка унифицированных систем, а также классификаторов для документации;
- ведение работы по упорядочению документов и информации;
- оптимизация документопотока;
- организация хранения документов;
- проведение экспертизы ценности;
- разработка нормативно-методических документов в своей сфере.
Должностные обязанности в учреждениях могут различаться в зависимости от сферы занятости. Если документ работает в судебных органах, то и обязанности его будут связаны с ведением специфичной документации. Если документовед работает в банке, то его обязанностью при работе с документами будет сохранение банковской тайны. В случае работы с документами в медорганизациях – обеспечение врачебной тайны.
Должностные обязанности документоведа образовательных учреждений
Специалист, работающий в образовательных учреждениях должен ознакомиться с законом «Об образовании». Штат сотрудников школ или детских садов является довольно ограниченным, поэтому документовед должен совмещать обязанности иных должностей, таких как секретарь, делопроизводитель и кадровый работник.
Специалист детского сада помимо общих обязанностей также отвечает за составление трудовых договоров, оформление личных дел, а также ведение книги учета воспитанников детского сада. Документовед, работающий в школе, занимается подготовкой проектов распоряжений руководителя, оформлением личных дел, ведением книги учета учеников, учетом часов работы учителей, обработкой личных дел учеников и сдачей их в архив.
Должностные обязанности документоведа в высших учебных заведениях складываются исходя из того, что помимо образовательной деятельности ВУЗы также ведут и научную деятельность. Поэтому помимо общих обязанностей, документоведу также нужно будет заниматься подготовкой документов для заседаний, совещаний, вести протоколы, а также по поручению декана вести телефонные переговоры (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция программиста).
Как оформить должностную инструкцию документоведа
В должностной инструкции документоведа должны содержаться следующие разделы:
- Общие положения. В данном разделе указывают требования к профподготовке сотрудника, а также его подчиненность в работе.
- Порядок, по которому происходит его назначение на должность.
- Локальные нормативные акты, законодательные акты, которые обязан знать специалист.
- Служебные обязанности.
- Права сотрудника.
- Ответственность сотрудника.
Важно! После составления проекта инструкции происходит согласование документа с юристом компании. Затем проект утверждается руководителем компании в вводится в действие соответствующим приказом. Сотрудник с инструкцией должен ознакомиться под роспись. После этого данный документ приобретает юридическую силу и становится для сотрудника обязательным к исполнению.
Личные качества документоведа
Основным качеством, которым должен обладать документовед – это внимательность в работе с документами. Помимо этого, к личным качествам также относят аккуратность, скрупулезность, а также ответственность. Наличие ошибок, утеря документов, а также нарушение законодательства при составлении проектов документов может привести с серьезным проблемам.
Докуменоведы работают с большим количеством информации, поэтому они должны обладать хорошей памятью. Также для работы потребуются усидчивость и грамотность, а при работе с персоналом – организаторские способности, коммуникативные навыки и даже креативность.
Важно! Если компания небольшая, то документовед может работать один. Поэтому ему необходимо организовать свою работу эффективно, а для этого ему потребуется самоконтроль, самоорганизованность, а также дисциплинированность.
Какие требования предъявляются к документоведу
В квалификационном справочнике должностей (Постановление Минтруда России №37 от 21.08.1998) содержится такая должность, как документовед, а также требования, которые предъявляются к лицу, занимаемому эту должность. В данной должности различают несколько разновидностей: документовед, документовед первой и второй категории.
| Квалификация | Требования к сотруднику |
| Документовед | Высшее профессиональное образование, без требований к стажу работы |
| Документовед 2 категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа как минимум 3 года |
| Документовед 1 категории | Высшее профессиональное образование с стаж работы в должности документоведа 2 категории не менее 3 лет |
Требования к уровню знаний документоведа
Если обратиться к квалификационному справочнику, то он дает только общее направление, а также общие требования к уровню знаний. Таким образом, каждая компания или учреждения могут самостоятельно определить круг обязанностей, а также требований к данному сотруднику. В качестве необходимых требований можно выделить следующие:
- знание законодательных нормативных актов;
- работа с организационной и вычислительной техникой;
- знание методов анализа, исследования, проектирования и т.д.;
- порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы документов;
- документообразование;
- иные требования.
