Секретарь какая сфера деятельности – Профессия секретарь-референт (чем занимается, функции, навыки, как стать) | должностные обязанности секретаря, требования к должности

К какой сфере деятельности относится секретарь

К какой системе НО будет относиться деятельность, связанная с продажей, сборкой, установкой окон, жалюзи и т

Договор розничной купли-продажи является публичным договором, т.е. заключенный организацией или предпринимателем и устанавливающий их обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация или предприниматель по характеру своей деятельности должны осуществлять в отношении каждого, кто к ним обратится.

Налоговым законодательством розничная торговля с площадью торгового зала не более 150 м2 и оказание бытовых услуг населению отнесены к деятельности, подпадающей под единый налог для отдельных видов деятельности .

К розничной торговле в целях применения системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход относится предпринимательская деятельность, связанная с торговлей товарами, как за наличный, так и безналичный расчет по договорам розничной купли-продажи физическим и юридическим лицам для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с осуществлением предпринимательской деятельности .

К какой сфере деятельности относится секретарь

Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано. Из таких продуманных, правильно организованных операций и сложится полная цепочка научно организованной работы. КАК правильно выполнять ту или иную работу, записывают в нормативно-методических документах.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями.

Как правильно составить резюме (написать резюме)

Именно от резюме будет зависить первое впечатление потенциального работодателя о Ваших профессиональных и личных данных, и именно от резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

В связи с этим, если резюме отправляется в несколько организаций, на соискание разных должностей, корректируйте резюме в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую Вы претендуете.

Какие сферы деятельности бывают

Однако перечень услуг, предоставляемый той или иной организацией обязательно зависит от сферы ее деятельности. Выбирая сферу деятельности, компания или отдельное лицо стремится «занять свою нишу на рынке», именно от этого выбора зависит дальнейшее процветание компании или отдельно взятого человека.

Первая сфера – политическая, подразумевающая работу в госструктурах. Ко второй относится бизнес.

Какую профессию выбрать? 8 базовых сфер деятельности

Не существует профессий подходящих всем. Поэтому, вначале мы должны научиться правильно идентифицировать себя в мире.

Если в силу каких-либо причин (которыми часто являются, например, идеи родителей) человек не применяет себя правильно, то в лучшем случае, он погрузится в бесконечный поиск своего «предназначения». В худшем же, он становится неудачником, выполняя неестественную для себя работу, и потихоньку разрушая несчастную компанию работодателя.

Обзор профессии: электрик

Профессионалы в сфере электромонтажа нужны на любом предприятии, в госучреждениях, в сфере ЖКХ, в строительно-ремонтных компаниях, бизнес-центрах и торгово-развлекательных центрах. Они найдут работу в любом регионе, и не останутся без заказов даже в небольших городах. Самая ответственная часть – работа с городскими электросетями и электростанциями, на которую могут претендовать только электрики высшего разряда.

В самом простом представлении в обязанности электрика входит монтаж, диагностика, ремонт и обслуживание и электропроводки.

Правовые акты

рассмотрев материалы дела об административном правонарушении, возбужденного протоколом от 05.10.2015 по делу № К-1534/14/АК708-15 в отношении секретаря Единой комиссии Федерального государственного бюджетного учреждения «Дирекция по строительству, реконструкции и реставрации» XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, по признакам состава административного правонарушения, ответственность за совершение которого предусмотрена частью 2 статьи 7.30 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП),

1.

Профессиография деятельности в сфере управления персоналом

Изучение и описание требований, которые предъявляют профессии к человеку, называется профессиографией. Результатом профессиографии является документ, содержащий структурированное (формализованное) описание особенностей конкретной профессии, — профессиограмма. В ней отражаются требования, предъявляемые профессией к личностным качествам, психологическим способностям, психолого-физическим возможностям человека.

Профессия секретарь

Зачастую руководители, которые ищут секретаря-референта, обращают внимание на навыки работы с документооборотом. В основном в обязанности секретаря входит следующее:

burkurs.ru

Секретарь – Описание профессии. Где учиться и где работать

Описание профессии

Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.

Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.

Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.

История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.

Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.

Международный день секретаря
Международный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss).
В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.

Личные качества

Секретарь должен быть доброжелательным, организованным, эмоционально устойчивым.
Важным преимуществом при трудоустройстве является приятная внешность. Умение слушать и слышать и умение хранить секреты — очень важные качества.

Образование (Что надо знать?)

Трудится в офисе, использует ПК, оргтехнику, другую аппаратуру. Чаще всего работа в будни, по графику. Однако может быть и ненормированный рабочий день. Работа по большей части сидячая. Для получения профессии формально достаточно пройти курсы по обучению на секретаря-референта, возможно обучение непосредственно на рабочем месте.

Однако часто требуется высшее образование и знание иностранных языков, высокий общекультурный уровень претендента. Для успешного овладения профессией необходимы культура общения, грамотная устная и письменная речь, хороший слух, четкая дикция, знание этикета, развитая внимательность и наглядно-образная память. Нужно уметь пользоваться офисной техникой, составлять различную документацию, вести протоколы заседаний.

Место работы и карьера

Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.

Карьерный рост практически невелик, мечты некоторых секретарей со временем занять место своего начальника лишены оснований (и, более того, демонстрация таких амбиций вредит при трудоустройстве). Реально возможно только повышение зарплаты и расширение круга обязанностей.

Работа личного ассистента
Личный ассистент анонимно рассказал, почему нельзя часто ходить в туалет, зачем знать, как выглядит министр экономического развития, и что будет, если разочаровать начальника.

Родственные профессии:

Архивариус, Менеджер по персоналу, Офис-менеджер, Референт

Где учиться?

obrazovanie66.ru

Профессия секретарь

Профессия секретарь является очень сложной и ответственной. Ее представители — незаменимые помощники руководителей, кроме того, секретарь — это лицо фирмы. Многие считают, что это сугубо женская профессия, однако в редких случаях можно встретить и мужчин, занимающих такую должность.

Нужно сказать, что эта профессия своими корнями уходит во времена Древнего Рима, где секретарями называли доверенных лиц. При царях секретари обычно сосредотачивали в своих руках определенную власть. Так появились должности генерального секретаря и государственного секретаря. В конце XIX века были изобретены пишущие машинки, и эта профессия начала приобретать женское лицо.

В обязанности секретарей входит прием посетителей и ведение делопроизводства фирмы. Также представители этой профессии нередко занимаются планированием рабочего дня руководителей. Кроме того, секретари отвечают на телефонные звонки, которые поступают в фирму.

Еще в обязанности представителей этой профессии входит организация совещаний и различных приемов, заказ билетов и гостиниц для руководителей и других сотрудников фирмы

. Также нужно отметить, что секретари занимаются заказом канцтоваров и других вещей, которые необходимы для жизнедеятельности офиса.

Профессия секретарь имеет массу положительных моментов. Представители этой профессии, как правило, в процессе работы обзаводятся очень широким кругом знакомств. Занимая эту должность, можно приобрести опыт общения с представителями различных сфер. Также приобретаются навыки организационной деятельности. Кроме того, такая работа не предполагает большой физической нагрузки.

Однако такая деятельность, как и любая другая, имеет свои недостатки. Профессия секретарь очень часто подразумевает ненормированных рабочий день, так как на службу приходится приходить раньше руководства, а уходить — позже. Если фирма, на которой работает секретарь, небольшая, вероятность карьерного роста очень мала. Также секретарь должен всегда хорошо выглядеть независимо от обстоятельств.

Что же касается личных качеств, то каждый секретарь должен быть

коммуникабельным и доброжелательным. Кроме того, в общении представители этой профессии должны быть деликатными и тактичными. У любого человека, поговорившего с секретарем по телефону, должно остаться хорошее впечатление об организации и уверенность в том, что фирма сделает все возможное для решения того или иного вопроса.

Поскольку секретарь должен уметь организовывать свое рабочее время, ему обязательно следует быть пунктуальным. Опоздания считаются недопустимыми для представителей данной профессии. Это касается не только времени прихода на работу, но и своевременности подготовки различных документов и докладов. Также, чтобы стать секретарем, необходимо иметь очень хорошую память.

Сегодня работодатели хотят видеть секретарей с высшим образованием. Еще обязательными являются знание основ делопроизводства и владение персональным компьютером на уровне пользователя.

Что касается перспективности такой профессии, то со временем секретарь может стать офис-менеджером, а в отдельных случаях — даже исполнительным директором. Заработная плата секретаря напрямую зависит от его опыта и квалификации. На начальном этапе она будет небольшой, однако по мере обретения опыта будет расти и зарплата.

Как вы смогли убедиться, профессия секретарь требует от человека большого числа личных качеств, а также определенного количества навыков.

strana-sovetov.com

Такие разные секретари…

Должностные обязанности офис-менеджеров, помощников руководителей, секретарей службы ресепшен: какие требования они диктуют к деловым и личностным качествам перечисленных специалистов? Влияние специфики компании и сферы ее деятельности на работу секретаря. Формальные и неформальные обязанности. Как самореализоваться в такой многозадачной профессии?

Несведущим людям может показаться, будто в профессии секретаря нет ничего особенного, и мало кто догадывается, что в секретарском деле существует определенная профессиональная иерархия и что каждая сфера деятельности или отрасль промышленности диктуют свои требования к личности секретаря и его деловым качествам. А тонкостей и нюансов действительно очень много. Во-первых, секретари различаются по набору должностных обязанностей, которые они выполняют. Эти обязанности накладывают на каждого специалиста свой отпечаток и выдвигают конкретные требования к уровню подготовки и социально-психологическим качествам. Во-вторых, многое зависит от специфики компании, в которой работает секретарь. Даже при схожем круге обязанностей секретарь в коммерческой и государственной компании или секретарь в крупной международной и российской компании – далеко не равноценные сотрудники. В-третьих, количество формальных и неформальных обязанностей и их содержание также может значительно варьироваться в зависимости от типа компании. Цель нашей статьи – разобраться во всех этих тонкостях и нюансах профессии “секретарь”.

Должностные обязанности: какие требования они предъявляют к деловым и личностным качествам

Одна из самых распространенных “секретарских” должностей – это офис-менеджер (office manager), “управляющий офисом”. Это тот самый человек, в чьи обязанности входит полное обеспечение работоспособности офиса, т. е. своевременное его оснащение всем необходимым: от расходных материалов для техники до “расходных материалов” для людей – чай, кофе, вода в кулере. Какими качествами должен обладать сотрудник, который отвечает практически за все? Безусловно, это должен быть человек большой выдержки и самообладания. И действительно, только очень стрессоустойчивый человек может в одну и ту же минуту отвечать на звонок, гостеприимным жестом приглашать посетителя раздеться и подождать, заваривать кофе для руководителя и заполнять документы на доставку бумаги для принтера. Казалось бы, многие люди работают в аврале, постоянно ощущая себя Цезарем, выполняющим сразу несколько дел одновременно. Но офис-менеджер не просто человек постоянной суеты (не по своей вине!), а человек доброжелательный, улыбающийся, не имеющий права на плохое настроение или ошибку – ведь об этом сразу будет известно всему офису.
С одной стороны, такому сотруднику очень сложно планировать свой день, так как его время полностью подчинено обстоятельствам и тем ситуациям, которые возникают “здесь и сейчас”.

Можно запланировать с самого утра разобрать документы, но именно в этот день телефон будет разрываться от звонков, поэтому не удастся сделать даже малой толики из запланированного.

С другой стороны, именно в работе офис-менеджера умение планировать, заглядывать вперед и даже отчасти “предсказывать” предстоящие корпоративные события – ценнейшее профессионально важное качество.

Посудите сами: любой сотрудник замечает, что запасы кофе заканчиваются, только в тот момент, когда кофе в банке остается на одну чашку, в случае с бумагой – когда в лотке принтера остается последний лист, и т. д. А офис-менеджер должен уметь предсказать все эти ситуации заранее, сделать необходимые запасы и быть всегда “во всеоружии”.