Такая должность, как документовед имеет достаточно солидную нормативно-правовую базу, а значит требует от специалиста высокой профессиональной подготовки.Поэтому, одним из требований, предъявляемых к соискателю на данную должность является диплом о высшем или среднем специальном образовании по специальности «Документоведение» или «Документационное обеспечение предприятия». Кроме того, выделяют также такие смежные специальности, как «Документационное обеспечение в юриспруденции» и «Информационное обеспечение предприятия».
Плюсы и минусы профессии документовед
В качестве преимущества профессии можно отметить возможность работать на других должностях, таких как:
- администратор;
- архивист;
- делопроизводитель;
- секретарь-референт;
- офис-менеджер;
- помощник руководителя.
К плюсам данной должности можно также отнести нахождение в самом центре потока информации компании. То есть несмотря на то, что работа документоведа достаточно рутинна, он владеет большей частью секретов компании. Причем, иногда данной информацией владеет только высшее руководство и документовед.
Кроме того, плюсами профессии также является работа в офисе, установленный график работы. А наличие такого образования дает возможность открыть собственный бизнес по предоставлению услуг данной сферы. Несмотря на большое количество плюсов данной профессии, недостатки также можно выделить. В основном это однотипность и рутинность работы, а также высокая степень ответственности специалиста.
Где работают документоведы
Уровень знаний документоведов позволяет им работать с такими видами документов, как кадровые, бухгалтерские, научно-технические и т.д. А значит востребованы они будут в разных отраслях:
- государственных и муниципальных органах власти;
- архивных службах;
- административных службах, в коммерческих структурах;
- иных сферах по консалтингу, информационным системам и аудиту.
Вважно! В зависимости от того, где работает документовед, будут зависеть и возможности его карьерного роста. В крупных компаниях он может вырасти до управляющего, а в более мелких – до помощника руководителя фирмы.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: В нашей компании трудятся несколько документоведов разных категорий. Нужно ли для них составлять отдельные должностные инструкции.
Ответ: Если в компании одновременно трудятся документоведы разных категорий, то и должностную инструкцию следует утвердить для документоведа без категории, документоведа первой и второй категории.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58
Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98
Звонок в один клик
online-buhuchet.ru
должностные обязанности, требования и права :: SYL.ru
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Пункты инструкции
Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении состоят из нескольких моментов:
- общего положения;
- профессиональных обязанностей;
- прав;
- ответственности.
Рассмотрим каждый пункт в отдельности. Выявим основные направления деятельности.
Должностные обязанности документоведа
Начнем с основных моментов. Должностные обязанности документоведа в учреждении:
1. Данный сотрудник занимается разработкой и внедрением технологических процессов деятельности с важными бумагами, информацией на их основе с применением вычислительной техники. Он обязан проводить учет, хранение документов. Контролировать исполнение, заниматься справочной деятельностью.
2. Предложения по модернизации условий труда проводит именно документовед. Должностные обязанности данного сотрудника подразумевают планирование, совершенствование управления внутри организации.
3. Этот сотрудник принимает эффективные меры по систематизации состава информационных показателей и важных бумаг, сокращению их численности, оптимизации потока.
4. В должностные обязанности документоведа в школе входит выписка справок учащимся для проезда в поездах дальнего следования, предъявления по месту требования.
5. Он участвует в выборе бумаг, которые передаются на государственное хранение, организует сохранность и экспертизу их ценности.
6. Изучает и систематизирует возможность применения автоматизированных систему управления и информационных технологий в современном делопроизводстве.
7. Разработкой нормативно-методических актов, связанных с организацией, занимается документовед.
Должностные обязанности данного специалиста индивидуально разрабатываются в каждой организации, учитывая ее специализацию.
Что важно знать
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.
Основные требования к квалификации
Подробнее рассмотрим вопрос: документовед – должностные обязанности? Квалификационный справочник предполагает две категории таких сотрудников в образовательных (и иных) учреждениях.
Специалист I категории должен иметь высшее профессиональное образование, а также стаж работы в должности документоведа не меньше трех лет.
Специалист II категории также имеет высшее профессиональное образование, стаж деятельности не меньше года.
Общие положения
Должностная инструкция документоведа разрабатывается индивидуально в каждой организации на основе типового образца.
- Данный сотрудник относится к категории специалистов.