Уследить за целым офисом и при этом не быть пожарным, бегающим от одного очага возгорания к другому, – это и есть профессионализм офис-менеджера. Какими личностными качествами это достигается?

Внимательностью, хорошей памятью, умением в нужный момент сосредоточиться, а когда надо – отвлечься, оптимизмом и верой в лучшее и, конечно, умением видеть, слышать и делать свои, профессиональные, выводы.

Другая распространенная профессия – это помощник руководителя (personal assistant), или секретарь руководителя, в чьи обязанности входит обеспечение комфортной работы руководителя компании (или руководителя подразделения – в зависимости от масштабов организации). Для эффективного выполнения своей работы, помимо профессиональных знаний в области секретарского дела, ассистент обязан знать о деятельности руководителя и возглавляемой им компании все или почти все: это и распорядок дня босса, и его привычки, и семейное положение, и специфика отношений с различными ключевыми фигурами, и многое другое.
Очень часто помощник руководителя – тонкий психолог, анализирующий характерологические особенности своего начальника, его стиль работы, стиль общения и т. д. Именно эти знания помогают “правой руке” руководителя грамотно организовывать его (руководителя) рабочий день, подсказывать посетителям и подчиненным, когда и как лучше подойти с определенной проблемой, решать возникающие конфликтные ситуации. Другими словами, чтобы быть максимально результативным, помощник руководителя должен следить не только за своими текущими обязанностями и хорошо знать их, но и следить за работой руководителя, то есть контролировать и собственную деятельность, и деятельность того, кому он помогает.
Таким образом, у помощника руководителя на первый план выступают не только организаторские качества (как, например, у офис-менеджера), но и навыки самоконтроля, включающие контроль за действиями других людей (кто и когда вошел в кабинет, устал ли руководитель и ему требуется перерыв на чашку кофе, подписал ли он срочные документы, позвонил ли генеральному партнеру компании, чтобы поздравить с днем рождения, и т. д.). При таком постоянном внимании к личности руководителя очень важно в его глазах оставаться незаметным и «появляться» только в те моменты, когда это нужно руководителю.

Случается, что по неопытности ассистенты становятся чересчур назойливыми, ощущают себя чуть ли не “мамочкой”, следящей за каждым шагом своего “чада”. Безусловно, такой настрой совершенно неуместен в профессиональной деятельности секретаря: он очень быстро начинает раздражать руководителя, а сами рабочие отношения становятся напряженными и даже конфликтными. Уважение к руководителю, тонкое чувство ситуации, подчеркнуто вежливое и корректное общение – вот ключи к наработке собственного профессионализма для помощника руководителя.

К созданному образу ассистента руководителя обязательно нужно добавить безупречный внешний вид. Ведь человек, встречающий посетителя (клиента или партнера), если и не является лицом всей компании, то уж “лицом” руководителя является точно. Поэтому деловой стиль в одежде, прическе и макияже всегда должен сопровождать настоящего помощника руководителя. Присутствие в одежде или в аксессуарах корпоративных цветов и символики – дополнительный плюс, подчеркивающий радение ассистента за успех компании, в которой он работает.
Еще один распространенный “вид” секретарской должности – это секретарь, работающий на телефоне, или ресепшионист (receptionist). Это человек, в задачи которого большей частью входит общение с клиентами и партнерами по телефону и, возможно, встреча гостей в офисе. Соотношение телефонных переговоров и работы с непосредственно пришедшими людьми разнится в зависимости от должностных обязанностей и нужд конкретной компании. Остановимся на таком варианте, когда большую часть работы занимает именно необходимость отвечать на телефонные звонки (информирование, назначение встреч, уточнение запросов и т. д.). Какими качествами отличается такой секретарь? Для него профессионально важными качествами становятся уже не внешний вид и организаторские способности; его профессиональный инструмент – это голос и умение с ним обращаться.

Люди, долгое время проработавшие “на телефоне”, великолепно подбирают необходимые слова и интонации, разговаривая с самыми разными собеседниками. Они знают, где нужно замедлить темп речи, чтобы тебя услышали и приняли информацию к сведению, а где, наоборот, нужно ускориться, чтобы быстрее перейти к следующему пункту; в каких случаях говорить громче и тверже, а когда медленнее и мягче. Именно к выработке разных разговорных стратегий должен стремиться секретарь, работающий на телефоне. Поэтому, кроме собственно голосовых данных, он должен обладать гибким мышлением, бесконфликтным стилем взаимодействия, умением контролировать собственные эмоции, если разговор становится острым и неудобным. В его голосе всегда должны быть слышны доброжелательность, приветливость, уважение, готовность выслушать и помочь в любой ситуации по мере собственных сил и компетенции.

Специфика компании и сфера ее деятельности

Не прав тот секретарь, который считает, что достаточно знать свое дело, чтобы стать высокоэффективным и по-настоящему нужным данной компании. Работа в любой компании требует от сотрудника погрузиться в рабочую атмосферу, понять основные закономерности взаимоотношений с клиентами, поставщиками, партнерами, конкурентами; выучить наизусть основные термины, которые встречаются в документах, в телефонных разговорах или упоминаются на совещаниях, на которых он обязан присутствовать. В настоящее время очень важным становится владение основами управления компанией (поскольку секретарь непосредственно участвует в управлении, оказывая помощь руководителю), маркетинга, рекламы и PR (поскольку зачастую контактирует с клиентами, партнерами или поставщиками), основ экономики (поскольку участвует в основных экономических процессах организации).

По сути, секретарь является чуть ли не универсальным сотрудником, который знает понемногу о деятельности всех остальных членов коллектива, понимает, какую роль они играют в общем деле, что от них зависит. Ведь даже переключить звонящего клиента нужно “по адресу”, а для этого требуется хотя бы немного вникнуть в то, что он говорит, при этом в редком деле нет своей терминологии, которой профессионалы своего дела пользуются уже практически неосознанно. Вот и приходится секретарю вникать в тонкости взаимодействия подразделений компаний, в технические особенности выпускаемого (продаваемого) продукта или услуги.

Еще одним моментом, разнящим должности секретарей, является масштаб компании: крупные учреждения совершенно не похожи на компании, построенные по принципу “семейного бизнеса’, соответственно и требования к секретарю, к его личностным особенностям будут разными. Зачастую специалисты, отработавшие долгое время в крупной компании, никак не могут приспособиться к работе в небольшом офисе, и наоборот. И дело не только в масштабах и объемах работы.

Крупная компания менее подвижна, более уравновешенна, в ней можно планировать далеко вперед, о встречах договариваться за недели и месяцы, дела вести в соответствии с нормативами и регламентами. Человек из крупной компании со временем начинает отличаться подобными же качествами: флегматичный, невозмутимый, неторопливый, деловой, солидный, гордый собой и компанией, привыкший делать все “как положено” и вовремя. Что такое маленькая фирма? Это мобильность, активность, гибкость, потребность развиваться и расти, желание “ухватиться” за любые проекты и предложения, чтобы вырваться вперед -таковы качества не только самой компании, но и людей, в ней работающих.

Кроме того, крупная компания, работающая не только на российском рынке, может требовать от секретаря дополнительных умений и навыков. Во-первых, это владение в совершенстве языком той страны, с которой ведутся деловые отношения. Во-вторых, знание тонкостей этикета данной страны, традиций и обычаев ведения бизнеса. Бывает и так, что секретарь должен знать в небольшом объеме несколько иностранных языков, чтобы принять звонок с любого конца света или ответить на входящий документ. Для специалиста, работающего на такой должности, в разы повышается ответственность – он уже является не только лицом компании или руководителя, он (и своими внешними данными, и психологическими качествами) представляет целую страну. Поэтому психологические требования к такому специалисту ужесточаются и стремятся к идеалу: это и безупречный внешний вид, и голосовые данные, и стрессоустойчивость, и профессиональные навыки, и способность к урегулированию конфликтов. А может быть, даже умение провести чайную церемонию, знание классической музыки или способность разбираться в коллекционном вине.