- Принимается на такую должность лицо, имеющее профессиональное высшее образование. В случае отсутствия конкурса, особых требований к стажу работы не предъявляется.
- Принимает работника и освобождает его от занимаемой должности руководитель (директор) организации.
- В деятельности документовед руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом, распоряжениями и приказами директора (генерального директора) организации, должностной инструкцией.
- Подчиняется документовед непосредственно директору (руководителю) организации. В случае отсутствии руководящего лица, данный специалист выполняет распоряжения заместителя, либо иного лица, наделенного полномочиями руководителя организации.
Права
Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.
- Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
- по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
- о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
- о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
Ответственность специалистов
Документовед несет ответственность в следующих ситуациях:
- при ненадлежащем исполнении (неисполнении) своих прямых должностных обязанностей, которые предусмотрены инструкцией в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- в случае правонарушений, которые совершаются в ходе профессиональной деятельности – в рамках, установленных функционирующим уголовным, гражданским, административным законодательством Российской Федерации;
- при причинении материального ущерба организации – в пределах, которые установлены гражданскими трудовыми актами РФ.
Заключение
В любом государственном учреждении в штатном расписании присутствует документовед. В его прямые обязанности входит ведение всей документации организации, выписка справок, печать проектов приказов и распоряжений. Именно документовед в российских школах осуществляет контроль за ведением личных дел обучающихся, своевременным предоставлением копий справок, запрашиваемых сотрудниками от руководителя организации.
График работы документоведа: продолжительность, перерыв на обед, выходные дни устанавливаются Приказом директора организации в соответствии с нормами трудового законодательства, действующего в Российской Федерации. Одним словом, работа непростая, но довольно интересная.
www.syl.ru
Должностная инструкция документоведа 2018 года
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2018 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.
В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты:
Должностные обязанности документоведа
1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
Документовед должен знать
2) Документовед при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
3) Требования к квалификации.
Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
1. Общие положения
1. Документовед относится к категории специалистов.
2. Документоведом принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Документовед принимается на должность и освобождается от должности ____ (директором, руководителем) организации по представлению ____ (должность)
4. Документовед должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
5. В своей деятельности документовед руководствуется:
- законодательством Российской Федерации,
- Уставом (положением) организации,
- приказами и распоряжениями ___ (генерального директора, директора, руководителя) организации,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Документовед подчиняется непосредственно: ___ (должность)
7. На время отсутствия документоведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное ___ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности документоведа
Документовед:
1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
5. Организует внедрение систем ведения документации.
6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права документоведа
Документовед имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
- по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
- о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
- о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность документоведа
Документовед несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция документоведа – образец 2018 года. Должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.
hr-portal.info
Профессия Документовед – Описание, история. Где и как получить профессию. Особенности профессии. Важность профессии. “Моя будущая профессия
История появления профессии ДокументоведКак возникла профессия? Как развивалась профессия?
Исторически данная профессия связана с такими родственными ей специальностями, как секретарь, писарь, личный помощник, представитель официального лица.
Значимость для обществаВажность, значение и социальный статус профессии
Значение профессии документоведа заключается в том, что в его ведении находится хранение, систематизация, фиксирование различных важных документов. Документоведы, работающие в министерствах, несут наибольшую ответственность, особенно, если это работа руководителем федерального архивного агентства, директором государственного НИИ документоведения и архивного дела. Именно документовед готовит документы для рассмотрения их государственным правительством или президентом.
Особенности профессии ДокументоведУникальность и перспективность профессии
Документовед несет ответственность за состояние делопроизводства в организации, организует работу и контролирует данную службу, разрабатывает унифицированные формы документов, упорядочивает их. При этом он должен хорошо владеть информационными технологиями. Документовед должен быть предельно внимателен и точен в своей работе, особенно при подготовке документов для государственного хранения.
“Подводные камни” профессии ДокументоведВсе за и против профессии. Сложности и особенности.
Основной риск данной профессии – это поиск хорошего места для трудоустройства. На многих рабочих местах условия работы не совпадают с требованиями и пожеланиями соискателей.
Где и как получить профессию ДокументоведГде обучают профессии?
Получить образование по данной профессии можно в вузах на специальностях: «документоведение», «документационное обеспечение предприятия». Можно выбрать также и смежные специальности: «информационное обеспечение предприятия», документационное обеспечение в юриспруденции и др.
1001expert.ru