Соотношение формальных и неформальных обязанностей и другие особенности деятельности секретаря

Как бы детально ни были расписаны все функции в должностных инструкциях (или документах, их заменяющих), каждый сотрудник понимает, что формальные обязанности не всегда исчерпываются списком его должностных задач. Зависит это от разных обстоятельств, например, от компетентности службы кадров, которая эти инструкции составляет, или от необходимости компании (и соответственно сотрудников) быстро адаптироваться под меняющиеся условия бизнес-среды. А может зависеть и от характера руководителя, который либо строго следует “букве закона” (прописанной в должностной инструкции), либо уверен, что всех ситуаций не пропишешь, а “деньги я плачу за реальную работу, даже если она выходит за рамки какой-то инструкции”.
Какова бы ни была причина несоответствия реально выполняемых обязанностей формально прописанным в документах, имеет смысл уточнить это еще на этапе трудоустройства на новую работу (или даже при переводе в соседнее подразделение или филиал). От этого может зависеть ваша удовлетворенность работой и профессией в целом.
Формально секретарь выполняет два вида работ – работу с документами (оформление, учет и хранение приказов, писем, уведомлений, распоряжений и других документов) и бездокументное обслуживание (помощь руководителю в приеме посетителей, организация дел руководителя, взаимодействие с различными компаниями и структурами – банками, страховыми компаниями, государственными органами, перевозчиками и т. д. по техническим вопросам). Неформально его обязанности могут быть как расширены, так и сужены до какого-то отдельного пункта профессиональных работ.

Возвращаясь к предыдущему вопросу о размерах компании, можно отметить, что в небольших компаниях секретарь чаще “и чтец, и жнец, и на дуде игрец” – выполняет и писанные, и неписанные задачи и поручения. А вот в крупных компаниях деление обязанностей может быть настолько узким и специализированным, что даже переход с одной секретарской должности на другую внутри одного подразделения может вызвать огромные затруднения и необходимость переучиваться.

Конечно, можно спорить о том, должен ли секретарь выполнять неформальные требования руководителя, например, известны случаи, когда вместе с рабочими задачами секретарь получает и такие, которые к рабочему процессу совершенно не относятся.

Так, ему предлагается отвезти вещи в химчистку, купить букет цветов для жены, присмотреть за ребенком, пока идут переговоры, и многое другое.

Можно возражать, что помощник руководителя – это не мальчик или девочка “на побегушках”, а профессионал своего дела, а для каждой “внерабочей” задачи должен быть соответствующий человек: домработница, курьер, няня и т. д. В этом есть своя доля правды, однако вместе с тем важно понимать, что такие сложные рабочие ситуации каждый секретарь должен решать сам. Нужно оговаривать с руководителем степень и объем таких “личных” поручений и определять, тяготят ли они вас или повышают вашу цену в глазах работодателя как незаменимого человека, который всегда под рукой.
Именно работа секретаря отличается повышенной мобильностью.

Он всегда должен быть готов к самым разным событиям, просьбам, ситуациям и принимать их спокойно, сразу превращая в должностную задачу, имеющую скорое решение. Это требует и изобретательности, и лабильности мышления, и фантазии, и смелости, и инициативности, и широты кругозора. Во многом секретарь – человек риска, так как в поисках нужного решения проблемы он обращается с самыми невероятными просьбами к самым разным людям и организациям. Важно то, что он не боится искать ответы на свои вопросы, не боится выглядеть неопытным или смешным, а наоборот, настойчиво достигает цели.
Быть на вспомогательных ролях – это особое искусство. Ведь нужно постоянно балансировать на грани между стремлением устанавливать свои порядки и необходимостью подчиняться чужой воле, между желанием все всегда контролировать и осознанием, что решение остается за руководителем, между собственной значимостью как профессионала и значимостью руководителя.
Зачастую секретарю приходится осваивать сразу несколько профессиональных ролей, которые он будет использовать в своей деятельности и применять их в зависимости от ситуации. Ведь практически невозможно себе представить, что секретарь общается одним и тем же тоном (“из одной и той же роли”) с посетителем, с руководителем или представителем проверяющих органов. Безусловно, к каждой ситуации требуется свой подход, поэтому расширение своего ролевого репертуара, возможностей быть разным, но всегда эффективным – важнейшее составляющее компетентности любого секретаря.
Именно за эту компетентность и многозадачность ценят руководители своих секретарей, очень расстраиваются, если те по каким-то причинам вынуждены уйти из компании. Расстроиться немудрено: можно сказать, рушится целый мир, выстроенный руками этих неутомимых людей.
Подводя итоги, хочется заметить, что самореализация в профессии – одна из важнейших личных целей секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя и представителей всех других секретарских (и не только!) должностей. Поиск своего собственного стиля выполнения работы, достижение высоких профессиональных результатов будут приятны не только самому работающему человеку, но и всем, с кем он так или иначе взаимодействует. Жорж Луи Леклерк Бюффон говорил, что стиль – это человек, подразумевая, что стилей выполнения работы столько же, сколько людей, которые за нее берутся. Однако эффективность выполнения работы всецело зависит от самого человека. А для этого нужно не стесняться почаще смотреть на себя со стороны, искать новые возможности, расширять профессиональный и личный кругозор, с умом экспериментировать с различными методами работы, и тогда успех, безусловно, не заставит себя ждать. Чего искренне всем вам и желаем!

www.sekretariat.ru

где учиться, зарплата, необходимые качества

Секретарь (от лат. лат. secretarius – доверенное лицо) — сотрудник в приемной или секретарь-референт, имеющий круг обязанностей гораздо шире.

Секретари сейчас есть в любой фирме. Существуют два их наиболее распространенных типа – секретарь в приемной и секретарь-референт.

Секретаря в приемной называют также секретарем на ресепшене или ресепшионистом (англ. reception – прием).

 

Секретарь в приемной – это секретарь, который принимает телефонные звонки и посетителей, принимает и отправляет корреспонденцию, общается с посетителями организации. Например, при входе в частную клинику посетителей обычно встречает девушка, сидящая за специальной стойкой. Она записывает пациентов на удобное им время, регистрирует пришедших и пр.

Секретарю в приемной требуется приятный голос и внешность, навыки делового общения, а также умение пользоваться оргтехникой (факсом, принтером, мини-АТС). Желательно знание офисных программ (Microsoft Word, Microsoft Excel), почтовых программ (Outlook Express и т.п.). В некоторых случаях требуется специальное образование. Например, для работы в клинике требуется среднее медицинское образование.

У секретаря-референта круг обязанностей гораздо шире. (Референт – от лат. referens – сообщающий, докладчик, лицо, читающее реферат.) Помимо телефона и приема/отправки писем, у него еще множество дел. В частности, секретарь-референт ведет делопроизводство: составляет, регистрирует и обрабатывает официальную корреспонденцию, принимает документы на подпись. Такой секретарь может заниматься первичной бухгалтерией, хозяйственными вопросами (следить за наличием канцелярских принадлежностей и исправностью оргтехники).

В обязанности секретаря-референта может входить подготовка переговоров с партнерами фирмы и ведение предварительных переговоров. А также планирование рабочего дня руководителя (учет намеченных встреч и пр.)

К секретарю-референту работодателями предъявляются те же требования, что и к секретарю в приемной. Кроме того, он должен иметь высшее образование.

Оплата труда

www.profguide.ru

Секретарь-референт: обязанности, должностная инструкция

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

+7 (499) 500-96-41
Это быстро и бесплатно!

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Задача секретаря -обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности фирмы

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

• использование законодательных актов РФ;
• применение в практической работе Устава фирмы;
• наличие методических, практических и нормативных материалов;
• использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
• знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
• умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим  требованиям:

• наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
• стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

• знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
• иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
• уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
• использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
• уметь перевести важные документы;
• соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Существуют образовательные курсы для получения квалификации секретаря-референта

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

• обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
• осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
• обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
• осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

• выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
• рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
• предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
• внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
• принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
• предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
• осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
• осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

• недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
• халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
• отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
• невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
• общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 500-96-41
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

К какой сфере деятельности относится секретарь

Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков. Собираясь стать секретарем, будьте готовы к ненормированному рабочему дню, частым переработкам. Если вы секретарь офиса (ресепшионист), то вы приходите раньше всех и уходите последним. Если вы помощник руководителя, то ваш график полностью зависит от расписания босса, а оно часто выходит за рамки обычного рабочего дня. Образование секретаря Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы.

Секретарь

Внимание

В любом случае, мера ответственности секретаря-референта гораздо выше, чем ресепшиониста. Также в силу особенностей своей работы референт часто владеет конфиденциальной информацией. Иногда помощник руководителя занимается и делами, связанными с семьей и личными отношениями шефа.

Специфика профессии С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих вас с улыбкой. Действительно, в подавляющем большинстве эту должность занимают женщины, благодаря своей способности выдерживать монотонную работу, быть вежливыми и услужливыми. К тому же, работа секретаря – это всегда игра на вторых ролях, которая неприемлема для большинства мужчин.
Человек должен понимать, что он все время будет в тени, а лавры достанутся руководителю.

Профессия “секретарь”

Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами. В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов. Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря.
Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя. Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии — судебный секретарь. Место работы такого специалиста — суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

Всё о профессии секретаря

Важно Плюсами можно считать то, что секретарь является лицом компании, появляется широкий круг общения, приобретается опыт общения и работы со специалистами различных сфер деятельности и должностей, накапливаются навыки организаторской работы. К тому же профессия секретарь референт не требует больших физических нагрузок, она стабильна и ее можно совмещать с учебой. К минусам профессии можно отнести

• ненормированный трудовой день (надо приходить раньше руководителя на работу, а уходить после него),
• нехватку возможностей для профессиональной реализации,
• скука от нехватки и однообразности работы,
• необходимость постоянно находиться в прекрасной форме, несмотря на обстоятельства.

Профессия секретарь — специфика работы Сама специфика работы секретаря выдвигает свои требования.

Профессия секретарь

Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения. Помощник руководителя — занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе.
Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала. Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности. Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу.
Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
Часто функции разных секретарей так перемешиваются, что трудно выделить тип, к которому данный сотрудник принадлежит. Но, по сути, есть два основных направления этой работы: секретарь-ресепшионист и секретарь-референт. Остальное – лишь производные от них. Секретарь на ресепшн (reception) – это административный работник офиса.

Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн – этот тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис.

Медицинские противопоказания Требования к профессиональной подготовке Область применения Условия труда Профессиональные риски Требуемое профессиональное образование Образовательные учреждения Карьерный рост

Прослушать описание профессии История профессии Примерный распорядок дня Названия профессии Секретарь/Секретарь-референт Специальности:

• НПО «Секретарь» (034700.01)
• СПО «Документационное обеспечение управления и архивоведение» (034702)
• ВПО «Документоведение и архивоведение» (уровень подготовки – бакалавр)

В начало Сферы профессиональной деятельности Администрирование В начало Классификация профессии Тип профессии по предмету труда: секретарь работает с различными документами, это позволяет отнести профессию по предмету труда к типу «Человек – Знаковая система». Тип профессии по признаку цели: гностический.

К какой сфере деятельности относится секретарь

Содержание:

• Разновидности профессии
• История профессии секретарь
  • Плюсы и минусы
  • Требования к профессии секретарь
  • Обязанности секретаря
  • Ответственность секретаря
  • Полномочия секретаря
• Особенности профессии
  • Профессиональные навыки и умения секретаря
  • Личные качества секретаря
• Карьера
  • Где работать секретарю
  • Сколько зарабатывает секретарь
• Образование

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.
Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством. Ответственность секретаря В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями. В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

ved24.ru